وزير العدل والشئون الاسلامية والأوقاف
قرار رقم ( 2 ) لسنة 2011
بشأن اصدار الأدلة الإجرائية المنظمة لأعمال
إدارة أموال القاصرين ومن في حكمهم
وزير العدل والشئون الاسلامية والأوقاف:
بعد الاطلاع على قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم بقانون رقم ( 7 ) لسنة 1986 .
وبعد موافقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم .
وبناء على عرض وكيل الوزارة لشئون العدل ،
قرر الآتي :
المادة الأولى
يُعمل بالأدلة الإجرائية المرافقة لهذا القرار في شأن تنظيم العمل بإدارة أموال القاصرين ومن في حكمهم .
المادة الثانية
على وكيل الوزارة لشئون العدل تنفيد هذا القرار ، ويُعمل به من اليوم التالي لتاريخ نشره في الجريدة الرسمية .
وزير العدل والشئون الإسلامية والأوقاف
خالد بن علي بن عبدالله آل خليفه
صدر بتاريخ: 6 صفر 1432 هـ
الموافق:10يناير2011 م
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
دليل إدارة العقارات
( السياسات والاجراءات )
1. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 أدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل والشؤون الإسلامية،
وإن القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها ومهامها هو قانون الولاية على المال الصادر
بالمرسوم رقم ( 7 ) لسنة 1986 واللائحه التنفيذية الصاجرة بقرار وزير العدل والشؤون
الإسلامية رقم ( 73 ) لسنة 1986 .
1/1/2 يشرف على أعمال الإدارة ، فيما يخص أموال القاصرين ومن في حكمهم ، مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم ، وهو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال على المشار إليه آنفاً . ويرأسه معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي الأهلية وناقصيها
والغائبين والإشراف على إدارتها (م/9) وتنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال :
أ. الإشراف على ولي الققاصر أو وصيه وعلى وصي الحمل المستكن وعلى القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها وعلى وكيل الغائب والمساعد القضائي (م/10).
ب. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من
المجلس بتعيينها :
1. الوصاية على القصر والحمل المستكن.
2. القوامة على ناقصي الأهلية وفاقديها ، بمن فيهم المسجونين .
3. الوكالة على الغائب .
4. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو
5. الصم أو البكم (م/11) .
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة والمسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية :
مجلس الولاية
رسم الاستراتيجيات والسياسات
والإشراف على إدارة أموال القاصرين ،
فيما يخص أموال القاصرين ، واتخاذ
القرارت المهمة بشأن أموال
القاصرين مع إمكانية تخميل بعض
صلاحياته إلى رئيسه أو مدير أموال
القاصرين
مدير أدارة أموال القاصرين
تنفيد الاستراتيجيات والسياسات بموجب الصلاحيات المخوله
من مجلس الولاية والوزير
رؤساء الأقسام
توفير التوصيات والمراقبة والإبلاغ
فيما يلي ملخص لما جاء أعلاه :
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين ، ورسم الأهداف والسياسات العامة البت في القاضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها وله تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أمو ال القاصرين .
- يتولى مدير أموال القاصرين تنفيذ السياسات والقرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارات الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له .
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة ومراقبة الأداء والإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين .
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الشؤون الهندسية والممتلكات :
1/2 هدف الدليل نطاقه
1/2/1 لقد أعد هذا الدليل بهدف تشهيل مهام موظفي إدارة أموال القاصرين بتنفيذ قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم ( 7 ) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدلوالشؤون الإسلامية رقم ( 73 ) لسنة 1986 وقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم ( 1 ) لسنة 2005 بشأن صيانة عقارات التركات التي تتولى إدارة أموال القاصرين رعايتها ، والقوانين والقرارات والأنظمة المرعية الأخرى ، والسياسات التي يقرها مجلس الولاية على المال وذلك بخصوص إدارة العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم والعقارات المملوكة للإدارة الناتجه عن استثمار أموال القاصرين ومن في حكمهم ، وبما يضمن المحافظة عليها وحفظ حقوق القاصرين ومن في حكمهم فيها . وضمان استلام عوائدها ومراقبة وإدارة التصرفات الناقلة للملكية فيها من بيع وشراء وفرز وتسويات رضائية وغيرها وإعداد التقارير اللازمة عنها إلى مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم والجهات المسؤوله الاخرى .
1/2/2 يشمل نطاق هدا الدليل السياسات والإجراءات الواجب اتباعها من قبل مختلف الأقسام في إدارة أموال القاصرين بخصوص العقارات المشار إليها ، وهو يعد جزءاً مكملاً للسيايات والإجراءات الأخرى المالية وغير المالية التي تفرد لها أدلة أخرى .
1/2/3 فيما يلي العقارات المشمولة بهذا الدليل :
أ. العقارات التي تتولى الإدارة الإشراف عليها أو إدارتها بصورة مباشرة والتي تعود إلى :
- القاصرين والحمل المستكن
- ناقصي الأهلية وفاقديها
- الغائبين
- من لديه عاهتين بصورة مشتركه وأكثر من العمى أو الصم أو البكم .
- المسجونين .
ب. العقارات المسجلة باسم إدارة أموال القاصرين والتي يتم تمويلها من أرصدة أموال القاصرين ومن في حكمهم والتي يعود ريعها إليهم .
1/2/4 لا يشمل نطاق هذا الدليل العقارات التي تعود للقاصرين الذين لديهم ولي ( الأب أو الجد
الصحيح ) إلا بقدر ما يتعلق الأمر بالتصرفات الناقلة للملكية .
1/2/5 لا يغطي هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات واجراءات تقنية متخصصة .
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف .
ج. الأمور المتعلقة بالصلاحيات .
د. التوثيق المطلوب بموجب نزام الحاسب الآلي .
1/2/5 يشمل نطاق الدليل أيضا السياسات والإجراءات الخاصة بتاجير أرقام السيارات العائدة للأشخاص المتوفين أو المحجور عليهم أو الغائبين .
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخه محدثه باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، وتعد هذه النسخه هي النسخه المعول عليها والمعتمدة .
1/3/2 سيتم إعطاء النسخه الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (دليل إدارة العقارات/1 ) وإذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطي رمز ( دليل إدارة العقارات/ 2 ) ،
وهكذا .
1/3/3 يخضع هذا الدليل إلى مضادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل والشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7لسنة 1986 ، وفي حالة الحاجة إلى اجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل يقدم مقترح بذلك ويدرس من الإدارة ومن ثم يعرض على مجلس الولاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي .
1/3/4 في حالة طبع نسخه من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخه المعتمده والمحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، ولا يجوز التعلل بالنسخه المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القرارت أو تنفيذ الإجراءات .
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ؟، وتتكون القصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام والسياسات والإجراءات والنماذج . أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات .
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول الإلكتروني ( بالقراءة فقط ) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 عام
2/1/1 ينبغي على جميع موظفي الإدارة مراعاة مصلحة القاصر ومن في حكمه أولاً عند تنفيذ جميع الإجراءات الواردة في هذا الدليل .
2/1/2 على جميع موظفي الإدارة التقيد التام بالأحكام الواردة في قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986 ، وقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (1) لسنة 2005 ، والقوانين والقرارت والأنظمة الشرعية ذات العلاقة بالقاصر أو صاحب المال ،المعهود إدارته على أفضل نحو ممكن .
2/1/3 إن الاستثناء من تطبيق أي اجراء في هذا الدليل أو تكييفه بما يتناسب مع خصزصية الحالة موضوع البحث ، يجب أن يكون بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين ، أو مجلس الولاية إن تطالب الأمر ذلك وعلى أن يكون ذلك معللاً وفي مصلحة القاصر ومن في حكمه ولا يخل بقواعد الرقابة والتوثيق الملائمة .
2/1/4 عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل ، فيمكن التعامل معها من خلال قياس على الحالات المماثلة الواردة في الدليل ، وعلى أن يكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين .
2/1/5 تعد كافة المعلومات الخاصة بعقارات القاصرين ومن في حكمهم وعقارات الإدارة بحكم السرية ولا يجوز إباحتها للغير ، ويكون الإطلاع عليها والوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم .
2/1/6 ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات واستلام الطلبات بخصوص عقارات القاصرين ومن في حكمهم وعقارات الإدارة إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب
الفقرات الواردة في هذا الدليل .
2/1/7 لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مدير الإدارة حسب مقتضيات الحال .
2/1/8 تتولى إدارة أموال القاصرين سنويا القيام بمسح العقارات التابعه لها أو للقاصرين ومن في حكمهم لغرض الكشف عليها وتحديد مدى حاجتها لأعمال الصيانة .
2/2 العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم
2/2/1 ينبغي على قسم اتخاذ الاجراءات السريعه والملائمة لوضع اليد والتحفظ على العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهك كلاً أو جزءاً حال حدوث واقعة الوفاة أوالحجر أو الغيبة ، بما فيها العقارات المخصصة لسكن العوائل ، مع الاحتفاظ بسندات ملكية هذه العقارات وأية وثائق تتعلق بها ( راجع الفقرتين 3/2/3 و 3/4/1 من دليل التركات ) .
2/2/2 ينبغي فتح ملف لكل عقار من العقارات المشار إليها أعلاه تحفظ فيه جميع الوثائق المتعلقة به.
2/2/3 لا يجوز إجراء أي تصرف من التصرفات الناقلة للملكية على العقارات موضوع البحث إلا بموافقة مجلس الولاية وبإشرافه.
2/2/4 في حالة عدم وجود وي أو قيم أو وكيل ، تتولى الإدارة مباشرة إدارة العقارات موضوع البحث وتأجيرها وتحصيل بدلات إيجارها وإضافة مبالغها إلى حساب تركات القاصرين .
أما في حالة وجود وصي أو قيم أو وكيل ، فلمجلس الولاية الأذن لأي منهم مباشرة إدارة
العقارات وتأجيرها وتحصيل بدلات إيجارها والتصرف بمبالغها . ويجوز توكيل أحد الرشد
من الورثة للقيام بالمهام المذكورة على أن يقوم بتوريد نصيب القصر إلى الادراة .
2/2/5 عند وجود عقار مسجل باسم قاصر له ولي ( الأب أو الجد الصحيح ) فلا يجوز للولي بيع العقار أو استبداله أو مقايضته بعقار آخر أو رهنه إلا بموافقة مجلس الولاية ، وللمجلس أن يأمر بإيداع بدل بيع العقار أو الفارق من جراء عملية الاستبدال أو المقايضة لدى الإدارة لحين بلوغ القاصر سن الرشد إذا وجد أن مصلحته تقتضي ذلك .
2/2/6 ينبغي فتح ملف في نظام الحاسب الالي باسم العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم يتضمن كافة البيانات المطلوبة غنها وتحديث المعلومات فيه باستمرار ليكون كرجعاً لمختلف الأقسام في الإدارة عند اتخاذ القرارت المتعلقة بهذه العقارات .
2/2/7 تكون جميع العقود الخاصة بتأجير العقارات مدار البحث باسم الإدارة ، باستثناء العقود التي ابرمت قبل حدوث واقعه الوفاة أو الحجر أو الغيبة والتي ترى الإدارة الاستمرار بها لحين انتهاء أجلها ، وباستثناء العقود التي يبرمها الأوصياء والقيمون والوكلاء .
2/2/8 يجوز للإدارة بموافقة مجلس الولاية ، توكيل إحدى الشركات أو الوكالات المتخصصة بالعقارات ، القيام بمهام إدارة وتأجير العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم التي تتولاها الإدارة وتوريد بدلات إيجارها إلى الإدارة مقابل عمولة بنسبة معينة يتفق عليها .
2/2/9ينبغي على الادارة إعداد تقارير شهرية وسنوية عن العقارات مدار البحث بالتفاصيل الملائمة وعرضها على مجلس الولاية
2/2/10 لا يجوز بيع أو تأجير العقارات مدار البحث إلى أعضاء مجلس الولاية وموظفي إدارة اموال القاصرين وأقربائهم حتى الدرجة الرابعة ، إلا بموافقة استثنائية من الجلس .
2/2/11 يتم التأمين على جميع العقارات مدار البحث بموجب وثائق تأمين لدى شركات التأمين التي يحددها المجلس .
2/2/13 في حالة بقاء رصيد في المخصص المشار إليه في الفقرة السابقة غير مستخدم عند تسليم التركة يتم توزيعه على الورثة حسب أسهم الملكية أو الفريضة الشرعية .
2/3 العقارات المملوكة للإدارة والممولة من أموال القاصرين ومن في حقهم
2/3/1 يتم الاستثمار في أملاك عقارية بموجب قرار من مجلس الولاية ، وبعد إجراء دراسة جدوى اقتصادية وبما يضمن تأمين عائد استثمار مجزي لتنمية أموال القاصرين وتجنب الوقوع في المخاطر ، وعلى وفق دليل الاستثنار .
2/3/2 يتم تسجيل كافة المبالغ المنفقة لشراء العقارات وتشييدها وتطويرها وأية نفقات أخرى ضرورية العقارية لدى الإدارة ، كما تسجل العوائد والإيرادات المتأتية عنها ضمن حسابات الإيرادات لدى الإدارة .
2/3/3 لا يجوز إجراء أي تصرف من التصرفات الناقلة للملكية على هذه العقارات إلا بموافقة مجلس الولاية وإشرافه .
2/3/4 يجب الاحتفاظ بسجل لهذه العقارات على الحاسب الآلي ، مع فتح ملف خاص لكل عقار تحفظ فيه كافة الوثائق والأوليات الخاصه به .
2/3/5 تتولى الإدارة عملية إدارة العقارات موضوع البحث وتأجيرها وصيانتها بصورة مباشرة أو من خلال توكيل إحدى الجهات أو المكاتب المختصة لقاء عمولة .
2/3/6 يتم التأمين على جميع العقارات المملوكة للإدارة لدى إحدى شركات التأمين التي يحددها المجلس .
2/3/7 لا يجوز تأجير العقارات المذكورة أو الانتفاع منها لأي غرض كان من قبل أعضاء مجلس الولاية وموظفي الإدارة وموظفي الإدارة وأقاربهم حتى الدرجة الرابعه إلا بموافقة استثنائية من مجلس الولاية
3. الإجراءات
3/1 العقارت المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم
3/1/1 وضع اليد على العقارات في تاريخ الواقعة :
- عند القيام بإجراءات جرد وتحديد التركة بتاريخ واقعة الوفاة أو الحجر أو الغيبة ( والمشار إليها في دليل التركات الفقرة 3/2 ) ينبغي جرد العقارات وتدوين كافة المعلومات المتعلقة بها ومنها :
*بيان نوع العقار ( أرض ، دار سكن ، فيلا ، عمارة ، مكاتب ، أرض زراعية ،
مصنع ... الخ ) .
* عنوان العقار ( المدون رسميا في فاتورة الكهرباء ) .
* بيان رقم وثيقة الملكية والمقدمة .
* بيان المساحة بالقدم المربع والمتر المربع والحدود .
* بيان نوع الملكية .
* وصف كامل لمكونات العقار ومحتوياته .
* درجة العمران ( ممتاز ، جيد ، متوسط ، تحت التشييد ، متهالك ، آيل للسقوط ... الخ ) .
* مدى الحاجة إلى إجراء صيانة عاجلة للمحافظة على العقار .
* مقدار بدلات الإيجار الشهرية أو السنوية إذا كانت مكونات العقار مؤجرة للغير مع
بيان أسماء المستأجرين وبدل الإيجار لكل منهم ( يفضل أخذعقود الإيجار القديمة
وفواتير الكهرباء للتأكد من تحويل الفاتورة باسم المستأجر ) .
* بيان طبية استخدام العقار ( سكن العائلة ، متاجرة ، صناعة ، زراعة ، حرفه ،
مكاتب ، تأجير للغير ، خالي ... الخ ) .
* بيان هل العقار مملوك لصاحب التركة بصورة مستقلة أو مشتركة مع آخرين
وكيفية توزيع الملكية .
* بيان سهام توزيع العقار على القاصرين والرشد حسب الفريضة الشرعية .
- ينبغي الحصور على الوثائق المتعلقة بالعقار ، ومنها :
* وثيقة الملكية الأصلية .
* وثيقة التأمين ، إن وجدت .
* عقود الإيجارات .
* خارطة العقار مصدقة من البلدية .
* قائمة الكهرباء .
* الرهن على العقار .
* الوصايا والهبات والتبرعات للوقف ، إن وجدت .
* معاملات البيع والشراء والاستبدال والفرز والصيانة وقروض الإشكان الجارية على العقار ولم تستكمل بعد .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تقديم تقرير بشأن العقارات التي تتضمنها التركة ، ويرفق مع تقرير حصر وتحديد التركة ، إلى مجلس الولاية مبيناً في المعلومات المشار إليها آنفا.
- كذلك يتولى القسم المذكور التأكد من وجود رقم أو أرقام سيارات أجرة وإثبات ذلك في التقرير .
- يدرس مجلس الولاية التقرير الخاص بالعقارات ويتخذ القرار بشأن :
* استمرار سكن العائلة المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب .
* استمرار بعقود الإيجارات القائمة لحين انتهاء مدة الإيجار أو فسخها وتنظيم عقود جديدة مع مراعاة الناحية القانونية .
* تسلسم العقارات إلى الوصي أو القائم أو الوكيل ، إن وجد أي من هؤلاء – لإدارتها .
* تأجير العقارات الشاغرة منها ، أو إخلاء المشغول منها .
* اتخاذ اجراءات صيانة عاجلة أن تطلب الأمر ذلك .
* تصفية بعض العقارات بالبيع أو القسمة الرضائية أو التخارج في حالة طلب الرشد من الورثة أو من ينوب عنه القصر .
* استكمال المعاملات الجارية على العقارت من شراء أو بيع أو قسمة أو غير ذلك ،وتخويل أحد الورثة الرشد أو من ينوب عن القاصرين بذلك .
* تنفيذ ما جاء في وصية المتوفي او الغائب .
* فك الرهن القائم على أي من العقارات أو الاستمرار به لحين انقضاء أجله .
* استكمال تشييد العقارات التي هي تحت التشييد .
- تحفظ النسخ الأصلية من الوثائق المتعلقة بالعقارات لدى قسم الشؤون الهندسية
والمتتلكات في خزانة خاصة ، وتحفظ النسخ المصورة منها لدى قسم التركات في ملف التركة .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات فتح ملف خاص لمجموعة العقارات الخاصة
بتركة معينة يعطي نفس رقم ملف التركة ويحتوي على النسخ المصورة من الوثائق ،
مع كافة المعاملات والمراسلات التي ستجري لاحقاً بخصوص هذه العقارات . وتبوب
المعلومات في كل ملف بحيث يكون هناك قسم مستقل لكل عقار .
- في حالة موافقة المجلس على تسليم العقارات إلى الوصي أو القيم أو الوكيل يتولى
قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تسليمها بموجب محضر تسليم يبين فيه كافة تفاصيل
العقارات ويوقع عليه من قبل المستلم ورئيس قسم الشؤون الهندسية والممتلكات
وبإشراف مدير الإادارة .
3/1/2 تأجير العقارات
3/1/2/1 سحب عقود الإيجار السابقة للواقعة
- عندما يتم وضع اليد على العقارات وإقرار تولي الإدارة مهام الوصاية أو القوامة او الوكالة مباشرة ، يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بحسب عقود الإيجار السابقة لواقعة الوفاة أو الحجر أو الغيبة ، وإبلاغ المستأجرين بتسديد بدلات الإيجار إلى الغدارة .
- تحفظ عقود الإجارات بعد تثبيت رقم متسلسل عليها في ملف مستقل ، وتحفظ نسخ مصورة منها في ملف كل عقار .
- يتم إدخال اسماء المستأجرين ومقدار بدلات الإيجارو أرقام العقارات المؤجرة لهم والقف المسموح لهم وتاريخ السداد وتاريخ انتهاء العقد في ملف الايجارات في نظام الحاسب الآلي لغرض المتابعه .
- غي حالة وجود عقارات غير مؤجرة ( خالية ) فيتم سحب مفاتيح الأبواب الرئيسية ،لاتخاذ الإجراءات الواردة في الفقرة 3/1/2/2 أدناه .
3/1/2/2 الإعلان عن تأجير العقارات
- يتولى قسم الشؤو ن الهندسية والممتلكات إعداد كشف بالعقارات المشار إليها في الفقرة السابقة التي انتهت مدة إيجارها والعقارات التي تم إخلاؤها أو فسخ عقود إيجارها أو الخالية ( بما في ذلك العقارات المملوكة للقاصرين وللإدارة سويه ) .
- تتولى لجنة مختصة من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات زيارة العقارات المراد تأجيرها ميدانياً وإعداد محضر تقدير بدلات الايجار لكل منها بحسب المنطقة الجغرافية والحالة العمرانية والمكونات ونوع العقار والأسعار السائدة .. الخ ويخضع المحضر لمضادقة مدير الإدارة قبل الإعلان عن تأجير العقارات .
- يتم الاعلان عن تأجير العقارات مع بيان كافة التفاصيل والبدلات المقدرة بالطريقة المناسبة التي تراها الإدارة ، وذلك بدعوة الراغبين بالحضور إلى الإدارة أو في المكان المحدد ( موقع العمارة السكنية أو المزرعة أو الأسواق ) بعد أسبوع من تاريخ الإعلان .
- يتم إجراء المزايدة العلنية للراغبين في التأجير في الموعد المحدد من قبل لجنة من موظفي الشؤون الهندسية والممتلكات والتركات والشؤون القانونية ، ويتم التأجير لمن يدفع أعلى الأسعار ، وبشرط التأكد من قدرته المادية والفنية في تأجير وإدارة العقار المزمع تأجيره .
- يتم إعداد محضر المزايدة العلنية مبيناً فيه اسم العقار وموقعه واسم صاحب التركة وأسماء المزايدين واسم الذي رست عليه المزايده ومبلغ الايجار ويرفع المحضر إلى مدير الإدارة للمصادقة .
3/1/2/3 تنظيم عقد الإيجار وتسليم العقار
- ينظم عقد الايجار ، حسب الصيغة المعتمدة من المجلس ، للشخص الذي رست عليه
- المزايدة وحصلت الموافقة عليه ، ويعطى للعقد رقم متسلسل ويوقع من قبل المستاجر
- ودير الإدارة .
- يتم تسليم العقار إلى المستأجر بموجب محضر تسليم يبين فيه كافة مكونات العقار وموجوداته مع بيان النواقص والعوارض الموجودة فيه ، ويوقع المحضر من المستأجر ورئيس قسم الشؤون الهندسية والممتلكات وتعطي نسخه منه مع العقد للمستأجر وكذلك تسلم المفاتيح للمستأجر .
- يحتفظ بنسخه من عقد الإيجار ومحضر التسليم في ملف خاص لعقود الإيجار ، وتحفظ صورة منهما في ملف العقار المعين . ويتم إدخال المعلومات المطلوبة في ملف الايجارات في نظام الحاسب الآلي للمتابعة .
- تكون مدة التأجير للعقارات عادة لمدة سنة قابلة للتجديد من نفس المستأجر بعد إضافة نسبة تراعى فيها نسبة التضخم الرسمية على إيجار الفترة اللاحقة . وتكون مدة التأجير للأراضي الزراعية ثلاث سنوات .
- لا يجوز تأجير العقار لمدة تمتد بعد بلوغ آخر قاصر لسن الرشد لأكثر من سنة .
3/1/2/4 تسديد بدلات الإيجار
- يتم تسديد الإيجار بإحدى الطرق الآتية .
* حضور المستأجر لتسديد البدل إلى الإدارة في الموعد المحدد نقداً أو بشيك .
* من خلال تصريح تصدره الإدارة للمستأجر والبنك بالدفع مباشرة إلى حساب الإدارة لدى البنك .
* إجراء ترتيب مع المصرف ذي العلاقة لاستقطاع المبلغ في الموعد المحدد من راتب المستأجر أو حسابه المصرفي وتحويله إلى حساب الإدارة .
* الاتفاق مع إحدى الوكالات العقارية لتحصيل بدلات الإيجار .
* من خلال المحصلين التابعين للإدارة .
- عند حضور المستأجر للتسديد مباشرة ، يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات التحقق من البدل المطلوب وبقية المعلومات من خلال مراجعة حساب المستأجر على الشاشة ثم يقوم بإعداد (أمر قبض ) يحول الكترونيا من خلال النظام إلى أمين الصندوق .
- يحال أمر القبض إلى قسم الحسابات حيث يستلم المبلغ النقدر أو الشيك من قبل أمين الصندوق بموجب مستند قبض تعطي النسخه الأولى منه إلى المستأجر وتحفظ النسخه الثانية مع تأشير رقم أمر القيض لدى قسم الحسابات ، ويتم التأشير في ملف الإيجارات في نظام الحاسب الآلي .
- في حالة التحويل المباشر تستلم الإدارة الإشعار الدائن من المصرف ويعالج بنفس ماجاء في الفقرة السابقة .
- في حالة الاتفاق مع إحدى الوكالات العقارية لتحصيل بدلات الإيجار ، يتم تزويد الوكالة شهرياً بتفاصيل العقارات والإيجارات المستحقة وتتولى الوكالة التحصيل وتسديد المبلغ الإجمالي بعد خصم العمولة المستحقة لها .
3/1/2/5 التأخر عن تسديد بدلات الإيجار
- في حالة عدم حضور المستأجر لتسديد بدل الايجار المستحق عليه لغاية أسبوع من التاريخ المحدد ، يتم إبلاغه هاتفيا أو على عنوانه على البريد الإلكتروني أو بواسطة البريد أو على عنوان السكن أو العمل من قبل قسم الشؤون الفنية .
- عند الاستمرار بعدم التسديد لمدة شهر ، يتم توجيه إنذار تحريري بعلم الوصول على عنوان المستأجر بضرورة التسديد خلال ثلاثة أيام .
- عند الاستمرار بعدم التسدسد بعد توجيه الانذار ، يحال الموضوع إلى قسم الشؤون القانوينة لتحريك دعوى أمام المحاكم بطلب تسديد بدل الايجار المستحق مع كافة الرسوم وطلب إخلاء العقار لإخلال المستأجر بالشروط الواردة في عقد الإيجار ، وعلى وفق الدليل الخاص بالشؤون القانوينة .
- عند التحويل إلى الشؤون القانوينة ، يؤشر على ملف أو حساب المستأجر بعدم استلام أية تسديدات بطريقة مباشرة عن طريق الشؤون الهندسية والممتلكات /التحصيلات .
3/1/2/6 إخلاء العقار
- يتم إخلاء العقار بناءً على :
* رغبة المستأجر وتقديمه طلباً بذلك إلى الإدارة مع مراعاى شروط عقد الإيجار .
* انتهاء مدة عقد الإيجار .
* فسخ العقد بموجب الشروط الواردة فيعقد الإيجار أو بموجب قرار قضائي أو إداري .
* يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات مراجعة عقد الإيجار لتحديد أية شروط أو غرامات بتوجب دفعها من المستأجر .
* تتولى لجنة من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الكشف على العقار ميدانياً وإعداد محضر جرد في ضوء محضر التسليم الأولي ، مع بيان كافة النواقص والأضرار التي أحدثها المستأجر والقيمة التقديرية لأصلاحها لغرض مطالبته بها ، وسحي المفاتيح الرئيسية .
* يتم إبلاغ المستأجر شفوياً وتحريرياً باصلاح النواقص والاضرار باشراف الإدارة أو تسديد المبلغ المستحق عنها إلى الإدارة فوراً .
* عند قيام المستأجر باصلاح الضرر بنفسه تجري معاينة ذلك من قبل نفس اللجنة السابقة وإعداد محضر يوقع عليه الطرفان .
* عند قيام المستأجر بتسديد مبلغ إلى الإدارة لأصلاح الضرر ، يستلم المبلغ ويوضع في حساب أمانات لغرض الصرف منه لأصلاح الضرر وعند بقاء مبلغ فائض منه يضاف إلى حساب التركة المعينة .
* عند عدم استجابة المستأجر بإصلاح الضرر أو دفع مبلغه ، يحال الموضوع الى قسم الشؤون القانونية لتحريك دعوى ضده لدى المحاكم ومطالبته بتسديد المبلغ المستحق علاوة على الرسوم ويتم إجراء الصيانة بعد إثبات الحالة وصدور الحكم ويحمل المبلغ على المستأجر .
* يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات التأشير في ملف الإيجارات في نظام الحاسب الآلي بواقعة الإخلاء وإضافة العقار المعين إلى كشف العقارات الشاغرة لغرض أعادة التأجير .
* في حالة الإخلاء المؤقت للعقار لأغراض الصيانة الأساسية ، يستلم العقار من المستأجر مع إعطائه تعهداً بإعادته إليه وإعفائه من بدل الإيجار ، مع إجراء الترتيبات لتأمين سكن بديل مؤقت للمستأجر أو تعويضه ببدل مناسب .
3/1/3 صيانة العقارات
3/1/3/1 المسح أو الكشف السنوي
- يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بإجراء مسح سنوي للعقارات لغرض الكشف عليها والتأكد من حالتها ، ومن إجراء الصيانة عليها ، ومن مدى التزام المستأجر ببنود العقد الخاصة بالصيانة والمحافظة على نظافة المبنى . ويتم إجراء هذا الكشف مرة واحدة في السنة على الأقل
- يتم إجراء الكشف من قبل لجنة من ممثل عن الشؤون الهندسية والممتلكات واحد الفنيين في العقارات وممثل عن قسم التركات .
- ترفع اللجنة تقريرها إلى مدير الإدارة متضمنا العقارات المعنية ، واحتياجات الصيانة المطلوبة ، وخاصة صيانة السقوف ، وبما في ذلك إجراءات الصيانة الوقائية ،والتكلفة التقديرية لصيانة كل عقار ، وكذلك التجاوزات الحاصلة من قبل المستأجرين والتوصيات .
- يعرض التقرير على رئيس مجلس الولاية و / أو مجلس الولاية لغرض الحصول على الموافقة .
- يتم الشروع بتنفيذ إجراءات الصيانة وفقا للإجراءات الواردة في الفقرات التالية .
3/1/3/2 طلب الصيانة
- يتم طلب الصيانة أما من خلال :
* طلب يتقدم به من ينوب عن القاصرين أو أحدالرشد من الورثة .
* طلب يتقدم به المستأجر .
* كشف يقوم به قسم الشؤون الهندسية والممتلكات في الإدارة .
* طلب من جهة أخرى كإدارة البلدية .
* يتم مراجعة عقد الإيجار للتحقق ابتداء من مسؤولية المستأجر عن أعمال الصيانة
المطلوبة .
* يتم إملاء نموذج يتضمن الفقرات المطلوبة للصيانة .
- يحال الطلب إلى قسم الحسابات للتأكد من وجود رصيد كاف في التركة للإنفاق على أعمال الصيانة .
- إذا كان من ينوب عن القصر قد قام بأعمال الصيانة بواسطتة ودفع المبالغ ، فأنه يقدم طلباً كتابيا مشفوعا بالفواتير لاسترداد المبلغ ويدرس الطلب من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات للتحقق من معقولية المبلغ ويحال من المدير إلى الحسابات
لصرفه . وقد يستدعي ذلك القيام بالكشف على العقار لغرض التحقق .
3/1/3/3 الكشف الابتدائي وتقدير المبلغ المطلوب للصيانة
- يتم إجراء كشف ميداني على العقار المطلوب صيانته من قبل موظفي قسم الشؤون الهندسية والممتلكات لبيان الاحتياج الفعلي للصيانة وتحديد الفقرات المطلوبة سواء ذكرت في طلب الصيانة أو لم تذكر ويدعم الكشف بالصور الفوتوغرافية عند الضرورة .
- يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بإملاء استمارة مواصفات لعمل الصيانة بحيث تتضمن اسم التركة ورقم الملف واسم المستأجر وكيفية الاتصال به وبدل الإيجار الشهري وعنوان الموقع والأعمال المطلوبة للصيانة بالتفصيل . وبيان الكلفة التقديرية لاعمال الصيانة ورصيد التركة . وتوقع هذه الاستمارة من القائمين بالكشف ورئيس القسم ومشرف مجموعة إدارة الممتلكات لمعرفة التزام المستأجر بالدفع وعدم وجود دعوى علية بالطرد أو أن الصيانة عليه وليست على الإدارة .
- كذلك يجب إملاء استمارة معاينة العقار من قبل وكيل الورثة والتي تتضمن قيامهم بالاطلاع على أعمال الصيانة المطلوبة وموافقتهم على إجرائها ودفع جميع المستحقات من حساب التركة ( إن لم تكن على نفقة المستأجر ) . ولا تملأ الاستمارة في حالة الأعمال الضرورية والطارئه .
- يرفع رئيس القسم الموضوع بتقرير إلى مدير الإدارة يبين فيه خلاصة أعمال الصيانة المطلوبة والمبلغ التقديري لها ، والرأي بشأن تحميل الكلف على المستأجر حسب العقد ،أو دفعها من حساب التركة ، وكذلك التوصية بإجراء المناقصة في حالة كون المبلغ التقديري كثيراً .
- يصادف المدير على التوصية إذا كانت على نفقة المستأجر أو كان المبلغ المطلوب صرفه ضمن صلاحيته وإلا يحيلها إلى مجلس الولاية .
- تتولى أمانة سر المجلس عرض الموضوع على مجلس الولاية بموجب نموذج عرض ، وإدراج الموضوع في جدول إعمال المجلس .
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ القرار اللازم .
- يحال قرار المجلس إلى قسم الشؤون الهندسة والممتلكات ، وقسم الحسابات للتنفيذ .
3/1/3/4 تنفيذ أعمال الصيانة
- تتولى الإدارة سنوياً الحصول من لجنة مزاولة المهن الهندسية على قائمة بأسماء المكاتب الهندسية المصنفة من (أ) إلى (ب) إلى (ج) وهكذا لغرض التعاون مع المسجلين في مملكة البحرين عند وجود حاجة لتنفيذ أعمال الصيانة ، وكذلك تقوم الإدارة بالاعلان للمقاولين الراغبين بتنفيذ أعمال الصيانة لغرض الاستعانة بهم عند الحاجة .
- يتم مسك ملف وسجل بالمقاولين والمكاتب الاستشارية الهندسية المعتمدة .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ، بعد استلامه قرار المدير أو المجلس بتنفيذ
- أعمال الصيانة ، إعداد مواصفات العمل مع بيان نوعية الأجهزة من مراوح ومصابيح
- وغيرها .
- إذا كانت القيمة الكلية للعمل المطلوب لحد ( 100 ) دينار ، فيتم اختيار أحد المقاولين
- المعتمدين من السجل والاتصال به وتزويده بمواصفات الأعمال المطلوبة خالية من السعر ،
- مع تزويده بعنوان العقار المطلوب صيانته ، ويطلب منه تقديم السعر .
- بعد تقديم عرض السعر من المقاول ، يتم التفاوض معه من قبل رئيس الشؤون
- الهندسية والممتلكات ، بحضور المدير أن تطلب الأمر ، لغرض تخفيض السعر وتحديد مدةالانجاز والاتفاق على المواصفات النهائية وبقية التفاصيل ، ويتم عرض الأمر على المدير للموافقة .
- بعد الحصول على موافقة المدير ، يتم إصدار ( أمر تنفيذ أعمال الصيانة ) إلى المقاول
- متضمناً عنوان العقثار وفقرات العمل المطلوبة والسعر ومدة الانجاز وغرامة التأخير وأية متطلبات أخرى .
- إذا كانت القيمة الكلية للعمل المطلوب أكثر من ( 100 ) دينار ولحد ( 500 ) دينار فيتم اختيار ثلاثة أسماء في الأقل من سجل المققوالين المعتمدين ، وتتم مفاتحتهم بنفس الطريقة السابقة لتقديم العروض .
- يتم تقديم العروض ، تدرس من قبل الشؤون الهندسية والممتلكات ، ويتم التفاوض مع مقدميها ، بعد استبعاد العروض غير المقبولة ، لغرض تخفيض الأسعار وتحديد مدة الانجاز والاتفاق على التفاصيل النهائية ، ويتم عرض تقرير بذلك على المدير متضمناً التوصية بالمقاول الذي تم اختيار لتنفيذ العمل .
- بعد الحصول على موافقة المدير ، يتم أصدار( أمر تنفيذ أعمال الصيانة ) إلى المقاول المختار متضمناً عنوان العقار وفقرات العمل المطلوبة والسعر ومدة الانجاز وغرامة التأخير وأية متطلبات أخرى .
- إذا كانت القيمة الكلية للعمل المطلوب تزيد عن ( 500 ) دينار ، فيتم دعوة المقاولين المسجلين لغرض استلام المواصفات ضمن مدة محدده . ( في الحالات العاجلة والطارئه التي لاتحتمل إجراء المناقصه وعندما لا تزيد القيمة عن مبلغ معين يحدده القانون ، وبناء على تفويض مسبق من السلطة المختصة ، يجوز التعاقد بالاتفاق المباشر ) .
- تستلم العروض ( العطاءات ) من المقاولين ضمن المدة المحددة في مظاريف مغلقة وتوضع في صندوق مغلق .
- عند انتهاء المدة يتم فتح الصندوق من قبل لجنة الفتح المشكلة برئاسة المدير وعضوية كل من ممثلي الجانب الغني ( المهندس) والجانب القانوني ( المحامي ) والجانب الحسابي( المحاسب ) ويفضل حضور أحد الورثة الرشد والمقاولين المتقدمين للعطاء . حيث تتولى اللجنة جرد المظاريف المقدمة وإعداد كشف بها بعد ترقيمها دون فتحها مع تثبيت العينات والنماذج وأية مرفقات أخرى . ولا تؤخذ العطاءات الواردة بعد الموعد المحدد ، وإنما يؤشر عليها وتوضع في ملف ولا يبحث فيها .
- يعرض تاكشف مع المظاريف المغلقة على لجنة تحليل العروض ( لجنة البت ) المشكلة برئاسة المدير وعضوية ممثلي الجانب الفني والجانب القانوني والجانب الحسابي ، حيث في الشروط والأسعار ، ثم يتم التفاوض مع العروض المرشحة لغرض تخفيض السعر وتحسين الشروط وما إلى ذلك . وترفع اللجنة تقرير بذلك إلى مجلس الولاية متضمناً توصياتها بالترسية على أحد المتقدمين ، مع مراعاة ما يلي :
1. لا يجوز قانونا الشك في أقل سعر وأخذ السعر الأعلى منه بقليل .
2. يمكن الترسية على أكثر من متقدم في حالة تجزئة المناقصة ( بشرط إعلان ذلك في المناقصة الأصلية ) بحيث تجزأ الأعمال بين اثنين أو أكثر حسب أقل الأسعار .
3. في حالة تساوي الأسعار في كل شي تتم المفاضلة بين المتقدمين في المواصفات والمميزات ( الأكثر خبرة أو الذي يوفر الضمان أو الذي يذكر امتياز بتقديمه خدمات مجانية مع أفضلية المواطن على غيره ) أو بالقيام بالعمل بطريقة المشاركة بحيث يرافق الطرفان على العمل مع بعضهما .
4. يتم التقييم بنظام النقاط حسب ظروف كل مناقصة ( من حيث الخبرة والموقف المالي والشركات التي يتعاون معها والعمالة ونوعها والأدوات من حيث كونها مؤجرة أومملوكة ، الخ) ، حيث تعتبر الخبرة أحيانا أهم من العمالة ، وفي بعض المناقصات يعطى الموقف المالي نقاطا أعلى لأهميته . وعند تساوي المزايا تعطى الفرصة للمتنافسين لتخفيض السعر بشرط حضورهم جميعا .
- تتولى أمانة شر المجلس ، وإدراج الموضوع في جدول الأعمال .
- يدرس المجلس الموضوع ، ويتخذ قرارة باعتماد العرض الناجح .
- في ضوء قرار المجلس ، يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تبليغ من ترسو عليه المناقصه ، والتعاقد معه بإعداد ( اتفاقية ) لهذا الغرض وتوقيعها من الطرفين ، والإيعاز بالبدء في العمل . وكما يقوم القسم المذكور بتوجيه رسائل شكر واعتذار للمقاولين الآخرين الذين لم يقع عليهم الاختيار .
3/1/3/5 المتابعة والكشف النهائي وتسديد الحساب
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات متابعة تنفيذ العمل والإشراف عليه للتحقق من تنفيذه بالمواصفات المعتمدة .
- بعد انتهاء العمل يتم إملاء ( كشف تنفيذ أعمال الصيانة ) يتضمن تفاصيل وفقرات العمل المنجز ، ويوقع على هذا الكشف من مهندس الإدارة المشرف ، والمقاول ، والمستأجر أو
- شاعل العقار ( في حالة دار السكن ) ، ويتم تصوير العمل المنجز فوتوغرافياً وترفق الصور مع الكشف .
- يعتمد الكشف السابق من رشيس قسم الشؤون الهندسية والممتلكات .
- يتم إعداد نموذج صرف مستحقات أعمال الصيانة ، ويوقع من المهندس ورئيس قسم
- الشؤون الهندسية والممتلكات ومدير الإدارة ( نموذج رقم ) .
- يحال نموذج الصرف مع كافة الأوليات ( الطلب الأصلي بالصيانة ، مواصفات العمل وتقدير السعر ، العروض ، الإحالة ، كشف الانجاز النهائي والصور الفوتوغرافية ) إلى قسم الحسابات لدفع مستحقات المقاول ، وقد تتم التوصية باستقطاع نسبة معينة كأمانات ضمانات إنشائية لحين انتهاء فترة الصيانة ، إن كانت هناك فترة صيانة في الاتفاق مع المقاول . وكذلك يتم الإيعاز باستقطاع الغرامات التأخيرية إن وجدت .
- في حالة انتهاء المدة المحددة وعدم انتهاء العمل يتم تجديد الاتفاقية مع المقاول أو إنهاء العقد وتحميل المقاول الغرامات التأخيرية والشروط الجزائية .
3/1/3/6 فترة الصيانة ( الضمان )
- يستلم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الطلبات من المستأجرين أو شاغلي العقارات أثناء فترة الصيانة عن حدوث أي خلل أو عطب أو نقص في أعمال الصيانة المنفذة . أو من خلال الكشف الذي يقوم به مفتش الإدارة قبل وأثناء وبعد الصيانة .
- يتولى القسم الكشف ودعوة المقاول لإصلاح الضرر والعطب الحاصل ، وفي حالة عدم الاستجابة يوعز بالتنفيذ من قبل مقاول آخر ، وتقديم القائمة بالكلفة لاستطاعها من أمانات الصيانة للمقاول ( ضمانات إنشائية خاضعة للرد ) .
- يستلم العمل بعج إجراء كشف من قبل مجموعة الإنشاءات والصيانة ويوقع عليه شاغل العقار والمقاول وممثل المجموعة ( مفتش البناء ) .
- تحال القائمة إلى قسم الحسابات لصرفها من حسابات المقاول .
- عند انتهاء فترة الصيانة وعدم حدوث خلل أو بقاء رصيد من الأمانات يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات توجيه ( أمر إطلاق أمانات الصيانة ) إلى قسم الحسابات لصرف المبلغ إلى المقاول وذلك بعد الحصول على تأييد من المستأجر أو شاغل العقار بعدم وجود أي خلل أو تقصير .
3/1/4 شراء عقار للقاصرين
- يتقدم النائب عن القصر أو من في حكمهم بطلب للإدارة لغرض شراء عقار للقاصرين ، أو يتم ذلك بناء على مقترح من الإدارة ، ويبين في الطلب شعر الشراء ونوع العقار ( أرض أو مبنى أو مزرعة ... الخ ) . ويرفق مع الطلب الوثائق الآتية :
* الوثيقة مع نسخه من خارطة العقار وخارطة الموقع .
* اتفاقية البناء .
* خرائط البناء .
* رخصة البناء .
* ضمانات من المكتب الهندسي الذي أشرف على البناء بما في ذلك ضمانات
السطوح وخزانات الماء والسخانات ، الخ ( بالنسبة للمباني الكبيرة )
* عقد الشراء الأولي مع البائع .
* عقود الإيجار إذا كان المبنى مؤجرا .
* رسالة من الورثة كافة بالموافقة على الطلب مع بيان السعر وسكن القصر لمعرفة مدى تضررهم أو استفادتهم من الشراء .
- بعد أن يتم التحقق من وجود الرصيد الكافي في حساب التركة وبيان الالتزامات عليها من خلال تأييد قسم الحسابات ، يحال الموضوع من المدير إلى لجنة العقارات .
- تقوم اللجنة باجراء الكشف الميداني والتحري عن الأسعار السائدة في المنطقة والموافقة على التقرير الذي يعده الغني الأول ، ويتضمن تقرير اللجنة :
* اسم صاحب التركة ورقم الملف .
* موقع العقار.
* رقم وثيقة العقار ورقم المقدمة .
* اسم المالك الحالي .
* مساحة الأرض .
* مساحة البناء.
* وصف حالة العقار ومشتملا وتاريخ تشييده .
* نصيب الرشد والقصر من العقار من حيث المساحة والسعر .
* السعر السائد للأرض والبناء في المنطقة .
* تاريخ إعداد التقرير .
- كما يتضمن التقرير القيمة الكلية المقدرة لشراء العقار وتوصية اللجنة بالشراء من عدمه والسعر .
- يخضع الطلب لدراسة البحث الاجتماعي للوقوف على دوافع الشراء وأثر ذلك على ميزانية الأسرة وبقية متطلبات القصر . ويرفع تقرير بذلك .
- يحال تقرير اللجنة وتقرير البحث الاجتماعي من قبل المدير ، مع بيان رأيه إلى المجلس .
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض ، وإدراج الموضوع في جدول الأعمال .
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار اللازم بشأنه .
- يحال القرار إلى أقسام الشؤون الهندسية والممتلكات والحسابات والتركات للتنفيذ .
- في ضوء قرار المجلس ، يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بتنظيم كتاب الى الكاتب العدل بإدارة التوثيق وذلك لغرض تنظيم عقد الشراء مع البائع ، ويوقع من مدير الإدارة نيابة ً عن القصر ، وتحفظ نسخه من العقد في ملف التركة مع إعطاء النسخة الأصلية إلى الورثة لاستكمال المعاملة .
- تحال بعد ذلك المعاملة إلى إدارة التسجيل العقاري لإصدار وثيقة ملكية .
- عند استلام وثيقة ملكية ، تحفظ في ملف العقار في قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ، وتحفظ نسخه منها في ملف التركة لدى قسم التركات .
3/1/5 تشييد العقارات
3/1/5/1 طلب التشييد والإجراءات التمهيدية :
- يتقدم من ينوب عن القصر بطلب إلى الإدارة لغرض تشييد عقار أو ملحق للقاصرين بمفردهم أو بالاشتراك مع بقية الرشد في التركة على أرض تعود لهم ، أو يقدم مقترح بذلك من الإدارة ، ويرفق مع الطلب :
* وثيقة ملكية الأرض مبينا فيها المساحة والموقع واسم المالك .
* خارطة البناء المزمع إنشاؤه مبينا فيها المساحات والحدود والمكونات ، على أن تكون معده من مكتب هندسي معتمد إذا كانت المساحة أكثر من 140 مترا مربعا .
* قائمة المواصفات الهندسية من مكتب هندسي معتمد ( إن تم إعدادها ) .
* بيان بمصادر تمويل كلفة البناء ( حساب التركة أو مع مصادر أخرى ) .
* رسالة موافقة من الاطراف المشتركين مع القصر في مبلغ البناء والأرض .
- يدرس الطلب ابتداء من وحدة البحث الاجتماعي ويقدم تقرير يتضمن البيانات الأولي عن الأسرة ، وميزانيتها الشهريه ، ومصادر دخلها ، والتوصية .
- يبين قسم الحسابات الرصيد المستحق للتركة ، ومدى إمكانية استخدامه لأغراض البناء دون التأثير على المتطلبات الأخرى للقصر .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات إعداد قائمة المواصفات الهندسية للبناء وجداول الكميات والأسعار ( إذا كانت المساحة أقل من 140 متراً مربعاً ) ، أو مراجعة هذه المواصفات التي أعدت من قبل مكتب هندسي ( إذا كانت المساحة أكثر من 140 مترا مربعا ) وبيان الرأي بشأنها . ويتم تحديد هذه المواصفات بالاتفاق مع الورثة وأصحاب الشأن .
- تحال تقارير البحث الاجتماعي والحسابات والشؤون الهندسية والممتلكات الى المديرللموافقة على عرض الموضوع على مجلس الولاية .
- يدرس المجلس الموشوع ويتخذ قرار بشأن الموافقة أو الرفض .
- عند الموافقة ، يتم انجاز معاملة إصدار رخصة البناء بالتنسيق مع الجهة المعنية .
3/1/5 تشييد العقارات :
3/1/5/1 طلب التشييد والإجراءات التمهيدية:
- يتقدم من ينوب عن القصر بطلب إلى الإدارة لغرض تشييد عقار أو ملحق له للقاصرين بمفردهم أو بالاشتراك مع بقية الرشد في التركة على أرض تعود لهم ، أو يقدم مقترح بذلك من الإدارة ، ويرفق مع الطلب:
§ وثيقة ملكية الأرض مبينا فيها المساحة والموقع واسم المالك.
§ خارطة البناء المزمع إنشاؤه مبينا فيها المساحات والحدود والمكونات ،على أن تكون معدة من مكتب هندسي معتمد إذا كانت المساحة أكثر من 140 مترا مربعا.
§ قائمة المواصفات الهندسية من مكتب هندسي معتمد (إن تم إعدادها ).
§ رسالة موافقة من الأطراف المشتركين مع القصر في مبلغ البناء والأرض.
- يدرس الطلب ابتداء من وحدة البحث الاجتماعي ويقدم تقرير يتضمن البيانات الأولية عن الأسرة ، وميزانيتها الشهرية ، ومصادر دخلها ، والتوصية .
- يبين قسم الحسابات الرصيد المستحق للتركة ، ومدى إمكانية استخدامه لأغراض البناء دون التأثير على المتطلبات الأخرى للقصر.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات إعداد قائمة المواصفات الهندسية للبناء وجداول الكميات والأسعار (إذا كانت المساحة أقل من 140 مترا مربعا) ، أو مراجعة هذه المواصفات التي أعدت من قبل مكتب هندسي ( إذا كانت المساحة أكثر من 140 مترا مربعا ) وبيان الرأي بشأنها . ويتم تحديد هذه المواصفات بالاتفاق مع الورثة وأصحاب الشأن.
- تحال تقارير البحث الاجتماعي و الحسابات والشؤون الهندسية والممتلكات إلى المدير للموافقة على عرض الموضوع ويتخذ قراره بشأن الموافقة أو الرفض .
- عند الموافقة ، يتم انجاز معاملة إصدار رخصة البناء بالتنسيق مع الجهة المعنية .
3/1/5/2 الإحالة
- يتم عرض الخرائط والمواصفات على ستة مقاولين من المقاولين المعتمدين لدى الإدارة بالاضافة إلى المقاول المرشح من الورثة أو من ينوب عنهم لغرض تقديم عروض السعر .
- تستلم العروض ، ويتم اتخاذ إجراءات الفتح والتحليل والتقييم والتوصية بالترسية كما هو مبين في الفقرة (3/1/3/3) من هذا الدليل.
- يعرض الموضوع من قبل المدير ، بعد بيان رأيه ، على مجلس الولاية .
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض أو إدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ، وقد يقوم بتكليف لجنة من أعضائه إضافة إلى مهندس الإدارة ، لدراسة العروض المقدمة والتفاوض مع أصحابها وصولا إلى أفضل الأسعار والمواصفات . ويتخذ القرار بشأن تسمية المقاول الذي تتم الترسية عليه.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام الشؤون الهندسية والممتلكات ، والحسابات ، والتركات للتنفيذ .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات التعاقد مع المقاول الذي وقع الاختيار عليه ، وإعداد نموذج للمقاولين الذين لم يقع عليهم الاختيار.
- يتولى قسم الحسابات وضع إشارة الحجز على حساب التركة بالمبلغ المحدد لضمان عدم التصرف فيه لأغراض أخرى ، وذلك بناء على نموذج يعده قسم الشؤون الهندسية والممتلكات.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخ من أوليات المعاملة في ملف التركة .
3/1/5/3 الإشراف على التنفيذ
- يتم تكليف أحد المكاتب الهندسية المعتمدة بالإشراف على التنفيذ مقابل أتعاب تحدد في العقد معه ، أو تكليف المكتب المرشح من قبل الورثة أو من ينوب عنهم إذا كان مقبولا لدى الإدارة ، مع تزويد المكتب بجدول العمل المتفق عليه مع المقاول والعقد.
- يتم إصدار أمر عمل إلى المقاول المعتمد لغرض المباشرة بالعمل في تاريخ محدد .
- كذلك يتم الإيعاز إلى الحسابات بصرف دفعة مقدمة بضمان بنكي إلى المقاول طبقا لشروط العقد.
- بالإضافة إلى إشراف المكتب الهندسي ، تتولى الإدارة من خلال موظفي قسم الشؤون الهندسية والممتلكات أيضا متابعة انجاز العمل والتحقق من انجازه بالمواصفات المطلوبة.
- مع سير العمل ، يتقدم المكتب الهندسي المشرف بتقارير انجاز العمل كل شهر أو حسب المدة المتفق عليها .
- يتقدم المقاول بطلب إلى الإدارة بصرف قسط معين من سعر العقد طبقا لشروط العقد ، ويرفق مع الطلب شهادة الاستحقاق لدفع القسط من المكتب الهندسي ( إن وجد حسب اشتراطات البلدية ).
- يبين قسم الشؤون الهندسية والممتلكات رأيه بطلب المقاول وتقرير المكتب الهندسي الاستشاري ويرفع الطلب للمدير للموافقة على صرف القسط المستحق للمقاول .
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ المستحق للمقاول وتسجيله كسلفة بذمة المقاول لحين الانجاز النهائي للمشروع مع استقطاع النسبة المتفق عليها في العقد كأمانات ، واستقطاع الدفعة المقدمة.
3/1/5/4 استلام المشروع
- يقدم المقاول طلب الاستلام الأولي للمشروع المنجز بعد إكمال كافة الأعمال المتعلقة به طبقا للعقد والمخططات.
- تتولى لجنة من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات والمكتب الاستشاري الهندسي ( إن وجد حسب اشتراطات البلدية ) استلام العمل من المقاول طبقا للشروط التعاقدية والمواصفات والخرائط وجدول العمل وبحضور من ينوب عن القاصرين . ويوقع على محضر الاستلام (شهادة إنهاء العمل ) المهندس الاستشاري والمقاول والنائب على القصر أو الورثة وممثل عن قسم الشؤون الهندسية والممتلكات.
- يحال التقرير إلى المدير للموافقة على صرف المبلغ المستحق للمقاول .
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ المستحق للمقاول بعد استقطاع نسبة (5%) كتأمينات فترة الصيانة التي تحدد عادة بسنة واحدة. وإجراء تسوية للسلف المدفوعة سابقا من حساب التركة.
- في حالة كون المبنى موجها للاستثمار ، يتم تسليمه إلى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات.
3/1/5/5 فترة الصيانة (الضمان )
- خلال فترة الصيانة ، يتم استلام أية طلبات من الورثة أو من ينوب عن القصر عن أية نواقص أو أخطاء أو خلل في أعمال البناء ، ويتم الكشف عليها ، والإيعاز إلى المقاول بإصلاحها على نفقته ، فإن لم يقم بذلك تتخذ الإجراءات لإصلاحها واستقطاع المبلغ من تأمينات فترة الصيانة.
- بعد انتهاء فترة الصيانة ، يتقدم المقاول بطلبه لاسترداد التأمينات المتبقية له.
- يتم الكشف من قبل قسم الشؤون الهندسية والممتلكات والمكتب الاستشاري للتحقق من عدم وجود نواقص أو خلل أو أخطاء في البناء ، ويعد تقرير بذلك يوقع من مهندسي الإدارة والمكتب الاستشاري ومن يمثل الورثة.
- يرفع تقرير الكشف إلى المدير للموافقة على إطلاق تأمينات الصيانة .
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ من حساب التأمينات لديه بعد أخذ إفادة مخالصة من المقاول باستلام كافة مستحقاته.
3/1/6 بيع العقارات
- يتقدم النائب عن القصر ومن في حكمهم أو أحد الرشد من الورثة أو الإدارة بطلب بيع عقار يعود للقاصرين ومن حكمهم أو لهم سهام فيه . ويبين في الطلب في الطلب المعلومات الأولية أو خطاب من المشتري يبين فيه رغبته بالشراء بالسعر المحدد مع تأييد من الورثة الرشد بالموافقة على البيع.
- يستلم الطلب من قسم التركات ويوضع عليه رقم تاريخ مع بيان رقم ملف التركة ، ويحول إلى قسم الشؤون الهندسية و الممتلكات.
- يحال الطلب إلى مدير لغرض القيام بالاستيضاح من مقدم الطلب عن دوافع بيع العقار.
- يحال الطلب إلى وحدة البحث الاجتماعي لدراسة الحالة ميدانيا و تقديم تقرير يبين ففيه المعلومات الأولية عن الأسرة ، وميزانيتها الشهرية ومدخولاتها والأوضاع الاجتماعية لهم وخاصة القصر ، ورفع توصية بذلك .
- تحال المعاملة من المدير ، بعد بيان رأيه ، إلى لجنة العقارات.
- تتولى اللجنة المذكورة الكشف الميداني وإعداد تقرير يتضمن رقم الوثيقة ورقم المقدمة وموقع العقار ومساحة الأرض والبناء ، ووصف حالة العقار وعمره الافتراضي ، ومقدار سهام الرشد والقصر فيه ، وحصة كل قاصر من المساحة ومن بدل البيع ثم بيان رأيها.
- يحال تقرير اللجنة إلى أمانة سر المجلس لإعداد نموذج عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ليقرر الموافقة على البيع من عدمه ، وتحديد نصيب القصر.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام الشؤون الهندسية والممتلكات والتركات والحسابات والقانونية للتنيفذ.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات التأشير في ملف العقار موضوع البحث ، ومخاطبة الكاتب العدل في إدارة التوثيق لغرض إعداد عقد البيع الذي يوقعه مدير الإدارة نيابة عن القصر ومن في حكمهم.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تجهيز وثيقة الملكية الأصلية من ملف العقار لغرض السير بإجراءات معاملة البيع ، وحفظ نسخ من أوليات البيع في الملف.
- يتولى فني الممتلكات الأول متابعة توثيق عقد البيع لدى الكاتب العدل.
- تحول نسخة من عقد البيع إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- بعد إنجاز معاملة بيع العقار ، يتولى قسم الحسابات استلام نصيب القصر فيه في كما حدد في قرار المجلس.
- يضاف نصيب القصر إلى حساب التركة.
3/1/7 . فرز العقارات والتسويات الرضائية
3/1/7/1 القسمة الرضائية
- في حالة الاتفاق بين الورثة على قسمة عقار معين أو مجموعة عقارات فيما بينهم رضائيا يتقدم من ينوب عن القصر أو أحد الورثة الراشدين بطلب إلى الإدارة يوضح فيه نوعية القسمة والمساحات والمواقع ويرفق مع الطلب مخطط القسمة ورسالة موافقة من جميع الورثة على المخطط.
- يحال الطلب إلى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ، حيث ييقوم القسم بمعاينة العقار ميدانيا والاطلاع على مخطط القسمة وفقا للفريضة الشرعية والتحقق من ضمان حقوق القاصرين ، ويعد تقرير بذلك يتضمن التوصية بشأن الموضوع.
- يرفع التقرير إلى مدير الإدارة الذي يحيله إلى لجنة العقارات للتأكد من القسمة الرضائية .
- تتخذ لجنة العقارات الإجراءات المطلوبة وتقدم تقريرها للمجلس.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام التركات والشؤون الهندسية والممتلكات والشؤون القانونية والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الحفظ والتأشير في ملف العقار ، وتزويد وحدة إدارة العقارات بوثيقة ملكية العقار الأصلية .
- يتولى قسم التركات الحفظ والتأشير في ملف التركة.
- يتولى فني الممتلكات الأول مفاتحة جهاز التسجيل العقاري وتزويدهم بوثيقة ملكية العقار القديمة لغرض إصدار وثيقة ملكية جديدة ، وإصدار وكالة إلى أحد الورثة الرشد للسير بإجراءات المعاملة.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات إصدار تصريح إلى الحسابات باستلام المبلغ الذي يستحق على الورثة القصر ، أو إصدار طلب صرف من حساب التركة في حالة سداد الفرق.
- يتولى قسم الحسابات تسديد ما يستحق على الورثة القصر من تركتهم أو قبض ما يستحق لهم من مبالغ تترتب على القسمة الرضائية.
3/1/7/2 الفرز والقسمة بناء على طلب احد الورثة
- يتقدم أحد الورثة الراشدين بطلب إلى الإدارة يبين فيه الرغبة بتقسيم العقار أو مجموعة العقارات فيما بين الورثة ، ويبين في الطلب كافة المعلومات المتعلقة بالعقارات ، ويرفق مع الطلب مخططه المقترح للقسمة.
- يستلم قسم التركات الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة ويحال إلى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات والصيانة .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات مفاتحة إحدى هيئات فرز الأملاك التابعة لوزارة العدل لتقديم مقترح بالفرز و القسمة . وذلك بعد أخذ تعهد من كل الورثة الراشدين بالموافقة على فرز العقار ودفع رسوم الفرز المستحقة إلى هيئة الفرز ، أم القصر فان الإدارة تنوب عنهم في دفع حصتهم من الرسوم من رصيد تركتهم.
- يستلم تقرير مخطط القسمة من هيئة فرز الأملاك ، ويحال إلى المدير الذي يحيله إلى اللجنة العقارية لغرض المراجعة وبيان رأيها فيه ومن ثم يقدمه إلى مجلس الولاية.
- يعرض تقرير اللجنة في مجلس الولاية مع تقرير هيئة فرز الأملاك و رأي الإدارة.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول الأعمال .
- يناقش المجلس الموضوع، ويقرر إما المصادقة على تقرير هيئة فرز الأملاك ، أو على رأي الإدارة إن كان هناك رأي مخالف لرأي هيئة الفرز يؤيده المجلس.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام التركات والشؤون الهندسية والممتلكات والشؤون القانونية والحسابات للتنفيذ .
- في حالة عدم المصادقة على تقرير هيئة الفرز يتولى قسم الشؤون القانونية إحالة القرار ورأي المجلس إلى المحكمة المختصة للفصل في الموضوع . ويتولى متابعة القضية لدى المحكمة لحين صدور قرارها الذي يصبح واجب للتنفيذ . وعندها يحال للأقسام ذات العلاقة للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تنفيذ قرار هيئة الفرز المصادق عليه أو قرار المحكمة والتأشير في ملف العقار ، وسحب وثيقة الملكية القديمة وتسليمها إى وحدة إدارة العقارات.
- يتولى قسم التركات التأشير في ملف التركة .
- يتولى فني الممتلكات الأول في قسم الشؤون الهندسية والممتلكات مفاتحة جهاز التسجيل العقاري وتزويده بوثيقة الملكية القديمة لغرض إصدار وثيقة ملكية جديدة.
- تستلم وثيقة الملكية الجديدة الخاصة بالقصر بعد إنجاز المعاملة وتحفظ في ملف العقار لدى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ، وتؤشر كذلك في ملف التركة .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات إصدار تصريح إلى الحسابات باستلام المبلغ الذي يستحق على الورثة القصر ، أو إصدار طلب صرف من حساب التركة في حالة سداد الفرق .
- يتولى قسم الحسابات تسديد أية مبالغ تستحق على القصر من جراء عملية القسمة من تركتهم ، أو استلام ما يترتب لهم من مبالغ من هذه القسمة . وكذلك دفع ما يترتب عليهم من رسوم هيئة فرز الأملاك ورسوم المحكمة.
3/1/7/3 في حالة النزاع بين الورثة على قسمة العقارات
- في حالة تنازع الورثة على قسمة العقارات ، يتقدم أحد الورثة الرشد بطلب إلى الإدارة يطلب فيه الفرز وتقسيم العقارات من خلال حكم قضائي.
- يستلم قسم الشؤون القانونية الطلب ويضع عليه رقم وتاريخمع رقم ملف التركة .
- يتولى قسم الشؤون القانونية رفع الدعوى أمام المحكمة المختصة لطلب الفصل في الموضوع مع تزويد المحكمة بوثيقة ملكية العقار التي تسحب من ملف التركة .
- بعد ذلك يتولى قسم الشؤون القانونية متابعة الدعوى وإجراءات التقاضي ، ويتم الحصول على نسخة من تقرير هيئة فرز الأملاك التي تعنيها المحكمة من خلال كاتب المحكمة قبل موعد جلسة النظر في القضية .
- يتم تزويد محامي الإدارة برأي لجنة العقارات (بعد عرضه على المجلس) بشأن تقرير هيئة فرز الأملاك لحضور جلسة المحكمة.
- يتم الحصول على نسخة من قرار المحكة الذي هو واجب التنفيذ ، وقد يتضمن هذا القرار بيع العقار إلى أحد الورثة الرشد بمبلغ تحدده المحكمة في قرارها ، أو قد يتم عرض العقار للبيع للغير عن طريق المزايدة العلنية حيث تتولى المحكمة انجاز إجراءات البيع من قبلها .
- يحال قرار المحكمة ، بعد أخذ موافقة المجلس ، إلى أقسام التركات والشؤون الهندسية والممتلكات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الحفظ في ملف العقار ، والتأشير في ملف العقارات في الحاسب الآلي.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات متابعة تحصيل المبلغ المستحق للقصر من جراء عملية البيع وإصدار تصريح إلى الحسابات باستلامه.
- يتولى قسم الحسابات استلام المبلغ وإضافته إلى حساب التركة ، وكذلك تسديد أية رسوم تستحق على القصر من حساب تركتهم.
3/1/8 رهن العقارات
- يتقدم طالب الرهن من الورثة الرشد بطلب إلى الإدارة يبين فيه رغبته برهن العقار الذي فيه سهام للقاصرين أو يخص القاصرين فقط ، و اسم الجهة التي يرهن لصالحها ، والغرض من الرهن مثلا لاستلام قرض على أن يبين مقدار القرض ، وشروط الرهن ومدته ورقم العقار وموقعه. ويرفق مع الطلب:
§ إقرار من طالب الرهن بتسديد الأقساط والفوائد المترتبة على الرهن من قبله دون المساس بحقوق القاصرين . وإذا كان القرض أو الرهن يعود لصالح القاصرين فقط ، مثلا قرض لبناء دار لهم ، يجب بيان مصدر التمويل لتسديد الأقساط المستحقة.
§ إقرار من بقية الورثة الرشد ومن ينوب عن القاصرين بعدم ممانعتهم من الرهن على العقار المعين.
§ مسودة اتفاقية الرهن.
§ صورة وثيقة العقار الذي سيقع عليه الرهن.
- يستلم الطالب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع بيان رقم ملف التركة .
- يحال الطلب إلى وحدة البحث الاجتماعي لدراسة حالة الأسرة ميدانيا ، وتقديم تقرير يتضمن البيانات الأولية عن الأسرة وميزانيتها الشهرية ومصادر دخلها ، وتأثير الرهن على حالة الأسرة ، ومدى إمكانية تسديد الأقساط وفوائد القرض ، وما إلى ذلك ، مع التوصية .
- يبين مدير أموال القاصرين رأيه ، ويحال الموضوع إلى مجلس الولاية .
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول أعمال المجلس .
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن الموافقة على الرهن من عدمها، وقدر يقرر إيداع ما يعادل نصيب القصر من القرض لقاء الرهن لدى الإدارة ، أو إيداع كامل القرض إذا كان بكامله لصالح القاصرين لدى الإدارة ، وأن يتم الصرف منه من قبل الإدارة في المواعيد المحددة وللغرض المحدد.
- يحال القرار إلى أقسام الشؤون الهندسية والممتلكات والتركات والحسابات القانونية للتنفيذ .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات سحب وثيقة العقار الأًصلية من ملف العقار وإحالتها إلى قسم الشؤون القانونية .
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من قرار المجلس في ملف التركة .
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار تخويل قانوني إلى الجهة طالبة الرهن بالموافقة على الرهن وتزويدهم بوثيقة العقار الأصلية .
- يتولى قسم الحسابات استلام أي مبلغ يقرره المجلس عن نصيب القاصرين ، والتصرف به في ضوء قرار المجلس ، وذلك بناء على تصريح من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات.
- عند انتهاء مدة الرهن يتولى قسم الشؤون القانونية مفاتحة الجهة ذات العلاقة لرفع إشارة الرهن عن العقار واستعادة وثيقة الملكية الأصلية.
- في حالة إحداث تغييرات على العقار أو إضافة بناء جديد أو تشييد بناء يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات استكمال تسجيل البيانات الخاصة بذلك والتأشير في ملف العقارات والتصرف في ضوء الفقرات ذات العلاقة الواردة في هذ الدليل .
3/1/9 مناقلة العقارات
- يتقدم من ينوب عن القاصرين بطلب إلى الإدارة يبين فيه رغبته بمبادلة عقار يعود للقاصرين أو لهم سهام فيه بعقار آخر ، والغرض من عملية المبادلة ، وشروط المبادلة ، وموقع كلا العقارين و مساحتهما أرضا وبناء ، وأية فوارق نقدية تترتب على عملية المبادلة ، ومن يتحملها إذا كانت على القاصرين ، وما إلى ذلك ، ويرفق مع الطلب خطاب الموافقة على المناقلة من الورثة ، وصور وثيقتي الملكية للعقارين.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ ، مع بيان رقم ملف التركة .
- يحال الطلب إلى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات لمعاينة العقارين ورفع تقرير بذلك.
- يحال الطلب والتقرير إلى المدير لبيان رأيه ، ومن ثم يحول إلى لجنة العقارات لغرض بيان الرأي.
- تقدم اللجنة تقريرا بالموضوع إلى مجلس الولاية .
- يعرض الموضوع على المجلس ليتخذ قرار بشأن الموافقة على المبادلة من عدمها ، ومقدار المبلغ الذي يترتب للقاصرين أو عليهم جراء عملية المبادلة .
- يحال قرار المجلس إلى أقسام التركات والحسابات والشؤون القانونية و الشؤون الهندسية والممتلكات لتنفيذ .
- يتولى قسم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات حفظ نسخة من قرار المجلس في ملف التركة، وإخراج وثيقة ملكية العقار الأصلية وتزويدها إلى قسم الشؤون القانونية ومتابعة الحصول على وثيقة العقار الجديد.
- يتولى قسم التركات التأشير في ملف التركة .
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار تفويض لمن ينوب عن القصر لاستكمال عملية المبادلة وتسجيل العقار الجديد ، مع تزويد التسجيل العقاري بوثيقة الملكية للعقار المستبدل.
- يتولى قسم الحسابات متابعة تحصيل الفارق المستحق للقصر جراء عملية المبادلة ، أو تسديد المبلغ المترتب على القاصرين من حساب تركتهم إن قرر المجلس ذلك.
3/1/10 الاستقطاع للمنفعة العامة
- في حالة قيام الدولة بإصدار قرار أو أمر باستقطاع عقار أو جزء من عقار يعود للقاصرين ومن في حكمهم تتخذ الإدارة الإدارة الإجراءات الكافية والمناسبة لحماية حقوق القاصرين ومن في حكمهم ، بما في ذلك الحصول على القرار وكافة الوثائق ذات الصلة و مراجعة الجهات ذات العلاقة .
- يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بالكشف على العقار المعني لغرض الوقوف على حالة الاستقطاع وتقدير مساحة وقيمة الجزء المستقطع ومكوناته ، والأثر على العقار ككل من حيث صلاحية الإشغال ومن حيث القيمة.
- تتبع بقية الإجراءات الواردة في هذا الدليل بخصوص القسمة الرضائية .
- عند الحصول على بدل التعويض عينا (أرض او عقار) يتم التأكد من أي تعويض مجزي وليس فيه ضرر على مصلحة القاصرين ومن في حكمهم ، ويعرض بذلك تقرير على مجلس الولاية للموافقة عليه.
- في حال حصول موافقة المجلس على التعويض العيني ،تتخذ الإجراءات بالتنسيق مع قسم الشؤون القانونية لغرض تحديث وثائق الملكية وحصص القاصرين.
- في حالة الحصول على التعويض نقدا يستلم المبلغ و يودع في حساب التركة بالتنسيق مع قسم الحسابات ، وعند وجود حصص للرشد فيه تسجل المبالغ العائدة لهم في حساب الأمانات وتصرف لهم عند مراجعتهم.
-
3/1/11 تأجير أرقام السيارات
- في حالة وجود رقم ( أو أرقام ) لسيارات الأجرة وحافلات النقل العام وسيارات النقل المشترك تعود للشخص المتوفى أو المحجور عليه أوالغائب يم إثبات الحالة في تقرير حصر وتحديد التركة . ويتم عرض الموضوع على المدير للموافقة على بدل التأجير .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات مهمة الإعلان عن هذه الأرقام والحصول على المستأجر ، وقد يقوم الورثة أنفسهم بجلب المستأجر .
- تقوم الإدارة بمفاتحة إدارة المرور لغرض الحصول على موافقتها على عملية التأجير.
- بعد الحصول على موافقة إدارة المرور ، يتم إجراء عقد مع المستأجر بمعرفة قسم الشؤون القانونية .
- يقوم المستأجر بتسديد بدل الإيجار إلى الصندوق في قسم الحسابات بناء على أمر قبض يعد من قسم الشؤون الهندسية والممتلكات.
3/2 العقارات المملوكة للإدارة و الممولة من أموال القاصرين ومن في حكمهم
3/2/1 مقترحات الاستثمار العقاري
- يتولى مجلس الولاية / أو الإدارة إعداد مقترحات الاستثمار العقاري في صيغة :
§ شراء عقارات وبيعها بالتقسيط على عدة سنوات في نفس الوقت و بفارق مبلغ يستفاد منه لتنمية أموال القاصرين ومن في حكمهم.
§ تشييد عقارات لصالح جهة أخرى أو طرف آخر على أرض تعود ملكيتها للإدارة أو لتلك الجهة أو ذلك الطرف بسعر يتفق عليه مقدما مع طريقة التسديد أو استخدام الربح المتحقق لتنمية أموال القاصرين ومن في حكمهم .
§ تشييد عقارات ومن ثم بيعها بعد الإنتهاء منها وإضافة الربح المتحقق إلى أموال القاصرين ومن في حكمهم.
§ شراء أراضي أو عقارات و استغلالها لأي غرض اقتصادي آخر مثل النشاطات الزراعية أو الحيوانية أو الصناعية وما شابه . والاستفادة من عوائد استثمارها لتنمية أموال القاصرين .
- يتم النظر بمقترحات الاستثمار وإقرارها وتحصيل عوائدها وفق دليل الاستثمار .
3/2/2 شراء عقارات جديدة
- يستلم قرار المجلس بشأن الموافقة على شراء عقار جديد متضمنا رقم العقار وموقعه وسعر الشراء.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات مفاتحة إدارة التوثيق لغرض تنظيم اتفاقية شراء العقار مع مالكه وتوثيقها ، وإدراج كافة البنود والشروط بما في ذلك الدفعة المقدمة وشروط دفع الرسوم والضرائب ، والتسليم النهائي للعقار وما إلى ذلك .
- يتولى فني الممتلكات الأول متابعة عملية تسجيل ملكية العقار الجديد لدى جهاز التسجيل العقاري لغاية الحصول على وثيقة الملكية باسم الإدارة .
- يتولى قسم الحسابات تسديد المبلغ المستحق عن شراء العقار وأية رسوم من حساب الإدارة لدى المصرف و تسجيله باسم ( استثمارات عقارية للإدارة ).
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات استلام العقار من مالكه ، وإجراء جرد لكافة مكونات العقار وتوثيق ذلك لديه في ملف خاص بالعقار ، وإدخال المعلومات في ملف عقارات الإدارة في نظام الحاسب الآلي ، مع استلام المتطلبات المبينة أدناه من المالك والاحتفاظ بها في ملف العقار :
§ الخرائط الهندسية .
§ معلومات عن مقاول المشروع.
§ ضمانات العوازل والسخانات والمضخات .
§ عقود الإيجار إن وجدت .
§ عقد الحراسة .
§ عقود الصيانة للمصاعد والمكيفات والحرائق.
§ عقد التأمين .
§ إجازة البناء.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الاحتفاظ بمفاتيح العقار المشترى ، وإنجاز معاملة نقل اشتراك الكهرباء والماء والبلدية والهاتف .
3/2/3 تشييد العقارات
- يستلم قرار المجلس بالموافقة على تشييد عقار لصالح الإدارة أو لصالح جهة أخرى متفق معها مبينا فيه كافة التفاصيل ذات العلاقة .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ، بالتنسيق مع الطرف الآخر الذي يجري التشييد لصالحه إن وجد ، مفاتحة أحد المكاتب الهندسية الاستشارية المعتمدة لديه أو أكثر من مكتب لغرض إعداد المواصفات الفنية والهندسية والمخططات والخرائط الخاصة بالمبنى وجداول الكميات والأسعار.
- تعرض الخرائط والمخططات والجداول على الجهة الأخرى التي يتم التشييد لصالحها إن وجدت لغرض الحصول على الموافقة ، أما إذا كان التشييد لصالح الإدارة فتعرض على مجلس الولاية للمصادقة.
- بعد المصادقة على المخططات والجداول من المجلس أو الجهة ذات العلاقة ، تتخذ إجراءات الحصول على العروض للتشييد وإجراءات الفتح والتحليل والتقييم والتوصية بالترسية كما هو مبين في الفقرة (3/1/3/3) من هذا الدليل .
- بعد انتهاء عملية التحليل والتفاوض ، يتولى مدير الإدارة رفع الموضوع إلى مجلس الولاية .
- يدرس المجلس الموضوع للموافقة على ترسية العقد على المقاول أو الشركة التي وقع الاختيار عليها.
- يحال قرار المجلس إلى قسمي الشؤون الهندسية والممتلكات والشؤون القانونية لإعداد صيغة العقد مع المقاول أو الشركة .
- يوقع العقد من مدير الإدارة بمثابة الطرف الأول والمقاول أو الشركة المقاولة بمثابة الطرف الثاني .
- يصدر قسم الشؤون الهندسية والممتلكات الأمر إلى المقاول الذي تم التعاقد مع للمباشرة بالعمل طبقا لشروط العقد.
- يتم تعيين أحد المكاتب الاستشارية الهندسية للإشراف على التنفيذ بموافقة المجلس مع تحديد أتعابه.
- يتولى قسم الحسابات فتح حساب خاص لكل مقاول تسجل فيه كافة المبالغ المدفوعة له من دفعات مقدمة ودفعات الانجاز مع تقدم العمل سلفة بذمته لحين إنجاز العمل بصورة نهائية
- عند إنجاز المشروع النهائي ، تتولى لجنة من الإدارة والجهة الأخرى ذات العلاقة والمكتب الاستشاري والهندسي المشرف على التنفيذ استلام المشروع أوليا مع إجراء جرد لكافة مكوناته وتثبيت أية ملاحظات ، ويوقع محضر الاستلام من كافة الأطراف ( المقاول ، الإدارة ، الجهة الأخرى ، المكتب الاستشاري ).
- يتولى قسم الحسابات تسديد حساب للمقاول ونقل قيمة المشروع إلى حساب عقارات مستثمرة من قبل الإدارة ، مع احتجاز نسبة (5%) حتى تنتهي فترة الضمان .
- تطبق بخصوص بقية القضايا بما فيها فترة الصيانة ، الفقرات الواردة في هذا الدليل بخصوص تشييد العقارات الخاصة بالقاصرين (الفقرة 3/1 ).
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تصحيح وثيقة ملكية العقار من خلال المراجعة مع إدارة التسجيل العقاري والبلدية وأية جهات أخرى.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات حفظ محضر الجرد ووثيقة ملكية العقار في ملف العقار المعين .
- عندما يكون تشييد المشروع لصالح جهة أخرى ، يجرى تسليم المشروع إلى تلك الجهة بموجب محضر ، ويتولى قسم الحسابات إجراء المعالجة المحاسبية وفق الدليل المالي والمحاسبي ، ومن ثم مطالبة الجهة بتسديد المستحقات عليها في المواعيد المتفق عليها .
3/2/4 بيع العقارات
- يقدم مقترح بيع عقار مملوك للإدارة من قبل قسم الاستثمار وفق دليل الاستثمار ، ويعرض المقترح على المجلس للموافقة عليه.
- يحال قرار الموافقة على بيع العقار بالمزايدة العلنية للإعلان في ثلاث صحف يومية و لمدة ثلاثة أيام ويحدد مكان وتاريخ إجراء المزايدة في نفس الإعلان ، وطريقة وشروط تسديد بدل البيع ، والتأمينات الأولية للدخول في المزايدة .
- يتم تشكيل لجنة من أقسام الشؤون الهندسية والممتلكات والحسابات والشؤون القانونية والاستثمار لإجراء المزايدة العلنية .
- يتم إجراء المزايدة في الموعد المحدد ، وتعد اللجنة محضر المزايدة مبينا في أسماء المزايدين ومبينا الأسعار التي تقدموا بها ، والتوصية بالترسية على المزايد الذي دفع أعلى الأسعار.
- يعرض محضر لجنة المزايدة من قبل المدير بعد بيان رأيه على مجلس الولاية للمصادقة .
- يدرس مجلس الولاية المحضر للمصادقة على البيع ، أو إعادة الإعلان مجددا .
- في حالة مصادقة المجلس على البيع ، يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات سحب وثيقة ملكية العقار ومفاتحة إدارة التوثيق لغرض إجراء عقد بيع أولي مع المشتري إن تطلب الأمر . ومن ثم يتم السير بالإجراءات القانونية لنقل الملكية.
- بعد إنجاز إجراءات نقل الملكية يقوم قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بتسليم العقار المباع إلى المشتري بموجب محضر تبين فيه كافة مكونات العقار ومكوناته . وتحفظ نسخة من المحضر في ملف العقار .
- يتولى قسم الحسابات تحصيل بدل البيع من المشتري دفعة واحدة ، أو بأقساط حسب اتفاقية البيع .
3/2/5 إدارة وتأجير العقارات وصيانتها:
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات فتح ملف لكل عقار من العقارات المملوكة للإدارة تحفظ فيه وثيقة الملكية وكافة المتعلقات.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات بالتنسيق مع قسم الحسابات إجراء التأمين على العقارات سنويا لدى إحدى شركات التأمين . وتحمل مبالغ التأمين على مصروفات الإدارة.
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات عملية تأجير العقارات وفق نفس الإجراءات الخاصة بتأجير عقارات القاصرين الواردة في هذا الدليل / الفقرة 3/1/2 ، على أن يتضمن عقد الإيجار قيام المستأجر بأعمال الصيانة المطلوبة على نفقته ( حسب الأمر الوزاري رقم 1 لسنة 2005) .
- يتولى قسم الشؤون الهندسية والممتلكات إجراء كشف سنوي للكشف على العقارات من حيث حاجتها لأعمال الصيانة التي تتحملها الإدارة مثل صيانة السطوح والواجهات والمرافق الأخرى التي لا يتحمل صيانتها المستأجرون وأعمال الصيانة الوقائية (راجع الفقرة 3/1/3/1 من هذا الدليل.
- تنفيذ أعمال الصيانة وفق الفقرات الخاصة بعقارات القاصرين الواردة في الفقرة 3/1/3 من هذ الدليل ، وتحمل نفقاتها كمصروف على الإدارة .
3/3 التقارير الشهرية والفصيلة و السنوية
- يعد قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تقريرا شهريا يقدمه إلى مدير الإدارة يتضمن :
§ العقارات الجديدة العائدة للقاصرين التي عهد بإدارته إلى الإدارة .
§ العقارات المعهود إدارتها إلى الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء أو المشرفين.
§ العقارات التي سلمت إلى أصحابها بعد انتهاء فترة الوصاية أو القوامة أو الوكالة .
§ عدد العقارات المؤجرة.
§ عدد العقارات الخالية.
§ مبالغ الإيجارات المحصلة خلال الشهر .
§ مبالغ الإيجارات المتأخرة.
§ العقارات الجديدة التي تم شراؤها لصالح القاصرين.
§ عقارات القاصرين المباعة .
§ عمليات رهن العقارات خلال الفترة .
§ عمليات مبادلة العقارات خلال الفترة .
- يعد قسم الشؤون الهندسية والممتلكات تقريرا فصليا يقدمه إلى مدير الإدارة عن :
§ أعمال الصيانة المنفذة خلال الفترة على عقارات القاصرين وعقارات الإدارة وتكاليفها.
§ أعمال تشييد العقارات للقاصرين أو للإدارة ومراحل إنجازها.
§ الأعمال الأخرى المنجزة من فرز وتسويات رضائية وغيرها.
- كذلك يقوم القسم بإعداد نفس التقارير سنويا وتقدم إلى مجلس الولاية .
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
نموذج : 2
محضر تسليم عقار إلى الوصي / القيم / الوكيل
|
1. اسم صاحب التركة : ..........................
2. اسم الوصي / القيم / الوكيل................. |
رقم ملف التركة : ................................
رقم البطاقة السكانية |
|||
|
العنوان..............................
3. نوع العقار :.........................
رقم وثيقة الملكية .................... |
رقم الاتصال....................
رقم العقار........................
طبيعة الإشغال............................. |
|||
|
تعود ملكية العقار إلى .................................................................. 4. رقم الوكالة المصدقة : 5. موافقة الشركاء الرشد في ملكية العقار على التسليم : نحن الشركاء الرشد في العقار المذكور لامانع لدينا من تسليم العقار إلى الوصي لغرض القيام بإدارته .
|
||||
|
الاسم التوقيع
|
الاسم التوقيع |
الاسم التوقيع |
||
|
6. رقم وتاريخ قرار مجلس الولاية بالموافقة :
7. إقرار الوصي / القيم / الوكيل
أنا............................... الموقع أدناه أقر بأنني استلمت العقار المذكور في أعلاه لغرض القيام بإدارته نيابة عن أصحاب الحق فيه، وسأقوم بتحصيل بدلات الإيجار في المواعيد المحددة وإيداعها لدى إدارة أموال القاصرين / استخدامها للإنفاق على القاصرين ومن في حكمهم ذوي العلاقة، لدى إدارة أموال القاصرين / استخدامها للإنفاق على القاصرين ومن في حكمهم ذوي العلاقة، وأتعهد بإبلاغ الإدارة بأية أمور مستجدة من شأنها أن تؤثر على وضعية العقار أو حقوق أصحابه ومصالحهم فيه. |
||||
الاسم الكامل...............................
التوقيع.....................................
التاريخ....................................
مدير قسم الشؤون الفنية مصادقة / مدير أموال القاصررين
نموذج : 3
كشف بالعقارات الخالية المراد تأجيرها
|
رقم الملف واسم التركة |
موقع العقار وعنوانه |
مكوناته |
بدل الإيجار السابق |
البدل المقترح |
|
|
|
|
|
|
موظف قسم الشؤون الهندسية والممتلكات المختص : .................... رئيس قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ........................ لجنة تقدير الإيجار
|
عضو |
عضو |
رئيس اللجنة |
موافقة مدير إدارة أموال القاصرين على الإعلان عن التأجير
مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج : 4
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. خلاصة الموضوع |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. إفادة الحسابات |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. الرأي والتوصيات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
نموذج :5
محضر تسليم عقار إلى المستأجر
|
1. رقم ملف التركة...............................
|
اسم صاحب التركة :............................. |
|
|
2. رقم العقار :...................................
|
موقع العقار وعنوانه/........................... |
|
|
3. موكونات العقار : ............................
4. موجودات العقار :..................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................
5. النواقص والأضرار : .....................................
6. إقرار المستأجر : ..........................................
أني ............................. مستأجر العقار أعلاه أقر بأنني استلمت العقار كما هو موصوف أعلاه بتاريخ / / وأنني أتحمل أية نواقص وأضرار تحدث للعقار بسببي، وعليه وقعت
|
||
|
توقيع رئيس قسم الشؤون الفنية |
اسم المستأجر /.....................................
رقم الاتصال /......................................
التاريخ/.............................................
|
|
نموذج :6
محضر استلام عقار من المستأجر
|
1.. رقم ملف التركة : ............................ |
اسم صاحب التركة : ......................... |
||||||||||||||||||
|
2. رقم العقار : ................................... |
موقع العقار وعنوانه /......................... |
||||||||||||||||||
|
نوعه / : ........................................... |
مدة استخدام العقار............................. |
||||||||||||||||||
|
3. مكونات العقار : ............................... قيمة الإيجار ............................ تم تسديد الإيجار لغاية / /
4. موجودات العقار: ............................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................
5. النواقص والأضرار التي أحدثها المستأجر : .........................................................
6. تعهد المستأجر / ....................................
تسديد قيمة الأضرار إلى الإدارة نقداً
راسم المستأجر /........................
رقم الاتصال / ..........................
التاريخ/................................... 7. توقيع الموظف المستلم
|
|||||||||||||||||||
نموذج : 7
نموذج جرد عقار
|
1. اسم صاحب التركة............................. |
رقم ملف التركة : ................................. |
|
3. عنوان العقار : ..................................
4. رقم العقار ورقم الوثيقة والمقدمة : ............................ |
|
|
5. رقم وثيقة الملكية : .......................... |
تاريخ إصدارها....................................
|
|
6. نوع الملكية : .................................
8. في حالة الملكية المشتركة تذكر أسماء الأخرين ومقدار سهام كل منهم:............................
9. المساحة (قدم مربع) : .......................................................
10. درجة العمران: ممتاز جيد متوسط تحت التشييد متهالك آيل للسقوط
11. تاريخ التشييد أو العمر الإفتراضي:........................12.مدة استخدام العقار................
13. مشتملات العقار : ..............................
|
|
|
16. سهام توزيع العقار على الرشد والقاصرين حسب الفريضة الشرعية ك
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الاسم 1....................... 2...................... 3...................... 4..................... 5..................... |
مقدار الأسهم |
6.............................. 7.............................. 8.............................. 9.............................. 10............................
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
عدد الأسهم الكلية ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
17.القيمة التقديرية الإجمالية للعقار : ......................................
17. في حالة العقارات المؤجرة ،
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
18. الوحدات الخالية من العقار :
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
20. في حالة الرهن : اسم الجهة المرهون لصالحها : ................................................. مقدار الرهن : ............................................................. تاريخ إنتهاء عقد الرهن:...................................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
22. في حالة التأمين : اسم شركة التأمين :................................................ نوع التأمين :...................................................................... مبلغ التأمين........................................................................ رقم وثيقة التأمين وتاريخها :...................................................... تاريخ إنتهاء عقد التأمين :.........................................................
23. هل توجد معاملات شراء أو بيع أو استبدال أو غيرها غير مستكملة (تذكر تفاصيلها).....................
24. رقم اشتراك الكهرباء والبلدية : .......................................
25. هل توجد دعاوي بشأن العقار قائمة لدى المحاكم (تذكر تفاصيلها)................................
26. هل توجد نصوص في وصيته المتوفى بشأن العقار (تذكر تفاصيلها).................................
27. هل أن العقار بحاجة إلى صيانة عاجلة، تذكر طبيعة الصيانة وكلفتها التقديرية:......................
28. في حالة كون العقار تحت التشييد:......................................................................
ما هي درجة الانجاز الحالية (وصف ونسبة):.................................................
اسم المقاول (إن وجد) :.........................................................................
مبلغ المقاولة الكلي :...........................................................................
المبالغ المدفوعة للمقال لغاية التاريخ:........................................................
المبلغ المتبفي :..............................................................................
تاريخ إنتهاء عقد المقاولة (تطلب نسخة من العقد):......................................
في حالة عدم وجود مقاول، تقدر الكلفة المطلوبة للاستكمال:...........................
أية ملاحظات أخرى:.....................................................................
|
|
31. الملاحظات والتوصيات:................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
توقيع اللجنة
|
||
|
عضو................. |
عضو.................. |
رئيس اللجنة...................... |
نموذج :8
استمارة معاينة العقار من قبل الورثة للموافقة على الصيانة
إنه بتاريخ......................................... قد تم الإطلاع على طلب عمل الصيانة من قبل أحد الورثة وهو:
الاسم :....................................... رقم الهاتف.........................../......................
صلة قرابته للقصر:............................... رقم بطاقته السكانية:................................
والتاريخ لتركة:................................................... رقم الملف :...........................
العنوان : مبنى................... الشقة رقم.............. الطريق .............المجمع.................
وكانت ملاحظاته على الطلب كالأتي :
التوقيع
نموذج : 9
استمارة كشف العقار
تركة:............................ رقم الملف....................... المستأجر / المالك...................
مبنى............... شقة رقم............ الطريق................ المجمع........... المنطقة............
تم زيارة العقار في يوم................... الموافق.................... من قبل...........................
التوقيع
وتم الكشف بناء عل طلب / بلاغ من :
..............................................................................................................................................................................................................................
وتبين أن العقار يحتاج إلى ما يلي :
|
المواصفات |
تقدير التكلفة بالدينار |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
تم تقدير العمل المطلوب بمبلغ يتراوح ما بين.................. إلى............................. دينار.
رأي مجموعة قسم الشؤون الهندسية والممتلكات:
...............................................................................................................
نموذج : 10
تقرير حالة العقار
تركة :.......................................... رقم الملف................................................
حالة العقار : مملوك مستأجر أخرى / أذكرها
نوع العقار : منزل بناية دكان أرض حوطة مجمع أخرى
مبنى ...................شقة رقم...................... طريق............... مجمع ............ المنطقة........................................
رقم الهاتف : المالك....................................... المستأجر.....................................
عمره الافتراضي.................................. عدد الطوابق..........................................
عمليات الصيانة
آخر عملية صيانة تمت بتاريخ : ...........................................................
وصف حالة العقار:
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
تمت زيارة العقار من قبل........................................ بتاريخ..................................
رأي قسم الشؤون الهندسية والممتلكات : ..............................................................
قرار المدير : ..............................................................................................
نموذج : 11
استمارة حجز مبلغ لأعمال البناء والصيانة
تركة : ................................................ رقم الملف.........................................
المبلغ المطلوب التحفظ عليه : ..................................................................... دينار
وذلك حسب قرار المجلس : الجلسة.................... البند................. التاريخ..................
نوع العمل : ................................................................................................
طالب الحجز : .......................................التاريخ...............................................
لصالح المقاول / المنفذ : ..................................................................
المرفقات : .................................................................................................
قرار المدير : ..............................................................................................
التاريخ : ........................................................التوقيع...................................
يملأ من قبل الحسابات :
تم حجز مبلغ وقدره : ...............................................................................دينار
وذلك من حساب : .........................................................................................
التاريخ : .......................................................التوقيع ...................................
الملاحظات : ...............................................................................................
...............................................................................................................
نموذج : 12
محضر استلام / شهادة إنهاء عمل
صيانة / بناء
أنه في يوم ............................ الموافق .................................... وبحضور كل من :
أولا : ممثل إدارة أموال القاصرين حسب ولايتها على تركة ...........................................
ثانيا : اسم المقاول................................... تحت اسم تجاري..................................
ثالثا : ...................................................... من ورثة......................................
وحسب الاتفاقية الموقعة بتاريخ......................................... الموافق........................
لعمل في منزل .................................... طريق....................... مجمع................... المنطقة.....................................................
سيتم استلام المنزل / المبنى المذكور أعلاه بعد قيام الطرف الثاني بإنهاء كافة الأعمال حسب
الاتفاقية المذكورة وبموافقة جميع الأطراف على إصدار هذه الشهادة والتوقيع عليها.
|
الطرف الأول
عن إدارة أموال القاصرين |
الطرف الثاني
المقاول |
الطرف الثالث
عن الورثة |
نموذج : 13
استمارة استحقاق قسط بناء / ترميم / صيانة
للمقاول / المنفذ : .........................................................................................
عن عمله في العقار التالي :
مبنى : ....................شقة رقم .....................طريق................ مجمع ................... المنطقة : .......................................المحافظة .........................................
لتركة : ...........................................................رقم الملف ..............................
وتبين بعد زيارة الموقع بتاريخ : ................................................................
بأن المقاول يستحق / لا يستحق القسط ...........................................................
وقدره : ............................................................................................ دينار
وذلك بعد :
..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
التوقيع
نموذج : 14
استمارة تقديم بلاغ للصيانة ( العادية / المستعجلة )
أنه بتاريخ : .................................تقدم المدعو ( المستأجر / المالك ).......................
لتركة : ........................................رقم الملف ....................الإيجار.....................
تحت العنوان :
المبنى....................... شقة رقم.................... الطريق................ المجمع...............
المنطقة ................................. رقم الاتصال............................./.......................
أعمال الصيانة المطلوبة :
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
توقيع مقدم الطلب
تعليق قسم الشؤون الهندسية والممتلكات :
............................................................................................
التوقيع
رصيد التركة في تاريخه : ..........................................................................دينار
التوقيع
الملاحظات :
..............................................................................................................................................................................................................................
نموذج : 15
استمارة إخلاء عقار
لتركة : .............................................رقم الملف : .........................................
المستأجر ..................................رقم الاتصال.........................../.......................
العنوان : مبنى............ شقة رقم ................طريق............ مجمع........ منطقة............
مدة استخادم العقار ................................................................
مبلغ الإيجار ...........................................دينار ، مدفوع لغاية..............................
تم في يوم .............................................الموافق........................................
الكشف على العقار المذكور من قبل......................................................................
وتبين بأن المنزل بحاجة لأعمال الصيانة التالية وهي بفعل الاستهلاك :
............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
وتقدر تكلفة إنجاز تلك الأعمال بحوالي............................................................ دينار
والأعمال التالية بفعل الإهمال ويتحملها المستأجر :
............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
وتقدر تكلفة إنجاز تلك الأعمال بحوالي : ..........................................................دينار
التوقيع
تعليق مدير الإدارة
الرقم : ..............................
التاريخ : ............................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة توكيل الإدارة لصيانة العقارات
أنا / نحن ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عن ورثة المتوفى / العاجز ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وبحكم ولاية الإدارة على تركة المذكور وعلى العقار / العقارات الآتية :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
نتفهم الحاجة للصيانة ونوافق على القيام بالأعمال اللازمة والضرورية للعقار / للعقارات التي تديرها الإدارة وذلك بعد إطلاعنا على قيمة الأعمال التي سوف يتم إنجازها وذلك عن طريق الهاتف والإطلاع على مستندات الصيانة عندما تسنح لنا الفرصة لزيارة الإدارة .
التوقيع :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التاريخ :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
رقم الاتصال :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الرقم : ..................................
التاريخ : .................................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة معاينة العقار من قبل الورثة للموافقة على الصيانة
انه في التاريخ :- ــــــــــــــــــــــــــــــــ قد تم الإطلاع على طلب عمل الصيانة من قبل احد الورثة وهو :-
الاسم :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الهاتف :- ــــــــــــــــــــــــــــــ/ــــــــــــــــــــــــــــــ
صلة قرابته للقصر :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ حامل رقم بطاقة السكانية :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
والتابع لتركة :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الملف :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
العنوان :- مبنى:- ــــــــــــــــــ الشقة رقم:- ـــــــــــــــــ الطرق:- ــــــــــــــــــ المجمع:- ــــــــــــــــ
وكانت ملاحظة على طلب كالآتي :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الرقم : ..................................
التاريخ : .................................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة كشف العقار
تركه :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الملف :- ـــــــــــــــــــــــــ المستأجر/المالك :- ــــــــــــــــــ
مبنى :- ـــــــــــ الشقة رقم :- ــــــــــــ الطريق :- ــــــــــــ المجمع :- ــــــــــــ المنطقة: ــــــــــــــــ
تم زيارة العقار في يوم :- ـــــــــــــــــــــــ الموافق:- ــــــــــــــــــــ من قبل:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع :- ــــــــــــــــــــــ
وتم الكشف بناءاً على (طلب/بلاغ) من :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وتبين أن العقار يحتاج إلى ما يلي :-
|
المواصفات |
تقدير التكلفة بالدينار |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
وتم تقدير إنجاز العمل المطلوب بمبلغ يتراوح :-
ما بين _________________ إلى _____________________
رأى مجموعة الإنشاءات والصيانة :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الرقم : ..................................
التاريخ : .................................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
تقرير حالة العقار
تركة :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الملف :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
حالة العقار :- (مملوك / مستأجر / أخرى)
نوعه :- منزل / بناية / دكان / أرض / حوطة / مجمع
مبنى : ـــــــــــــــــــــــــــ الشقة رقم : ــــــــــــــــــــ طريق : ــــــــــــــــــــــــ مجمع : ــــــــــــــــــــ
المنطقة : ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
رقم الهاتف : المالك :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ المستأجر :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عمره الافتراضي :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ عدد الطوابق :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عمليات الصيانة :-
آخر عملية صيانة تمت بتاريخ :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وصف حالة العقار :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تمت زيارة العقار من قبل :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ بتاريخ :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تعليق مهندسة الإدارة :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
قرار المدير :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الرقم : ..................................
التاريخ : .................................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة حجز مبلغ لأعمال البناء والصيانة
اسم التركة :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الملف :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المبلغ المطلوب التحفظ عليه :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وذلك حسب قرار (الجلسة :- ـــــــــــــــــــــ البند :- ــــــــــــــــــــــــ بتاريخ :- ــــــــــــــــــــــــــــ )
نوع العمل :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
طالب الحجز :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ التاريخ :- ـــــــــ / ـــــــــــ/ــــــــــــــ
لصالح المقاول / المنفذ :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المرفقات :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
قرار المدير :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التاريخ :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ التوقيع :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
|
يملأ من قبل الحسابات
تم حجز مبلغ وقدره :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وذلك من حساب :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التاريخ :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ التوقيع :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الملاحظات :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
|
الرقم : ...............................
التاريخ : .............................
محضر استلام
شهادة إنهاء عمل
(صيانة/بناء)
انه في يوم ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ الموافق ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ وبحضور كل من :-
أولا" :- ممثل إدارة أموال القاصرين حسب ولايتها على تركة ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ثانيا" :- اسم المقول :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ تحت اسم التجاري :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ثالثا" :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ من ورثة :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وحسب الاتفاقية الموقعة بتاريخ :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــ الموافق :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لعمل في منزل رقم :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــ طريق :- ــــــــــــــــــــــــــ مجمع:- ــــــــــــــــــــــــــــ
المنطقة:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
سيتم استلام المنزل / المبني المذكور أعلاه بعد قيام الطرف الثاني بإنهاء كافة الأعمال حسب الاتفاقية المذكورة وبموافقة جميع الأطراف على إصدار هذه الشهادة والتوقيع عليها :-
|
الطرف الأول
|
الطرف الثاني |
الطرف الثالث |
|
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
|
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
|
عن إدارة أموال القاصرين
|
المقاول |
عن الورثة |
|
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ |
الرقم : .........................
التاريخ : ......................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة استحقاق قسط بناء / ترميم / صيانة
للمقاول / المنفذ : ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عن عمله في العقار التالي :-
مبنى :- ـــــــــــــــــــــــــ شقة رقم :- ـــــــــــــــــــــــــ طريق :- ــــــــــــــــــ مجمع :- ــــــــــــــــــ
المنطقة :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ المحافظة :- ــــــــــــــــــــــ
لتركة :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وتبين بعد زيارة الموقع بتاريخ :- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
بان المقاول يستحق / لا يستحق القسط :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وقدره : ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وذلك بعد :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع
__________
الرقم : ..............................
التاريخ : ............................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة تقديم بلاغ للصيانة (العادية / المستعجلة )
إنه في تاريخ:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ تقدم المدعو ( المستأجر / المالك )ــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لتركة:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرقم الملف:- ـــــــــــــــــــــــــــــــ الإيجار:- ـــــــــــــــــــــــــ
تحت العنوان:-
المبنى:- ــــــــــــ شقة رقم:- ـــــــــــــ الطريق:- ـــــــــــــ المجمع:- ـــــــــــــــ المنطقة:- ــــــــــــــ
رقم الاتصال:- ـــــــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــــــــ / ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أعمال الصيانة المطلوبة :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
توقيع مقدم الطلب
ــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تعليق قسم الإيجارات :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
رصيد التركة من تاريخه:-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الملاحظات:-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الرقم : ..............................
التاريخ : ............................
مجموعة الإنشاءات والصيانة
استمارة إخلاء عقار
لتركة :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الملف:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المستأجر:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ رقم الاتصال :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
العنوان:- مبنى:- ــــــــــــــ الشقة رقم:- ـــــــــــــــــ الطريق:- ــــــــــــــــ المجمع:- ـــــــــــــــــــــ
مدة استخدام العقار:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
مبلغ الإيجار:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ دافع لغاية:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تم في يوم:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ الموافق:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الكشف على العقار المذكور من قبل :- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وتبين بأن المنزل بحاجة لأعمال الصيانة التالية وهي بفعل الاستهلاك :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وتقدر إنجاز تكلفة تلك الأعمال بحوالى:- ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
والأعمال التالية بفعل الإهمال ويتحملها المستأجر :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وتقدر إنجاز تكلفة تلك الأعمال بحوالى:- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع
ــــــــــــــــــــــــــــ
تعليق مدير الإدارة :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــ نسخة إلى مجموعة إدارة الممتلكات
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
نموذج : 2
محضر تسليم عقار إلى الوصي / القيم / الوكيل
|
1. اسم صاحب التركة : ..........................
2. اسم الوصي / القيم / الوكيل................. |
رقم ملف التركة : ................................
رقم البطاقة السكانية |
|||
|
العنوان..............................
3. نوع العقار :.........................
رقم وثيقة الملكية .................... |
رقم الاتصال....................
رقم العقار........................
طبيعة الإشغال............................. |
|||
|
تعود ملكية العقار إلى .................................................................. 4. رقم الوكالة المصدقة : 5. موافقة الشركاء الرشد في ملكية العقار على التسليم : نحن الشركاء الرشد في العقار المذكور لامانع لدينا من تسليم العقار إلى الوصي لغرض القيام بإدارته .
|
||||
|
الاسم التوقيع
|
الاسم التوقيع |
الاسم التوقيع |
||
|
6. رقم وتاريخ قرار مجلس الولاية بالموافقة :
7. إقرار الوصي / القيم / الوكيل
أنا............................... الموقع أدناه أقر بأنني استلمت العقار المذكور في أعلاه لغرض القيام بإدارته نيابة عن أصحاب الحق فيه، وسأقوم بتحصيل بدلات الإيجار في المواعيد المحددة وإيداعها لدى إدارة أموال القاصرين / استخدامها للإنفاق على القاصرين ومن في حكمهم ذوي العلاقة، لدى إدارة أموال القاصرين / استخدامها للإنفاق على القاصرين ومن في حكمهم ذوي العلاقة، وأتعهد بإبلاغ الإدارة بأية أمور مستجدة من شأنها أن تؤثر على وضعية العقار أو حقوق أصحابه ومصالحهم فيه. |
||||
الاسم الكامل...............................
التوقيع.....................................
التاريخ....................................
مدير قسم الشؤون الفنية مصادقة / مدير أموال القاصررين
نموذج : 3
كشف بالعقارات الخالية المراد تأجيرها
|
رقم الملف واسم التركة |
موقع العقار وعنوانه |
مكوناته |
بدل الإيجار السابق |
البدل المقترح |
|
|
|
|
|
|
موظف قسم الشؤون الهندسية والممتلكات المختص : .................... رئيس قسم الشؤون الهندسية والممتلكات ........................ لجنة تقدير الإيجار
|
عضو |
عضو |
رئيس اللجنة |
موافقة مدير إدارة أموال القاصرين على الإعلان عن التأجير
مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج : 4
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. خلاصة الموضوع |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. إفادة الحسابات |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. الرأي والتوصيات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
نموذج :5
محضر تسليم عقار إلى المستأجر
|
1. رقم ملف التركة...............................
|
اسم صاحب التركة :............................. |
|
|
2. رقم العقار :...................................
|
موقع العقار وعنوانه/........................... |
|
|
3. موكونات العقار : ............................
4. موجودات العقار :..................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................
5. النواقص والأضرار : .....................................
6. إقرار المستأجر : ..........................................
أني ............................. مستأجر العقار أعلاه أقر بأنني استلمت العقار كما هو موصوف أعلاه بتاريخ / / وأنني أتحمل أية نواقص وأضرار تحدث للعقار بسببي، وعليه وقعت
|
||
|
توقيع رئيس قسم الشؤون الفنية |
اسم المستأجر /.....................................
رقم الاتصال /......................................
التاريخ/.............................................
|
|
نموذج :6
محضر استلام عقار من المستأجر
|
1.. رقم ملف التركة : ............................ |
اسم صاحب التركة : ......................... |
||||||||||||||||||
|
2. رقم العقار : ................................... |
موقع العقار وعنوانه /......................... |
||||||||||||||||||
|
نوعه / : ........................................... |
مدة استخدام العقار............................. |
||||||||||||||||||
|
3. مكونات العقار : ............................... قيمة الإيجار ............................ تم تسديد الإيجار لغاية / /
4. موجودات العقار: ............................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................
5. النواقص والأضرار التي أحدثها المستأجر : .........................................................
6. تعهد المستأجر / ....................................
تسديد قيمة الأضرار إلى الإدارة نقداً
راسم المستأجر /........................
رقم الاتصال / ..........................
التاريخ/................................... 7. توقيع الموظف المستلم
|
|||||||||||||||||||
نموذج : 7
نموذج جرد عقار
|
1. اسم صاحب التركة............................. |
رقم ملف التركة : ................................. |
|
3. عنوان العقار : ..................................
4. رقم العقار ورقم الوثيقة والمقدمة : ............................ |
|
|
5. رقم وثيقة الملكية : .......................... |
تاريخ إصدارها....................................
|
|
6. نوع الملكية : .................................
8. في حالة الملكية المشتركة تذكر أسماء الأخرين ومقدار سهام كل منهم:............................
9. المساحة (قدم مربع) : .......................................................
10. درجة العمران: ممتاز جيد متوسط تحت التشييد متهالك آيل للسقوط
11. تاريخ التشييد أو العمر الإفتراضي:........................12.مدة استخدام العقار................
13. مشتملات العقار : ..............................
|
|
|
16. سهام توزيع العقار على الرشد والقاصرين حسب الفريضة الشرعية ك
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الاسم 1....................... 2...................... 3...................... 4..................... 5..................... |
مقدار الأسهم |
6.............................. 7.............................. 8.............................. 9.............................. 10............................
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
عدد الأسهم الكلية ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
17.القيمة التقديرية الإجمالية للعقار : ......................................
17. في حالة العقارات المؤجرة ،
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
18. الوحدات الخالية من العقار :
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
20. في حالة الرهن : اسم الجهة المرهون لصالحها : ................................................. مقدار الرهن : ............................................................. تاريخ إنتهاء عقد الرهن:...................................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
22. في حالة التأمين : اسم شركة التأمين :................................................ نوع التأمين :...................................................................... مبلغ التأمين........................................................................ رقم وثيقة التأمين وتاريخها :...................................................... تاريخ إنتهاء عقد التأمين :.........................................................
23. هل توجد معاملات شراء أو بيع أو استبدال أو غيرها غير مستكملة (تذكر تفاصيلها).....................
24. رقم اشتراك الكهرباء والبلدية : .......................................
25. هل توجد دعاوي بشأن العقار قائمة لدى المحاكم (تذكر تفاصيلها)................................
26. هل توجد نصوص في وصيته المتوفى بشأن العقار (تذكر تفاصيلها).................................
27. هل أن العقار بحاجة إلى صيانة عاجلة، تذكر طبيعة الصيانة وكلفتها التقديرية:......................
28. في حالة كون العقار تحت التشييد:......................................................................
ما هي درجة الانجاز الحالية (وصف ونسبة):.................................................
اسم المقاول (إن وجد) :.........................................................................
مبلغ المقاولة الكلي :...........................................................................
المبالغ المدفوعة للمقال لغاية التاريخ:........................................................
المبلغ المتبفي :..............................................................................
تاريخ إنتهاء عقد المقاولة (تطلب نسخة من العقد):......................................
في حالة عدم وجود مقاول، تقدر الكلفة المطلوبة للاستكمال:...........................
أية ملاحظات أخرى:.....................................................................
|
|
31. الملاحظات والتوصيات:................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
توقيع اللجنة
|
||
|
عضو................. |
عضو.................. |
رئيس اللجنة...................... |
وزارة العدل و الشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
الدليل المالي و المحاسبي
(السياسات و الإجراءات)
1. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف علىأعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي الأهلية وناقصيها والغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
أ. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و على وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ب. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من التتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
1. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
2. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
3. الوكالة عن الغائب
4. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
في ما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 أهداف الدليل و نطاقه
1/2/1 لقد أعد هذا الدليل بهدف تسهيل مهام المحاسبة عن أموال القاصرين و من في حكمهم و الحفاظ عليها و إعداد التقارير المطلوبة عنها و توفير المعلومات الملائمة إلى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم و الجهات الحكومية الأخرى و أصحاب الأموال وإدارة أموال القاصرين و الأطراف الأخرى ذات العلاقة لغرض اتخاذ القرارات المناسبة و بطريقة فاعلة وكفوءة و اقتصادية.
1/2/2 إن ما ورد في الفقرة السابقة يمثل الهدف العام للدليل ، أما الأهداف الفرعية فتتمثل بما يلي:
- إنشاء دليل عام للحسابات التي تمسكها إدارة أموال القاصرين بما يضمن المحاسبة عنها و الاستدلال عليها و تجميع المعلومات المطلوبة لإعداد البيانات و التقارير المالية بسهولة وكفاءة.
- مسك السجلات و الملفات الملائمة يدوياً أو على الحاسب الآلي كأوعية للمعلومات المطلوبة لإعداد التقارير و البيانات المالية و تحديثها بصورة مستمرة.
- ضمان الرقابة الداخلية الفاعلة على الأموال و المحافظة عليها من احتمالات الخطأ و الغش و التلاعب و أية تصرفات غير مشروعة.
- تحديد المستندات و متطلبات التوثيق اليدوية لغرض انجاز المعاملات الخاصة بأموال القاصرين و من في حكمهم.
- توفير المعلومات التي تحتاجها إدارة أموال القاصرين و مجلس الولاية لغرض اتخاذ القرارات المستمرة بخصوص الأموال.
- توفير المعلومات المطلوبة عن أموال القاصرين و من في حكمهم التي هي بعهدة الإدارة أو بعهدة الآخرين و الطلبات عليها في تاريخ انتهاء السنة المالية لغرض إعداد كشف المركز المالي السنوي (الميزانية العامة)
- توفير المعلومات عن مصادر الإيرادات و المصروفات التي تخصم منها سنوياً لغرض تحديد صافي الدخل السنوي الناتج عن استثمار أموال القاصرين في المجالات المختلفة و مقدار عائد الاستثمار السنوي الذي يتم توزيعه على التركات و الأموال التي بعهدة الإدارة.
- توفير المعلومات عن التدفقات النقدية الداخلة و الخارجة و التي تساعد في إعداد كشف التدفق النقدي للإفصاح عن المركز النقدي و المطابقة بين رصيد النقد في أول و آخر المدة.
- تأمين عرض كشف حساب أيه تركة أو أي مال بعهدة الإدارة في أي وقت من الأوقات خلال السنة مع بيان كافة الإضافات و التنزيلات و المدفوعات من الحساب المعين و أنصبة الأشخاص المستفيدين كالورثة و غيرهم.
- تأمين الإفصاح اللازم و الضروري عن كل ما يتعلق بحسابات أموال القاصرين و من في حكمهم من حيث إدارة هذه الأموال و استثمارها و المحافظة عليها و الخطط المستقبلية بشأنها.
1/2/3 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات و الإجراءات الواجب إتباعها من قبل قسم الحسابات والأقسام الأخرى ذات العلاقة للمحاسبة عن أموال القاصرين و من في حكمهمم و إعداد القيود اللازمة عنها و مسك السجلات و إتباع إجراءات الرقابة الداخلية الفاعلة و الملائمة و إعداد التقارير و البيانات المالية و غير المالية المطلوبة عنها في الفترات المحددة.
ويعد هذا الدليل جزءاً مكملا للسياسات و الإجراءات الأخرى المالية و غير المالية التي تفرد لها أدلة أخرى على وجه التخصيص.
1/2/4 لا يشمل هذا الدليل المحاسبة عن مصروفات إدارة أموال القاصرين مثل رواتب موظفي الإدارة و مستلزمات العمل فيها و التي تتحملها الموازنة العامة للدولة في مملكة البحرين.
1/2/5 إن المقصود بالتركات و الأموال المعهود إدارتها إلى إدارة أموال القاصرين و المشمولة بهذا الدليل هي الأموال التي تتو لى الإدارة الإشراف عليها أو إدارتها بصورة مباشرة و التي تعود إلى:
أ. القاصرين و الحمل المستكن الذين لا ولي لهم.
ب. ناقصي الأهلية و فاقديها و المسجونين.
ج. الغائبين.
د. من لديه عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من عاهات العمى و الصم و البكم.
1/2/6 لا يغطي هذا الدليل ما يأتي:
أ. أية سياسات و إجراءات ذات طبيعة تقنية متخصصة.
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام و التشكيلات و الموظفين و الوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بمقتضى نظام الحاسوب.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة مستحدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، و تعد هذه النسخة هي النسجة المعمول عليها و المعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (الدليل المالي و المحاسبي/1) و إذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطى رمز (الدليل المالي و المحاسبي/2)، وهكذا.
1/3/3يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986 ، و في حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل ، يقدم مقترح بذلك و يدرس من الإدارة و من ثم يعرض على مجلس اللاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة و المحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، و لا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القراران أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ، و تتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام و السياسات و الإجراءات و النماذج. أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 عام
2/1/1 أساس المحاسبة
- يعتمد أساس الاستحقاق الكامل في المحاسبة عن أموال القاصرين و من في حكمهم.
- تعد الحسابات و التقارير المالية للإدارة باعتبارها أمينة على أموال المودعة لديها و ليس باعتبار كيانها الإداري كوحدة حكومية تمول مركزياً من الموازنة العامة للدولة.
- تسعى الإدارة إلى اعتماد معايير التقارير المالية الدولية(IFRS) الصادرة عن مجلس المعايير المحاسبية الدولية (IASB).
2/1/2 دليل الحسابات و التبويبات المحاسبية
- يعتمد دليل الحسابات المرفق مع هذا الدليل الذي يعكس هيكل الحسابات المالية لإدارة أموال القاصرين ، و ذلك لغرض تجهيز المعلومات المفيدة و الملائمة لإعداد التقارير و البيانات المالية و المساعدة في الرقابة الداخلية الكفوءة و الفعالة على المعاملات المالية.
- يجب ضمان الترميز الملائم الذي يسهل إدخال الدليل على الحاسب الآلي ويضمن الإيقاف بمتطلبات التقارير المالية.
- لا يجوز فتح أو إضافة أي حساب جديد إلى الدليل إلا بموافقة مدير الإدارة و بعد التشاور مع رئيس قسم المحاسبات.
- عند الحاجة إلى إجراء أي تعديل على دليل الحسابات يتقدم مقترح بذلك من قبل الموظف ذي العلاقة و من قم يدرس من رئيس قسم الحسابات و يعرض بعد ذلك مع التوصية على مدير إدارة أموال القاصرين الذي له أن يطلب استشارة جهة خارجية ، و بعد ذلك يصادق على التعديل و يحدد موعد اللاتنفيذ.
2/1/3 المطابقة و التحقق
ينبغي إجراء المطابقات بين حسابات الأستاذ العام و المعلومات المالية الأخرى و التحقق منها، إذ تعد هذه المطابقات مهمة جوهرية و أساسية لخلق بيئة رقابة داخلية فاعلة و ذلك بما يضمن:
- إن المعلومات المرسلة إلى النظم المالية و المتضمنة فيها و المبلغة من خلال دقيقة و كاملة و مسجلة في الوقت المناسب،
- إن المعلومات المالية يمكن الوثوق بها عند اتخاذ القرارات المالية و الإدارية.
- إن التلاعب و الاختلاسات و الانتهاكات و المخالفات الأخرى يتم كشفها و الإبلاغ عنها بصورة ملائمة و كافية.
2/1/4 السنة المالية
السنة المالية للإدارة هي فترة الأثني عشر شهراً التي تبدأ في الأول من يناير و تنتهي في الحادي و الثلاثين من ديسمبر من كل سنة ، و تجزأ هذه السنة إلى اثنا عشرة فترة محاسبية كل فترة تمثل شهراً واحداً.
2/1/5 التقارير الدورية و السنوية
يتم إعداد موازين مراجعة شهرية للحسابات، و عند انتهاء السنة المالية يتم إقفال الحسابات المختلفة و إعداد البيانات المالية السنوية و التقارير المرفقة معها متضمنة:
- كشف المركز المالي (الميزانية العامة).
- كشف الدخل (الإيرادات و المصروفات و صافي الدخل).
- كشف التدفق النقدي.
- كشف السياسات المحاسبية.
- كشف الإيضاحات و الكشوف التحليلية الأخرى.
- تقرير الإدارة السنوي.
2/1/6 تدقيق الحسابات
بالإضافة إلى التدقيق الداخلي و التدقيق الخارجي الذي يقوم به ديوان الرقابة المالية، تخضع البيانات المالية و التقارير السنوية إلى التدقيق و المراجعة من قبل المحاسب القانوني (مكتب التدقيق الخارجي ) الذي يعينه مجلس الولاية.
2/1/7 التقارير الإدارية
بالإضافة إلى البيانات و التقارير المالية السنوية يتم إعداد تقارير لأغراض الإدارة على أساس شهري لأغراض المراجعة الإدارية، مع الإمكانية المستمرة لإعداد تقارير أخرى للإدارة أو المجلس حين الطلب.
2/1/8 الشفافية
تنشر البيانات المالية السنوية للإدارة في الصحف اليومية بقرار من مجلس الولاية لغرض تأمين الشفافية و إطلاع المهتمين وذوي العلاقة و الجمهور بشكل عام على جهود الإدارة في الحفاظ على أموال القاصرين و من في حكمهم و تنميتها.
2/1/9 الرقابة الداخلية التدفق الداخلي
- يجب ضمان إجراءات الرقابة الداخلية فاعلة وكفوءة و منتظمة على سير المعاملات المالية كافة ، وضمان التطبيق المستمر و الفاعل لهذه الإجراءات مع إخضاعها إلى المراجعة المستمرة للتحقق من عدم وجود نقاط ضعف يمكن استغلالها لتمرير التلاعب و الانتهاكات و الأفعال الغير مشروعة.
- يتم إخضاع المعاملات المالية لمراجعة قسم التدقيق الداخلي قبل الصرف و القبض أو بعدها (راجع دليل التدقيق الداخلي).
2/1/10 المساءلة
يختص و زير العدل و الشؤون الإسلامية و مجلس الولاية بمساءلة الإدارة و موظفيها عن تحقيق الأهداف و الغايات المنشورة و المعتمدة ، و التي تعمل الإدارة على الإفصاح عنها من خلال البيانات المالية التي ينتجها النظام المحاسبي و تقرير الإدارة السنوي ، وكذلك المصادقة على الحسابات السنوية للتركات و ما في حكمها ، ومع عدم الإخلال بطرق ووسائل المساءلة الأخرى مثل المساءلة التشريعية و الجهات العليا في المملكة.
2/1/11 الفصل بين الواجبات
- ينبغي عدم السماح بقيام أي موظف من موظفي الإدارة بالجمع بين أي وظيفتين من الوظائف المتعارضة الآتية:
§ حيازة النقود و الموجودات.
§ مسك السجلات.
§ التدقيق و المراجعة الداخلية.
§ المصادقة على المعاملات المالية.
- و عموماً لا يجوز قيام أي موظف بواجبات موظف آخر إلا بعلم رئيس قسم الحسابات و / أو مدير الإدارة.
2/1/12 الوحدة المحاسبية
- يعتبر كل مال من أموال التركات و ما في حكمها بمثابة وحدة محاسبية فرعية ضمن الوحدة لمحاسبية لإدارة أموال القاصرين ، و لهذه الوحدة مدخلاتها و مخرجاتها ورصيدها، و تقسم هذه الوحدة المحاسبية لإدارة أموال القاصرين ، إلى وحدات أصغر لكل حساب من حسابات القاصرين و من في حكمهم بحيث أن كل قاصر يعتبر وحدة محاسبية قائمة بذاتها.
- كما يعد كل مال من أموال المساعدات المقيدة بمثابة وحدة محاسبية قائمة بذاتها لها مدخلاتها ومخرجاتها ورصيدها، وكذلك يعد مجموع مال المساعدات غير المقيدة وحدة محاسبية قائمة بذاتها أيضاً
- كما تعد أموال التركات وما في حكمها التي هي بعهدة الأولياء أو الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء، والأموال التي تدار مباشرة من قبل القاصر أو المحجور عليه المأذون بمثابة وحدات محاسبية مستقلة تقدم عنها بيانات مالية سنوية أو في اي تاريخ آخر، وتتولى إدارة أموال القاصرين الإشراف عليها والمحاسبة عنها ضمن الحسابات النظامية المتقابلة.
2/1/13 المجموعة المستندية و الدفترية
- يتم مسك النظام المحاسبي على الحاسب الآلي.
- تشمل المجموعة المستندية كافة المستندات المستخدمة لإثبات المعاملات المالية، وبشكل خاص.
- مستند الصرف: ويستخدم لأغراض توثيق المدفوعات كافة ، و لا يجوز دفع أي مبلغ بدون إعداد مستند صرف. ويجب أن يحتوي على المعلومات الآتية:
§ الرقم المتسلسل (حيث يكون الترقيم لكل سنة على حدة).
§ تاريخ المستند.
§ اسم و توقيع المدفوع له أو المستفيد كاملاً ، و اسم الوكيل عنه مع ذكر رقم وتاريخ الوكالة ، إذا تم الاستلام من غير المستفيد.
§ مقدار المبلغ المدفوع و تفاصيله إذا تطلب الأمر ( رقماً و كتابة).
§ طريقة الدفع ( نقداً أو شيك أو أمر تحويل).
§ رقم تصريح الصرف أو طلب الصرف.
§ رقم الشيك أو أمر التحويل البنكي.
§ التبويب المحاسب ( رمز و اسم الحساب المدين).
§ شرح مختصل عن طبيعة المبلغ المصرف ، و الإشارة إلى المرفقات.
§ الإشارة إلى رقم المستند قيد اليومية ذي العلاقة و تاريخه.
§ اسم و توقيع الموظف المختص القائم بإعداد المستند.
§ اسم و توقيع رئيس قسم الحسابات.
§ اسم و توقيع المدقق الداخلي ( في حالة وجود ذلك)
§ اسم و توقيع المسؤول عن مصادقة المستند.
ويتم إعداد مستند الصرف ألياً وحصرا من قبل الموظف المختص و بنسخة واحدة تحفظ مع المعاملة.
- مستند القبض ( الرصيد) : ويستخدم لأغراض توثيق المقبوضات كافة ، ويجب إعداد مستند قبض بكل مبلغ مستلم ، ويجب أن يحتوي مستند القبض على البيانات التالية:
§ الرقم المتسلسل ( حيث يكون الترقيم لكل سنة على حدة)
§ تاريخ إنشاء المستند.
§ اسم المستلم منه.
§ مقدار المبلغ المستلم (رقماً و كتابة) وتفاصيله إذا تطلب الأمر.
§ طريقة الاستلام (نقد أو شيك أو وسيلة دفع أخرى).
§ رقم تصريح الاستلام و اسم الجهة المصرحة بذلك.
§ أرقام و تواريخ الشيكات المستلمة.
§ التبويب المحاسبي (اسم ورمز الحساب الدائن).
§ شرح مختصر عن طبيعة المبلغ المستلم مع الإشارة إلى المرفقات
§ الإشارة إلى رقم مستند اليومية ذي العلاقة إذا تطلب الأمر
§ اسم وتوقيع أمين الصندوق او الشخص المستلم.
§ ختم أمين الصندوق
ويتم إعداد مستند القبض آلياً من قبل أمين الصندوق حصراً وبنسختين حيث تعطى النسخة الأولى إلى المستلم منه و تحفظ الثانية مع أوليات المعاملة.
- مستند قيد يومية:ويستخدم لأغراض إجراء التسويات القيدية في السجلات المحاسبية بين الحسابات المختلفة في معاملات لا يترتب عليها دفع أو قبض. ويجب أن يحتوي المستند على المعلومات التالية:
§ الرقم المتسلسل( حيث يكون الترقيم لكل سنة على حدة).
§ تاريخ إنشاء المستند.
§ رموز و أسماء الحسابات.
§ مقدار المبالغ المدينة و الدائنة إزاء كل حساب من الحسابات مع تثبيت مجموع الجانب المدين و مجموع الجانب الدائن.
§ شرح مختصر لطبيعة المعالجة المحاسبية ، و الإشارة إلى المرفقات.
§ الإشارة إلى رقم مستند الصرف أو القبض ذي العلاقة (إذا تطلب الأمر).
§ اسم وتوقيع الموظف المختص القائم بإعداد المستند.
§ اسم وتوقيع رئيس قسم الحسابات.
§ اسم وتوقيع المدقق الداخلي (في حالة وجود ذلك).
§ اسم وتوقيع المسؤول عن مصادقة المستند.
ويتم إعداد المستند آلياً لواسطة المخولين بذلك حصراً ، وبنسخة واحدة تحفظ مع أولياء المعاملة.
- مذكرة أمر قبض: وتستخدم لأغراض إصدار الأمر من قبل أقسام الإدارة المختلفة إلى أمين الصندوق في استلام مبالغ ـــــ ويجبن أن تحتوي على المعلومات الأتية:
§ اسم القسم في الإدارة ذي العلاقة.
§ رقم و تاريخ إنشاء المذكرة.
§ مقدار المبلغ المطلوب استلامه (رقماً وكتابة).
§ طريقة تسديد المبلغ ( نقد أو شيك أو غير ذلك).
§ اسم الشخص أو الجهة التي يستلم منها المبلغ.
§ شرح طبيعه المبلغ المطلوب استلامه.
§ رمز و اسم الحساب (أو الحسابات) الذي يبوب عليه المبلغ.
§ اسم وتوقيع الشخص القائم بإعداد المذكرة.
ويتم إعداد المذكرة ألياً بواسطة الموظف في القسم ذي العلاقة ، وبنسخة آلية واحدة ترسل إلى أمين الصندوق.
- مستند قبض يدوي:
يستخدم عند تفويض أي قسم من أقسام الإدارة باستلام مبالغ قليلة القيمة و متكررة على أمل تجميعها وتسليمها في نهاية اليوم إلى أمين الصندوق ويجب أن يحتوي على نفس المعلومات التي يتضمنها مستند القبض الأصلي باستثناء التبويب المحاسبي. ويعد المستند بنسختين حيث تعطى الأولى للشخص مسلم المبلغ وترسل الثانية مع الكشف إلى أمين الصندوق . وتخضع سندات القبض اليدوية غير المستعملة للجرد الدوري أو المفاجئ من قبل التدقيق الداخلي.
- كشف المقبوضات اليومية:
يعد هذا الكشف يومياً من قبل الشخص المخول باستلام المبالغ في الأقسام المختلفة بموجب مستندات قبض يدوية لغرض إعطاء خلاصة عن المبالغ المستلمة ويرسل مع المبالغ و الشيكات ونسخ مستندات القبض اليدوية إلى أمين الصندوق. ويجب أن يتضمن المعلومات الآتية:
§ اسم القسم المعني.
§ تاريخ الكشف ورقمه
§ تفاصيل المبالغ المستلمة.
§ أسماء المستلم منهم.
§ رموز و أسماء الحسابات الدائنة ذات العلاقة.
§ شرح مختصر إزاء كل مبلغ مستلم عن طبيعته.
§ رقم وتاريخ مستند القبض اليدوي.
§ مجموع المبالغ المستلمة (رقماً وكتابة).
§ اسم وتوقيع الموظف المختص.
- مستند صرف نثرية:
ويستخدم من قبل مسؤول النثرية عند صرف المبالغ النقدية لذوي العلاقة ، ويتضمن المعلومات الآتية:
§ رقم وتاريخ المستند.
§ اسم المدفوع له أو المستفيد وتوقيعه.
§ مقدار المبلغ المصروف (رقماً وكتابة).
§ شرح مختصر عن طبيعة المبلغ المصروف و الإشارة إلى المرفقات.
§ اسم وتوقيع مسؤول النثرية.
ويتم إعداد المستند يدوياً بنسخة واحدة تربط مع المعاملة.
- كشف مصروفات نثرية:
ويتم إعداده من قبل مسؤول صندوق النثرية عند الحاجة إلى تعزيز النثرية و تسوية المبالغ المصروفة. ويتضمن المعلومات الآتية:
§ اسم القسم في الإدارة ذي العلاقة.
§ تاريخ الكشف ورقمه.
§ تفاصيل المبالغ المدفوعة.
§ أرقام مستندات الصرف الفرعية.
§ أسماء الأشخاص المدفوع لهم.
§ رموز و أسماء الحسابات المدينة ذات العلاقة.
§ شرح مختصر عن طبيعة كل مبلغ مدفوع.
§ مجموع المبالغ المدفوعة (رقماً وكتابةً).
§ اسم وتوقيع مسؤول النثرية.
§ اسم وتوقيع رئيس القسم.
- يتم مسك مجموعة السجلات المحاسبية على الحاسب الآلي ، وتتضمن كحد أدنى على الآتي:
§ سجل الأستاذ العام.
§ سجل أستاذ التركات و ما في حكمها.
§ سجل أستاذ أموال المساعدات المقيدة و غير المقيدة.
§ سجل أستاذ الإيرادات.
§ سجل أستاذ المصروفات.
§ سجل أستاذ المدينين.
§ سجل أستاذ الدائنين و الأمانات.
§ سجل أستاذ الاستثمارات.
- تتولة الإدارة مسؤولية وضع الضوابط المناسبة للرقابة الداخليةعلى المستندات لمنع حدوث أية انحرافات أو مخالفات أو سوء استعمال.
- يجب حفظ المستندات في مكان آمن و في ملفات خاصة وبعهدة موظف مسؤول.
- يحدد بقرار من المدير المدة اللازمة للاحتفاظ بالمستندات مع كامل مرفقاتها و التقارير المجهزة عبر الحاسب الآلي مع مراعاة المدد الآتية أيهما أكثر:
§ المدة حسب الأحكام الواردة في القوانين و الأنظمة ذات العلاقة.
§ بعد مرور ثلاث سنوات على تصفية الحسابات المتعلقة بتلك المستندات.
- يجب حفظ المستندات و السجلات بطريقة منتظمة وبحسي تسلسل أرقامها وبما يفكل حمايتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- لا يجوز التعديل في المستندات و التقارير المالية التي انتهى العمل فيها و أرسلت للحفظ.
- في حالة فقد أو تشويه أو هلاك المستندات و التقارير المالية سواء أثناء العمل فيها أو أثناء حفظها فيجب أن يعرض أمرها فوراً على مدير إدارة القاصرين لتقرير إجراء التحقيق اللازم للوقوف على أسباب ذلك و اتخاذ الاحتياطات اللازمة لمنع إساءة استخدمها.
- كل تزوير أو تحريف في المستندات سواء أثناء العمل أو بعد الحفظ يجب أن يعرض أمره فوراً على مدير الإدارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
- في حالة الحاجة إلى إخراج مستندات محفوظة خارج الإدارة لأي غرض كان ، كأن يكون لعرضها على المحكمة ، فيجب تنظيم استمارة بذلك تعتمد من قبل المدير ويوقع عليها الموظف الذي سلمت بعهدته.
- يتم إتلاف المستندات التي مضت عليها الفترة المطلوبة حسب الأحكام الواردة في القانون و الأنظمة ذات العلاقة و من قبل لجنة تقوم بفحص هذه المستندات للتأكد من توفر الشروط القانونية وعدم الحاجة إليها مستقبلاً و من ثم تقوم اللجنة بعمل محضر إتلاف يعرض على رئيس قسم الحسابات و مدير الإدارة للمصادقة عليه.
- يتولى مدير الإدارة التأكد من عدم وجود جدوى للاحتفاظ بالمستندات المراد إتلافها و من ثم يصادق على المحضر.
- يتم الإتلاف بإشراف اللجنة و عليها التأكد من الآتي:
§ أنه يتم إتلاف المستندات و التقارير التي تمت المصادقة على إتلافها فقط.
§ أن يكون الإتلاف بطريقة تضمن عدم إفشاء السرية.
§ التأكد من عدم بقاء أية مستندات أو أجزاء منها بعد الإتلاق.
2/1/14 أحكام عامة
- عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات و الإجراءات الواردة في هذا الدليل ، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة في الدليل ، و على أن يكون ذلك بمعرفة و موافقة مدير إدارة أموال القاصرين.
- تعد كافة المعلومات الخاصة بالقاصرين و من في حكمهم بحكم السرية و لايجوز إباحتها للغير ، و يكون الإطلاع عليها و الوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص و مسؤولية كل منهم.
- ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات و استلام الطلبات بخصوص القاصرين ومن في حكمهم إلا للأشخاص و الأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
- لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مير الإدارة حسب مقتضيات الحال.
2/2 إدارة النقد
2/2/1 حيازة النقد
- يجب تعين موظف مسؤول عن حيازة النقد (أمين صندوق).
- يجب أن يتم الإحتفاظ بالنقد في خزانة مقفلة و أمينه.
- يمنع الدخول إلى منظقة أمين الصندوق لغيره.
- يتم التأمين على مسؤولية أمين الصندوق بالسقف الذي تحددة الإدارة.
- يتم إجراء الجرد اليومي على موجودات الصندوق من قبل أمين الصندوق ، كام تخضع موجودات الصندوق للجرد المفاجئ من قبل رئيس قسم الحسابات و / أو التدقيق الداخلي.
2/2/2 فتح وغلق الحسابات البنكية
- يجب فتح حساب جاري واحد لدى أحد البنوك المعروفة و المعتمدة في مملكة البحرين لغرض إيداع كافة المتحصلات النقدية و الصرف و السحب منه للأغراض المختلفة بالدينار البحريني و يخضع فتح هذا الحساب لموافقة مجلس الولاية و لايجوز تغييره إلا بموافقة المجلس ذاته . ويجوز فتح حسابات أخرى بالعملات الأجنبية.
- عند الضرورة ، يمكن فتح حسابات بنكية لأغراض مؤقتة بموافقة مدير الإدارة ورئيس مجلس الولاية ، و على أن يحدد في قرار فتح الحساب أسس تشغيله.
- يتم فتح الحسابات البنكية لأغراض إيداع الأموال الخاصة بالقاصرين و من في حكمهم المعهود بإدارتها إلى الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء أو إلى القاصر أو المحجور عليه المأذون له بإدارة أمواله مباشرة بموافقة المدير و على أن يحدد في القرار أسس تشغيل الحساب البنكي و ما إذا كان للإيداع فقط أو للإيداع و السحب.
- يتم غلق الحسابات المختلفة بموافقة مجلس الولاية بعد بيان الأسباب و المبررات بصورة كافية .
- في كل الأحوال يلتزم قسم الحسابات بالعمل على تجنب المخاطر المختلفة و من ذلك التعامل مع مصارف غير مستقرة مالياً ، أو تشتيت الحسابات البنكية أو تداخلها ، و ما إلى ذلك.
2/2/3 المطابقات مع البنوك
ينبغي إعداد المطابقات اليومية و الشهرية بخصوص حسابات الإدارة لدى البنوك المختلفة للتحقق من توافق أرصدة هذه الحسابات كما تظهر في كشوف البنوك مع ما يقابلها من أرصدة في سجلات الإدارة ، و التحري عن أية اختلافات و إجراء المعالجات بشأنها.
2/2/4 صناديق نثرية
- للإدارة أن تنشأ صناديق للمصروفات النثرية في قسم المحاسبات أو بقية الأقسام ذات العلاقة لتلافي المصروفات ذات الطبيعة النقدية البسيطة و المتكررة ، و ان كل صندوق للنثرية يجب أن يكون بعهدة شخص مسؤول عن الحيازة في القسم ذي العلاقة الذي تقع عليه مسؤولية مسك سجل محدث يبين الرصيد النقدي و المصروفات التي تمت تغطيتها بواسطة الصندوق و المستندات الداعمة لها.
- تحدد الإدارة في قرار إنشاء الصندوق السقف الأعلى له وطريقة استعاضة المصروفات منه.
- يجب الاحتفاظ بمبلغ النثرية في خزانة أمينة من قبل المسؤول عنها طوال الوقت.
- لايجوز استخدام صندوق المصروفات النثرية لتسديد ما يأتي:
§ المصروفات و السلف الشخصية.
§ المبالغ التي تزيد عن الحد المعين الذي تعتمده الإدارة.
§ تصريف الشيكات.
§ المصروفات التي لم تذكر في قرار إنشاء الصندوق.
- يجوز استخدام المبالغ النقدية المتجمعة لدى أمين الصندوق من المقبوضات النقدية لغرض سداد مبالغ المصروفات النقدية بحدود معينة يقرها مدير الإدارة و الاستعاضة بذلك عن صندوق النثرية ، وعندئذ يجب إعداد سندات صرف نقدية بهذه المبالغ مع قيام أمين الصندوق بمسك سجل للمقبوضات و المدفوعات النقديمة اليومية.
2/2/5 المدفوعات بشيكات
- ينبغي الاحتفاظ بدفاتر الشيكات غير المستعملة في خزانة لدى رئيس قسم الحسابات ، مع إخضاعها للجرد لادوري أو المفاجئ من قبل التدقيق الداخلي.
- يسلم دفتر الشيكات إلى الموظف المسؤول عن إعداد الشيكات على أن تتم إعادته قبل انتهاء الدوام الرسمي إلى رئيس قسم الحسابات للاحتفاظ به في الخزانة.
- لا يجوز السماح بقيام أي موظف آخر غير الموظف المسؤول عن إعداد الشيكات بإعداد هذه الشيكات نيابة عنه إلا بموافقة رئيس قسم الحسابات.
- يجب تشويه الشيكات الملغاة أو المبطلة وربطها في دفتر الشيكات لغرض الرجوع إليها عند إجراء التدقيقات و المطابقات.
- توقع الشيكات من قبل المخولين حسب الصلاحيات المعتمدة.
- لا يتم إصدار شيكات مكررة بدلاً من الشيكات المفقودة إلا بعد التحقق من أن الشيكات الأصلية سوف لن تقدم للدفع ، و ذلك من خلال الحصول على شهادة من البنك ذي العلاقة و الحصول على إفادة تعهد من المستفيد.
- على الإدارة العمل على الاتصال بالمستفيدين من الشيكات غير المسحوبة أو غير المطالب بها بعد انتهاء الفترة القانونية المسموح خلالها بسحب هذه الشيكت البالغة ستة أشهر ، و اتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها.
- يتم إعداد سندات الصرف آلياً من قل النظام ، وترحل المبالغ إلى الحسابات ذات العلاقة تلقائياً.
- يتم الالتزام بالأحكام الآتية عند إيقاف صرف الشيكات:
§ إذا تقرر إلغاء الشيك لأي سبب ، مثلاً لعد مراجعة الكستفيد لاستلامه أو عدوله عن ذلك ، يتولى مدير الإدارة إلغاء الشيك و إعادته إلى رئيس قسم الحسابات لغرض اتخاذ الإجراء المحاسبي بعكس القيد.
§ عند صدور الشيك وتسليثمه للمستفيد ، يقوم رئيس قسم الحسابات بإخطار البنك هاتفياً ، و من ثم تحريرياً ، بطلب إيقاف صرف الشيك مع ذكر الأسباب . ويعتبر الشيك لا غياً بعد الحصول على تأييد تحريري من البنك بعدم صرف الشيك ، وبعدها يجب اتخاذ الإجراءات المحاسبي اللازم لإلغاء الشيك.
§ يمبغي تعديلالنظام مباشرة ببيانات الشيكات الملغاة.
§ يتم تحميل المستتفيد بالمصاريف المترتبة على إيقاف الشيك و أية مصاريف أخرى على إعادة إصداره.
- يبقى الشيك صالحاً لصرف قيمته لمدة ستة أشهر من تاريخ إصدار فإذا لم يصرف خلال تلك المدة وتقدم المستفيد فيما بعد بطلب إصدار شيك جديد بديل الأول ، وجب استرداد أصل الشيك المنتهية صلاحيته قبل إصدار شيك جديد.
- يجب الالتزام بالأحكام التالية بخصوص الشيكات المفقودة أو المسروقة أو التالفة :
§ يجب الإيقاف الفوري للشيك بموجرد استلام بلاغ من المستفيد عن فقده أو سرقتهرأو تلفه بعد استلامه.
§ إذا تم صرف الشيك المفقود أو المسروق من قبل البنك قبل تقديم إخطار إيقاف الصرف ، عند ذلك يتم إخطار المستفيد بعدم استحقاقه قانونياً في المطالبة بشيك بديل ، غير انه يتوجب تقديم المساعدة الممكنة له حتى يسترد قيه الشيك المسروق أو المفقود ، وإذا كانت هنالك أي دعوى قضائية فيجب اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة على وجه السرعة.
- في حالة رفض البنك صرف الشيك الصادر من الإدارة لأي سبب يتلق بصحة و سلاتمة بيانات الشيك أو عدم وجود الرصيد أو أي سبب آخر ، فيتم استلامه من خلال المستفيد و اتخاذ الإجراءات اللازمة لإلغاء و إصدار شيك بديل أو معالجة الحالة.
2/2/6 المقبوضات
- لا يجوز استلام أي مبلغ نقدي أو شيك إلا بموجب مستند قبض حسب النموذج المعتمد و على أن تكون هذه المستندات مرقمة مسبقاً و أن يتم الاستلام من قبل أمين الصندوق حصراً ، مع وضع الضمانات الكافية في نظام الحاسب الآلي التي تحول دون قيام غير أمين الصندوق بطبع و استخراج مستندات القبض .
- يجوز تخويل أحد الأقسام باستلام المبالغ النقدية ذات الطبيعة المتكررة اليومية و القليلة بموجب نموذج مستند قبض فرعي ، على أن يتم تخويل أحد موظفي القسم المعني بذلك، و عليه مسك كشف بالمبالغ المستلمة يومياً ، وتسديدها قبل انتهاء الدوام الرسمي إلى أمين الصندوق.
- يجوز إجراء ترتيبات مع البنك أو البنوك ذات العلاقة لتحويل المبالغ تلقائياً إلى حساب الإدارة ، و عندئذ يجب الحصول على إشعار من البنوك و إجراء المعالجات المحاسبية بشأنها بعد أن يتم إصدار أمر قبض وسند قبض بإيداع المبلغ في الحساب المعين.
- يجب إيداع الرصيد النقدي للصندوق يومياً في البنك الذي تتعامل معه الإدارة.
- في حالة إعادة شيك سبق إيداعه في البنك لأي سبب كان ، مثلاً عدم كفاية الرصيد أو راجع الساحب ، فيتك استلامه من قبل قسم الحسابات و يدون في سجل للمتابعة.
- بعد التأكد من أسباب إرجاع الشيك يتم إجراء التسوية القيدية بشأنه ، مع إرال خطاب إلى الساحب لمطالبته بإرسال شيك جديد.
- في حالة إرسال شيك جديد ، يتم إرجاع الشيك القديم إلى الساحب أما في حالة عدم المبادرة إلى التسديد فيحال الموضوع إلى الشؤون القانونية لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
2/2/7 الشيكات مؤجلة القبض و شيكات الضمان
- تستلم الشيكات مؤجلة القبض وشيكات الضمان عند وجود ضرورة تستدعي ذلك بموافقة المدير.
- تستلم هذه الشيكات من قبل القسم المعني وتحال إلى قسم الحسابات لغرض الاحتفاظ بها لحين حلول ميعاد الاستحقاق.
- يحتفظ بهذا الشيك في خزان أمين الصندوق.
- تسجل هذه الشيكات بقيد نظامي في النظام المحاسبي لغرض السيطرة عليها.
- تخضع هذه الشيكات للجرد اليومي مع بقية موجودات الصندوق ، و للجرد المفاجئ من قبل رئيس قسم الحسابات أو التدقيق الداخلي.
- تعاد شيكات الضمان إلى أصحابها عند انتفاء الحاجة لها.
2/3 الحاسبة عن أموال التركات وما في حكمها
2/3/1 فتح حساب التركة
- ينبغي فتح حساب مستقل لكل تركة من التركات و ما في حكمها ضمن مجموعة حسابات التركات و ما في حكمها ، ويجزأ هذا الحساب إلى أعمدة فرعية البحث يخصص عمود لكل قاصر و ما في حكمه من الورثة و المستفيدين ، فأن وجد بين الورثة رشد ينبغي فتح حسابات مستقلة لهم ضمن حسابات الأمانات.
- يعطي كل حساب تركه رقماً معيناً هو نفس رقم ملف التركة الأصلية ، و كذلك يعطى رقم فرعي لكل حساب قاصر و ما في حكمه بصيعه 1/رقم حساب التركة، 2/رقم حساب التركة، وهكذا.
- ينبغي تأشر أسلوب التوزيع على الورثة (بما فيهم من قصر ورشد) في حساب كل تركة حسب الفرضية الشرعية وذلك لتسهيل التوزيع الإلكتروني للإضافات و التنزيلات من حساب التركة التي تتم وفق هذه الفرضية الشرعية.
2/3/2 الإضافة إلى حساب التركة
تتم الإضافات إلى حساب التركة وفق عدة أسس أهمها:
- الإضافة حسب الفرضية الشرعية ، وشمل ذلك القصر و الرشد من الورثة ، وذلك في حالة إضافة إراد من مال عائد لصاحب تركة كإيجار عقار أو عائد استثمار مالي أو حصيلة بيع عقار أو استثمارات أو موجودات أخرى .. الخ.
- الإضافة إلى حساب القاصر أو المستفيد المعين أو بعض هؤلاء دون البقية، مثال ذلك إيجار عقار مسجل باسم القاصر ذاته، أو بدل بيع سيارة أو عقار تعود له دون غيره.
- الإضافة إلى حساب الزوجة و القصر فقط بالنسب المعتمدة، مثال ذلك الراتب التقاعدي يوزع 50% للزوجة و 50% للقطر فقط بالتساوي.
- الإضافة إلى الحسابات بحسب الرصيد في تاريخ معين أو معدل الموزون أو المعدل المتحرك كما في حالة حصتهم من عوائد استثمار مجموع أموال القاصرين و من في حكمهم و التي تتم من قبل إدارة أموال القاصرين، أو إضافة فوائد اتلوديعة الثابتةالمستثمرة من مال التركة بحد ذاتها.
وعموماً عند معالجة إضافة أي مبلغ ينبغي تحديد أساس التوزيع، و إتباعه ضمن الخيارات المتاحة في النظام المحاسبي الإلكتروني.
2/3/3 المدفوعات من حساب التركة
- ينبغي أن لا يتم تنزيل أو دفع أي مبلغ من حساب التركة إلا بعد حصول الموافقات الأصولية حسب الدلة و الصلاحيات المعتمدة.
- يتم تنزيل ودفع المبالغ من حساب التركة أما:
§ من حساب القاصر المعين و من في حكمه إذا كان المبلغ الموضوع لصالحه دون غيرة.
§ من حسابات جميع القصر بالتساوي كما في حالة النفقات المعيشية لمجموع الأسرة ما لم يتم تقرير خلاف ذلك.
§ من حسابات كل منهم بنسبة معينة متفق عليها كما في حالة شراء عقار حيث يقتطعالمبلغ حسب حصة كل منهم في العقار المشتري.
§ من حساب كل منهم حسب الرصيد كما في حالة نفقات الاستثمار.
من حساب كل منهم حسب الفريضة الشرعية كما في حالة سداد دين متعلق بأصل التركة
2/3/4 المطابقات و التحقق
- ينبغي إجراء المطابقة بين حسابات التركات في الأستاذ الفرعي وحساب التركات في سجل الأستاذ العام شهرياً.
- على قسم التدقيق الداخلي إجراء تدقيق عشوائي أو مقصود بالمفترات التي يراها للتحقق من صحة تسجيل وترحيل المبالغ و الأرصدة في حسابات التركات و ما في حكمها و في حسابات المستفيدين وفق الأسس المعتمدة.
2/3/5 كشف حساب التركة
- ينبغي إعداد كشف سنوي لحساب كل تركة و ما في حكمها، وكذلك حين الحاجة أو الطلب، كوحدة محاسبية قائمة بذاتها.
- يتضمن الكشف الأموال النقدية للتركة، وكذلك الأموال غير النقدية التي تظهر ضمن الحسابان النظامية المتقابلة و المطلوبات و الالتزامات عليها، مع بيات الحركة الجارية على مال التركة و أفرادها من إضافات وتنزيلات خلال الفترة.
- ترسل الكشوف إلى أصحاب التركات سنويا لغرض التأييد ، ويذكر عليها أنه في حالة عدم الاعتراض خلال مدة شهر من تاريخ الكشف يعتبر الكشف نهائيا.
2/3/6 غلق حساب التركة
- يغلق حساب التركة عند سحب آخر رصيد نقدي منه أو عند تسليم الأموال للوصي أو القيم أو الوكيل، وعند بلوغ سن الرشد لآخر شخص من المستفيدين من التركة.
- يحول حساب التركة عند ذلك إلى حسابات التركات المغلقة ذات الرصيد الصفري ويؤشر ذلك في النظام المحاسبي الإلكتروني.
2/3/7 توزيع عوائد الاستثمار على التركات و ما في حكمها
- ترحل العوائد المتحققة عن نشاط الإدارة في استثمار أموال القاصرين و من في حكمهم بعد استقطاع النفقات ذات العلاقة إلى حساب الاحتياطي العام.
- في نهاية كل سنة مالية يعتمد مجلس الولاية الأساس لتوزيع المبالغ المتحققة من عوائد استثمار مجموع أموال القاصرين و من في حكمهم على حسابات التركات ذات العلاقة.
- يوزع المبلغ الذي يعتمده المجلس بين القاصرين و من في حكمهم حسب المعدل المتحرك الشهري وذلك باستخدام المعادلة الآتية:
مجموع أرصدته في نهاية كل شهر
12
مقدار نصب القاصر و من في حكمه من
عائد الاستثمار: = ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
مجموع الأرصدة في نهاية كل شهر في حسابات التركات
12
X مقدار المبلغ المقرر توزيعه
- في حالة سحب رصيد حساب قاصر معين أو من في حكمه من حساب التركة المعينة أو سحب حساب التركة بالكامل قبل انتهاء السنة المالية أو قبل توزيع عوائد الاستثمار السنوية، يتم لإضافة عائد استثمار بالنسبة المعتمدة في السنة السابقة ويحول المبلغ إلى حساب التركة من حساب الاحتياطي العام.
2/3/8 التركات المدينة
- على قسم الحسابات مراعاة ضرورة عدم انكشاف حساب أي قاصر أو من في حكمه في أي تركة من التركات أو ما في حكمها، وعدم صرف أي مبلغ إلا بعد التأكد من وجود الرصيد الكافي.
- عند ظهور حساب أي تركة أو نصيب أحد القصر أو من في حكمهم مديناً، وذلك من خلال المراجعة الشهرية لهذه الحسابات، فيجب عرض الأمر في الحال على مدير الإدارة لاتخاذ الإجراء المناسب بشأنه، وقد يكون ذلك من خلال استلام إيرادات مستقبلية كافية، أو عوائد استثمار ، أو تسديده من حسابات الراشدين بعد موافقتهم أو غير ذلك.
- إذا لم يتم التمكن من سد الرصيد المدين، وكان السبب في حدوثه لا يعود إلى تقصير أي من موظفي الإدارة، كأن يكون بسبب نفقات قضائية أو بنكية أو ما شابه، فأن المبلغ يحمل على أنصبة بقة القاصرين و الرشد ضمن نفس التركة في حالة كفايتها، وعند عدم وجود الرصيد الكافي تتحمل الإدارة المبلغ من قبلها. أما إذا كان السبب في ذلك تقصير أحد موظفي الإدارة فيحول الموضوع إلى قسم الشؤون القانونية لبيان الرأي بشأن تحميله بالفرق إن لم يتم التمكن من استراد المبلغ من الوصي أو الأقارب بعد المطالبة.
- يجب أن يؤمن النظام المحاسبي الإفصاح عن أرصدة التركات المدينة في الميزانية العامة وفي الجانب الدائن مطروحة من أرصدة التركات الدائنة مع شرح الأسباب والإجراءات في الإيضاحات الملحقة بالميزانية إذا كان المبلغ مهماً نسبياً.
- للإدارة أن تخلق حساب مخصص ديون مشكوك فيها لغرض مواجهة الديون التي تكون محل نزاع أو من المحتمل عدم تحصيلها.
2/3/9 المحاسبة عن اموال التركات غير النقدية و الالتزامات عليها
تستخدم الحسابات النظامية المتقابلة للمحاسبة عن أموال التركات غير النقدية وتظهر بالقيم المبينة أدناه في الميزانية العامة :
|
ـ الذهب و المجوهرات و المعادن الثمينة |
بالقيمة السائدة في السوق في تاريخ الواقعة. |
|
ـ العقارات و الأراضي |
بالقيمة التقديرية في تاريخ الواقعة مطروحاً منها الاستهلاك المتركم للبناء. |
|
ـ الستثمارات المالية (اسهم وسندات) |
بالقيمة السمية. |
|
ـ السيارات و الموجودات الأخرى |
تبقى بحوزة أصحاب التركة ولا يسجل بها قيد |
|
ـ الأعمال التجارية و الصناعية |
بقيمة رأس الماال و الاحتياطات و الوفورات (حق الملكية) كما تظهره الميزانية العامة لها. |
|
ـ الودائع الثابتة لأصحاب التركات |
برصيد الوديعة النقديمة كما في نهاية السنة (بما في ذلك الفوائد المضافة). |
|
ـ الالتزامات على التركة |
تسجيل الالتزامات المثبتة في تاريخ الواقعة أو بعدها بالقيمة الحقيقية مع الإفصاح عن مواعيد الاستحقاق في السجلات. |
2/3/10 الإفصاح
ينبغي الإفصاح عن أموال التركات في الكشوف الملحقة بالميزانية كم يلي:
|
|
رصيد أموال التركات في بداية السنة |
|
|
تضاف : أموال التركات الجديدة المضافة |
|
|
تضاف : عوائد الاستثمار والمقبوضات الخاصة بالتركات ذاتها |
|
|
تضاف : عوائد الاستثمار العمومية |
|
|
المجموع |
|
|
ينزل المدفوعات من حسابات التركات (حسب النوع) |
|
|
ينزل أموال التركات المسحوبة |
|
|
ينزل المحول إلى أمانات تركات الراشدين |
|
|
مجموع |
|
|
رصيد أموال التركات الدائنة في نهاية السنة |
|
|
يطرح : التركات المدينة |
|
|
صافي رصيد أموال التركات |
2/4 المحاسبة عن الاستثمارات
2/4/1 التصنيف المحاسبي للاستثمارات
- تصنف الاستثمارات المملوكة للإدارة أساساً إلى :
§ استثمارات لغرض المتاجرة.
§ استثمارات متاحة للبيع.
§ استثمارات يحتفظ بها حتى تاريخ الاستحقاق ، ويدخل ضمنها عقود الإجارة طولية الأجل المنتهية بالتمليك.
- كما تصنف الاستثمارات نوعياً إلى :
§ استثمارات في أسهم الشركات العامة.
§ استثمارات في أسهم الشركات المقفلة.
§ استثمارات في الصناديق الاستثمارية.
§ استثمارات في الستندات الحكومية.
§ استثمارات في السندات الغير حكومية.
§ الودائع الثابتة بالدينار البحريني.
§ الودائع الثابتة بالعملة الأجنبية.
§ قروض للغير.
§ استثمارات عقارية.
§ ......... الخ.
2/4/2 اقتناء الاستثمارات
- تسجيل الاستثمارات محاسبياً عند اقتنائها بالكلفة التاريخية، وتشمل كلفة الشراء و أية مبالغ مصاريف أو رسوم تدفع لغرض إنهاء عملية الشراء.
- في حالةاالسندات التي تحمل فائدة تدفع في تواريخ محددة مسبقاً، تحتسب الفائدة المستحقة من تاريخ الشراء إلى تاريخ الاستحقاق وتخصم من المبلغ المدفوع للشراء وتسجل تحت حساب (فوائد مستحقة غير مقبوضة)، وعند حلول ميعاد الاستحقاق واستلام الفائدة، يعكس مبلغ الحساب المذكور إلى حساب الفوائد الدائنة.
- في حالة العقارات المشيدة، تشمل كلفة الاقتناء كافة المبالغ المنفقة على عملية شراء الأرض وكلف المقاولات والخدمات والرسوم والمصاريف الأخرى لغاية جعل العقار صالحاً للاستخدام وتسليمه إلى المشتري أو تأهيله للتأجير للغير ، ويدخل ضمن الكلفة أية مبالغ مدفوعة لقاء فوائد القروض المستلمة لغرض تشييد أو تكملة تشييد العقار ، إن وجدت.
2/4/3 بيع الاستثمارات
- عند بيع أي استثمارات، يتم إلغاء قيمتها الظاهرة في السجلات المحاسبية واستهلاكها المتراكم (أن وجد) ويسجل الفارق من بدل البيع إن كان دائناً لحاسب (إيرادات بيع الاستثمارات)، وإن كان مديناً يسجل في حساب (خسائر بيع الاستثمارات ).
- في حالة السندات التي تحمل فائدة تدفع في تواريخ محددة مسبقاً، تحتسب الفائدة المستحقة لغاية تاريخ البيع وتخصم من بدل البيع وتسجل دائنة لحساب (الفوائد الدائنة).
- في حالة بيع العقارات بطريقة التأجير طويل الأجل المنتهية بالتمليك فتتم المحاسبة عنها باعتبارها عقد تأجير رأسمالي. ويتم إلغاء قيمة العقار من السجلات.
2/4/4 المحاسبة عن عوائد الاستثمار
- تسجل مبالغ فوائد السندات المستثمر فيها في تاريخ استحقاقها دائنة لحساب فوائد السندات سواء استلمت نقداً أم لم تسلم.
- تسجل أرباح الاستثمارات في الأسهم كما يلي :
§ بقيمة توزيعات الأرباح المستلمة فقط إذا كانت نسبة الملكية في رأسمال الشركة المستثمر فيها (20%) فأقل، وتسجل لحساب (أرباح الأسهم).
§ باستخدام طريقة الحقوق إذا كانت نسبة الاستثمار تزيد عن ( 20%) من رأسمال الشركة المستثمر فيها وتقل عن (50%، وذلك بإضافة نسبة الأرباح المستحقة من صافي دخل الشركة المستثمر فيها، سواء كان موزعاً أو غير موزع، إلى قيمة الاستثمار ذاته ودائنة لصالح (أرباح الأسهم)، وعند الاستلام نقداً يطرح المبلع المستلم من قمية الاستثمار ذاته.
§ بستخدام طريقة الحسابات الموحة، إذا كانت نسبة الاستثمار تزيد عن ( 50%) من رأسمال الشركة المستثمر فيها.
- تسجل إيرادات إيجار العقارات عند استلامها في حساب (إيرادات إيجار العقار) وفي نهاية السنة عند و جود إيجارات متأخرة، يتم عمل قيد بها بجعل حساب إيرادات مستحقة غير مقوبضة مديناً وحساب بدلات إيجار عقار دائناً.
- تسجل الأرباح المتأتية من الاستثمار في الصناديق الاستثمارية عند استلامها إيرادا لحساب (أرباح صناديق استثمارية) ويتم عمل قيد المستحق منها في نهاية السنة المالية.
- تسجل أرباح حسابات الاستثمار المستحقة بإضافتها إلى حساب الاستثمار ذاته ، أما عند استلامها نقداً فتضاف إلى النقد أو الحساب الجاري ودائنة لحاب الإيرادات.
- كما تسجل فوائد الحسابات الجارية مع البنوك في ضوء الإشعار الدائن بإضافتها إلى نقدية لدى البنوك ودائنة لحساب فوائد الحسابات الجارية.
- عند بيع استثمار عقاري معين ببدل محدد على عدد من السنوات بأسلوب التقسيط فيتم تسجيل قيد عند البيع بتسجيل بدل البيع على حساب المدينين وتسجل الفرق بين الكلفة وبدل البيع ضمن حساب (أرباح مؤجلة )، ويتم سنوياً الاعتراف بجزء من الربح عند استلام القسط بتحويله من حساب أرباح مؤجلة إلى حساب الإيرادات.
2/4/5 تقييم الاستثمارات في نهاية السنة المالية والاستلاك وتناقص القيمة
- في نهاية كل سنة مالية يجري تقييم لمحفظة الاستثمارات المالية (الأسهم و السندات) وذلك باحتساب القيمة السوقية و الكلفة لكل استثمار على حدة وتحديد الفارق وفق المعيار المحاسبي الدولي رقم (39) بحسب نوع الاستثمارات .
- بخصوص الاستثمارات العقارية المملوكة للإدارة والمستغلة للتأجير للغير، يتم احتساب استهلاك سنوي بطريقة القسط الثابت وبنسبة ( 5%) سنوياً أو ما يراه المجلس مناسبا لتحديد عمر العقار ، وإذا ما وجد أن القيمة السوقية للعقار تقل عن قيمته الدفترية الظاهرة في السجلات فعندئذ يجب الاعتراف بتناقص القيمة وإضافته دائناً إلى حساب الاستهلاك المتراكم للعقار.
2/4/6 الإفصاح
ينبغي الافصاح في كشف الإيضاحات والكشوف التحليلية الملحقة بالميزانية عن :
- طريقة المحاسبة عن كل نوع من الاستثمارات والمخصصات المرتبطة بها.
- معدل عائد الاستثمار.
- بيان القطاعات والجهات المستثمر فيها و عدد الأسهم والسندات المستثمر.
- بيان القمية السوقية و الكلفة لكل استثمار.
- بيان المخاطر المحتملة.
2/5 المحاسبة عن أموال المساعدات
2/5/1 التصنيف المحاسبي
- أموال المساعدات المقيدة، وهي المساعدات والتبرعات والهبات التي تستلم من الجهات الحكومية أو المعنوية أو الأشخاص الطبيعيين، والتي يحدد الواهب أو المتبرع فيها غرض استخدام الأموال و/ أو شروط استخدامه أو فئات القاصرين ومن في حكمهم التي يصرف المال لهم. وكذلك يعد من أموال المساعدات المقيدة المبالغ التي تستلم من الغير دون أن يضع الواهب أوالمتبرع قيوداً أو شروطاً، لكن مجلس الولاية يضع هذه القيود أو الشروط.
- أموال المساعدات غير المقيدة، وهي مبالغ المساعدات والتبرعات والهبات والإكراميات التي تستلم من الجهات الحكومية أو المعنوية أو الأشخاص الطبيعيين كدعم عام و لا تحدد فيها أية شروط أو قيود.
2/5/2 استخدام أموال المساعدات
- يتم استخدام أموال المساعدات المقيدة و غير المقيدة بمعرفة مجلس الولاية، وللمجلس أن يأذن لرئيسه أو مدير الإدارة بالتصرف في حدود معينة أو وفق سيلسة عامة يرسمها المجلس للمال المعين، أو لمجوع الأموال .
- عند الصرف من أموال المساعدات المقيدة و غير المقيدة فيتم الصرف مباشرة من ذلك المال بجعله مديناً في كل مرة. مع التأشير بنوعية الصرف (كساوي، علاج، تعليم....الخ) لغرض تسهيل إعداد كشف تحليلي بطبيعة افنفاق من أموال المساعدات.
2/5/3 تدوير الأرصدة
عند بقاء أرصدة في حساب أي مال من أموال المساعدات المقيدة أو غير المقيدة غير مستخدم لغاية انتهاء السنة المالية، يجب تدويره كرصيد افتتحاحي إلى السنة اللاحقة.
2/5/4 الإفصاح
- ينبغي الإفصاح عن أموال المساعدات المقيدة و غير المقيدة في الميزانية العمومية كما يلي :
أموال المساعدات المقيدة (غير المقيدة)
|
XXX |
الرصيد الافتتاحي في بداية السنة |
|
XXX |
الأموال المستلمة خلال السنة |
|
XXX |
مجموع |
|
(XXXX) |
يطرح المبالغ المصروفة خلال السنة |
|
XXXX |
الرصيد المدور للسنة اللاحقة |
- ينبغي عمل كشف إيضاحي تحليلي مستقل بكل مال من أموال المساعدات المقيدة، ومال المساعدات غير المقيدة ككل يلحق مع الميزانية العامة ويبين فيه الأرصدة الإفتتاحية وطبيعة الاستخدامات والأرصدة المدورة إلى السنة التالية.
- ينبغي تزويد المتبرع أو الواهب بمال المساعدات المقيدة بكشف سنوي بالمبالغ المصروفة والمدورة من المال ان هو طلب ذلك، أو إذا رأي المجلس أو الإدارة ذلك تعزيزاً للشفافية.
2/5/5 التوثيق
ينبغي على قسم الحسابات الاحتفاظ بملف لكل مال من اموال المساعدات المقيدة أو غير المقيدة تحفظ فيه صور الوثائق الخاصة باستلام المال والصرف منه وجعله جاهزاً للمراجعة والتدقيق في أي وقت
2/6 الاحتياطي العام
2/6/1 التعريف
يقصد بالاحتياطي العام الوعاء الذي يضم صافي عوائد الاستثمار لأموال القاصرين ومن في حكمهم التي تتم بمعرفة الإدارة، وكذلك الموارد الأخرى التي يقرر المجلس إضافتها إليه.
2/6/6 مصاد التمويل
يمول حساب الاحتياطي العام من لامصادر الآتية :
- صافي عائد الاستثمار السنوي لأموال القاصرين ومن في حكمهم الناتج من تجميع عوائد الاستثمار والإيرادات من مختلف المصادر (باستثناء أموال المساعدات) ومطروحاً منها المصاريف المتعلقة بالاستثمار والصيانة والنفقات الأخرى للإدارة المباشرة لأموال القاصرين كأتعاب التدقيق واستشارات، وضرائب ورسوم ونفقات قضائية وبنكية وأجور إعلان وما شبه).
- النسبة التي يقرر المجلس استقطاعها من عوائد الاستثمار الخاصة لتركات الراشدين التي لم يراجعوا لاستلامها وحولت إلى حساب الأمانات، وكذلك لعوائد أموال المفكوك الحجر عنهم أو العائدين من الغياب التي لم يراجعوا لاستلامها.
- فوائد الحسابات الجارية للإدارة لدى البنوك.
- أيه موارد أخرى يقرر المجلس إضافتها إلى هذا الحساب.
2/6/3 استخدامات الاحتياطي العام
يستخدم الحساب للأغراض الآتية :
- النسبة التي يقررد المجلس توزيعها على تركات وأموال القاصرين ومن في حكمهم لتنمية وتعزيز أرصدتها.
- المبالغ التي يقرر المجلس توزيعها كمساعدات عامة على القاصرين من أصحاب التركات ذات الأرصدة القليلة أو الذين لا تركة لهم أصلاً لغرض تغطية النفقات المعيشية أو التعليمية أو الكساوي وما إلى ذلك.
- المبالغ التي يقرر رئيس مجلس الولاية صرفها كمساعدات منقطعة إلى قاصرين معينين في ضوء طلبات الحاجة المقدمة منهم.
- المبالغ التي تسدد مقدماً قبل انتهاء السنة المالية عند سحب مبالغ التركات نهائياً أما بسبب بلوغ سن الرشد أو انقضاء التركة، وذلك لقاء حصة الفترة المنقضية من السنة من عوائد الاستثمار.
- النسبة التي يقرر المجلس توزيعها على موظفي إدارة أموال القاصرين كحوافز سنوية نظير الجهود التي يبذلونها في تنمية أموال القاصرين ومن في حكمهم والمحافظة عليها.
- أية استخدامات أخرى في حدود الأهداف المعتمدة وبقرار من مجلس الولاية أو رئيس المجلس.
- تغطية الخسائر التي تتحقق للنشاط الاستثماري في أي سنة.
2/6/4 تدوير الأرصدة
- يدور الرصيد المتبقي غير المستخدم من حساب الاحتياطي العام إلى نفس الحساب في السنة اللاحقة.
2/6/5 الإفصاح
- يظهر حساب الاحتياطي العام في الجانب الدائن من الميزانية العامة أو يعد به كشف تحليلي مرفق يتضمن البيانات الآتية :
|
XXX |
الرصيد المدور من السنة السابقة |
|
XXX |
المبالغ المضافة خلال السنة (من تقرير الدخل) |
|
XXX |
مجموع |
|
|
|
|
(XXXX) |
يطرح منه : |
|
XXXX |
المبالغ الموزعة والتي يتم توزيعها على أموال التركات |
|
XXXX |
المبالغ المصروفة كمساعدات |
|
XXXX |
المبالغ المخصصة لحوافز الإدارة |
|
XXXX |
تنزيل خسائر |
|
XXXX |
الاستخدامات الأخرى |
|
|
|
|
XXXX |
مجموع التنزيلات |
|
XXXX |
الرصيد المدور إلى السنة اللاحقة |
2/7 حسابات المصروفات
2/7/1مصروفات الإدارة
- تحمل كافة مصروفات الإدارة بما فيها الرواتب والأجور والمستلزمات السلعية والخدمية وغيرها على الموازنة العامة للدولة بواسطة وزارة العدل والشؤون الإسلامية.
2/7/2 المصروفات التي تحمل على تقرير الدخل
يحمل تقرير الدخل إدارة أموال القاصرين بصفتها أمينة على أموال القاصرين ومن في حكمهم بالمصروفات المباشرة المتعلقة باستثمارات أموال القاصرين وإدارتها، وأهمها:
§ أقساط استهلاك العقارات المقتناة لغرض استثمار أموال القاصرين ومبالغ تناقص قيمة هذه العقارات.
§ المبالغ المترتبة عن صيانة العقارات المشار إليها.
§ أتعاب التدقيق والاستشارات.
§ الرسوم ذات العلاقة باستثمار أموال القاصرين.
§ النفقات القضائية وأتعاب المحاماة.
§ النفقات البنكية والعمولات.
§ أجور الإعلان
§ هبوط قيمة الاستثمار.
§ خسائر بيع الاستثمارات.
§ الديون المعدومة والمشكوك فيها.
§ أية مصروفات أخرى يقرها المجلس.
2/8 الحسابات المدينة والدائنة والالتزامات
2/8/1 عام
- إن قسم الحسابات مسؤول إبتداءاً عن ضمان التسجيل الملائم للحسابات المدينة والدائنة والقيام بتحصيلها أو تسديدها بصورة صحيحة وفي الوقت المناسب دون تأخر.
- يجب اعتماد قاعدة المبالغة في الحسابات الدائنة والتقليل في الحسابات المدينة ففي حالة وجود شيك بسجل مطلوب، والعكس بالعكس في حالة الموجودات.
2/8/2 التصنيف المحاسبي
- تصنف الحسابات المدينة والدائنة ابتداء حسب الفترة المحتملة للاستيفاء أو التسديد إلى قصيرة الأجل، وطويلة الأجل.
- يمكن أن تتضمن الحسابات المدينة للإدارة ما يأتي:
§ السلف والدفعات المقدمة المدفوعة إلى المقاولين والمتعهدين.
§ الأرصدة المدينة والمستحقات مثل الإيجارات والفوائد المستحقة والأرصدة المدينة الأخرى.
- ويمكن أن تتضمن الحسابات الدائنة مفردات مثل :
§ الأمانات المستلمة من المقاولين والمتعهدين وغيرهم.
§ أمانات تركات الراشدين والمرفوع الحجر عنهم والعائدين من الغياب.
§ الأرصدة الدائنة الأخرى والمبالغ المستلمة مقدماً مثل الإيجارات المستلمة مقدماً.
2/8/3 التسجيل والإثبات
- إن تسجيل كافة الحسابات المدينة والدائنة ينبغي أن يكون على أساس معايير التسجيل والإثبات المعقولة والملائمة.
- على قسم الحسابات أن يضمن اكتمال تسجيل المستحقات وان يسجلها لجميع المطلوبات التي لم ترد بشأنها قوائم مطالبة.
2/8/4 الالتزامات المحتملة والطارئة
- في حالة وجود التزامات محتملة أو طارئة أو مخاطر لايمكن تحديد مبالغها في تاريخ الميزانية، فينبغي العمل على الإفصاح عنها في كشف الإيضاحات المرفق مع الميزانية وفي تقرير الإدارة.
- كما ينبغي العمل على خلق المخصصات الكافية والمناسبة لاحتمالات النقص الذي يحصل في الأصول مثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها ، إضافة إلى احتياطيات القيمة العادلة للأصول كالاستثمارات .
2/9 الموازنات
2/9/1 أهمية وأهداف الموازنات
تعد الموازنة بمثابة أداة تستخدم في عمليتي التخطيط والرقابة، وان أهداف عملية الموازنة هي ضمان الآتي :
- إيجاد منهج عمل لجميع الموظفين ذوي العلاقة في الإدارة.
- أن الموارد المالية المتاحة قد تم تنسيقها واستخدمت بالطريقة الأكثر فاعلية، وبما يحقق تنمية أموال القاصرين ومن في حكمهم.
- إيجاد آلية مناسبة لمراقبة الأداء مع الموازنات وتوفير التغذية العكسية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية الملائمة.
2/9/2 توقيت الموازنات
لكي تكون الموازنات أداة فاعلة للتخطيط المالي، ينبغي إكمالها وإدخالها العمل قبل ابتداء السنة المالية.
2/9/3 هيكل الموازنات
تتضمن الموازنات التي ينبغي إعدادها في الإدارة :
- موازنة أموال التركات.
- موازنة المصروفات.
- موازنة الإيرادات.
- موازنات أموال المساعدات المقيدة وغير المقيدة.
- موازنة الاستثمار.
- الموازنة النقدية.
2/9/4 مراقبة الأداء مع الموازنات
ينبغي مراقبة الأداء الفعلي مع الموازنات وتحديد الانحرافات وبيان أسبابها سنوياً، وإدخال ذلك ضمن التقرير السنوي للإدارة الذي يرفق مع البيانات المالية السنوية ويناقش في مجلس الولاية.
2/9/5 موازنة أموال التركات
تتضمن هذه الموازنات المفردات الأساسية الآتية :
- رصيد أموال التركات وما في حكمها المتوقع في بداية السنة.
- يضاف الأموال المتوقع استلامها خلال السنة (كمعدل في ضوء الخبرة السابقة).
- يضاف عوائد الاستثمار المتوقع إضافتها خلال السنة.
- يطرح المدفوعات المتوقعة من الأموال خلال السنة.
- يطرح أموال التركات الراشدين المرفوع الحجرعنهم والغائبين العائدين التي سيتم سحبها أو تحويلها إلى حسابات الأمانات.
- لارصيد النقدي المتوقع نهاية السنة.
2/9/6 موازنة المصروفات
تتضمن هذه الموازنة المصروفات المتوقع إنفاقها خلال السنة من قبل الإدارة مثل :
- مصروفات صيانة العقارات المملوكة للإدارة.
- مصروفات الاستهلاك السنوية للعقارات.
- أتعاب تدقيق واستشارات.
- الرسوم.
- نفقات قضائية وأتعاب المحاماة.
- نفقات بنكية.
- أجور إعلان
- مصروفات متنوعة
2/9/7 موازنة الإيرادات
وتتضمن الإيرادات الآتية من استثمار الأموال وأهمها :
- بدلات إيجار العقارات العائدة للإدارة.
- فوائد الودائع الثابتة.
- فوائد الحسابات الجارية.
- أرباح الأسهم.
- أرباح الصناديق الاستثمارية.
- أرباح بيع الأسهم .
- فوائد السندات.
- أرباح بيع العقارات.
- إيرادات متنوعة.
2/9/8 موازنة الاستثمار
وتتضمن المفردات الساسية الآتية :
- المبالغ المتاحة للاستثمار من المصادر المختلفة:
§ من أموال التركات وما في حكمها.
§ من الاحتياطي العام.
§ من عوائد بيع الاستثمارات المالية.
- أوجه الاستثمار المقترحة:
§ استثمارات عقارية.
§ استثمارات في أسهم الشركات.
§ استثمارات في السندات.
§ استثمارات في الصناديق الاستثمارية.
§ استثمارات في ودائع ثابتة.
§ استثمارات أخرى.
2/9/9 موازنة أموال المساعدات المقيدة وغير المقيدة
وتتضمن أعمدة لكل مال من أموال المساعدات المقيدة وغير القيدة، وفي كل منها :
- أرصدة بداية المدة.
- الأموال المتوقع استلامها خلال السنة.
- النمو على هذه الأموال إن وجد.
- الاستخدامات المقترحة.
- أرصدة نهاية المدة.
2/9/10 الموازنة النقدية
تتضمن المفردات الآتية :
- رصيد النقد المتوقع في بداية السنة.
- تضاف التدفقات النقدية الداخلة المتوقعة من المصادر المختلفة.
- تنزل التدفقات النقدية الخارجة المختلفة (مصروفات، استثمارات، تسديد ديون، سحب أموال، الخ).
- الرصيد النقدي المتوقع في نهاية السنة.
2/9/11 المصادقة على الموازنات وتعديلها
- تخضع الموازنات إلى مصادقة مجلس الولاية.
- يتم تعديل الموازنات من قبل الإدارة في ضوء توفر التبريرات المناسبة وتخضع هذه التعديلات لمصادقة مجلس الولاية.
2/10 إفقال السجلات والتقارير المالية
2/10/1 الإساس المحاسبي
تستخدم الإدارة أساس الاستحقاق الكامل في المحاسبة، وبموجب هذه الطريقة تسجل الإيرادات حين تكتسب وتسجل المصروفات عند استلام المواد والخدمات، وعليه :
- يسجل قيد استحقاق بالمصروفات المنفقة بتاريخ الميزانية العامة والتي لم تستلم القوائم والإشعارات الخاصة بها بعد.
- تؤجل المصروفات القابلة للتحميل على الفترات المستقبلية.
- يتم عمل قيد بالإيرادات غير المستعملة إذا كان هناك تأكيد معقول بتاريخ الميزانية بإمكانية تحصيل مبالغها مستقبلاً.
2/10/2 مطابقة وفحص الحسابات والمعلومات المالية الأخرى
على رئيس قسم الحسابات مراجعة المعلومات المالية على أساس شهري وباستخدام المعايير الآتية :
- التحقق من دقة وكمال المعلومات المالية من خلال فحص تقارير الإيرادات و المصروفات والحسابات الخرى.
- التحقق من سلامة واكتمال المعلومات المالية المتنوعة من الأستاذ العام.
- مراجعة سلامة واستقامة حسابات الميزانية العامة للتحقق من وجود آلية المطابقة المناسبة لضمان دقة الأرصدة الظاهرة في السجلات.
2/10/3 التقارير الدورية والسنوية
- يعد قسم الحسابات في نهاية كل شهر ميزان المرجعة للشهر المعين مع إجراء مقارنة مع نتائج الشهر السابق.
- تقدم كافة الموازين الشهرية إلى المدير لغرض مراجعتها وعمل ملخص بها إلى مجلس الولاية.
- في نهاية كل سنة يقوم رئيس الحسابات بإعداد الحسابات الختامية السنوية والبيانات المالية المطلوبة لعرضها على مجلس الولاية.
3. الإجراءات
3/1 إدارة النقد
3/1/1 فتح وغلق الحسابات البنكية
- يقترح رئيس قسم الحسابات أين يتم فتح الحسابات البنكية وذلك من خلال اللقاءات مع موظفي البنوك وبعد جمع المعلومات عن التسهيلات التي يوفرها كل بنك ، على أن يكون البنك مدرجاً في قائمة البنوك المعتمدة وحسبما جاء في قسم السياسات من هذا الدليل.
- يتولى رئيس قسم الحسابات ملء نموذج (طلب فتح حساب بنكي) الذي يحصل عليه من البنك المعين، ويدرج فيه التفاصيل المطلوبة وأنواع التسهيلات التي يتم تشغيلها.
- يقدم نموذج طلب فتح الحساب البنكية إلى مدير الإدارة لمراجعته والموافقة عليه.
- ثم يعرض الطلب على مجلس الولاية للمصادقة وتسمية المخولين بالتوقيع لأغراض تشغيل الحساب، وتحديد أسس تشغيل الحساب.
- بعد حصول مصادقة مجلس الولاية، يتولى رئيس قسم الحسابات اتخاذ الخطوات الأخرى لفتح الحساب بالتنسيق مع البنك المعني.
- ينطبق ما جاء أعلاه على الحسابات البنكية التي تفتح لغرض إيداع الأموال الخاصة بالقاصرين ومن في حكمهم المعهود بإدارتها إلى الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء أو إلى القاصر أو المحجور عليه المأذون بإدارة أمواله مباشرة. باستثناء أن تكون الموافقة من المدير دون الحاجة إلى الحصول على موافقة مجلس الولاية.
- على رئيس قسم الحسابات مراجعة حركة الحسابات البنكية شهرياً، وفي حالة إذا ما رأي الحاجة إلى غلق حساب بنكي معين بسبب قلة العمليات أو التسهيلات فعليه أن يبادر إلى إعداد نموذج (طلب غلق حساب بنكي) مبيناً فيه المسوغات المناسبة التي يراها.
- ثم يقدم طلب غلق الحساب إلى المدير لمراجعته والموافقة عليه، مع إبلاغ مجلس الولاية بذلك لغرض الإطلاع.
3/1/2 المطابقات مع البنوك
3/1/2/1 المطابقات اليومية
- تستلم الإدارة نسخة من كشف البنك يومياً بالفاكس، كما يتولى أمين الصندوق عند مراجعته البنك الحصول على نسخة الكشف الأصلية ولكل حساب بنكي يعود للإدارة.
- يسلم الكشفان (الأصلي والفاكس) إلى الموظف المسؤول عن إعداد المطابقات في قسم الحسابات، والذي يجب أن يكون غير أمين الصندوق وغير الموظف المسؤول عن إعداد مستندات الصرف والقيد والشيكات وغير المسؤولين عن التصديق والتسجيل.
- يتولى الموظف المسؤول مطابقة التفاصيل الواردة في كشف البنك مع السجلات، ومن ثم إعداد كشف المطابقة مبيناً فيه التفاصيل الآتية:
§ رقم الحساب .
§ عملة الحساب.
§ تاريخ الكشف .
§ تفاصيل مفردات المطابقة (مثلاً مبالغ مودعة في البنك مباشرة وغير ظاهرة في السجلات أو شيكات صادرة من الإدارة إلا أنها لم تقدم للبنك والعمولات البنكية...الخ).
§ الرصيد بموجب السجلات.
وعند غموض بعض المفردات يتولى الموظف الاتصال بالبنك ذي العلاقة هاتفياً للاستفسار، أو يعد مذكرة تحريرية للاستفسار من البنك بتوقيع المدير.
- يقدم كشف المطابقة بعد ذلك إلى قسم التدقيق الداخلي لمراجعته.
- ثم يقدم بعد ذلك إلى رئيس قسم الحسابات لمراجعته والاستيضاح عن مفردات المطابقة، وبعد ذلك يحيل إلى المدير للإطلاع وتوقيع رسائل الاستفسار إن وجدت.
- تحفظ نسخ من كشوف البنك مع كشوف المطابقة في ملف خاص المطابقات لكل حساب بنكي على حدة.
3/1/2/2 المطابقات الشهرية
- على أمين الصندوق أن يحصل في اليوم الخير من كل شهر على كشف البنك المحدث للشهر المعين ولكل حساب بنكي يعود للإدارة.
- يسلم الكشف إلى الموظف المسؤول عن المطابقات البنكية.
- يعد الموظف المسؤول كشف المطابقة الشهري لكل حساب بنكي على حدة مبيناً فيه كافة التفاصيل ومفردات المطابقة، مع بيان ملاحظاته بشأن المعالجات المحاسبية المطلوبة مثل الفوائد والنفقات البنكية وأخطاء التسجيل وما إلى ذلك.
- يتولى رئيس قسم التدقيق الداخلي مراجعة كشف المطابقة.
- يتولى رئيس قسم الحسابات مراجعة كشف المطابقة والاستيضاح عن مفردات المطابقة، ومن ثم يرفعه إلى المدير.
- يتولى المدير مراجعة الكشف والموافقة على مقترحات المعالجة المحاسبية المطلوبة.
- تصور نسخة من كشف المطابقة وكشف البنك مع الملاحظات الخاصة بالمعالجات المحاسبية وتسلم إلى الموظف المسؤول عن إعداد سندات القيد لغرض إعداد السندات المطلوبة ومن ثم إحالتها إلى رئيس قسم الحسابات والمدير للتوقيع.
- كذلك يتولى الموظف المسؤول عن المطابقة إعداد كشف بالشيكات القائمة التي مضت عليها فترة التقادم ( ستة أشهر ) سواء كانت هذه الشيكات لم تستلم من قبل المستفيفدين منها أو أنها سلمت إليهم لكنهم لم يتقدموا بها إلى البنك لصرفها لهم ،ويعرض هذا الكشف على رئيس قسم الحسابات للموافقة على عكس قيدها .
- بعد ذلك يتولى الموظف المسؤول عن مستندات القيد إعداد سندات قيد بإلغاء الشيكات وعكس قيد المبالغ إلى الحسابات التي صرفت منها أصلا . وتوقع السندات من رئيس قسم الحسابات ومدير الإدارة .
- تحفظ نسخ من كشوف البنك الشهرية وكشوف المطابقة في الملف الخاص بالمطابقات مع كل بنك ولكل حساب بنكي .
3/1/3 صناديق النثرية :
- يكون لدى قسم الحسابات وبصورة مستمرة صندوق نثرية بمبلغ ( 2000 ) دينار بحريني وذلك لغرض تسديد المصروفات النثرية .
- تسدد المبالغ من صندوق النثرية بموجب المستندات الأصلية وبحد أعلى 50 دينار لكل حالة وبعد الحصول على موافقة رئيس قسم الحسابات والمدير ، وعلى أن يوقع المستلم على مستند صرف النثرية اعترافا باستلام المبلغ .
- عندما يقرب مبلغ صندوق النثرية المحدد من النفاذ ، يعد مسؤول الصندوق كشف المصروفات النثرية المدفوعة من الصندوق ويقدمه إلى رئيس قسم الحسابات معززا بالمستندات والقوائم المؤيدة للصرف .
- تحال بعد ذلك إلى الموظف في قسم الحسابات المسؤول عن إعداد سندات الصرف حيث يتولى تبويب المبالغ المصروفة محاسبياً وإعداد سند الصرف اللازم والشيك باسم مسؤول صندوق النثرية لتعويض المبالغ المصروفه منه .
- يوقع سند الصرف والشيك من قبل رئيس قسم الحسابات ومدير الإدارة.
- عند استخدام المقبوضات النقدية لتسديد المصروفات النثرية التي تقل عن المبلغ المحدد، يتولى قسم الحسابات إعداد سند صرف نقدي بكل حالة ، يوقع عليه رئيس قسم الحسابات و المدير ويحال إلى أمين الصندوق لصرفه.
- عندما يتطلب الأمر في أي وقت وفي أي قسم غير الحسابات إيجاد صندوق نثرية معين، فأن رئيس القسم المعني يقدم مذكرة تحريرية بذلك إلى مدير الإدارة حيث يتولى الأخير مراجعة الطلب والموافقة عليه وإحالته إلى قسم الحسابات للصرف، وعندئذ تضع بشأنه الإجراءات المبينة في أعلاه.
3/1/4 المدفوعات بشيكات
- يستلم الموظف في قسم الحسابات المسؤول عن إعداد سندات الصرف والشيكات طلبات الصرف المختلفة، وعليه التحقق مما يأتي :
§ وجود الرصيد الكافي في حساب المال المعين لتسديد المبلغ المطلوب.
§ حصول الموافقات الأصولية اللازمة على الصرف.
§ توفر المستندات المعززة الداعة للصرف.
§ أحقة وأهلية المصروف له باستلام المبلغ قانوناً، والتحقق من شخصيته.
§ صحة احتساب المبلغ من الناحية الحسابية.
- تأشير رقم واسم الحساب المدفوع منه ورقم ملف التركة لغرض سلامة التبويب والتوجيه المحاسبي
- يقوم الموظف بعد ذلك بإعداد سند الصرف والشيك بالمبلغ المطلوب ويؤشر رقم الشيك وتاريخه على سند الصرف.
- ترسل بعد ذلك المعاملة إلى رئيس قسم الحسابات والمدير أو رئيس مجلس الولاية للتوقيع حسب دليل الصلاحيات.
- بعد توقيع الشيك من المخولين، يسلم إلى المستفيد بعد التحقق من شخصيته و الحصول على توقيعه عن سند الصرف تأييداً بالاستلام.
- قد يتم الصرف أحياناً بموجب أوامر تحويل بدلاً عن الشيكات وعندئذ يجب توقيع أمر التحويل من قبل نفس المخولين حسب دليل الصلاحيات.
- عند فقدان الشيك من قبل المستفيد يجب اتخاذ الخطوات الاتية :
§ أخذ إفادة المستفيد وتعهده بعدم تقديمه للبنك.
§ التحقق من عدم صرفه من خلال مراجعة كشف البنك.
§ إبلاغ البنك ذي العلاقة بإيقاف صرف الشيك.
§ إعداد سند قيد بإلغاء االصرف الأصلي للشيك، مع توفير الشرح اللازم في سند القيد.
§ إعداد سند صرف جديد، وشييك جديد بالمبلغ.
§ مراجعة المعاملة من قبل قسم التدقيق الداخلي.
§ الحصول على موافقة وتواقيع المخولين على سند الصرف والشيك حسب دليل الصلاحيات.
- في حالة إعداد شيك وعدم مراجعة المستفيد لاستلامه خلال فترة ثلاثة أيام يتم الاتصال به هاتفياً وإبلاغه بالحضور لاستلام الشيك، وفي حاله إذا ما أبدى عدوله عن استلام الشيك أو عدم حضوره ضمن المدة المحددة، فيتم إبطال الشيك وإعداد سند قيد بإلغائه وإعادة المبلغ إلى الحساب الأصلي.
3/1/5 المقبوضات
- يستلم أمين الصندوق الطلبات بالقبض أما بصيغة :
§ أوامر قبض من قسم الشؤون الفنية (نقداً أو مرفقاً بها شيكات) عن بدلات الإيجار.
§ أوامر قبض من قسم الاستثمارات (مرفق بها شيكات) عن إيرادات الاستثمار.
§ الشيكات الواردة بالبريد.
§ إرساليات المبالغ المستلمة من أقسام أخرى بموجب مستندات قبض يدوية متضمنة الكشف والنسخ الثواني من تلك المستندات.
§ الطلبات المقدمة من الأشخاص لتسديد مبالغ نقدية أوشيكات لمختلف الأغراض والتي حصلت الموافقات الأصولية عليها.
- يتولى أمين الصندوق مراجعة المعاملة للتحقق من :
§ صحة ودقة المبلغ المطلوب استلامه من الناحية الحسابية.
§ مراجعة الناحية القانونية والشكلية للشيكات المستلمة.
§ حصول الموافقات الأصولية اللازمة.
- يقوم بعد ذلك بعمل مستند القبض على شاشة الحاسوب مبيناً فيه كافة المعلومات المطلوبة، ومن ثم يقوم بسحب النسخة الأصلية وتسليمها إلى الشخص القائم بدفع المبلغ، واستخراج نسخة ثانية للحفظ مع المعاملة.
- تجمع معاملات القبض في نهاية اليوم وتحول إلى موظف المسؤول في قسم الحسابات لغرض مراجعتها والاحتفاظ بها متسلسلة في ملف خاص.
- يتولى أمين الصندوق طبع تقرير آلي من النظام في نهاية الدوام يوميا عن حركة الصندوق . كما يتولى إجراء الجرد الفعلي على موجودات الصندوق ومطابقتها مع التقرير المستخرج من النظام.
- في صبيحة اليوم التالي، يتولى أمين الصندوق إعداد قسائم إيداع نقدي وشيكات بالرصيد ومن ثم يودعها لدى البنك المعين والحصول على ختم البنك على النسخ الثانية من قسائم الإيداع.
- استنادا إلى قسائم الإيداع المختومة ، يقوم أمين الصندوق بإعداد قيد في النظام بشأن الإيداعات في البنك .
- عند رفض شيك ما وإعادته من قبل البنك لأي سبب كان، يتولى الموظف السؤول في قسم الحسابات تثبيت قيمة الشيك في حساب ( شيكات مرجعة تحت التحصيل ) ، ويتم اتخاذ الإجراءات مع مصدر الشيك أما بإعداد شيك جديد أو استلام مبلغ نقدي أو إيداع رصيد نقدي مقابله ، الخ ، وفي حالة عدم التمكن من تحصيل قيمة الشيك يتم عكس المبلغ المستلم أصلا ، ومن ثم إعادة الشيك إلى الجهة الوارد منها بمذكرة رسمية مبيناً فيها سبب رفض الشيك، والطلب بإرسال شيك جديد.
- أما إذا اكتشف وجود خلل في الشيك قبل استلامه فأنه يعاد بمذكرة إلى الجهة الوارد منها لغرض تصحيحه أو تبديله دون الحاجة إلى إجراء معالجة محاسبية .
- في حالة استلام شيكات بعملة أجنبية فإنها تسجل ابتداء بالقيمة المعادلة بالعملة الوطنية في حساب وسيط ( شيكات تحت التحصيل بالعملة الأجنبية ) ويقطع بها مستند قبض ، وعند استلام الإشعار من البنك أو ظهورها في كشف البنك يعكس الحساب الوسيط المذكور وتسجل دائنة للحساب الحقيقي ( حساب التركات مثلا ) . وفي حالة قيام البنك بتحميل عمولة أو مصاريف عن تحصيل قيمتها يحمل مبلغها على حساب التركات.
- يتولى رئيس قسم الحسابات و / أو التدقيق الداخلي القيام بجرد مفاجئ لمومجودات الصندوق في الوقت الذي يرونه .
3/1/6 الشيكات مؤجلة القبض وشيكات الضمان
- يقوم الموظف المختص في القسم المعني باستلام الشيكات مؤجلة القبض أو شيكات الضمان بعد حصول موافقة المدير ، وذلك عند إنجاز المعاملات ذات العلاقة .
- تحال الشيكات المستلمة إلى قسم الحسابات بمذكرة من نسختين ، حيث يقوم أمين الصندوق باستلام والتوقيع على النسخة الثانية من المذكرة اعترافا بالاستلام .
- يقوم قسم الحسابات بإجراء قيد نظامي بها في النظام المحاسبي باسم ( شيكات مؤجلة القبض ) و ( شيكات الضمان ) .
- يقوم أمين الصندوق يوميا بمراجعة هذه الشيكات للبحث عن أية شيكات حان موعد استحقاقها.
- عند حلول ميعاد الاستحقاق ، يقوم أمين الصندوق باستخراج الشيكات مؤجلة القبض المعنية وقطع مستند قبض بها وإيداعها في حساب الإدارة لدى البنك ، مع عكس القيد النظامي.
- عند انتفاء الحاجة إلى شيكات الضمان ، يقوم القسم المعني في الإدارة بعرض الموضوع بمذكرة على المدير لغرض الحصول على موافقته على إعادتها .
- عند حصول موافقة المدير ، يقوم أمين الصندوق بإعادة شيكات الضمان إلى أصحابها بعد الحصول على تواقيعهم اعترافا بالاستلام ، ويتولى قسم الحسابات عكس القيد النظامي .
- يقوم أمين الصندوق يموميا بجرد الشيكات مؤجلة القبض وشيكات الضمان ، وتثبيت ذلك ضمن كشف الجرد اليومي للصندوق .
- يقوم رئيس قسم الحسابات ، أو موظفو التدقيق الداخلي بإجراء الجرد المفاجئ على الشيكات مؤجلة القبض وشيكات الضمان في الوقت الذي يرونه .
3/2 المحاسبة عن أموال التركات وما في حكمها
3/2/1 فتح حساب التركة
- يتم فتح حساب التركة تلقائياً في نظام الحاسوب عند إدخال البيانات الولية لفتح ملف التركة من قبل قسم التركات، ويأخذ الحساب نفس رقم ملف التركة ويتم إعطاء أرقام فرعية تسلسلية للورثة ( 1، 2، 3،...الخ) وتشمل البيانات التي يتم إدخالها على اسم الشخص صاحب التركة، وتاريخ الوفاة ورقم البطاقة السكانية وعنوان السكن والوظيفة وأسماء الورثة وأعمارهم وسهام الفريضة الشرعية...الخ) فأن كان بين الورثة رشد تفتح لهم حسابات ضمن الأمانات عند تحقق مبالغ لهم.
- يتولى قسم التركات مخاطبة الجهات والبنوك ذات العلاقة لسحب المبالغ النقدية العائدةللتركة (كا هو موضح في دليل التركات) وهذه المبالغ أما ان ترد إلى الإدارة من البنك المودعة لديه بموجب شيك، أو يتم تحويلها مباشرة من قبل البنك إلى حساب الإدارة. فعند ورود الشيك يسجل ابتداء مع الرسالة المرفق معها في سجل الرسائل الواردة ثم يحول من المدير إلى رئيس الحسابات الذي يحيله إلى أمين الصندوق لغرض الاستلام وإضافته إلى حساب التركة حسب سهام الفريضة الشرعية.
- أما إذا ورد إشعار دائن من البنك بتحويله إلى حساب الإدارة مباشرة فعندئذ يتم عمل قيد تسوية من قبل الحسابات بإضافة المبلغ إلى الحساب الجاري مع البنك وإلى حساب التركة حسب سهام الفريض الشرعية.
3/2/2 الإضافات إلى حساب التركة
تتم الإضافات إلى التركة على وفق ما جاء في الفقرة ( 3/1/4) من هذا الدليل والفقرة (3/3) من دليل التركات وما في حكمها.
3/2/3 المدفوعات من حساب التركة
- تستلم الطلبات المختلفة لسحب أموال من حساب التركة وتعالج وفق ما جاء في الفقرة (3/1/3) من هذا الدليل والفقرة (3/5) من دليل التركات وما في حكمها.
3/2/4 المطابقات والتحقق
- يتولى قسم الحسابات استخراج ميزان مراجعة شهري لحسابات التركات.
- يخضع الميزان إلى التدقيق والمراجعة من قبل قسم التدقيق الداخلي للتحقق من صحة ترحيل المبالغ والأرصدة وتسجيلها في الحسابات المعنية.
- يرفع قسم التدقيق الداخلي تقريراً بنتائج المراجعة إلى المدير متضمناً الملاحظات المشخصة.
- في حالة وجود أية ملاحظات تتم إحالتها من المدير إلى قسم الحسابات لإجراء المعالجات بشأنها.
3/2/5 كشف حساب التركة
- يتولى قسم الحسابات إعداد كشوف سنوية بحسابات التركات كافة متضمنة الأرصدة لكل قاصر ومن في حكمه ولجميع الأموال التي بعهدة الإدارة.
- ترسل نسخة من الكشف إلى من ينوب عن القصر ومن في حكمهم في التركة المعينة لغرض الإطلاع وبيان أية ملاحظات أو اعتراضات عليه.
- عند ورود أية ملاحظات أو اعتراضات تحال إلى قسم الحسابات لدراستها وبيان الرأي، ومن ثم الإجابة عليها، أو إجراء المعالجات المحاسبية اللازمة للتصحيح إن تطلب الأمر ذلك.
- كذلك ترسل نسخة من كل كشف لحساب التركة إلى قسم شؤون الأوصياء لغرض دراستها والتحقق من صحة الحساب ومن ثم ترفع إلى مجلس الولاية مشفوعة بالملاحظات عنها.
- تعرض الحسابات السنوية للتركات (بحيث يعد حساب لكل تركة على حدة) التي تتولاها الإدارة مباشرة على مجلس الولاية للمصادقة عليها على وفق ما جاء في دليل التركات. يتم عرض جميع الحسابات بمذكرة واحدةعلى المجلس (؛م / 23 من اللائحة).
3/2/6غلق حساب التركة
- عند تحقق موجبات غلق حساب التركة وسحب آخر الأرصدة منه، يتم الحصول على موافقة رئي قسم الحسابات على ذلك، وينقل إلى مجموعة حسابات التركات المغلقة (ذات الرصيد الصفري) أو يحول إلى حساب أمانات تركات الراشدين أو المفكوك الحجر عنهم أو العائدين من الغياب.
3/2/7 توزيع عوائد الاستثمار على أموال التركات
- بعد إعداد الحسابات الختامية للإدارة يتولى قسم الحسابات تحديد صافي الربح السنوي المتحقق من استثمار أموال القاصرين ومن في حكمهم وكذلك بيان الرصيد الافتتاحي لحساب الاحتياطي العام المدور من السنة السابقة والرصيد النهائي للحسابات وترفعمذكرة بذلك إلى المدير
- يدرس المدير الموضوع مع رؤساء الأقسام ويعد مقترحاً بالتوزيع ويرسله إلى الوكيل المساعد للموافقة على عرضه على مجلس الولاية مبيناً فيه النسبة المقترح توزيعها على أموال القاصرين ومن في حكمهم والنسبة المعتمدة للسنة السابقة.
- يدرس المجلس المقترح ويتخذ القرار المناسب بشأنه.
- بعد ورود قرار المجلس يتولى قسم الحسابات إعداد مستند قيد يومية بالتوزيع على أموال التركات وإدخال البيانات في نظام الحاسوب لغرض التوزيع الآلي.
- يستخرج كسف من الحاسوب بالمبالغ الموزعة على حسابات تركات القاصرين ومن في حكمهم.
- يتولى قسم التدقيق الداخلي الكشف للتحقق من صحة ودقة التوزيع.
3/2/8 التركات المدينة
- يجب أن يتضمن نظام الحاسوب إعداد تقرير تلقائياً يظهر على الشاشة عند ظهور رصيد أية تركة أو رصيد أي قاصر فيها مديناً.
- كذلك يتولى قسم الحسابات مراجعة ميزان المراجعة الشهري للأستاذ الفرعي لحسابات التركات لملاحظة مدى ظهور أي رصيد مين فيها.
- عند ظهور رصيد مدين في حساب أية تركة أو حساب أي قاصر يتولى قسم الحسابات إبلاغ ذلك في الحال إلى مدير الإدارة مع بيان مبلغ انكشاف الحساب المعين وأسباب ذلك.
- يتولى مدير الإدارة اتخاذ القرار بشأن الموضوع في ضوء ما جاء في قسم السياسات (الفقرة2/3/8)من هذا الدليل.
- بعد ذلك يقوم قسم الحسابات بإجراء المعالجة المحاسبية اللازمة و/أو استريراد المبلغ الذي انكشف به الحساب.
- عند عدم التمكن من تسدسد الرصيد المدين أو تسويته يتم إعداد مذكرة تعرض على مجلس الولاية لشطب المبلغ من حـ/ الاحتياطي العام.
3/2/9 المحاسبة عن أموال التركات غير النقدية والالتزامات عليها
3/2/9/1 الذهب والمجوهرات والمعادن الثمينة
- عند وضع اليد على هذه الموجودات بتاريخ الواقعة يجري تثمينها حسب السعر السائد في السوق، وتودع لدى خزائن الإيداع في البنك.
- يسجل قيد بها على النحو الآتي ضمن الحسابات النظامية المتقابلة :
من حـ / موجودات ثمينة مودعة لدى البنوك
إلى ح/ موجودات ثمينة تعود لأصحاب التركات
- عندما يتم بيعها بناءً على طلب الورثة، تعاد من البنك ويعكس القيد النظامي السابق ، ويستلم نصيب القصر من بدل البيع حسب الفريضة الشرعية ويضاف إلى الرصيد النقدي للتركة بموجب مستند قبض ويصرف استحقاق الراشدين.
- عندما تتم إعادة هذه الموجودات إلى الورثة بعد بلوغهم سن الرشد يعكس القيد النظامي السابق.
3/2/9/2 الأراضي والعقارات
- يجب تقدير قيمة هذه الأراضي والعقارات عند إعداد محضر جرد وتحديد التركة بالقيمة السائدة في السوق.
- يتم إجراء قيد بقيمة نصيب الورثة فقط من القصر والرشد، وتستبعد الحصص لأشخاص آخرين التي يمتلكونها مشاركة مع المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب. ويكون القيد على النحو الآتي :
من حـ / أراضي وعقارات بعهدة الإدارة
إلى حـ / أراضي وعقارات تعود لأصحاب التركات
- عند إجراء قسمة أو تسويه رضائية بين القصر والرشد، تحذف أنصبة الرشد بإجراء عكس قيدها.
من حـ / أراضي وعقارات تعود إلى أصحاب التركات
إلى حـ/ أراضي وعقارات بعهدة الإدارة
- عند تسليم العقارات إلى الورثة بعد بلوغهم سن الرشد أو عند عودة الغائب أو فك الحجر عن المحجور عليه يعكس القيد الأول
- عند إضافة عقارات جديدة أو تشييد عقارات تحصر الكلفة ويتم عمل قيد إضافة بها كما في القيد الأول أعلاه.
- يتم سنوياً تقدير قيمة الاستهلاك على العقارات وذلك بهدف تخفيض قيمتها ، ويعالج بعكس القيد النظامي الأول بمبلغ الاستهلاك السنوي.
3/2/9/3 الاستثمارات المالية
- عند استلام الوثائق الخاصة بالاستثمارات المالية التي تعود لأصحاب التركات تجرد وتحدد القيم الاسمية لها ويسجل بها القيد المحاسبي الآتي:
من حـ / استثمارات مالية بعهدة الإدارة
إلى حـ/ استثمارات مالية تعود لأصحاب التركات
وترسل النسخ الأصلية لشهادات الأسهم والسندات إلى قسم الاستثمارات ليتولى إدارتهاوتحصيل عوائدها.
- عند استلام الفوائد أو الأرباح الخاصة بالاستثمارات المالية فأنها تضاف إلى حساب التركة المعنية بأنصبة القصر، وإذا كان هناك رشد تسجل أنصبتهم في حساب الأمانات.
- عند شراء استثمارات مالية جديدة بناءً على طلب الورثة من الرصيد النقدي لتركتهم فيجري صرف المبلغ إلى الجهة المعنية بموجب مستند صرف وشيك ويسجل :
من حـ / أموال التركات / التركة
إلى حـ/ البنك
وتتم مطالبتهم بشهادات الاستثمار وعندئذ تسجل بالقيمة الاسمية، وليس قيمة الشراء بالقيد النظامي الأول المذكور في أعلاه.
- عند بيع الاستثمارات يعكس القيد الأول السابق، ويتابع استلام نصيب القصر من بدل البيع، ويضاف إلى رصيد تركتهم بموجب مستند قبض.
- وكذلك عند حلول ميعاد استرداد قيمة السندات، فيتولى قسم الاستثمار متابعة تحصيل القيمة وتوريدها للحسابات لاستلامها بموجب مستند قبض لصالح التركة ويوزع على حسب الفريضة الشرعية ومن ثم يعكس القيد النظامي بقيمتها الاسمية.
3/2/9/4 الأعمال التجارية والصناعية والأموال التي بعهدة الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء
- إذا كان هنالك أموال نقدية أو عقارات أو استثمارات وما شابه فأنه تجرد وتقيم العقارات والاستثمارات كما مر ذكره وعند ورود محضر التسليم للوصي أو القيم أو الوكيل يسجل بها القيد الآتي :
من حـ / أموال بعهدة الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء
إلى حـ/أموال تعود لأصحاب التركات
- أما بخصوص الأعمال والنشاطات التجارية المستمرة والتي هي بعهدة الوصياء أوالقيمين أو الوكلاء فأنها تستلم بشأنها الحسابات السنوية ويتم حصر صافي الثروة ويسجل به القيد المذكور في أعلاه لأول مرة، وفي السنوات التالية إذا حصلت إضافة على الثروة يتم عمل قيد ثاني بقيمة الإضافة فقط، أما إذا حصل انخفاض في الثروة فيتم عمل قيد عكسي بقيمة الانخفاض.
- عند تسليم الأموال إلى أصحابها لأي سبب كان (لبلوغ سن الرشد مثلاً) فتعكس القيود بشأنها في السجلات.
- عند تسليم القاصر أو المحجور عليه المأذون أمواله للاتجار بها، فإذا كانت نقدية تسلم بموجب مستند صرف، وإذا كانت عقارات أو استثمارات أو أعمال تجارية وصناعية يعكس القيد النظامي الأول الخاص بتسجيلها بعهدة الإدارة ويتم عمل قيد نظامي جديد، كا يأتي :
من حـ / أموال بعهدة القاصرين أو المحجور عليهم المأذون لهم
إلى حـ/ أموال تعود لأصحاب التركات
وتجري الإضافة على هذا القيد أو تخفيضه في ضوء الحساب السنوي المقدم، ويعكس نهائياً عند بلوغ القاصر سن الرشد وتسليمه أمواله أو فك الحجر عن المحجور عليه.
3/2/9/5 الودائع الثابتة
- يتم حصر هذه الودائع عند إجراء جرد وتحديد التركة.
- إذا ما طلب الورثة سحب مبالغ هذه الودائع وإضافتها إلى حساب التركة يتولى قسم الحسابات مخاطبة البنك ذي العلاقة، وعند ورود مبلغ الوديعة يستلم بمستند قبض ويضاف إلى حساب التركة.
- إذا ما طلب الورثة الإبقاء على الوديعة، فيتم تزويد قسم الاستثمار بوثيقة الوديعة لغرض متابعتها ويسجل قيد نظامي بها على النحو الآتي :
من حـ / ودائع ثابتة لدى البنوك لأصحاب التركات
إلى حـ/ أموال تعود لأصحاب التركات
- عند إضافة مبالغ جديدة أو إضافة الفوائد إلى حساب الوديعة يتم عمل قيد آخر كما هو في أعلاه.
- عند سحب الفوائد نقداً، يستلم نصيب القصر منها بموجب مستند قبض ويضاف إلى حساب التركة.
- عند انتهاء أجل الوديعة وسحبها، يستلم نصيب القصر نقداً بموجب مستند قبض ويضاف إلى حساب التركة.
- إذا قرر المجلس فك الوديعة و تسليم الراشدين حصصهم ، تستلم حصص القاصرين فقط وتضاف إلى حساب التركة .
3/2/9/6 الالتزامات على التركة
- يتم حصر الالتزامات المثبتة والموثقة عند إجراء جرد وتحديد التركة ، أما الالتزامات التي لا تتوفر فيها إثباتات كافية فلا تسجل إلا بعد صدور قرار من المحكمة المختصة .
- تسجل الالتزامات الموثقة بقيد نظامي على النحو الاتي :
من حـ / التزامات أصحاب التركات
إلى حـ/ التزامات على التركات
- يؤشر تاريخ استحقاق تسديد الالتزامات في النظام ، وتعالج عملية التسديد وفق الفقرة (3/5/4) من دليل التركات .
- عند تسديد الدين أو جزء منه يعكس القيد السابق بمقدار المبلغ المسدد .
3/3 المحاسبة عن الاستثمارات
3/3/1 اقتناء الاستثمارات
- يستلم قسم الحسابات الوثائق الخاصة بشراء الاستثمارات، وهي :
§ مقترح الشراء أو دراسة الجدوى الأولية.
§ تقرير لجنة الاستثمار
§ قرار مجلس الولاية بالمصادقة على الشراء.
§ الوثائق الخاصة بالملكية (شهادة الأسهم أو السندات أو وثيقة ملكة العقار...الخ).
§ قائمة التسعيرة السائدة في السوق، أو تقارير المثمنين.
§ تقارير لجان الشراء و المعاينة.
§ عقد الشراء، إن وجد (مبينا فيه اسلوب وطرقة الدفع).
§ قائمة الشراء مبينا فيها المبلغ المطلوب دفعه.
§ وثائق أخرى مثل وثائق التأمين... الخ.
§ طلب من النائب عن القصر إذا كان الشراء يتم لصالح تركة معينة أو قاصر معين.
- تتم مراجعة الوثائق للتحقق من :
§ الإجراءات الشكلية والقانونية.
§ صحة احتساب المبلغ المطلوب دفعه.
§ تبويب المبلغ من الناحية المحاسبية.
§ اسم الشخص أو الجهة التي يدفع لها.
§ التاريخ المطلوب لتسديد المبلغ.
- يعد ذلك يتم إعداد سند صرف وشيك بالمبلغ.
- ترسل المعاملة إلى قسم التدقيق الداخلي للمراجعة.
- يوقع سند الصرف والشيك حسب الصلاحيات ويرسل إلى الجهة المستفيدة.
- ترسل الوثائق الأصلية للاستثمار إلى قسم الاستثمارات إذا كانت تتعلق باستثمارات مالية أو إلى قسم الشؤون الفنية إذا كانت تتعلق باستثمارات عقارية.
3/3/2 بيع الاستثمارات
- يستلم قسم الحسابات الوثائق الخاصة بعملية البيع ومنها :
§ طلب البيع أو مقترح ببيع الاستثمارات من قسم الاستثمار.
§ عقد البيع إن وجد، وطرقة التسديد.
§ قائمة السعر السائد في الأسواق، أو أسعار المثمنين.
§ تقرير لجنة الاستثمار
§ موافقة مجلس الولاية على البيع.
§ تقارير لجان البيع والمعاينة والكشف.
§ أية وثائق أخرى تخص البيع.
- تتم مراجعة المعاملة من الموظف المؤول للتحقق من :
§ صحة احتساب بدل البيع من الناحية الحسابية.
§ التحقق من القيمة الأصلية للاستثمار المثبتة في السجلات والاستهلاك المتراكم إن وجد.
§ التبويب المحاسبي.
§ ما إذا كان الاستثمار المباع يخص تركة معينة أو قاصر معين.
§ الإجراءات الشكلية والقانونية.
§ مواعيد التسديد إن كان التسديد يتم على دفعات.
- تحال المعاملة إلى قسم التدقيق الداخلي للمراجعة.
- تعرض بعد ذلك على رئيس قسم الحسابات للموافقة والإيعاز إلى أمين الصندوق لاستلام المبلغ.
- يستلم أمين الصندوق الشيك بموجب مستند قبض ، ويرسل النسخة الأولى منه إلى الجهة ذات العلاقة.
- يتم عمل قيد يومية لإلغاء الموجود من السجلات واستهلاكه المتراكم وذلك في حالة بيع العقارات.
3/3/3 استلام عوائد الاستثمار
- يتولى قسم الاستثمار متابعة تحصيل عوائد الاستثمارات المالية بموجب دليل الاستثمار، فيها يتولى قسم الشؤون الفنية متابعة تحصيل بدلات إيجار العقارات بموجب دليل العقارات.
- يستلم قسم الحسابات أوامر قبض من القسمين المذكورين مرفقاً معها الشيكات أو المبالغ النقدية.
- يتم التحقق من صحة احتساب المبالغ المستلمة حسابياً، ومن صحة التبويب المحاسبي واسم الجهة المستلم منها ومن النواحي الشكلية القانونية للشيك المستلم وما إلى ذلك، ويقوم أمين الصندوق بإعداد مستند القبض وتدوين اسم الحساب فيه وبقية التفاصيل.
- ترسل أو تسلم النسخة الأولى من مستند القبض إلى الشخص أو الجهة ذات العلاقة، وتحفظ الأوليات مع النسخة الثانية من المستند.
- تتم المعالجة المحاسبية في ضوء ما ورد في قسم السياسات من هذا الدليل (الفقرة 2/4/4).
3/3/4 تقييم الاستثمارات في نهاية السنة
- يتولى قسم الاستثمارات الحصول على القيم السوقية للاستثمارات (أسهم، سندات ،وصناديق الاستثمار) كما في نهاية السنة المالية وتزويدها إلى قسم الحسابات.
- يقوم الموظف المختص في قسم الحسابات بإعداد ورقة عمل تقييم محفظة الاستثمارات المالية مبيناً فيها الكلفة والقيمة السوقية لكل استثمار والفارق بينهما.
- في حالة كون القيمة السوقية لمجموع المحفظة أقل من الكلفة يتم الحصول على موافقة رئيس قسم الحسابات على إجراء المعالجة المحاسبية و عمل مخصص هبوط قيمة الاستثمارات على وفق المعيار الدولي رقم 39 وبعد ذلك يعد مستند بهذه المعالجة ويوقع من رئيس قسم الحسابات والمدير.
3/4 المحاسبة عن أموال المساعدات المقيدة وغير المقيدة
3/4/1 استلام الأموال
- يستلم مدير الإدارة الطلبات من الأشخاص الطبيعيين أو الجهات المعنوية التي تبدي فيها رغبتها بتقديم أموال كمساعدات للقاصرين.
- يدرس الطلب من المدير لملاحظة الشروط التي يضعها الواهب حول الغرض من استخدام المال المتبرع به أو طرقة الاستخدام وما إلى ذلك.
- يرفع المدير تقريراً بذلك إلى مجلس الولاية مبيناً رأيه، وإذا كان قد ربط مع الطلب شيك بالمبلغ فأن المدير يحفظ بالشيك لديه لحين اتخاذ القرار.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن قبول المال من عدمه، وإقرار الشروط الواردة فيه إن وجدت، وإذا لم توجد أيه شروط فقد يضع المجلس بذاته شروطاً حول استخدام المال.
- تبلغ أمانة سر المجلس القرار.
- تحال المعاملة بعد ذلك إلى قسم الحسابات حيث يتولى استلام المبلغ بموجب مستند قبض وإبلاغ المتبرع أو الواهب بذلك وتزويده بالنسخة الأولى من مستند القبض. ويبوب المبلغ محاسبياً أما ضمن حسابات أموال المساعدات المقيدة أو غير المقيدة، ويفتح لكل مال حساب خاص به ضمن الأستاذ الفرعي.
- يفتح لكل مال متبرع به ملف خاص لحفظ كافة الأوليات المتعلقة به.
- إذا كان المال المتبرع به أعيان كالعقارات، فيتولى قسم الشؤون الفنية بالتعاون مع قسم الشؤون القانونية تسجيلها باسم الإدارة في التسجيل العقاري، وإدارتها بعد ذلك وفق دليل العقارات ومن ثم تسجل المبالغ المحصلة من بدلات الإيجار ضمن حسابات أموال المساعدات، وكذلك إذا كانت استثمارات فأنها تستلم وتسجل باسم الإدارة ويتولى قسم الاستثمارات إدارتها وفق دليل الاستثمار، ومن ثم تسجل المبالغ المحصلة من عوائدها ضمن أموال المساعدات.
3/4/2 استخدام الأموال
- يضع المدير بالتنسيق مع رؤساء الأقسام ذات العلاقة خطة لاستخدام مبلغ المال المعين من أموال المساعدات في ضوء شروط الواهب وقرار مجلس الولاية، وتحدد في الخطة أغراض الاستخدام أو الصرف والأشخاص المستفيدين وحدود المبالغ وتوقيتات الصرف وما إلى ذلك.
- ترفع الخطة إلى مجلس الولاية لإقرارها.
- بعد موافقة المجلس تحال الخطة إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتم الصرف بموجبه مستندات صرف بعد استكمال التوثيق وتسقيطع المبالغ المصروفة من حساب المال المعين
3/4/3 إعداد الكشف التحليلي السنوي
- في نهاية كل سنة يقوم قسم الحسابات بإعداد كشف بالمبالغ المصروفة من كل مال معين من أموال المساعدات حسب طبيعتها (نفقات معيشية، نفقات تعليمية، طبية، كساوي...الخ).
- ترسل نسخة من الكشف إلى الواهب أو المتبرع لغرض الإطلاع.
- كا تعرض تفاصيل استخدام أموال المساعدات ضمن الكشوف التحليلية مع البيانات المالية للإدارة.
3/5 الاحتياطي العام
3/5/1 تكوين الاحتياطي العام
- في نهاية السنة المالية، يتم إعداد تقرير الدخل للسنة متضمناً الإيرادات العمومية الناتجة عن استثمار أموال القاصرين التي بعهدة الإدارة والتي تتم بمعرفتها مطروحاً منها المصاريف المباشرة لتلك الاستثمارات ويستخرج صافي الدخل من ربح أوخسارة، وبعد أن يتم تدقيق عملية الحساب من قبل قسم التدقيق الداخلي، يعرض مباشرة على مدير الإدارة للموافقة على غلق الرصيد في حساب الاحتياطي العام.
- إذا كان الرصيد دائناً فيتم عمل مستند قيد يومية من قبل الموظف المسؤول في الحسابات كما يأتي :
من حـ / تقري الدخل
إلى حـ / الاحتياطي العام
- وإذا كان الرصيد مديناً، وكان هناك رصيد دائن في حساب الاحتياطي العام يتم عمل معكوس القيد السابق. أما إذا لم يكن هنالك رصيد في حساب الاحتياطي العام أو كان الرصيد غير كاف فعندئذ يظهر الفرق في حـ/ خسائر متراكمة.
- عند وجود راشدين أو مفكوك الحجر عنهم أو عائدين من الغياب ولديهم أموال لدى الإدارة من عقارات أو استثمارات مالية أو غيرها ولم يراجعوا لاستلامها رغم توجيه إخطارات لهم بذلك، وإن الإدارة مستمرة بتحصيل بدلات الإيجار وعوائد الاستثمارات نيابة عنهم وإضافتها إلى حسابات أماناتهم، فأنه عند استلام هذه المبالغ يتم استقطاع النسبة المقررة من المجلس وتضاف فس مستند القبض ذاته إلى حساب الاحتياطي العام.
- عندام يقرر مجلس الولاية إضافة أية موارد أخرى إلى الاحتياطي العام، فأنه يستلم قرار المجلس ويتم استلام الأموال أو عمل قيد يومية بها بإضافتها إلى حساب الاحتياطي العام.
3/5/2 استخدامات الاحتياطي العام
3/5/2/1 التوزيع على أموال التركات
راجع الفقرة (3/2/7) من هذا الدليل.
3/5/2/2 توزيع المساعدات
راجع الفقرة ( 3/11) من دليل التركات وما في حكمها.
3/5/2/3 المساعدات المنقطعة
- يستلم قسم التركات الطلبات من ذوي القاصرين الذين لا تركة لهم أو أصحاب التركات ذات الأرصدة القليلة التي يطلبون فيها مساعدتهم بمبلع منقطع لمرة واحدة لغرض تلافي مصروفات طارئة، كمصاريف العلاج وإجراء العمليات الطبية أو غيرها. ويوضع على الطلب رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة.
- يدرس الطلب من وحدة البحث الاجتماعي لإعداد تقرير يتضمن البيانات الأولية عن الأسرة وحالتها مع بيان الرأي ويحال الطلب إلى المدير لبيان رأيه أيضاً ومن ثم إحالة الطلب إلى رئيس مجلس الولاية.
- يتخذ رئيس مجلس الولاية القرار بالموافقة على صرف المبلغ الذي يراه.
- يستلم قرار رئيس المجلس ويحال إلى الحسابات للصرف.
- يصرف المبلغ بموجب مستند صرف خصماً من حـ/ الاحتياطي العام.
3/5/2/4 إضافة عوائد الاستثمار عند سحب الأموال التركات قبل نهاية السنة المالية
- عندما يتم إنجاز معاملة السحب النهائي لأموال التركة أو أموال قاصر معين ومن في حكمه قبل نهاية السنة المالية بسبب بلوغ سن الرشد أو انقضاء التركة أو غير ذلك ، يتم احتساب مستحقه وترفع مذكرة إلى مدير الإدارة للحصول على الموافقة على إضافة عائد استثمار بنفس النسبة المعتمدة في السنة السابقة ولجزء السنة المنقضي.
- بعد حصول موافقة المدير يتم عمل قيد بخصم المبلغ من حساب الاحتياطي العام وإضافته إلى رصيد مال التركة.
3/5/2/5 توزيع الحوافز على موظفي الإدارة
- ينظر مجلس الولاية عند مناقشة توزيع عوائد الاستثمار السنوية، بتخصيص مبلغ معين من الاحتياطي العام لتوزيعه كحوافز على موظفي الإدارة المتميزين الذين ساهموا في تنشيط الاستثمارات أو إنجاز الواجبات بكفاءة عالية، ويعتمد المبلغ وأسس التوزيع.
- في ضوء قرار المجلس، يتولى مدير الإدارة إعداد كشف بأسماء الموظفين المتميزين في الإدارة والمبالغ المقترح توزيعها عليهم.
- يرفع الكشف إلى رئيس مجلس الولاية للموافقة عليه.
- بعد الموافقة تصرف المبالغ من حـ/ الاحتياطي العام.
3/5/2/6 الاستخدامات الأخرى
إذا ما قرر مجلس الولاية تغطية أو صرف أي مبلغ لمواجهة أي غرض من حساب الاحتياطي العام فيستلم قرار المجلس ويتم صرف المبلغ خصماً من هذا الحساب.
3/6 حسابات المصروفات
3/6/1 أقساط استهلاك العقارات وتناقص قيمتها السنوية
- يتولى قسم الحسابات بالتعاون مع قسم الشؤون الفنية في نهاية السنة المالية إعداد كشف يتضمن أرقام العقارات المملوكة للإدارة وتاريخ إنشائها والكلفة الأصلية لها ونسبة الاستهلاك السنوية ومقدار قسط الاستهلاك.
- كذلك يتولى قسم الشؤون الفنية تثبيت القيمة التقديرية السائدة لكل عقار.
- يتولى قسم الحسابات إعداد مستند قيد بتثبيت الاستهلاك السنوي للعقارات ومقدار تناقص القيمة، إن وجد.
من حـ/ استهلاك العقارات
من حـ/ تناقص قيمة العقارات
إلى حـ/ الاستهلاك المتراكم للعقارات
- يخضع سند القيد إلى مصادقة رئيس قسم الحسابات ومدير الإدارة.
3/6/2 صيانة العقارات
- يتم إنجاز معاملة صيانة العقارات وتحديد المبالغ الواجب صرفها بموجب دليل العقارات.
- يستلم قسم الحسابات معاملات صرف مبالغ الصيانة ويصرفها بموجب سند صرف وشيك خصماً من حـ/ مصروفات صيانة العقارات وإذا ما توجب حجز نسبة من المبلغ كأمانات فيتم عمل مستند قيد يومية بذلك.
3/6/3 أتعاب التدقيق والاستشارات والمحاماة
- يعرض المدير مذكرة على مجلس الولاية يطلب الموافقة على مبلغ أتعاب التدقيق أو أية استشارات تطلبها الإدارة، أو أتعاب المحاماة.
- يعتمد مجلس الولاية المبلغ المطلوب صرفه للغرض المذكور.
- يصرف المبلغ بموجب سند صرف وشيك بعد إنجاز المهمة أو كدفعات حسب ما تم التعاقد عليه.
3/6/4 الرسوم والعمولات والنفقات القضائية والبنكية
- يستلم قسم الحسابات الإشعارات والطلبات اتلخاصة بصرف مبالغ الرسوم أو العمولات أو النفقات البنكية والقضائية وما شابه.
- تحال هذه الإشعارات والطلبات إلى المدير للموافقة على صرفها أو تسويتها.
- يتم صرف المبالغ أو تسويتها بموجب سند صرف أو مستند قيد يمومية.
- يتم التحقق منها فإذا كانت هذه النفقات تتعلق بتركة معينة، فحينئذ تصرف من مال التركة،أما إذا كانت عمومية فأنها تصرف من ضمن المصروفات التي تتحملها الإدارة.
3/6/5 هبوط قيمة الاستثمارات المالية
راجع الفقرة (3/3/4) من هذا الدليل.
3/7 الحسابات المدينة والدائنة والالتزامات
3/7/1 الحسابات المدينة
- على قسم الحسابات إعداد كشف شهري بهذه الحسابات لمراجعتها و التحقق من أسماء الجهات المدينة و العمل على مطالبتها بالتسدسد في حال حلول موعد استحقاقها.
- تأسيساً على التفاصيل التي تستلم من بقية الأقسام على رئيس قسم الحسابات مراجعة الحسابات المدينة في نهاية كل سنة للتحقق من مدى وجود حاجة لعمل مخصص للديون المشكوك في تحصيلها، وعند تحقق الحاجة ترفع مذكرة إلى المدير لعمل المخصص المطلوب.
- إذا ما توفرت الإثباتات والقناعة بعدم إمكانية تحصيل مبلغ ما من الحسابات المدينة، ترفع مذكرة بذلك من المدير إلى مجلس الولاية للحصول على الموافقة على شطب المبلغ من السجلات.
3/7/2 الحسابات الدائنة والالتزامات
- في نهاية كل شهر يتولى قسم الحسابات بالتعاون مع بقية الأقسام إعداد قائمة بالمصروفات التي يتطلب الأمر عمل قيد استحقاق وإظهارها ضمن حسابات المصروفات المستحقة.
- كذلك يتم في نهاية كل شهر إعداد كشف بالحسابات الدائنة موضحاً فيه اسم الجهة الدائنة و المبلغ وطبيعة المبلغ وتاريخ استحقاق تسديده، وترفع مذكرة إلى المدير لتسديد المبالغ المستحقة في حالة حلول موعد استحقاقها.
- كذلك ينبغي العمل على إعداد كشوف بحسابات الأمانات المختلفة، مثل أمانات تركات الراشدين، والعمل على حث أصحابها للمراجعة لغرض استلامها.
3/8 الموازنات
3/8/1 إعداد ومصادقة الموازنات
يجب الشروع بعملية إعداد الموازنات في الشهر الأخير من السنة المالية وذلك للموازنات السنوية المطلوبة للسنة التالية. وتتضمن عملية إعداد ومصادقة الموازنات المهام الأساسية الآتية:
- يشرع المدير بعملية إعداد الموازنات من خلال توصيل الأهداف والاتجاهات العامة التي رسمها المجلس إلى رؤساء الأقسام المعنية، كما يتولى إصدار تعليمات إعداد الموازنات وتوقيتاتها.
- يشرع رؤساء الأقسام بإعداد معلومات موازناتهم بموجب التعليمات والمتطلبات والمعلومات الأخرى المتوفرة لديهم.
- على رؤساء الأقسام أن يتقدموا بتقديرات موازناتهم الأولية وما هي الأسس التي تقوم عليها ويجب إعداد هذه التقديرات على أساس أداء السنة الحالية والظروف المتوقعة للسوق والعوامل المحتمل أن تؤثر على النشاط.
- يتولى رئيس قسم الحسابات التنسيق بين الموازنات المختلفة وتنقيح التقديرات وإعداد الموازنات وتقديمها إلى المدير، مع إجراء مقارنة مع موازنات السنة السابقة.
- تتم مراجعة ومناقشة الموازنات المقترحة من قبل المدير ورؤساء الأقسام، وبعد ذلك ترسل إلى مجلس الولاية للمصادقة بعد إجراء أية تعديلات ضرورية عليها.
- يناقش المجلس الموازنة بحضور المدير ورؤساء الأقسام ويتولى إجراء التعديلات والمصادقة عليها قبل بداية السنة.
3/8/2 تنفيذ الموازنة
بعد المصادقة على الموازنة، يتولى المدير تغذيتها إلى الأقسام المختلفة وإصدار تعليمات بتنفيذها، وتتضمن تعليمات التنفيذ.
- الأهداف المعتمدة الرئيسية والفرعية
- الصلاحيات والمسؤوليات
- إعداد تقارير المتابعة الشهرية والسنوية
3/8/3 مراقبة الأداء بموجب الموازنة
- يقوم رئيس قسم الحسابات بإعداد تقارير شهرية عن التنفيذ الفعلي لكل موازنة وتحديد الانحرافات وتحليل أسبابها مع تسليط الضوء على الانحرافات المهمة والتي تحال إلى رؤساء الأقسام المعنية للتعليق عليها.
- يقوم رؤساء الأقسام وعلى فترات دورية، بإعداد تقارير وشروح عن أداء أقسامهم بموجب الموازنات المعتمدة وتقدم تلك التقارير إلى المدير متضمنة المقترحات بتعديل الموازنات في ضوء الأداء الفعلي إن تطلب الأمر ذلك.
- يجب إعداد تقارير سنوية لتقييم الأداء متضمنة :
§ مدى النجاح في تحقيق الأهداف المعتمدة في الموازنات.
§ مدى التطور الحاصل في الأداء مقارنة بالنسبة السابقة أو ثلاث سنوات سابقة.
§ تقييم معدلات الأداء المتحققة من خلال موازنتها مع المعايير القياسية السائدة في حقل النشاط المعين والمعايير الخارجية الأخرى.
§ شرح أية اختلافات أو انحرافات مهمة.
3/9 إقفال السجلات والتقارير المالية
3/9/1 الموجودات
- يجب إيداع الرصيد النقدي للصندوق في البنك قبل نهاية الدوام الرسمي لليوم الخير من السنة كي يظهر رصيد صفراً.
- يجب تسديد أرصدة الصناديق النثرية والسلف المستديمة والمؤقتة من قبل المسؤولين عنها إلى قسم الحسابات قبل نهاية السنة.
- يجب إعداد المطابقات مع البنوك نهاية السنة ولكل مصرف على حدة، ومقابلة الرصيد في كشف البنك مع الرصيد في سجلات الإدارة وتحديد الاختلافات ومن ثم عمل القيود الضرورية وإجراء التسويات بموجبها.
- يجب إعداد قوائم بكافة الأوراق الملية المستثمرة من قبل الإدارة أو المستثمرة من قبل أصحاب التركات وبعهدة الإدارة في نهاية كل سنة وبيان أسماء الجهات المستثمر لديها والقيم الاسمية والسوقية والكلفة وتواريخ الاقتناء واحتساب الفوائد المستحقة.
- يجب إعداد جدول بالاستثمارات العقارية مبيناً رقم العقار ونوعه وموقعه والكلفة والقيمة الدفترية والقيمة السوقية.
- يجب إعداد جدول بالحسابات المدينة المختلفة مبيناً فيه اسم الجهة المدينة والمبلغ وعمر الحساب، وبيان مدى الحاجة إلى شطب بعض الديون، أو عمل مخصص للديون المشكوك فيها.
3/9/2 المطلوبات
- يجب التأكد من أن كافة المبالغ المدفوعة خلال نهاية السنة لا تظهر ضمن قائمة الحسابات الدائنة، كما يجب احتساب أية مستحقات على الإدارة واثبات القيود بشأنها في السجلات.
- يجب إجراء مطابقة بين حسابات أموال التركات وما في حكمها وحسابات أمانات تركات الراشدين ومطابقتها مع الأستاذ العام.
3/9/3 المصروفات
- يجب إعداد كشف بمبالغ استهلام العقارات المملوكة للإدارة ومبالغ تناقص القيمة واثبات القيود بشأنها في السجلات.
- يجب التحري عن أية مصروفات مستحقة على الإدارة لكن لم يتم دفعها لغاية السنة المالية، وعمل القيود اللازمة بشأنها.
- يجب غلق حسابات جميع المصروفات في تقرير الدخل للسنة المالية المعنية.
3/9/4 إعداد البيانات المالية السنوية والتقرير السنوي
- في نهاية السنة، يتولى قسم الحسابات إعداد البيانات المالية السنوية من واقع ميزان المراجعة النهائي (بعد الغلق)، متضمنة :
§ الميزانية العامة (كشف المركز المالي).
§ تقرير الدخل.
§ كشف التدفق النقدي.
§ كشف الإيضاحات والكشوف التحليلية.
- على مدير الإدارة بالتعاون مع رؤساء الأقسام كافة إعداد التقرير السنوي الذي يرفق مع البيانات المالية السنوية لغرض عرضه على مجلس الولاية على أموال القاصرين.
ملحق رقم (1) ـــ دليل الحسابات
1. الموجودات
11. النقد وما في حكمه
111. نقد في الصندوق
112. نقد لدى البنوك بالدينار البحريني
113. نقد لدى البنوك بالعملات الأجنبية
114. ودائع ثابتة قصيرة الأجل
115. صندوق النثرية
116. السلف المستديمة
117 شيكات قيد التحصيل / عملة أجنبية
118 شيكات مرجعة تحت التسوية
12. استثمارات مالية
121. استثمارات لغرض المتاجرة
122. استثمارات متاحة للبيع
123. استثمارات يحتفظ بها إلى تاريخ الاستحقاق
13. استثمارات عقارية
131. أراضي وعقارات للمتاجرة
132. أراضي وعقارات للإيجار
14. مشروعات قيد الإنجاز
15. موجودات أخرى
151. سلف ودفعات مقدمة
152. أرصدة مدينة ومستحقات
17. الحسابات النظامية المتقابلة المدينة
2. المطلوبات
21. أموال التركات وما في حكمها
211. تركات القاصرين
212. أموال المحجور عليهم
213. أموال الغائبين
22. مطلوبات قصيرة الأجل
221. أمانات مستلمة
222. أرصدة دائنة أخرى
223. أمانات تركات الراشدين ومن في حكمهم
23. مطلوبات طويلة الأجل
231. قروض
24. أموال المساعدات
241. أموال المساعدات المقيدة
242. أموال المساعدات غير المقيدة
25 مخصصات
251 مخصص ديون مشكوك في تحصيلها
252 مخصص صيانة عقارات التركات
253 مخصص هبوط أسعار الاستثمارات
254 مخصصات أخرى
26. الاحتياطي العام
27. الحسابات النظامية المتقابلة الدائنة
3. المصروفات
31. استهلاك العقارات العائدة للإدارة وتناقص قيمتها
32. صيانة العقارات العائدة للإدارة
33. أتعاب تدقيق واستشارات
34. ضرائب ورسوم
35. نفقات قضائية وأتعاب محاماة
36. نفقات بنكية
37. أجور إعلان
38. هبوط قيمة الاستثمارات
39. مصروفات متنوعة، ومصروفات سنوات سابقة
4. الإيرادات
41. إيجار عقارات عائدة للإدارة
42. فوائد ودائع ثابتة
43. فوائد حسابات جارية
44. أرباح أسهم مستلمة
45. أرباح صناديق استثمارية
46. أرباح بيع الأسهم
47.فوائد سندات
48.أرباح بيع العقارات
49. إيرادات أخرى وسنوات سابقة
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
نموذج : 2
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
|
3. خلاصة الموضوع |
|
|
|
|
|
4. إفادة الحسابات |
|
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|
نموذج :3
|
|
كشف حساب التركة (المال) السنوي |
|
|
للسنة المنتهية في31/12/ 200 |
|
1. رقم ملف التركة (المال) |
2. اسم صاحب التركة (المال) |
|
3. تاريخ فتح ملف التركة (المال) |
|
|
4. أسماء أفراد التركة |
|
|
ت |
الاسم |
تاريخ الميلاد |
الجنس |
عدد السهام حسب الفريضة الشرعية |
|
|
|
|
|
|
5. الكشف النقدي للتركة
|
البيان |
أسماء أفراد التركة |
المجموع |
|||||
|
الرصيد في 1/1/ 200
الإضافات خلال السنة
أموال جديدة مودعه
عوائد استثمار
المدفوعات خلال السنة
نفقات معيشية
نفقات تعليمية
نفقات صحية
الرصيد في 31/12/ 200 |
|
|
|
|
|
|
|
6. الأموال غير النقدية بعهدة الإدارة
|
ت |
التفاصيل |
الرصيد في 1/1/ 200 |
الحركة خلال السنة |
الرصيد في 31/12/ 200 |
|
|
استثمارات مالية
عقارات
ذهب ومجوهرات
أخرى
|
|
|
|
7. المطلوبات القائمة على التركة
|
ت |
التفاصيل |
المبلغ |
ملاحظات |
|
|
|
|
|
8. الملاحظات الأخرى
|
الموظف المختص |
رئيس قسم الحسابات |
مدير أموال القاصرين |
9. ملاحظات التدقيق / قسم شؤون الأوصياء
10. مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
تمت المصادقة على الحساب في الجلسة رقم ( ) بتاريخ ............................/ ............................/ 200
أمين سر المجلس
نموذج : 4
الميزانية العامة كما في 31/12/ 200
|
الموجودات |
السنة الحالية |
السنة السابقة |
|
النقد ومكافأته
نقد في الصندوق
نقد لدى البنوك بالدينار البحريني
نقد لدى البنوك بالعملات الجنبية
صندوق النثرية
سلف مستديمة
ودائع ثابتة قصيرة الأجل
استثمارات مالية
استثمارات في أسهم شركات عامة
استثمارات في أسهم شركات مقفلة
الصناديق الاستثمارية
السندات الحكومية
السندات غير الحكومية
الودائع الثابتة بالدينار البحريني
الودائع الثابتة بالعملات الأجنبية
|
|
|
|
الموجودات |
السنة الحالية |
السنة السابقة |
|
قروض
استثمارات عقارية
أراضي وعقارات للمتاجرة
أراضي وعقارات للإيجار
مشروعات قيد الانجاز
موجودات أخرى
مجموع الموجودات
الحسابات النظامية المتقابلة المدينة
أموال بعهدة الإدارة
أموال بعهدة الأوصياء والقيمين الوكلاء
أموال بعهدة القاصرين والمحجور عليهم المأذون لهم
|
|
|
|
مجموع الجانب المدين |
|
|
|
المطلوبات |
السنة الحالية |
السنة السابقة |
|
الحسابات النظامية المتقابلة الدائنة
أموال تعود لأصحاب التركات |
|
|
|
مجموع الجانب الدائن |
|
|
نموذج : 5
كشف الدخل للسنة المنتهية في 31/12/ 200
|
|
السنة الحالية |
السنة السابقة |
|
الايرادات إيجار عقارات فوائد ودائع ثابتة فوائد حسابات جارية أرباح أسهم مستلمة أرباح صناديق استثمارية أرباح بيع أسهم فوائد سندات أرباح بيع عقارات أخرى |
|
|
|
مجموع الإيرادات |
|
|
|
المصروفات استهلاك عقارات وتناقص القيمة صيانة عقارات أتعاب تدقيق واستشارات رسوم نفقات قضائية وأتعاب محاماة نفقات مصرفية أجور إعلان هبوط قيمة الاستثمارات مصروفات متنوعة وسنوات سابقة |
|
|
|
مجموع المصروفات |
|
|
|
صافي الدخل (ينقل لحساب الاحتياطي العام) |
|
|
وزارة العدل و الشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
الدليل المالي و المحاسبي
(السياسات و الإجراءات)
2. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف على أعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعايرة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
ت. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و علو على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و على وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ث. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من التتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
5. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
6. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
7. الوكالة عن الغائب
8. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
في ما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 أهداف الدليل ونطاقه
1/2/1 يهدف هذا الدليل إلى توفير فهم واضح للسيايات والإجراءات التي يعتمدها قسم الشؤون الأوصياء ومن في حكمهم في إدارة أموال القاصرين في مراقبة وتدقيق التصرفات المالية وغير المالية والحسابات التي يتقدم بها الأولياء والأوصياء والقيمون والوكلاء والمدراء المؤقتون عن إدارة الأموال التي بعهدتهم في نطاق قانون الولاية على المال رقم (7) لسنة 1986 وبما يؤمن انجاز مهام القسم على اكمل وجه وبطريقة كفوءة وفاعلة.
1/2/2 من الهدف العام المشار إليه في الفقرة السابقة يمكن اشتقاق الأهداف الفرعية الآتية:
- تدقيق الحسابات السنوية وغير السنوية التي يتقدم بها الأولياء والأوصياء والقيمون والوكلاء والمدراء المؤقتون عن الأموال التي عهدت إليهم إدارتها للتحقق من استقامة هذه الحسابات وصحتها وسلامتها.
- تدقيق الحسابات السنوية وغير السنوية التي يتقدم بها القاصرون والمحجور عليهم المأذون لهم بإدارة أموالهم عن الأموال التي عهدت إليهم إدارتها للتحقق من استقامة هذه الحسابات وصحتها وسلامتها.
- القيام بتدقيق محاضر جرد وتحديد الأموال الخاصة بالتركات وما في حكمها عند وضع اليد عليها لأول مرة وعند تسليمها للأوصياء أو القيمين أو الوكلاء وكذلك محاضر تسليم الأموال لأصحابها عند انتهاء الولاية أو الوصاية أو القوامة أو الوكالة.
- القيام بالتدقيق المفاجئ والدوري لحسابات الأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين لضمان الاستقامة والكفاءة في أداء الأنشطة والفعاليات ذات العلاقة.
- التحقيق فس الشكاوي والمخالفات المتعلقة بالمهام الموكلة إلى الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين والقاصرين والمحجور عليهم المأذون لهم.
- المتابعة المستمرة لشؤون الأوصياء ومن في حكمهم.
1/2/3 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل قسم شؤون الأوصياء ومن في حكمهم في إدارة أموال القاصرين بخصوص الأموال التي يشملها نطاق الولاية على المال رقم ( 7) لسنة 19863 والتي هي بعهدة الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين أو بعهدة القاصرين والمحجور عليهم المأذون لهم بإدارة أموالهم . ويعد هذا الدليل جزءاً مكملاً للسياسات والإجراءات الأخرى المالية وغير المالية التي ستفرد لها أدلة أخرى على وجه التخصيص .
1/2/4 لايشمل نطاق هذا الدليل ما يتعلق بإعداد برامج التدقيق والرقابة وبرامج الجرد والتحقق التي يتم إعدادها من قبل موظفي القسم وتنقيحها باستمرار في ضوء المهام التي يقومون بتنفيذها.
1/2/5 لا يغطي نطاق هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات أو إجراءات ذات طبيعة تقنية خاصة.
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بموجب نظام الحاسوب .
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة محدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين، وتعد هذه النسخة هي النسخة المعمول عليها والمعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (دليل محاسبة الأوصياء/1) وإذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطي رمز (دليل محاسبة الأوصياء /2)، وهكذا.
1/3/3 يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل والشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986، وفي حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل يقدم مقترح بذلك ويدرس من الإدارة ومن ثم يعرض على مجلس الولاية للمصادقة عليه، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة والمحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي، ولا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القرارات أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل، وتتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام والسياسات والإجراءات والنماذج . أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 محاسبة الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين
2/1/1 على الوصي أو القيم أو الوكيل عن الغائب أن يقدم حساب سنوياً مؤيداً بالمستندات عن إدارة لأموال القاصر أو المحجور عليه أو الغائب في نهاية كل سنة مالية. ويعفى من تقديم الحساب السنوي إذا كانت الأموال لا تزيد عن خمسة آلاف دينار ما لم ير المجلس عكس ذلك (م/33). ويجوز للمجلس إرجاء تقديم الحساب عن الميعاد المتقدم إلى الميعاد الذي يراه مناسباً
2/1/2 كذلك يجب تقديم الحساب المذكور خلال ثلاثين يوماً من تاريخ انتهاء الوصاية.
2/1/3 إذا مات الوصي أو القيم أو الوكيل أو حجر عليه أو اعتبر غائباً التزم ورثته أو من ينوب عنه بتسليم أموال القاصر وتقديم الحساب المشار إليه آنفاً (م/38).
2/1/4 إذا ما تم تعيين الإدارة وصياً أو قيماً أو وكيلاً فعليها أيضاً تقديم الحساب المشار إليه آنفاً.
2/1/5 إذا كانت الأموال مستثمرة في نشاطات تجارية أو صناعية معقدة يجوز للإدارة طلب تدقيقها من محاسب قانوني مجاز.
2/1/6 يكلف الولي الجد الصحيح بتقديم الحساب السنوي المشار إليه في (1) أعلاه عند وفاة الأب.
2/1/7 يتولى المدير المؤقت تقديم الحساب المذكور في حالة تعيينه من قبل الإدارة.
2/1/8 يخضع الحساب للمراجعة والتدقيق من قبل الإدارة، ويرفع لمجلس الولاية مشفوعاً بالتوصيات لغرض المصادقة.
2/1/9 في حالة تعيين حارس قضائي على تركة للقاصر أو من في حكمه حقوق فيها، فعلى الإدارة متابعة النائب عنه لمطالبة الحارس القضائي بتقديم الحساب معززاً بالمستندات وتعرض الإدارة هذا الحساب على المجلس مشفوعاً بملاحظاتها عليه.
2/1/10 تمسك الإدارة سجلاً مفهرساً بالأولياء والأوصياء والمشرفين والقامة والوكلاء عن الغائبين والمساعدين القضائيين لغرض المتابعة.
2/2 محاسبة القاصر أو المحجور عليه المأذون له بإدارة أمواله
2/2/1 يجوز للمجلس بعد سماع أقوال الولي أو الوصي أن يأذن للقاصر الذي بلغ الثامنة عشر من عمر أذناً مطلقاً أو مقيداً في تسلم أمواله كلها أو بعضها لإدارتها وذلك بناءً على طلب القاصر أو الولي أو الوصي (م/39).
2/2/2 للقاصر المأذون أن يباشر أعمال الإدارة وله أن يفي ويستوفي في الديون المترتبة على هذه الأعمال. ولكن لايجوز له أن يؤخر العقارات لمدة تزيد على سنة ولا يفي الديون الأخرى ولو كانت ثابتة بحكم واجب النفاذ أو سند تنفيذي آخر إلا بأذن خاص من المجلس أو الولي أو الوصي فيما يملكه من ذلك.
2/2/3 على القاصر المأذون له في الإدارة أو الاتجار أن يقدم في نهاية كل سنة حساباً سنوياً مؤيداً بالمستندات عن إدارته أو تجارته ما لم يحدد المجلس ميعاداً آخر لتقديم الحساب. ويجوز للمجلس أن يأمر بإيداع المتوفر عن دخله أحد المصارف ولايجوز له سحب شيء منه إلا بأذن منه (م/41).
2/2/4 يطلب تقديم الحساب المشار إليه أنفاً خلال ثلاثين يوماً من بلوغ القاصر المأذون له سن الرشد أو وفاته.
2/2/5 يجوز للمحجور عليه للسفه أو الغفلة بأذن من المجلس تسلم أمواله كلها أو بعضها لإدارتها أو للاتجار بها، وفي هذه الحالة تسري عليه الأحكام التي تسري في شأن القاصر المأذون.
2/3 أحكام عامة
- عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة في الدليل، وعلى أن يكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين.
- تعد كافة المعلومات الخاصة بالقاصرين ومن في حكمهم بحكم السرية ولا يجوز إباحتها للغير، ويكون الإطلاع عليها والوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم.
- ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات واستلام الطلبات بخصوص القاصرين ومن في حكمهم إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
- لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مدير الإدارة حسب مقتضيات الحال .
3. الإجراءات
3/1 محاسبة الأولياء والأوصياء والقيمين والمدراء المؤقتين والوكلاء
- ينشأ في الإدارة / قسم شؤون الأوصياء ومن في حكمهم سجل خاص لتسجيل أسماء الذين يتولون إدارة تركات معينة بقرارات من مجلس وهم :
· الولي الجد الصحيح .
· الوصي على القاصر أو الحمل المستكن .
· القيم على ناقص الأهمية أو فاقدها المحجور عليه .
· الوكيل الغائب .
· المدير المؤقت لإدارة التركة .
ويبين في هذا السجل إضافة إلى الأسماء أرقام ملفات التركات وأرقام قرارات المجلس بتعيينهم واسم المتوفى أو المحجور عليها أو الغائب...الخ
- يتم إبلاغ أي من المذكورين سابقاً بفتح حساب مصرفي باسم القاصر أو القاصرين ومن في حكمهم في المصرف الذي تحدده الإدارة، وذلك لغرض إيداع كافة المتحصلات من النقود وما في حكمها خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ تسلمها وعلى أن تعد رسالة من الإدارة إلى المصرف المعين لغرض فتح الحساب وأن يشار فيها إلى أن هذا الحساب هو للإيداع فقط ولا يحجوز السحب منه إلا بموافقتها.
- يجب أن يوقع أي من هؤلاء إقراراً بضرورة تقديم حساب سنوي عن إدارتهم للأموال التي في عهدتهم عند نهاية كل سنة مالية، وكذلك عند انتهاء الوصاية أو القوامة أو الوكالة أو التنازل عنها . وفي حالة وفاة الوصي أو القيم أو الوكيل أو الحجر عليه أو اعتباره غائباً، فيقع التكليف بتقديم الحساب على ورثة أي منهم أو من ينوب عنهم حسب الأحوال وتحفظ نسخة الإقرار هذه في ملف التركة.
- كذلك تقوم الإدارة عند انتهاء كل سنة مالية بإرسال رسائل إلى من ذكروا سابقاً تتضمن تذكيرهم بتقديم الحسابات المشار وبيان محتوياتها.
- يجب أن يتضمن الحساب السنوي ما يأتي :
· بيان بالإيرادات والمصروفات الخاصة بالسنة، وصافي الدخل المتحقق من ربح أو خسارة.
· بيان بموجودات ومطلوبات التركة في تاريخ نهاية السنة.
· الكشوف التحليلية والإيضاحات بشأن الأرقام الواردة في الكشفين السابقين.
· تقرير يتضمن تفاصيل إدارة الأموال وما طرا عليها من حقوق والتزامات وخطة العمل لسنة القادمة .
· تعهد بعدم إخفاء أية معلومات بشأن الحساب المذكور .
· تقري للمحاسب القانوني في حالة الشركات أو الأعمال التجارية والصناعية المعقدة.
· تقديم المستندات والوثائق والسجلات التي تدعم الحساب المذكور وتفاصيله .
- يعرض الحساب المذكور على قسم شؤون الأوصياء لغرض إجراء التدقيق المطلوب عيه وإعداد تقرير بشأن كل حساب إلى المجلس مبيناً فيه التوصيات وعلى وفق دليل التدقيق الداخلي.
- يحال الموضوع من المدير مع بيان الرأي إلى أمانة سر المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يتولى المجلس دراسة كل حساب سنوي على حدة واستدعاء من يرى حضوره كالمحاسب القانوني أو الوصي أو القيم أو الوكيل أو المشرف أو غيرهم، ومن ثم اتخاذ القرار المناسب، ومن ذلك :
· مطالبة أي من المذكورين سابقاً بإعادة أموال معينة أو تحميلهم مبالغ مصروفات أنفقت من قبلهم خلافاً للتخويل المعطى لهم أو القانون أو النظام.
· عزل أي من المذكورين إذا ثبت تقصيره وإهماله بشكل واضح وبين. واستبدالهم بآخرين أو بتعيين الإدارة بدلاً عنهم.
· إقالة دعوى لدى المحاكم بشأن أية حالة تتطلب مثل ذلك.
· تقديم مزيد من الإيضاحات وتأجيل الموضوع إلى جلسة قادمة.
· المصادقة على الحساب إذا لم تكن هناك مخالفات أو ملاحظات جوهرية بشأنه.
· دعوة الشركة ذات العلاقة لعقد اجتماع بمجلس أو هيئة إدارتها لمناقشة بعض التفاصيل والحصول على الإجابات بشأنها.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام التركات والحسابات والشؤون القانونية والشؤون الفنية أو أي قسم آخر للتنفيذ حسب طبيعة ما يرد في تلك القرارات.
- تحفظ نسخة من الحساب وقرار المجلس بشأنه في ملف التركة، وتتم إعادة المستندات الأصلية والسجلات إلى من قام بتقديمها.
- في حالة تقاعس أي من المكلفين بتقديم الحساب عن تقديمه في الموعد المحدد تعرض الإدارة الأمر على المجلس لاتخاذ ما يراه مناسباً من غجراءات في هذا الشأن، ومن ذلك إرجاء تقديم الحساب إلى ميعاد آخر إذا كان هناك ما يدعو إلى ذلك.
3/2 محاسبة القاصر والمحجور عليه المأذون له بإدارة أمواله
- يتقدم القاصر الذي بلغ الثامنة عشر من العمر أو المحجور عليه بطلب للإدارة يبين فيه رغبته بإدارة جزء من أمواله أو كلها بما فيها من أعمال تجارية أو عقارات أو غيرها، مع موافقة من ينوب عنه.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة.
- يتولى مشروف التركات مقابلة صاحب الطلب والتداول معه بشأن الموضوع للتحقق من أهليته لممارسة النشاط.
- يحال المحجور عليه إلى اللجنة الطبية المختصة لبيان الرأي بشأن أهليته لممارسة العمال التجارية، وقد تتم إحالة القاصر إذا وجد ذلك ضرورياً.
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي دراسة الموضوع وتقديم تقرير تبين فيه البيانات الأولية عن التركة والأسرة ودوافع الرغبة في ممارسة النشاط التجاري، ورأي بقية أفراد الأسرة، وميزانية الأسرة ومدخولاتها...الخ وكذلك بيان التوصية بشأن الموضوع.
- يرفع التقرير الطبي والتقرير الاجتماعي من قبل مشرف التركات مشفوعاً برأيه إلى مدير الإدارة.
- يتولى مدير الإدارة دراسة الموضوع وقد يطلب مقابلة القاصر أو المحجور عليه، ومن ثم يبين رأيه ويرفعه إلى المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس، وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع بحضور القاصر أو المحجور عليه، ويتخذ القرار المناسب بشأنه.
- يحال القرار إلى أقسام التركات والحسابات والقانونية ورأي قسم آخر ذي علاقة للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار تفويض قانوني للقاصر أو المحجور عليه بممارسة النشاط وفق المحددات التي وضعها المجلس في قراره.
- يتولى قسم الحسابات وقسم الشؤون الفنية تسليم الأموال إلى المأذون له وفقاً لقرار المجلس وبموجب محضر تسليم يوقع عليه من قبل مدير الإدارة والمستلم ويعد المحضر بثلاث نسخ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من قرار المجلس ونسخة من محضر تسليم الأموال في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات إجراء المعالجة الحسابية بسند أو قيد مع حفظ نسخة من محضر التسليم مع.
- يتم فتح سجل بالقاصرين والمحجور عليهم المأذونين بممارسة نشاطات إدارة أموالهم في قسم شؤون الأوصياء .
- يتم إرسال رسائل سنوية إلى هؤلاء لغرض تذكيرهم بتقديم الحسابات السنوية.
- تستلم الحسابات السنوية ويتم التعامل معها وفق نفس الآلية المشار إليها في الفقرة (3/7) من هذا الدليل.
- كذلك يتم تقديم الحساب عند بلوغ القاصر المأذون له سن الرشد أو رفع الحجر عن المحجور عليه وعندئذ يدقق الحساب وتتخذ بشأنه الإجراءات السابقة، وتجري عملية تسليم بقية التركة وتوقيع وصل المخالصة وفقاً للإجراءات الواردة في الفقرة ( 3/6) من هذا الدليل.
- عند وفاة القاصر أو المحجور عليه، المأذون له بإدارة أمواله يطلب تقديم الحساب من قبل من ينوب عنه أو احد الورثة وتتخذ الإجراءات المشار إليها بشأنه.
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
|
اسم الدليل
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
نموذج : 2
كشف الحساب السنوي
|
1. اسم صاحب التركة/ المال................ |
2. رقم الملف/.............................. |
|
3. طبيعة التركة / المال..................... |
4. اسم الوصي/القيم/الوكيل/الولي/المدير المؤقت/القاصر المأذون/المحجور عليه المأذون/................................... |
|
5. رصيد التركة/المال كمت في1/1/ 200...................................................... |
|
|
6. تفاصي موجودات ومطلوبات التركة /المال كما في 31/12/ 200..........................
|
|
|
الموجودات |
المصروفات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. رصيد التركة/المال كما في 31/12/ 200................................................................. |
|
|
8. تفاصي الإيرادات والمصروفات لسنة 200
|
|
|
الإيرادات |
المصروفات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. صافي الوافر لسنة 200........................................................................ |
|
|
10. تقرير إدارة التركة/ المال (بورقة مرفقة): |
|
|
11. إقرار أقر بعدم إخفاء معلومات تتعلق بموجودات أو مطلوبات أو موارد أو مصروفات التركة/المال ولأجله وقعت بتاريخ........................... |
|
|
|
الاسم /....................................... |
|
|
التوقيع /...................................... |
.1 ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف على أعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعايرة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
ج. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و علو على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و على وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ح. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من التتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
9. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
10. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
11. الوكالة عن الغائب
12. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
في ما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 هدف الدليل ونطاقه
1/2/1 لقد أعد هذا الدليل بهدف تسهيل مهام موظفي إدارة أموال القاصرين بتنفيذ قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1386 واللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1386 والقوانين المرعية الأخرى والسياسات التي يقرها المجلس وذلك بما يضمن الحفاظ على أموال القاصرين ومن في حكمهم وإعداد التقارير اللازمة عنها إلى مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم والجهات المسؤولة الأخرى.
1/2/2 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل مختلف الأقسام في إدارة أموال القاصرين ابتداء من فتح ملف التركة أو الأموال المعهود إدارتها وانتهاء بالتصفية النهائية لها، وهو يعد جزءاً مكملاً للسياسات والإجراءات الأخرى المالية وغير الملية التي ستفرد لها أدلة أخرى.
1/2/3 إن المقصود بالتركات والأموال المعهود إدارتها إلى أموال القاصرين والمشمولة بهذا الدليل هي الأموال التي تتولى الإدارة الإشراف عليها أو إدارتها بصورة مباشرة والتي تعود إلى:
أ. القاصرين والحمل المستكن الذين لا ولي لهم.
ب. ناقصي الأهلية وفاقديها (المحجور عليهم).
ج. الغائبين
د. من لديه عاهتين بصورة مشتركة أو أكثر من العمى أو الصم أو البكم .
ه. المسجونين.
1/2/4 لا يشمل نطاق هذا الدليل ما يتعلق بالولاية على أموال القاصرين المنصوص عليها في الفصل الأول من الباب الثاني من القانون بالمرسوم رقم ( 7) لسنة 1986 والتي تدخل ضمن الدليل الخاص بالشؤون القانونية إلا بالقدر النتعلق بأهداف هذا الدليل.
1/2/5 لايغطي هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات أو إجراءات ذات طبيعة تقنية خاصة.
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بموجب الحاسب الآلي.
د. التكييفات والتفسيرات القانونية البحتة.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة محدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين، وتعد هذه النسخة هي النسخة المعمول عليها والمعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (دليل التركات/ 1) وإذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطي رمز (دليل التركات /2)، وهكذا.
1/3/3 يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل والشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986، وفي حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل يقدم مقترح بذلك ويدرس من الإدارة ومن ثم يعرض على مجلس الولاية للمصادقة عليه، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة والمحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي، ولا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القرارات أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل، وتتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام والسياسات والإجراءات والنماذج . أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 عام
2/1/1 ينبغي على جميع موظفي الإدارة مراعاة مصلحة القاصر ومن في حكمه أولاً عند تنفيذ جميع السياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل.
2/1/2 على جميع موظفي الإدارة التقيد التام بالأحكام الواردة في قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986 والقوانين والأنظمة الأخرى ذات العلاقة والسياسات الصادرة عن المجلس مع مراعاة الأحكام والقواعد الشرعية ذات العلاقة بالقاصر أو صاحب المال، وعند عدم وجود القاعدة القانونية أو الإدارية أو الشرعية الكافية والملائمة يتم الاسترشاد بأفضل الممارسات في المجال المعين والتي تضمن مصلحة القاصر أو صاحب المال المعهود إدارته على أفضل نحو ممكن.
2/1/3 إن الاستثناء من تطبيق أي إجراء في هذا الدليل أو تكييفه بما يتناسب مع خصوصية الحالة موضوع البحث يجب أن يكون بمعرفة وموافقة مدير |إدارة أموال القاصرين، أو مجلس الولاية إن تطلب الأمر ذلك وعلى أن يكون ذلك معللاً وفي مصلحة القاصر ومن في حكمهولايدخل بقواعد الرقابة والتوثيق الملائمة.
2/1/4 في حالة ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة في الدليل، وعلى أنيكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين ومجلس الولاية إذا تطلب الأمر.
2/1/5 تعد كافة المعلومات الخاصة بالتركات وما في حكمها وبحاضة مبالغ الأرصدة والإضافات عليها والتنزيلات منها بحكم السرية ولا يجوز إباحتها للغير، ويكون الإطلاع عليها أو الوصول لها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم.
2/1/6 يتنبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات أو استلام الطلبات بخصوص التركات وما في حكمها إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
2/1/7 لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو المدير حسب متطلبات الحال.
2/2 فتح ملف التركة
2/2/1 لا يتم فتح ملف التركة وما في حكمها إلا بعد الحصول على الوثائق المطلوبة في هذا الدليل وموافقة المشرف على التركات.
2/2/2 ينبغي الاحتفاظ بأرقام متسلسلة للتركات وما في حكمها مع إضافة السنة إلى الرقم المعين، وتستخدم هذه الأرقام للدلالة على ملفات التركات التي تحفظ في قسم التركات وكذلك للدلالة على سجلات التركات في الحاسب الآلي، وعلى أن تثبت هذه الأرقام على كافة المعاملات الخاصة بالتركة المعينة.
2/2/3 عند انتهاء تركة معينة أو تصنيفها بصورة نهائية لا يجوز استخدام الرقم الخاص بها لتركة أخرى، ويبقى مؤشراً في سجلات الحاسب الآلي مشفوعاً بكلمة (منتهية).
2/2/4 تحفظ ملفات التركات في أماكن أمينة مقفلة في قسم التركات وبعهدة موظف مسؤول مع ضمان عدم إمكانية الوصول إليها أو الإطلاع عليها إلا للموظفين المخولين بذلك تبعاً لمسؤولياتهم. ولا يجوز ترك ملفات التركات في نهاية الدوام الرسمي في مكاتب الموظفين وإنما ينبغي إعادتها للاحتفاظ بها في الأماكن الخاصة بها.
2/2/5 ينبغي ترقيم محتويات الملفات بشكل متسلسل ووضع قائمة محتويات في بداية كل ملف، مع الاحتفاظ بنسخ مصورة من الوثائق المهمة فيها في نظام الحاسب الآلي باستخدام الماسح الضوئي.
2/2/6 لا يجوز إخراج أي ملف خارج الإدارة إلا بعلم وموافقة المدير وبعد تعبئة النموذج الخاص بذلك.
2/2/7 عند الانتهاء من التركة أو تصنيفها نهائياً يحول الملف الخاص بها إلى ملفات التركات المنتهية ويؤشر ذلك في السجل الخاص بأرقام الملفات.
2/2/8 عند احتواء التركة وما في حكمها لأكثر من قاصر أو طرف فينبغي إعطاء رقم فرعي لكل منهم باستخدام (رقم التركة / رقم القاصر أو الطرف حسب التسلسل). وفي حالة الفوائض المنسوخة يتم فتح ملف جديد لتركة المتوفى من أفراد التركة القديمة مع تأمين الإشارات المتقاطعة لغرض الاستدلال عند إجراء المعاملات وغيرها.
2/2/9 عند فقدان أي ملف من ملفات التركات أو فقدان بعض الوثائق والأوراق فيه ينبغي إبلاغ مدير الإدارة على وجه السرعة، وللمدير أن يفتح تحقيقاً بذلك إذا ما وجد أن الأمر يتطلب التحقيق.
2/2/10 تخضع الملفات الخاصة بالتركات وما في حكمها للتفتيش الدوري أو المفاجئ من قبل قسم التدقيق الداخلي و / أو مدير إدارة أموال القاصرين أو من يخوله للتحقق من استيفائها المتطلبات الضرورية والملائمة والاحتفاظ بها بالشكل المناسب.
2/2/11 تصدر الإدارة بطاقة خاصة لكل تركة وما في حكمها يدون فيها اسم الوصي أو القيم أوالوكيل أو المساعد القضائي وأسماء القاصرين ورقم ملف التركة، وذلك لاستخدام هذه البطاقة عند المراجعة من قبل المعنيين بشؤون التركة.
2/3 حصر وتحديد التركة
2/3/1 يجب الشروع بإجراءات حصر وتحديد التركة وما في حكمها حال استلام البلاغ عنها ودون إبطاء.
2/3/2 يجب السعي والتحري عن مصادر أموال التركة وموجوداتها من مختلف المصادر وتوثيق ذلك بالشكل الكافي والملائم.
2/3/3 يجب اتختذ جميع الإجراءات التحفظية للحيلولة دون أي صرف غير مأذون في أموال التركة أو تحويلها بعد تاريخ الواقعة (كالوفاة أو الغيبة أو الحجر) على أن لا تؤدي هذه الإجراءات التحفظية إلى الأضرار بأموال التركة أو تلفها أو فسادها.
2/3/4 في حالة وجود جزء من أموال التركة خارج البحرين ينبغي اتخاذ الإجراءات اللازمة لحصرها وتحديدها مع إمكانية الاستعانة بالممثليات الدوبلوماسية للمملكة في أماكن وجود تلك الأموال إذا ما تطلب الأمر ذلك.
2/3/5 عند وجود أموال اتركة وما في حكمها مملوكة بصورة مشتركة بين الأطراف الذين يخضعون لأحكام قانون الولاية على المال وغيرهم فينبغي اتخاذ الإجراءات المناسبة لتحديد الأنصبة والمحافظة على حقوق القاصرين ومن في حكمهم.
2/3/6 عند ما يكون المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب شريكاً في شركة تضامنية أو شركة أشخاص أخرى ينبغي الحصول على البيانات المالية المدققة لتلك الشركة كما هي عليه في تاريخ الوفاة أو الحجر أو الغيبة.
2/3/7 يمكن الاستعانة بخبراء أو مثمنين خارجيين لغرض انجاز أعمال حصر وتحديد التركة إذا ما تطلب الأمر ذلك وللإدارة أيضاً أن تستدعي من ترى فائدة في استماع أقواله أو أداء شهادته بخصوص حصر وتحديد التركة.
2/3/8 يكون تحديد أنصبة القاصرين وغيرهم في التركات استناداً إلى الفريضة الشرعية ، بعد الأخذ في الاعتبار الوصايا والهبات والتنازلات الموثقة ، أو بموجب أي أساس قانوني آخر .
2/3/9 يكون حصر وتحديد التركات وما في حكمها بحضور الوصي أو القيم أو الوكيل إن وجدوا، بمقتضى الحال، وينبغي أخذ إقرار منهم بعدم إخفاء أية أموال حسب أفضل المعلومات المتوفرة لديهم في التاريخ المعين.
2/3/10 إذا كان مال القاصر ومن في حكمه لا يتجاوز خمسمائة دينار منفرداً أو ألف دينار في حالة التعدد، يأمر رئيس مجلس الولاية بحفظ الأوراق وتسليم المال لمن يقوم على شؤونه. على أنه إن جاوزت قيمة المال القدر آنف الذكر فيما بعد فأنه يتعين اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن الأموال (م/68).
2/4 تحصيل الموال المستحقة للتركة
2/4/1 يجب على الإدارة اتخاذ الإجراءات اللازمة وبدون إبطاء لسحب الأموال النقدية والمعادن الثمينة وما في حكمها بتاريخ الواقعة (الوفاة أو ما شابه) والاحتفاظ بها لديها.
2/4/2 كذلك يجب السعي لتحصيل المبالغ المستحقة من الديون على الغير في مواعيدها وإضافتها إلى حساب التركة.
2/4/3 ويجب أيضاً السعي وبصورة مستمرة لتحصيل الأموال التي تستحق للتركة كبدلات الإيجار وعوائد الاستثمار وما إلى ذلك في المواعيد المحددة وإضافتها لحساب التركة. وعند وجود أنصبة لراشدين غير مشمولين بولاية الإدارة فتوضع أنصبتهم في حسابات الأمانات وتسلم إليهم عند المراجعة.
2/4/4 للإدارة أو مجلس الولاية، حسب الصلاحيات المعتمدة، أن تأذن بتسليم مستحقات معينة مثل بدلات الإيجار أو غيرها للوصي أو القيم أو الوكيل مباشرة لاستخدامها للإنفاق على القاصر أو ما في حكمه، مع مراعاة المراجعة المستمرة لذلك لمراعاةمصلحة القاصر والحفاظ على أمواله.
2/4/5 لا يتم تحويل ملف التركة للحفظ إلا بعد التاكد من استلام جميع الأموال والمستحقات العائدة للتركة.
2/5 المحاسبة عن الأموال الأخرى العائدة للتركة
2/5/1 لا تسجل الأموال الأخرى العائدة للتركة كالعقارات والموجودات الثابتة والاستثمارات وما شابه في السجلات المحاسبية للإدارة وإنما تسجل في سجلات نظامية بهدف الحصر والمتابعة والمراقبة.
2/5/2 عند وجود أعمال ونشاطات تجارية وصناعية وما شابه مستمرة بطبيعتها، للمجلس الأذن للوصي أو القيم أو الوكيل أو المشرف عليهم بالاستمرار بهذه الأعمال مع تقديم تقارير سنوية عنها للإدارة.
2/5/3 ينبغي على الإدارة اتخاذ الإجراءات الحاسمة واللازمة لبيع الأموال والموجودات التي يخشى من تعرضها للفساد أو الضرر أو التلف أو التقادم وبما يضمن الحفاظ عليها دون نزول قيمتها.
2/5/4 يتم تسجيل قيود وحسابات نظامية متقابلة بأموال القاصرين ومن في حكمهم التي هي بعهدة الإدارة وبالقيمة التقديرية أو الاسمية أو الرمزية لكل نوع من أنواع الموجودات وحسب مقتضى الحال، وتظهر هذه الموجودات وما عليها من التزامات في أسفل الميزانية العمومية وبصورة متقابلة. ( راجع الدليل المالي والمحاسبي).
2/6 المدفوعات من حساب التركة
2/6/1 لا يجوز دفع أي مبلغ من حسابات التركة إلا بعد استيفاء المتطلبات القانونية واستكمال التوثيق اللازم والحصول على الموافقات الأصولية حسب الصلاحيات.
2/6/2 لا يجوز استلام الطلبات الخاصة بدفع مبالغ من حسابات التركات إلا من الأشخاص أو الجهات المخولة بذلك حسب القانون أو اللائحة التنفيذية مع إبراز بطاقة التركة بالنسبة
للأوصياء والقيمين والوكلاء. ولايجوز استلام الطلبات من القاصرين أنفسهم إلا بموافقة المدير.
2/6/3 يجب إجراء التحري والبحث الاجتماعي قبل صرف أية نفقة من حسابات التركات كلما كان ذلك ملائماً وضرورياً، وتقديم التوصية المناسبة لا تخاذ القرار.
2/6/4 في حالة النفقات المستمرة بطبيعتها، مثل نفقات المعيشة الشهرية، فيتم دفع بموجب تخويل مستمر إلى المصرف ذي العلاقة مع مراعاة التجديد السنوي لهذه التخويلات.
2/6/5 لا يجوز دفع أي مبلغ من حساب أي تركة إلا بعد تأييد الحسابات بتوفر الرصيد اللازم في ذلك الحساب وعدم وجود أية التزامات مؤكدة أو محتملة عليه بما يفوق مقدار الرصيد المتبقي في حالة الموافقة على دفع المبلغ المطلوب.
2/6/6 بالنسبة للنفقات التي تصرف لمرة واحدة أو ذات الطبيعة غير المتكررة فيتم الصرف بشيك إلى المستفيد مباشرة أو من يخوله أو بإجراء تحويل مصرفي.
2/6/7 يجوز بقرار من رئيس مجلس الولاية إيجاد صندوق نثرية لدفع المبالغ القليلة التي لا تتجاوز حداً معيناً ، ويحدد في القرار مبلغ صندوق النثرية، والحد الأقصى للمبالغ التي تدفع منه في كل حالة.
2/6/8 ينشأ في الإدارة سجل تقيد به كل الطلبات المقدمة ويبين فيه اسم مقدم الطلب وتاريخ ورود الطلب ومضمونه ورقم ملف التركة، وما اتخذ بشأن الطلب من إجراءات وتاريخ ذلك.
2/7حسابات تركات الراشدين ومن في حكمهم
2/7/1 يزول اختصاص المجلس والإدارة ببلوغ القاصر سن الرشد أو وفاته، أو برفع الحجر عن المحجور عليه أو وفاته، أو عودة الغائب أو ثبوت وفاته. ومع ذلك يظل المجلس والإدارة مختصين بالفصل في الحساب وتسليم الأموال بعد ذلك (المادة 8 من القانون).
2/7/2 في حالة تحقق أي من الحالات المشار إليها أعلاه، يجب اتخاذ الإجراءات المقتضية بتسليم الراشد الذي لا يوجد عليه عارض من عوارض نقص الأهلية أو المرفوع الحجر عنه أو الغائب العائد أمواله ، وإبراء ذمة الإدارة.
2/7/3 في حالة وفاة قاصر أو محجور عليه أو ثبوت وفاة الغائب، يجب اتخاذ الإجراءات لتصفية تركته أو ماله الذي بعهدة الإدارة، وقد يتطلب الأمر فتح ملف تركة جديد وحساب جديد تنقل إليه أرصدة التركة إذا كان من بين ورثة أي من هؤلاء قصر.
2/7/4 في حالة عدم مراجعة المستفيد من أي من هؤلاء أو من ينوب عنهم في حالة الوفاة خلال المدة التي تحددها الإدارة لاستلام أمواله تحول في بداية السنة التالية لانتهاء المدة المحددة إلى حسابات الأمانات.
2/7/5 لا يجوز توزيع عائد استثمار سنوي من الاستثمارات التي باسم الإدارة على تركات الراشدين ومن في حكمهم اعتبارا من تحويلها إلى حسابات الأمانات.
2/7/6 على الإدارة أن تنشأ في نظام الحاسب الآلي ما يضمن تقديم تقرير شهري عن القصر الذين يبلغون سن الرشد في الشهر المعين.
2/8 الهبات والتبرعات إلى القاصرين ومن في حكمهم
2/8/1 لا يجوز للولي أن يقبل أو يرفض هبة أو وصية للقاصر محملة بالتزامات معينة إلا بأذن من المجلس (م18/5).
2/8/2 لا يجوز للوصي قبول أو رفض التبرعات المقترنة بشرط إلا بأذن من المجلس (م/30/8).
2/8/3 في حالة موافقة المجلس على قبول هبة أو تبرع أو وصية مقيدة بشروط لقاصر معين أو من في حكمه فأن الصرف منها يجب أن يكون بإشراف الإدارة وفي الغرض المحدد حصراً ويكون ذلك أما بإعطاء وكالة للولي أو الوصي بذلك أو بسحب المبلغ ووضعه في حسابات الإدارة ليكون الصرف منه من قبلها مباشرة.
2/8/4 في حالة تقدم أحد الجهات الطبيعية أو المعنوية بتبرع أو هبة لمجموع القاصرين ومن في حكمهم أو لفئة معينة منهم مع تحديد شروط للصرف منها أو الغرض منه فيجب أن يقترن قبولها بموافقة المجلس وتعد في هذه الحالة من التبرعات المقيدة. وتتولى الإدارة الصرف منها ضمن الشروط والأغراض المحددة بالتخويل المعطى لها من المجلس.
2/8/5 في حالة التبرعات والهبات غير المقيدة بشرط فأن الإدارة تستلمها بعد الحصول على موافقة المجلس ويضاف المبلغ إلى أموال المساعدات غير المقيدة ، ويتم الصرف منها بالحدود والأهداف التي يقررها المجلس.
2/8/6 يجب أن يؤمن النظام المحاسبي الفصل بين التبرعات والهبات المقيدة وغير المقيدة مع تأمين الإفصاح الكافي والملائم عن المبالغ المستلمة والمدورة من السنة السابقة والمبالغ المصروفة من كل منها والمبالغ المدورة إلى السنة التالية والأغراض التي تم الصرف لأجلها.
2/8/7 في حالة التبرعات أو المبالغ المستلمة من وزارة المالية أو الحكومة لدعم القاصرين ومن في حكمهم فان هذه المبالغ توضع في حساب خاص ويتم الصرف منها في الأغراض المحددة وذلك بناءً على توجيهات المجلس والخطة التي يضعها بهذا الشأن.
2/9 صرف المساعدات للقاصرين
2/9/1 تتولى الإدارة إعداد كشوف بالقاصرين الأيتام من الذين لا مورد ولا معيل لهم ، أو من الذين لديهم أرصدة لدى الإدارة لا تكفي لسد متطلباتهم المعيشية والتعليمية والصحية.
2/9/2 يتم إعداد موازنة سنوية لتوزيع المبالغ المتيسرة سواء من الاحتياطي أو من أموال التبرعات والهبات والمساعدات أو من دعم وزارة المالية يبين فيها أوجه الصرف المختلفة لمساعدة المحتاجين.
2/9/3 يخضع جدول المساعدات إلى مصادقة مجلس الولاية.
2/9/4 يتم التوزيع أما بصيغة دفع نفقات معيشية شهرية مستمرة أو في المناسابت المختلفة كالأعياد أو بأية صيغة أخرى يقرها المجلس.
2/10 التصفية النهائية للتركة
2/10/1 تتم التصفية النهائية للتركة أو لأحد أفرادها عند بلوغ القاصر سن الرشد وثبوت أهليته أو وفاته، أو عند رفع الحجر عن المحجور عليه أو وفاته، أو عند عودة الغائب أو ثبوت وفاته. وكذلك تتم التصفية النهائية عند سحب آخر مبلغ من التركة وعدم وجود أية أصول أو ممتلكات تعود للتركة.
2/10/2 على الإدارة إعداد حساب التصفية النهائية للتركة عند حلول الأجل المعين، وإبلاغ ذلك إلى أصحاب التركة، وتسليم الأموال بموجب محضر تسليم، ومن ثم عرض ذلك على المجلس للمصادقة.
2/10/3 يتم إغلاق ملف التركة بعد التصفية النهائية لجميع أفرادها وتسليم الأموال إليهم ، ويودع مع الملفات المغلقة بعد التأشير عليه بذلك.
3. الإجرءات
3/1 فتح ملف التركة
3/1/1 نقطة البداية
تتسلم الإدارة البلاغات الأتية :
- البلاغات عن وفاة أشخاص لديهم قصر أو حمل مستكن أو عديمي أو ناقصي الأهلية أو غائبين مع شهادة الوفاة من الأقارب المقيمين في معيشة واحدة مع المتوفى أو ورثته البالغين أو من الجهة المختصة في وزارة الصحة وخلال ثلاثة أيام على الكثر من تاريخ الوفاة.
- البلاغات عن فقد الهلية من الأقارب البالغين ومن الطباء المعالجين ومديري المستشفيات والمصحات أو السلطات افدارية أو القضائية بمجرد ثبوت ذلك لديهم.
- البلاغات عن غياب أحد الأشخاص من الأقارب البالغين أو الأحكام الصادرة من المحاكم بإثبات الغيبة.
- البلاغات من الجهاز المركزي للإحصاء عن الوفاة مع وجود قصر أو حمل مستكن.
3/1/2 سجل البلاغات :
- تسجل البلاغات عن الوفاة عن قصر أو حمل مستكن وأحكام توقيع الحجر وإثبات الغيبة وطلبات المساعدة القضائية في سجل خاص لدى قسم التركات.
3/1/3 فتح ملف التركة
- تعرض البلاغات بعد قيدها في السجل على وجه السرعة على المشرف والمدير للموافقة على فتح ملف بالتركة وما في حكمها.
- يعطى رقم متسلسل للملف (الرقم المتسلسل / السنة) ويفتح الملف ويوضع عليه لاصق لغرض الاستدلال الإلكتروني.
- توضع في الملف إبتداءاً الوثائق الآتية :
§ صورة من شهادة الوفاة (في حالة الوفاة) أو البلاغات أو الشهادة الطبية عن وجود عاهة عقلية أو جسدية أو الحكم بالحجر أو ثبوت الغيبة على حسب الحال.
§ صور من البطاقات السكانية للمتوفى والورثة أو الغئب أو المحجور عليه.
§ صورة جوازات السفر للمتوفى والورثة أو الغائب أو المحجور عليه.
§ صورة الفريضة الشرعية .
§ صورة وصية المتوفى أو الغائب إن وجدت .
§ صور وثائق العقارات وعقود الايجار.
§ صور ملكية السيارات وشهادات التأمين.
§ صور جميع الحسابات بأنواعها ( جاري ، توفير ، ودائع ، صناديق استثمارية ).
- وتصور شهادة الوفاة والبطاقة السكانية وجواز السفر والفريضة الشرعية بالماسح الضوئي.
- يتم إدخال معلومات فتح الملف في نظام الحاسب الآلي وتحفظ فيه الوثائق التي صورت بالماسح الضوئي.
3/2 حصر وتحديد التركة
3/2/1 إجراءات وتحديد التركة
- بعد فتح ملف التركة، تباشر الإدارة وعلى وجه السرعة بإجراءات حصر وتحديد التركة، من خلال تكليف بعض موظفيها أو تشكيل لجنة منهم، ويمكن عند الضرورة وبموافقة المجلس الاستعانة بالخبراء . ولا تتخذ إجراءات الجرد في حالة المساعدة القضائية أو حالة الولي إنما يكلف المجلس الولي بتحرير قائمة بما قد يكون للقاصرين من مال أو ما يؤول إليهم وأن يودع هذه القائمة لدى الإدارة خلال شهر من بدء الولاية أو من أيلولة المال للقاصر وترفع القائمة للمجلس للتصديق عليها.
- تتم المباشرة بإجراءات جرد الأموال العائدة للمتوفى أو المحجور عليه أو الغائب بما تشمله من عقارات واستثمارات ونقود وموجودات ذهبية ومعادن ثمينة وأثاث وديون على الغير وموجودات أخرى في منزل المتوفى أو محل عمله أو الأماكن الأخرى مع الاستماع إلى أقوال الورثة البالغين والقصر الذين عمرهم ( 16) سنة فأكثر وبقية الأقارب والجيران وبعد ذلك يتم عمل محضر جرد أولي يوقع من القائمين بالجرد والخبراء والورثة البالغين والذين تزيد أعمارهم عن (16) سنة وبقية الحاضرين.
- كذلك تنشر الإدارة وخلال ثلاثة أيام إعلاناً في الجريدة الرسمية وفي لوحة الإعلانات في وزارة العدل والشؤون الإسلامية وفي مكانين عامين يحددها مدير الإدارة حسب الحالة ويبين في الإعلان اسم المتوفى وتاريخ وفاته ويتضمن دعوة ورثة المتوفى البالغين وأصحاب الحقوق والالتزامات على التركة بالتقدم إلى الإدارة خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ نشر الإعلان بما لديهم من مستندات لازمة للتحقق من صفاتهم وحقوقهم والتزاماتهم.
- وتقدم الإدارة أيضاً بمفاتحة مصرف البحرين المركزي لغرض التعميم على البنوك العاملة في البحرين لبيان أية حسابات أو ودائع تعود للمتوفى أو الغائب أو المحجورعليه ، وكذلك التعميم على شركات التأمين للتأكد من وجود وثائق تأمين على الحياة.
- تقوم الإدارة أيضاً بمفاتحة إدارة التسجيل العقاري لبيان أية عقارات أو أراضي مسجلة باسم المتوفى أو الغائب أو المحجور عليه كلاً أو جزءاً.
- تقوم الإدارة أيضاً بمفاتحة وزارة التجارة والصناعة بخصوص السجلات التجارية ، ومفاتحة سوق البحرين للأوراق الملية بخصوص الاستثمارات فس أوراق مالية.
- وتتم مفاتحة جهة التقاعد بخصوص المكافأة وأية تعويضات تخص المتوفى أو الغئب أو المحجور عليه.
- تقوم الإدارة أيضاً بمفاتحة إدارة المرور لبيان السيارات والمركبات المسجلة باسم المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب.
- إذا كان المتوفى أو الغائب أو المحجور عليه شريكاً في شركة أشخاص يتم الحصول على البيانات المالية المدققة لتلك الشركة بتاريخ الوفاة أو الحجر أو الغيبة مع التأكد من إن إعدادها تم وفقاً لمبادئ ومعايير محاسبية تعكس القيمة الحالية للحصة . ويطلب في هذه الحالة التدقيق من محاسب قانوني.
- بعد جمع كافة المعلومات يتم إعداد كشف عام عن التركة والقصرين ومن في حكمهم من نسختين يبين فيه اسم المتوفى أو الغائب أو المحجور عليه وتاريخ الوفاة أو الحجر وأسماء الورثة البالغين والقصر ومن في حكمهم وأعمارهم وبيان التركة وموجوداتها بالعدد والقيمة والوصف والمطلوبات عليها المثبتة قانوناً، مع بيان نصيب الرشد والقصر ومن في حكمهم ولكل واحد منهم وفقاً للفريضة الشرعية بما في ذلك نصيب الحمل المستكن(نموذج رقم 6).
3/2/2 التصرفات في أموال التركة بين تاريخ الواقعة وتاريخ فتح الملف
- إذا تبين حصول تصرفات في أموال التركة بأي شكل كان بين تاريخ حصول الواقعة وتاريخ فتح الملف يتم رفع الموضوع إلى المدير بصورة عاجلة.
- يقوم المدير بإحالة القضية إلى المحكمة المختصة لغرض فرض الغرامة المنصوص عليها في المادة (62) من القانون ، وكذلك الفصل في موضوع الأموال المتصرف بها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية متابعة الموضوع مع المحكمة والحصول على قرارها بهذا الشأن ، ومن ثم تزويد قسم التركات به.
- يقوم قسم التركات باتخاذ الإجراءات اللازمة حسب قرار المحكمة والتأشير والحفظ في ملف التركة.
3/2/3 اتخاذ القرارات بصدد التركة وتعيين الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء
3/2/3/1 يرفع محضر جرد وتقييم التركة إلى مجلس الولاية بواسطة المدير مشفوعاً بالتوصية اللازمة وذلك كي يصدر المجلس قراراً بتسليم الأموال للوصي.
3/2/3/2 إذا تبين من خلال المحضر أن مجموع مال الشخص المطلوب حمايته لا يتجاوز خمسمائة ألف دينار في حالة التعدد، ففي هذه الحالة يأمر رئيس المجلس بحفظ
الأوراق في ملف التركة وتسليم المال لمن يقوم على شؤون هذا الشخص بموجب محضر من الإدارة على انه إذا جاوزت قيمة المال القدر آنف الذكر فيما بعد فأنه يتعبن الاستمرار ببقية الإجراءات.
ومع ذلك يتم تسجيل أسماء هؤلاء القصر في سجل لدى وحدة البحث الاجتماعي لغرض أخذهم بعين الاعتبار عند صرف المساعدات في المناسبات المختلفة.
3/2/3/3 إذا تبين أن الشخص فاقد الأهلية المحجور عليه نتيجة عاهة عقلية قد شفي من المرض بشهادة طبية وصدور قرار من المحكمة المختصة برفع الحجر عنه فيأمر رئيس المجلس بحفظ الأوراق ما لم ير عكس ذلك.
3/2/3/4 إذا كان المتوفى عن أرث هي الأم ولديها قصر مع وجود الأب أو الجد الصحيح ففي هذه الحالة تسلم الأموال للأب أو الجد باعتباره ولياً ما لم تكن الأم قد أوصت بعكس ذلك أو وجود طعن في ولاية الأب أو الجد الصحيح ،وفي حالة كون الجد هو الولي يتم إصدار قرار من المجلس بالموافقة على ولايته ( راجع دليل الشؤون القانونية).
3/2/3/5 إذا كان المتوفى الوارث هو الأب ولديه قصر مع وجود الجد الصحيح ففي هذه الحالة تسلم الأموال للجد بعد صدور قرار من المجلس بالموافقة على اعتباره ولياً مع استمرار إشراف الإدارة عليه ما لم يكن الأب قد أوصى بعكس ذلك أو وجود طعن في ولاية الجد (راجع دليل الشؤون القانونية).
3/2/3/6 إذا كان المتوفى قد عين وصياً مختاراً قبل وفاته لأولاده القاصرين أو للحمل المستكن وبموجب وصية موثقة لدى جهة التوثيق المختصة أو عرفية مصدق عليها أو مكتوبة بخطه وموقعة بإمضائه، فيعرض الأمر على المجلس لتثبيت الوصاية (م/ 23) ويكون المجلس هو المختص بتعيين الوصي على القاصر أو الحمل المستكن إذا لم يكن له وصي مختار أو كان له وصي مختار وقرر المجلس تعيين وصي آخر. ويبقى وصي الحمل المستكن وصياً ما لم يقرر المجلس في أي وقت تعيين غيرخ . ويجوز للمجلس تعيين الإدارة وصياً في أي وقت من تلقاء نفسه أو بناء على طلب ذوي الشأن وسواء كانللقاصر وصي أو لم يكن قد عين له وصي كما يجوز للمجلس في أي وقت تعيين وصي بدلً من الإدارة (م/24) (راجع دليل الشؤون القانونية).
3/2/3/7 يصدر المجلس قراراً بتعيين الابن البالغ للآب المحجور عليه قيماً عليه وإذا لم يكن هناك ابن بالغ أو رأى المجلس أن ذلك ليس من مصلحة المحجور عليه فيصدر المجلس قراراً بتعيين الإدارة قيماً.
3/2/3/8 إذا كان الغائب قد ترك وكيلاً عاماً قرر المجلس تثبيته إذا توافرت فيه الشروط المطلوبة وإلا عين غيره أو الإدارة وكيلاً عنه لحين عودته أو ثبوت وفاته أو بصدور حكم من المحكمة المختصة باعتباره ميتاً.
3/2/4 اتخاذ القرار بشأن تسليم الأموال
3/2/4/1 في الحالات التي يصادق فيها المجلس على تعيين غير الإدارة وصياً أو قيماً أو وكيلاً فعلى المجلس أن يقرر أيضاً تسليم الأموال الخاصة بالتركة وما في حكمها إليه كلاً أو جزءاً أو الاحتفاظ بها لدى الإدارة.
3/2/4/2 يتم تسليم الأموال إلى الوصي أو القيم أو الوكيل بموجب محضر الجرد المصدق من نسختين تعطى نسخة إلى الوصي أو القيم أو الوكيل وتحفظ النسخة الثانية في ملف التركة.
3/2/4/3 يجب على المجلس عند بحث محضر الجرد أن يقرر ما يأتي :
1. الاستمرار في استغلال المحال والنشاطات التجارية أو الصناعية أو تصفيتها.
2. التصرف في كل أو بعض المال لإيفاء الديون.
3. تقدير النفقة اللازمة للقاصر أو المحجور عليه.
4. اتخاذ الطرق المؤدية لحسن إدارة الأموال وصيانتها.
3/2/4/4 إذا طرأ شيء جديد يدعو إلى مراجعة قرارات المجلس بشأن ما سبق تعرض الإدارة الأمر على المجلس مجدداً لاتخاذ قرار جديد.
3/2/4/5 إذا تبين بعد تصديق المجلس على محضر الجرد وجود أموال أخرى للقاصر ومن في حكمه لم يكشف أمرها وقت الجرد أو آلت إليه بعد التصديق سواء بطريقة الميراث أو الهبة أو التبرع أو غير ذلك ، فعلى الإدارة أن تحرر ملحقاً لمحضر الجرد يثبت فيه مقدار الأموال المراد إضافتها مع الأموال المثبتة بالمحضر الأصلي. وتتبع نفس الاجراءات السابقة بخصوص تصديق ملحق المحضر وتسليم الموال الإضافية.
3/2/4/6 عند ورود بلاغ من الوصي على الحمل المستكن بانقضاء فترة الحمل وانفصاله حياً أو ميتاً، يقوم قسم التركات بعمل ملحق لمحضر الجرد لإثبات ما طرأ على الأنصبة من
تتغير بموجب الفريضة الشرعية ، والتأشير في ملف التركة ، مع إشعار الحسابات لاتخاذ ما يلزم بخصوص إعادة توزيع الأنصبة.
3/2/4/7 تستخرج من أموال التركة ما أوصى به المتوفى للغير ونفقات الدفن والتكفين ومجلس العزاء والخيرات، وذلك بعد أن يقوم أحد الورثة أو من ينوب عنهم بتقديم طلب للإدارة بذلك وحصول موافقة المجلس عليه ، ويخضع الباقي للقسمة بين الورثة.
3/3 تحصيل الأموال المستحقة للتركة
تتخذ الإجراءات الآتية في حالة تعيين الإدارة للقيام بالوصاية أو القوامة أو الوكالة أو المساعدة القضايئية على الأموال كلاً أو جزءاً :
3/3/1 النقود والحسابات المصرفية :
- يحرر أمر قبض الكتروني بالنقود الموجودة في حوزة صاحب التركة أو في داره أو محل عمله، سواء كانت بالعملة الوطنية أو العملات الأجنبية، استناداً إلى محضر جرد التركة، وتسلم من قبل أمين الصندوق بموجب سند قبض، وتسجل دائنة لحساب التركة المعينة.
- تقوم الإدارة بتحرير رسائل إلى البنوك التي لديها حسابات جارية باسم صاحب التركة لتحويل الأرصدة إلى حساب الإدارة في المصرف الذي تتعامل معه، وسواء كانت بالعملة الوطنية أو الأجنبية، وعند ورود الأشعار الخاص بالتحويل من المصارف المعينة يتم إبلاغ قسم الحسابات لغرض إعداد سند قبض لإضافة المبلغة مديناً إلى حساب جاري الإدارة لدى المصرف ودائناً في حساب التركة المعينة مع تحديد أساس التوزيع (حسب الفريضة الشرعية أو أي أساس آخر).
- إذا ما كانت هناك ودائع ثابتة أو بإخطار أو ودائع توفير فأنها تحسب أيضاً بنفس الطريقة وتضاف إلى حساب جاري الإدارة لدى المصرف ما لم يقرر المجلس عكس ذلك.
- بعد إتمام سحب النقود والحسابات المصرفية، يقوم قسم الحسابات بتسجيل المبالغ المستحقة إلى الراشدين في حساب الأمانات وتصرف لهم عند مراجعتهم بعد تقديمهم طلباً بذلك يوافق عليه مدير الإدارة ، وبعد التأكد من تسديد جميع الالتزامات التي على التركة.
- يتم سحب البطاقات الخاصة بالسحب الآلي من الورثة وإعادتها إلى المصارف ذات العلاقة لإلغائها ، مع التأكد من السحوبات التي تمت بعد تاريخ الواقعة ، وفي حالة حصول ذلك تتخذ الإجراءات الواردة في الفقرة 3/2/2 الواردة في هذا الدليل.
3/3/2 الذهب والمجوهرات والمعادن الثمينة
- تستلم هذه الموجودات بموجب محضر جرد التركة، مع ضرورة بيان مكوناتها ومواصفاتها وأوزانها ونوعية المعادن المستخدمة فيها وبشكل دقيق، وكذلك بيان القيمة لكل منها حسب السعر السائد في السوق بتاريخ الواقعة، مع تصويرها والاحتفاظ بالمواصفات والصور في ملف التركة، وتحفظ هذه الموجودات مؤقتاً لدى الإدارة بشكل محكم مع وضع اسم صاحب التركة ورقم ملف التركة عليها.
- إذا كانت هناك موجودات أخرى محفوظة في صندوق إيداع لدى أحد المصارف أو لدى أية جهة أخرى أو شخص أخر، فتتولى الإدارة عملية سحبها والتعامل معها وفق ما سبق.
- إذا كان جميع المستفيدين من التركة من القصر تقوم الإدارة بإرسال هذه الموجودات إلى المصرف الذي تتعامل معه مع كامل المواصفات للاحتفاظ بها لديه أمانة في صندوق للإيداع مع استيفاء نموذج الإيداع المعتمد في المصرف وبعد التسليم تحفظ النسخة الأصلية من سند الإيداع في ملف التركة.
- إذا كان هناك رشد يستفيدون من التركة تقوم الإدارة باتخاذ الإجراءات لبيع هذه الموجودات حسب أفضل الأسعار السائدة في السوق وتسجيل مستحقات القصر في حسابات تركتهم، وتسجل حصص الرشد في حسابات الأمانات لتسديدها لهم بعد مراجعتهم وتقديم طلب بذلك يوافق عليه مدير الإدارة.
- إذا طلب الرشد من الورثة استلام هذه الموجودات فعليهم تسديد حصص القصر حسب أفضل الأسعار السائدة في السوق، وتسلم لهم الموجودات بموجب محضر تسليم، ويستلم المبلغ منهم بموجب سند قبض ويضاف إلى حساب التركة.
- في حالة الاحتفاظ بالموجودات لدى المصرف يسجل قيد نظامي بالقيمة التقديرية لها بجعل حساب موجودات ثمينة مودعة لدى المصرف مديناً وحساب موجودات ثمينة تعود للتركات دائناً مع تأشير رقم التركة فس سجل الأستاذ الفرعي.
- في حالة وجود موجودات من هذا النوع قيد الرهن في تاريخ الوفاة ينبغي الحصول على اتفاقية الرهن وملاحظة الشروط الواردة فيها وتسديد المستحق عنها من الأرصدة النقدية للتركة ، ومن ثم استعادتها والتعامل معها وفق ما سبق ، وفي حالة عدم وجود رصيد نقدي كافي يتم عرض الموضوع على المجلس لاتخاذ القرار المناسب ، مثلا بيع هذه الموجودات وسداد المستحق عن الرهن وتوزيع الباقي.
3/3/3 المكافآت التقاعدية :
- إذا كان المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب موظفاً في إدارات الدولة أو القطاع العام أو الخاص ويستحق المكافآت التقاعدية ، تقوم الإدارة بتخويل أحد ذويه لإنجاز المعاملة ، ومفاتحة الجهة المعنية بهذا الخصوص.
- يسلم نصيب القصر من المكافآة التقاعدية بموجب سند قبض ويودع في الحساب الجاري لدى المصرف، أو يتم التنسيق مع الجهة المختصة بالصرف لتحويل المبلغ إلى الحساب الجاري مباشرة وعندئذ يسجل عند ورود إشعار المصرف الدائن ويجعل المبلغ دائناً لحساب التركة المعينة، ويؤشر ذلك في ملف التركة ،وذلك في حالة عدم وجود تعارض مع قانون الضمان الاجتماعي.
- إذا كانت هناك حصص في المكافآة التقاعدية للرشد من الورثة (كالزوجة أو الوالدين مثلاً) فإن الإدارة غير معنية بها وتسلم لهم من الجهة المختصة بصرف المكافآة.
3/3/4 بدلات إيجار العقار :
- يتم تحصيل بدلات إيجار العقارات العائدة لأصحاب التركات من قاصرين و غيرهم بواسطة قسم الشؤون الفنية وبموجب الإجراءات الواردة في دليل إدارة العقارات واستناداّ إلى عقود الإيجار الموقعة مع المستأجرين.
- يتم تسديد الإيجارات أما نقداً من قبل المستأجرين عند مراجعتهم للإدارة أو بشيكات أو من خلال التحويل إلى حساب جاري الإدارة لدى المصرف (راجع دليل إدارة العقارات).
- في حالة وجود قسم من بدلات الإيجار لصالح الرشد، فأنها تسجل في حسابات الأمانات الخاصة بهم وتصرف لهم عند مراجعتهم للإدارة وبعد تقديم طلب بذلك يخضع لموافقة المدير.
- يمكن للإدارة إجراء ترتيبات مع إحدى الوكالات العقارية لاستيفاء بدلات الإيجار الشهرية مقابل عمولة وتسليمها إلى الإدارة شهرياً.
- في حالة التخلف عن تسديد بدلات الإيجار تطبق الإجراءات الواردة في دليل إدارة عقارات القاصرين.
- يجوز بموافقة المجلس، وبعد تقديم طلب بذلك من القصر أو من ينوب عنهم، تخويل النائب عنهم استلام بدلات الإيجار الشهرية من المستأجرين مباشرة واستخدامها لسد نفقاتهم المعيشية وغيرها، على أن يكون ذلك بموجب وكالة يعتمدها المجلس، وبعد دراسة الحالة اجتماعيا من قبل مجموعة البحث الاجتماعي مع مراعاة إبقاء الحالة قيد
النظر والمراجعة من قبل الإدارة ، وعلى أن يقدم الوكيل تقريرا سنويا إلى الإدارة ، وفي حالة عدم قيامه بتقديم التقرير يعرض الموضوع على المجلس لإيقاف الوكالة.
- عند تأخر استلام الإيجارات المستحقة لمدة خمسة أيام عن الموعد المحدد، يتم توجيه إنذار بذلك عن طريق الهاتف، وفي حالة التأخر لمدة عشرة أيام يوجه إنذار تحريري على عنوان المستأجر، فإذا لم يتم التسديد خلال الفترة المحددة في الإنذار يحال الموضوع إلى محامي الإدارة لتحصيل المبلغ بالطرق القانونية وتحميل المستأجر كافة النفقات المترتبة على ذلك.
3/3/5 عوائد الاستثمارات المالية :
- يتم تحصيل عوائد الاستثمارات المالية الخاصة بالتركات، سواء كانت فوائد أو توزيعات أرباح أو غيرها، من قبل قسم الاستثمار وبموجب الإجراءات الواردة في دليل الاستثمار.
- قد يكون التحصيل من خلال إضافة مبلغ الفوائد إلى الحساب المعني لدى المصرف كالودائع الثابتة أو من خلال استلام شيكات وحوالات عن توزيعات الأرباح والتي تستلم بموجب مستند قبض بناءً على مذكرة من قسم الاستثمار ، وتودع في المصرف لصالح التركة المعنية. وفي حالة الإضافة إلى حساب الوديعة أو المبلغ المستثمر يقوم قسم الحسابات بإعداد مستند فيه يومية استناداً إلى الإشعار الوارد من المصرف لغرض إضافة المبلغ إلى حساب التركة المعنية.
- إذا كان جزء من العوائد يخص الرشد من الورثة أو بقية الشركاء في التركة، فأنها تسجل أمانات بأسمائهم وتصرف لهم حين المراجعة وبعد تقديم طلب بخضع لموافقة المدير.
- يمكن للإدارة بعد حصول موافقة المجلس، توكيل إحدى شركات الوساطة في الأوراق المالية تحصيل مبالغ عوائد الاستثمار نيابة عن الإدارة وتوريدها إليها مقابل عمولة معينة.
3/3/6 الديون المستحقة للتركة
- عند إجراء عملية جرد وحصر التركة بتاريخ الواقعة، ينبغي الحصول على أية وثائق أو مستندات عن الديون العائدة لصاحب التركة بذمة الغير ، سواء كانت كمبيالات أو عقود أو سندات أو شهادات الآخرين أو سجلات صاحب التركة، حيث يجب سحب هذه الوثائق والاحتفاظ بها في ملف التركة، وإذا كانت مجرد بينات فينبغي تأشيرها في الملف.
- يتولى قسم الشؤون الفنية / التحصيل متابعة الحصيل مبالغ الديون هذه في الآجال المحددة أو قبلها كلما كان ذلك ممكناً، عن طرق التبليغ هاتفياً أو إرسال رسالة تحريرية بذلك على عنوان المدين، وعند حضور المدين لتسديد المبلغ تعد مذكرة من قسم التركات إلى قسم الحسابات ويستلم المبلغ نقداً أو شيك بواسطة مستند قبض ويسجل من قبل قسم الحسابات في حساب التركة المعينة، فإذا كان هناك رشد في التركة يسجل المبلغ المستحق لهم في حساب الأمانات ويصرف لهم عند مراجعتهم، وبعد تقديم طلب يوافق عليه مدير الإدارة.
- عند تأخر المدين عن التسديد في الموعد المحدد أو مجهولية محل إقامته يحال الموضوع إلى محامي الإدارة لتحصيل المبلغ بالطرق القانونية وتحميل المدين كافة النفقات على ذلك، إضافة إلى الفوائد والغرامات التأخيرية بمقتضى العقد أو القانون حسب الحال.
- ينبغي تأشير عمليات التسديد في ملف التركة المعنية، وإذا كان التسديد يتم على دفعات يقوم قسم الشؤون الفنية / التحصيل بإعداد جدول بذلك للمتابعة وتربط نسخة منه في ملف التركة.
3/3/7 تعويضات التأمين
- عند إجراء عملية جرد وحصر التركة، ينبغي التحقق من وجود وثائق تأمين على الحياة تعود للمتوفى، وعند وجودها يتم التحقق من الشخص المستفيد أو المستفيدين من هذه الوثائق فإذا كان المستفيدون هم الورثة القصر على سبيل الحصر أو بالاشتراك مع غيرهم من الرشد تسحب هذه الوثائق وتؤشر في ملف التركة.
- يتولى قسم التركات إجراءات مفاتحة شركة أو شركات التأمين ذات العلاقة لتحصيل مبلغ التعويض.
- يستلم مبلغ التعويض بشيك ويودع في المصرف لحساب التركة المعنية، فإذا كان هناك من جملة المستفيدين رشد فيسجل المبلغ المستحق لهم في حساب الأمانات، ويصرف لهم حين مراجعتهم وبعد تقديم طلب بذلك يوافق عليه مدير الإدارة.
- إذا كانت هناك تعويضات عن تأمين سيارة أو حوادث أو حريق أو غيرها واستحق مبلغها على شركة التأمين قبل الوفاة إلا أن المتوفى لم يستلمها كلاً او جزءاً، فحينئذ يتولى قسم التركات متابعة تحصيل هذه المبالغ وإضافتها إلى حساب التركات، وصرف مستحقات الرشد منها وفق ما سبق.
- في حالة وجود أنواع أخرى من التأمين لصالح القصر من الورثة كتأمين راتب مستمر لغاية عمر معين أو نفقة تعليمية أو غيرها، فينبغي الاحتفاظ بالوثائق وتأشيرها في ملف التركة، ويتولى قسم التركات متابعة تحصيل مبالغها في المواعيد المحددة، وإضافتها إلى حساب التركة أو التصرف بشأنها وفق قرار مجلس الولاية والشروط الواردة في الوثائق.
- في حالة استحقاق تعويضات تأمينية للقصر في أي تاريخ بعد ذلك، مثل تعويضات حوادث المرور وغيرها، فأنها أيضاً تستلم من قبل الإدارة ، وذلك بعد القيام بالتحقق من الواقعة والوثائق المتعلقة بها والتأكد من أن مبلغ التعويض مناسب ومجزي ، ويتم ذلك بالتنسيق بين قسم التركات وقسم الشؤون القانونية ، وتستلم المبالغ بموافقة المجلس وتودع في حسابات القصر المعنيين ولا يتم التصرف بها أو بجزء منها إلا بموافقة مجلس الولاية، مثلاً لسد مصاريف العلاج والعمليات الناشئة بسبب الحادث موضوع التعويض.
3/3/8 بيع الممتلكات (العقارات)
- تنجز إجراءات بيع العقارات العائدة للقاصرين ومن في حكمهم بصورة مستقلة أو بصورة مشتركة مع الرشد أو آخرين حسب دليل إدارة العقارات.
- يستلم قسم الحسابات بدل البيع كاملاً أو حصة القاصرين فقط من المشتري بشيك مصرفي، ويقطع به مستند قبض ترفق معه الوثائق المتعلقة بعملية البيع وتسجل المبالغ دائنة لحساب التركة وإذا كان فيها حصة للرشد أو غيرهم فأنها تسجل لهم في حساب الأمانات وتصرف لهم حين المراجعة بعد تقديم طلب يوافق عليه مدير الإدارة.
- يتم التأشير في ملف التركة إزاء العقار موضوع البحث.
- في حالة مبادلة العقار مع عقار أخر تتخذ الإجراءات بموجب دليل إدارة العقارات، ويتم الحصول على نسخة من سند الملكية للعقار الجديد وأسماء القاصرين فيه ويؤشر ذلك في ملف التركة، وإذا كان هناك فارق نقدي لصالح القاصرين يتم استلامه كما سبق بيانه، أما إذا كان هناك فارق نقدي يتوجب دفعه فيتم الحصول على الموافقة على ذلك ويدفع المبلغ بشيك من حساب التركة إلى الشخص أو الجهة ذات العلاقة.
- إذا كان العقار مرهوناً من قبل المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب قبل حدوث الواقعة لصالح الغير ضماناً لسداد دين أو التزامات أخرى، فينبغي التفاوض مع المستفيد لحل الموضوع رضائياً، أو السير بالإجراءات القانونية لدى المحاكم، وعند صدور قرارالمحاكم ببيع العقار، فتتخذ إجراءات البيع بواسطة المحكمة، وتستلم حصة القاصرين المتبقية بعد سداد الدين والالتزامات وتضاف إلى حساب تركتهم.
3/3/9 بيع الأثاث والسيارات والموجودات الأخرى :
- تتم إجراءات البيع بموجب طلب يتقدم به من ينوب عن القاصرين أو أحد الرشد من الورثة أو الإدارة.
- يحيل المشرف على التركات الطلب إلى مجموعة البحث الاجتماعي لتتولى دراسة الحالة ميدانياً وبيان أوصاف الموجودات المراد بيعها وأسباب البيع وأثر ذلك علىمعيشة القاصرين وتقديم التوصية المناسبة بذلك ، إلا إذا كانت الموجودات قليلة القيمة فيتم الاستغناء عن البحث الاجتماعي.
- يتم تثمين الموجودات المراد بيعها من خلال الحصول على عروض من مثمنين خارجيين تختارهم الإدارة ، إلا إذا كانت القيمة بسيطة.
- يعرض الموضوع على المدير ليتولى اتخاذ القرار أو إحالة الموضوع إلى مجلس الولاية إذا كانت قيمة الموجودات المراد بيعها عالية.
- بعد اتخاذ القرار بالموافقة على البيع، يتولى قسم التركات مفاتحة عدد من الجهات للحصول على أفضل الأسعار أو اتخاذ الإجراءات لبيعها بالمزايدة العلنية بعد الإعلان عنها لفترة مناسبة في الصحف وفي محل وجود الموجودات.
- يقوم المشتري بتسديد بدل البيع إلى الإدارة، ويستلم قبض ويسجل المبلغ لصالح التركة والرشد إن وجدوا.
- يصرف المبلغ المستحق للرشد عند مراجعتهم، وبعد تقديم طلب بذلك يخضع لموافقة المدير.
- يتم حفظ نسخ من الأوراق المتعلقة بعملية البيع في ملف التركة.
- إذا كان البيع يتم بقرار من المحكمة لأي سبب من الأسباب كالرهن أو غيره، فتتم إجراءات البيع من قبل المحكمة، وتتولى الإدارة استلام صافي مبلغ البيع فقط وإضافته إلى حساب التركة وصرف حصة الرشد منه.
- إذا ما رغب أحد الرشد من الورثة استلام موجود معين كالسيارة مثلاً، فيجري تقدير قيمتها بمعرفة الخبراء، ويطلب منه تسديد باقي حصص القاصرين فيه، وتضاف إلى حساب التركة.
3/3/10 أخرى :
- في حالة تحصيل أية مبالغ أخرى لحساب التركة فينبغي توفير التوثيق اللازم واستلامها بموجب مستند قبض وإضافتها إلى حساب التركة المعنية.
- في حالة وجود حصة للرشد من المبلغ الذي يتم تحصيله فتسجل باسمهم كأمانة وتصرف لهم حين مراجعتهم وبعد مراجعتهم وبعد تقديم طلب بذلك يخضع لموافقة المدير.
- إذا كان هناك ما يستدعي عرض الموضوع على مجلس الولاية، فيتولى المدير تقدير ذلك ويحيل الموضوع إلى أمانة سر المجلس لاتخاذ اللازم.
3/4 المحاسبة عن الأموال الأخرى العائدة للتركة
3/4/1 العقارات
- يتم سحب سندات ملكية العقارات العائدة للقاصرين أو التي لهم حصص فيها وتصور نسخ منها بالماسح الضوئي وتحفظ في الحاسب الآلي، مع حفظ النسخ الأصلية لدى مجموعة إدارة الممتلكات ، وتحفظ نسخ مصورة منها في ملف التركة.
- يتم بيان مواصفات العقارات ومكوناتها ومساحتها وموقعها وطبيعة ونوع الملكةوقيمها التقديرية في النموذج الخاص بذلك الذي يحفظ في ملف التركة ( راجع دليل العقارات الفقرة 3/1/1).
- يتولى قسم التسجيل إدارة هذه العقارات وتحصيل إيجاراتها إن وجدت، ومسك السجلات الخاصة بها بموجب دليل إدارة العقارات (الفقرة 3/1/2).
- يسجل قيد نظامي بها بالقيمة التقديرية وحسب (الدليل المالي والمحاسبي).
3/4/2 الأوراق المالية
- تستلم شهادات الأوراق المالية (الأسهم والسندات) ويجري إعداد نموذج جرد أوراق مالية يبين فيه (اسم الجهة المستثمر فيها، عدد الأسهم ونوعها وقيمتها الاسمية، وقيمتها السوقية بتاريخ الواقعة، عدد السندات وقيمتها الاسمية ومعدل الفائدة السنوية عليها، أية متأخرات مستحقة لها). وتحفظ نسخة من النموذج في ملف التركة ونسخة أخرى لدى قسم الاستثمار وتودع نسخ الشهادات الأصلية لدى قسم الاستثمار للاحتفاظ بها في مكان أمين.
- يتولى قسم الاستثمار الاحتفاظ بسجل في الحاسب الآلي بتفاصيل الاستثمارات العائدة للتركات وإدارتها وتحصيل عوائدها وفق دليل الاستثمار.
- يسجل قيد نظامي بالقيمة الاسمية لهذه الاستثمارات حسب (الدليل المالي والمحاسبي).
- إذا طلب أحد أو بعض الرشد من الورثة أو من ينوب عن القاصرين بيع الأوراق المالية العائدة للمتوفى أو المحجور عليه أو الغائب كلا أو جزءاً فيعرض الطلب بواسطة المدير على مجلس الولاية للموافقة . وعند حصول الموافقة يتم البيع بأفضل الأسعار السائدة ويورد المبلغ إلى حساب التركة وتصرف حصة الرشد منه بناءً على طلب منهم يقدم إلى المدير ويخضع لموافقته.
3/4/3 السيارات
- يتم الحصول على صور شهادات ملكية هذه السيارات وصور وثائق التأمين عليها وأية وثائق أخرى ذات علاقة وتحفظ في ملف التركة.
- في حالة كون الورثة يتكونون من رشد وقصر، فتدرس الحالة مع النائب عن القاصرين والرشد لتحديد كيفية التصرف بالسيارات أما باستلامها من أحد الرشد مع قيامه بدفع استحقاقات الآخرين أو بيعها إلى الغير.
- في كل الأحوال يجب التحقق من القيمة العادلة للسيارات بواسطة مثمن خارجي واستخدامها كأساس لتحديد نصيب القصر أو للمقارنة مع سعر البيع للتحقق من عدالته.
- إذا كانت السيارة مملوكة بطريقة الإجارة أو المرابحة المؤجلة أو بطريقة البيع بالتقسيط فينبغي التفاوض مع البنك أو الجهة ذات العلاقة وفق شروط العقد لسداد الأقساط المتبقية وإنجاز معاملة التمليك.
- إذا رغبت الأسرة ببقاء السيارة لديها للاستخدام سواء من أحد الراشدين أو أحد القاصرين الذين يسمح لهم القانون بقيادة السيارة أو باستخدام سائق خاص، فيتم تأشير ذلك في ملف التركة.
- عند بيع السيارة أو تحويل ملكيتها إلى أحد الرشد يسدد البدل أو حقوق القصر فقط إلى الإدارة وتستلم بموجب مستند قبض وتسجل لحساب التركة.
- في حالة انتقال ملكية السيارة إلى أحد القصر فيتم تسديد حصة الرشد منها بالسعر الذي توافق عليه الإدارة أو مجلس الولاية حسب الصلاحية من نصيب القاصرين من التركة أو من نصيب القاصر المعين فقط.
3/4/4 الأعمال التجارية والصناعية والمهنية
- عند عمل محضر جرد وتحديد التركة يجب التحقق من مدى وجود نشاطات وأعمال تجارية أو صناعية أو مهنية للشخص المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب، وعلى الخصوص.
§ إذا كان شريكاُ في شركة من شركات الأشخاص أو ذات المسؤولية المحدودة أو التوصية لأسهم أو شركة الشخص الواحد، وطبيعة هذه المشاركة من حيث كونه شريكاُ متضامناً أو موصياً أو مالكاً فردياً، ومقدار مشاركته....الخ.
§ إذا كان لديه سجل تجاري و/ أو نشاطات تجارية فردية.
§ إذا كانت لديه نشاطات صناعية أو حرفية.
§ إذا كانت لديه أموال أو بضاعة لدى الغير برسم الأمانة.
§ إذا كانت لديه عهود أو تعهدات مع الغير أو اعتمادات مستندية لم تصل بضاعتها بعد أو خطابات ضمان أو ما شابه.
§ إذا كان يمارس الأعمال المهنية كالمحاماة والطب والهندسة والمحاسبة وما إلى ذلك.إذا كانت لديه حقوق معنوية كالملكية الفكرية وبراءات الاختراع...الخ.
- ينظر المجلس عمد التصديق على المحضر الجرد على وجه السرعة من تلقاء نفسه في الاستمرار في ملكية الأسرة أو الخروج منها وفي استغلال المحال التجارية أو الصناعية أو تصفيتها والتصرف في كل أو بعض المال وفاء للديون، واتخاذ الطرق المؤدية لحسن إدارة الأموال وصيانتها (م/80).
- في حالة كون المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب شريكاً متضامناً في شركة تضامن أو شركة محاصة أو شركة توصية بسيطة أو شركة توصية بالأسهم يتبع ما يلي :
· تطلب نسخة من عقد الشركة وبياناتها المالية كاملة بتاريخ الواقعة ولثلاث سنوات سابقة وتقارير مدققي الحسابات (المحاسبين القانونيين) بشأنها، إن وجدت، ويتم إعداد تقرير أولي من قبل الإدارة (بالاشتراك بين أقسام التركات والاستثمار والتدقيق الداخلي) يبين فيه طبيعة المشاركة ونوعها ومقدار العائد على الاستثمار فيها ومدى إمكانية استمرار الشركة في المستقبل بتحقيق أهدافها وتحقيق عائد استثمار مقبول ويعرض هذا التقرير على مجلس الولاية ليقرر:
· مدى الاستمرار في المشاركة في الشركة وتحويل الشراكة من (شريك متضامن) إلى (شريك موصي) يقدر حصة الورثة القاصرين، وذلك بعد الحصول على موافقة بقية الشركاء في الشركة ولإصدار قرار من المحكمة بالموافقة على إبقاء حصص القاصرين في الشركة (طبقاً لأحكام المادة 322 من قانون الشركات رقم 21 لسنة 2011) وعندئذ يتم التأشير في ملف التركة ويتولى قسم الاستثمار متابعة تحصيل الأرباح السنوية وتوريدها لحساب التركة ان لم تتم إضافتها إلى رأسمال الشركة.
· التوجه نحو حل الشركة ذات العلاقة طبقاً للأحكام الواردة في قانون الشركات وتحصيل حقوق الورثة. وعندئذ يجب تكليف محاسب قانوني (من خلال التنسيق مع الشركة وعلى نفقتها) بإعداد تقدير موجودات الشركة ومطلوباتها في تاريخ الواقعة بما في ذلك شهرة المحل وفقاً للمعايير المحاسبية والظروف الاقتصادية
السائدة، وبالتالي استخراج نصيب المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب من رأس مال الشركة ومن أرباحها للفترة الأخيرة وشهرة المحل، ونصيب القصر من ذلك.
· ويتم عرض تقرير المحاسب القانوني مشفوعاً برأي الإدارة على مجلس الولاية للمصادقة عليه، وتحفظ نسخة منه في ملف التركة وبعد ذلك يتولى قسم التركات متابعة المستحق من الشركة أو الشركاء الأحياء دفعة واحدة أو على عدة دفعات. ويتولى قسم التدقيق الداخلي مراجعة ذلك. وتستلم المبالغ بموجب مستندات قبض وتودع في المصرف لحساب التركة المعنية.
· بيع حصة المتوفى في الشركة إلى أحد أو بعض الرشد المستفيدين من التركة، أو على أحد أو بعض أو كل الشركاء الأحياء أو غيرهم، إذا رغب أي من هؤلاء في ذلك. وعندئذ يتم اتخاذ الإجراءات الواردة في الفقرة السابقة وتحصيل أنصبة القاصرين بما في ذلك من شهر المحل أو تحصيل المبلغ المتفق عليه لنقل الملكية وإضافة المبالغ المحصلة إلى حساب التركة.
· إذا لم يرغب الشركاء الأحياء في الاستمرار وقرروا تصفيتها، فعندئذ يجب تعيين مصفي بالاتفاق مع بقية الشركاء، ومتابعة الحصول على نسخ من تقارير المصفي لغاية انتهاء عملية التصفية ويتولى قسم التركات متابعة تحصيل حصة القاصرين من حصيلة التصفية وفقاً لعقد الشركة وتوريد المبالغ المحصلة لحساب التركة.
· عند عدم الاتفاق مع الشركاء الأحياء على أي من الحلول السابقة أو حصول نزاع معهم يحال الموضوع إلى محامي الإدارة لإقامة دعوى أمام المحاكم للفصل في الموضوع.
· في حالة كون المتوفى أو المحجور عليه شريكاً موصياً في شركة توصية بالأسهم أو توصية بسيطة أو شريكاً في الشركة ذات مسؤولية محدودة.
§ يتولى قسم التركات الحصول على نسخة من عقد الشركة وبياناتها المالية بتاريخ الواقعة ولثلاث سنوات سابقة وتقارير المحاسبين القانونين، إن وجدت، وإعداد تقرير أولي بذلك يعرض على مجلس الولاية.
§ يدرس المجلس التقرير ليقرر بشأنه :
· الاستمرار في المشاركة في الشركة وانتقال حصة الشريك المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب إلى ورثته أو الموصى لهم بها وعندها يتم التأشير في ملف التركة ويتولى قسم الاستثمار متابعة تحصيل العوائد وفقاً لدليل الاستثمار وتوريدها لصالح التركة.
· تكليف محاسب قانوني (بالتنسيق مع الشركة وعلى نفقتها) بإعداد تقرير عن تقدير عن قيمة حصة الشريك المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب من موجودات
ومطلوبات الشركة بما في ذلك شهرة المحل وفقاً للمعايير المحاسبية والظروف الاقتصادية السائدة. ويعرض التقرير على مجلس الولاية ليقرر أما: بيع هذه الحصة إلى أحد أو بعض أو كل الشركاء الأحياء أو غيرهم بالمبلغ المتفق عليه دفعة واحدة أو على عدة دفعات وتوريد المبالغ المحصلة لحساب التركة. أو عرض الحصة في مزاد علني بعد إخضاعها لتقرير محاسب قانوني ومن ثم يتولى قسم التركات متابعة تحصيل المبلغ المستحق من المشتري وإضافته لحساب التركة.
· في حالة تصفية الشركة يتولى قسم التركات متابعة الحصول على تقارير المصفي وتوريد المبالغ المستحقة عن حصة القاصرين في حساب التركة
· في حالة عدم الاتفاق مع الشركاء الأحياء أو حصول نزاع معهم يحال الموضوع إلى محامي الإدارة لإقامة دعوى أمام المحاكم للفصل في الموضوع، مع إمكانية الاستعانة بمحاسب قانوني في ذلك إن تطلب الأمر.
- في حالة الشركة ذات الشخص الواحد :
§ تنقضي هذه الشركة بوفاة مالكها إذا اجتمعت حصص الورثة في شخص واحد أو اختار الورثة استمرارها بشكل قانوني آخر وذلك خلال ستة أشهر في الأكثر من تاريخ الوفاة.
§ يتم إجراء جرد لموجودات ومطلوبات الشركة بتاريخ الوفاة أو الحجر أو الغيبة، ويتم الحصول على نسخة من الميزانية وآخر بيانات مالية إن وجدت، وأية وثائق ذات علاقة بذلك.
§ يتولى قسم التركات إعداد تقرير عن حالة الشركة وطبيعة نشاطها ومدى إمكانية استمرارها من عدمه، ويعرض التقرير من خلال المدير على مجلس الولاية، ويجوز بموافقة المجلس الاستعانة بجهة خارجية إذا تطلب الأمر .
§ يدرس المجلس التقرير ويقرر أما :
· تصفية الشركة، وتعيين مصفي لذلك. وعندئذ يتولى قسم التركات متابعة تحصيل المبالغ المتأتية من التصفية وتوريدها لحساب التركة، وصرف حقوق الرشد منها حسب ما سبق.
· بيع الشركة بالكامل (بما فيها من موجودات ومطلوبات) إلى شخص خارجي وعندئذ يجب عمل تقرير لموجودات ومطلوبات التركة من قبل خبير مستقل والاتفاق مع المشتري على السعر الإجمالي. وبعد مصادقة المجلس على هذا السعر يتولى قسم التركات متابعة تحصيله وإضافة المبالغ المستحقة إلى حساب التركة.
· بيع الشركة إلى أحد الرشد من الورثة بسعر يتفق عليه كما في الفقرة السابقة، وبعد مصادقة المجلس يتولى قسم التركات تحصيل نصيب القصر ولإضافته إلى التركة .
· انتقال ملكية الشركة إلى الورثة بما فيهم من قصر ورشد حسب الفريضة الشرعية، وتحويل الشركة إلى شكل آخر بالتنسيق مع وزارة التجارة و الصناعة (مثلاً شركة تضامن أو ذ.م.م أو أية شركة أخرى) على أن يتم تعيين من ينوب عن القصر للمحافظة على حقوقهم.وعندئذ يتولى قسم الاستثمار متابعة تحصيل نصيب القصر من الأرباح السنوية أو إضافته إلى رأسمال الشركة.
- في حالة امتلاك أسهم وسندات في شركة مساهمة :
يتم التعامل مع الحالة وفق دليل الاستثمار، ووفق ما جاء في الفقرة ( 3/4/2) من هذا الدليل.
- في حالة السجل التجاري و / أو النشاطات التجارية الفردية :
§ يتم الحصول على الوثائق و العقود الخاصة بهذه النشاطات، وتدرس لبيان ما لصاحب التركة من حقوق وما عليه من التزامات بموجبها ويرفع بشأنها تقرير إلى مجلس الولاية.
§ يدرس مجلس الولاية الموضوع ويقرر بشأنه أما :
· بيع السجل التجاري أو الاستغناء عنه.
· تصفية الموجودات من بضاعة وغيرها وتحصيل الديون وسداد الالتزامات من خلال توكيل أحد الرشد من الورثة أو غيرهم للقيام بذلك، ومن ثم توريد حصص القصر من الورثة حسب الفريضة الشرعية لإضافتها إلى حساب التركة.
· استمرار الرشد من الورثة مع القاصرين الذين يسمح لهم القانون بذلك أو إنابة أحدهم أو بعضهم للاستمرار بهذه النشاطات على أن يقوموا بتقديم الحساب السنوي بشأنها إلى الإدارة لغاية بلوغ آخر قاصر لسن الرشد أو رفع الحجر عن المحجور عليه أو وفاته أو عودة الغائب أو ثبوت وفاته وحسبما سيرد في الفقرتين ( 3/7 و 3/8) من هذا الدليل.
· بيع نصيب القاصرين من هذه النشاطات كما هو في تاريخ الواقعة إلى أحد الرشد مع قيامه بتسديد المبالغ إلى الإدارة لحساب التركة المعنية.
- في حالة التنازل عن السجل التجاري لصالح أحد الرشد من الورثة ،يتم تقييم السجل من قل مثمن خارجي ، ويعرض الموضوع على مجلس الولاية للموافقة ، ويستلم المبلغ لمستحق للقصر.
- في حالة تحويل السجل التجاري إلى شركة من نوع آخر ، تتم مفاتحة وزارة التجارة والصناعة لاتخاذ الإجراءات حسب القانون . وتتولى الإدارة متابعة تحصيل حقوق القصر.
- في حالة النشاطات الصناعية والحرفية التي لا تتخذ شكل شركة :
§ يتم الحصول على الوثائق والرخص الأصلية الخاصة بممارسة هذا النشاط من قبل الشخص المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب.
§ يتم جرد الموجودات الخاصة بالنشاط وتقييمها وفق حالتها الحاضرة وتثبيت المطلوبات والالتزامات عليها بواسطة مثمنين خارجيين تختارهم الإدارة.
§ تدرس الحالة مع الورثة ويرفع تقرير بشأنها إلى مجلس الولاية.
§ يدرس المجلس الموضوع ليقرر بشأن الموضوع أما :
· الاستمرار بممارسة النشاط من الرشد من الورثة والقاصرين الذين يسمح لهم القانون بذلك، وعندئذ يوكل أحد للإشراف على النشاط بالنيابة عن القاصرين وإلزامه بتوريد نصيب القاصرين من الأرباح السنوية وتقديم كشف الحساب السنوي للإدارة.
· تصفية النشاط وبيع المحال أو الموجودات التي بداخلها إلى الغير ، وتوريد نصيب القصر إلى الإدارة لإضافته إلى حساب التركة.
· بيع نصيب القاصرين إلى الرشد من الورثة، مع قيامهم بتسليم المبلغ الذي يتفق عليه إلى الإدارة لإضافته إلى حساب التركة لمصلحة القاصرين.
- الأموال والبضاعة لدى الغير برسم الأمانة:
§ ينبغي التحري عن وجود مثل هذه الأموال والحصول على الكشوف والقوائم المبينة لها والاتفاقات بشأنها.
§ تتم مطالبة الشخص الذي بعهدته الأموال بتسليم القيم المترتبة عليها للإدارة في المواعيد المحددة أو في الحال لغرض إضافتها إلى حساب التركة مع مراعاة الشروط الواردة في الاتفاق بشأنها.
- العقود والتعهدات والاعتمادات وخطابات الضمان:
§ عند إنجاز إجراءات حصر وتحديد التركة ينبغي التحقق مما إذا كان لدى المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب عقود وتعهدات بما فيها عقود المقاولات والخدمات والتصنيع وغيرها، أو اعتمادات مستندية لاستيراد أو تصدير بضائع ولم تتجزبعد، أو خطابات ضمان أو كفالات قبل الغير. وعلى أن يتم بيان ماله بموجبها من حقوق وما عليه من التزامات.
§ تعرض هذه الأمور على المجلس لاتخاذ القرار بشأن :
· الاستمرار بانجاز التعهدات والعقود إلى النهاية من خلال تولي أحد الرشد أو بعضهم من الورثة باستكمال العمل المتفق عليه. وعندئذ يتابع موضوع تحصيل الحقوق المترتبة على ذلك وتوريد نصيب القصر منه إلى الإدارة لإضافته إلى حساب التركة.
· انتظار وصول البضاعة المستوردة ان كانت في طريق الشحن ومن ثم اتخاذ القرار بشأنها عند الوصول أما ببيعها أو إضافتها إلى الأعمال التجارية المستمرة، وكذلك تحصيل ما يترتب على البضاعة المصدرة وإضافة كافة المتحصلات إلى حساب التركة.
· تتولى الإدارة تنفيذ قرارت المجلس بهذا الشأن، ومتابعة تحصيل أنصبة القصر من أية حقوق تترتب على الأمور السابقة.
- حقوق الملكية الفكرية وبراءات الاختراع والموجودات ذات القيمة المعنوية وما شابه:
§ عند انجاز إجراءات حصر وتحديد التركة ينبغي التحقق من وجود براءات اختراع أو حقوق التأليف والنشر والطبع أو بحوث يمكن بيعها، أو موجودات ذات قيمة معنوية عالية كالأشياء التراثية والفنية والتاريخية وما شابه.
§ تعرض هذه الأمور على المجلس لاتخاذ القرار بشأنه كيفية استغلالها أو بيعها طبقاً للشروط الواردة في القوانين والأنظمة ذات العلاقة وكيفية المحافظة على حقوق القصر من الورثة فيها.
§ تتولى الإدارة تنفيذ قرار المجلس بهذا الشأن، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمتابعة توريد أية مستحقات مالية ناشئة عن ذلك وإضافتها إلى حساب التركة المعينة.
- الأعمال المهنية كالمحاماة والطب والهندسة والمحاسبة وغيرها :
§ عند انجاز إجراءات حصر وتحديد التركة ينبغي التحقق من الموجودات والمطلوبات المتعلقة بممارسة المهن وما يرتبط بها كالمستشفيات والعيادات
والمكاتب وغيرها، وكذلك حصر الحقوق الناشئة عن ممارسة المهنة بذمة الغير أو الالتزامات عليها، مثلاً أتعاب محاماة أو محاسبة أو استشارات أو غيرها.
§ إذا كان لدى المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب الذ يمارس هذه المهن سجلات محاسبية وبيانات مالية منتظمة أو غير منتظمة فينبغي التحفظ عليها وجلبها للإدارة لمراجعتها للتحقق من الحقوق والالتزامات والموجودات والمطلوبات. وكذلك الحصول على أية وثائق ذات علاقة بها.
§ تعرض على المجلس لاتخاذ القرار بِان كيفية التعامل معها.
§ تتولى الإدارة تنفيذ قرار المجلس ومتابعة تحصيل أية حقوق وتسديد أية التزاماتفي ضوء ذلك، وإضافة المتبقي إلى حساب التركة المعنية.
3/4/5 الأموال المعرضة للفساد والضرر والتلف :
- تشمل هذه الأموال فقرات عيدية من أهمها :
§ الموجودات الحيوانية كالأغنام والإبل والماعز والدواجن والأسماك والنحل، وما يرتبط بها من نتاجات.
§ الموجودات الزراعية سواء كانت ناضجة أو في طور النمو كالحبوب والفواكه والثمار والزراعة القائمة.
§ البضاعة التجارية المعرضة للتلف بسرعة كاللحوم والألبان والبيض، الخ.
§ الموجودات والمواد الموضوعة في مواقع العمل والأماكن المكشوفة والتي يخشى عليها من السرقة أو الضياع أو التلف.
§ المواد التي لا تتحمل نفقات المحافظة عليها لفترة طويلة.
- تعرض الإدارة موضوع هذه الأموال بصورة عاجلة على رئيس المجلس مع بيان كميتها وأماكن وجودها وقيمتها التقديرية والتوصية بشأن التصرف بها.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن :
· بيع هذه المواد بالسرعة وتحصيل مبالغها، مع تحديد طريقة البيع.
· اتخاذ إجراءات تحفظية من شأنها المحافظة على هذه الأموال وحمايتها من أيه أضرار أو فساد أو تلف.
· توكيل من يتول الإشراف عليها ومباشرتها لحين حلول موعد معين كالإشراف على الزرع القائم لحين نضجه وحصاده، أو الإشراف على القطيع، الخ.
- تقوم الإدارة بتنفيذ قرار المجلس ومتابعة توريد المبالغ المحصلة إلى حساب التركة المعينة، مع التأشير في ملف التركة.
3/5 المدفوعات من حساب التركة
3/5/1 النفقات المعيشية :
- يتولى من ينوب عن القصر تقديم طلب إلى الإدارة لطلب صرف نفقات معيشية شهرية. على أن يبين فيه أسماء القصر و أعمارهم ومراحلهم الدراسية وأسماء الرشد الساكنين معهم، ومحل إقامة القصر إذا كانوا يسكنون في محل إقامة آخر مثلاً عند أعمامهم أو أخوالهم وما إلى ذلك، والمبلغ المطلوب شهرياً لكل قاصر ، ويبين في الطلب ما إذا كانت هناك مدخولات أخرى مستمرة للعائلة ولو على سبيل الإعانة والمساعدة أو كرواتب تقاعدية.
- يسلم الطلب إلى قسم التركات ويعطى له رقم متسلسل مع رقم ملف التركة.
- بعد ذلك يحال الموضوع إلى قسم الحسابات لبيان رصيد التركة ومستحق كل قاصر فيها ومدى كفاية هذه الأرصدة لسداد النفقات الشهرية المطلوبة ومدى توفر موارد مالية مستمرة للتركة تسهم في تغطية هذه النفقات.
- يحال الموضوع إلى البحث الاجتماعي حيث تقوم وحدة البحث الاجنماعي بإجراء زيادة ميدانية للعائلة، وتعد تقريراً تبين فيه :
· البيانات الأولية عن صاحب الطلب (اسم مقدم الطلب ورقمه الشخصي واسم صاحب التركة ورقم التركة والحالة الاجتماعية لمقدم الطلب والجنسية وعدد أفراد الأسرة والعنوان ورقم الهاتف).
· البيانات الأولية عن أفراد الأسرة (الاسم والسن والحالة الاجتماعية والمرحلة الدراسية أو المهنة وصلة القرابة بصاحب التركة).
· الحالات المرضية في الأسرة والاحتياجات الخاصة (اسم الشخص ونوع المرض والحاجة الخاصة وتاريخ الحالة والملاحظات).
· زوجات المتوفى صاحب التركة (الاسم والحالة الاجتماعية الحالية والمهنة ومحل الإقامة وعدد الأبناء وأسماءهم).
· الراشدين من الورثة (الاسم والمهنة ومحل الإقامة والدخل الشهري).
· القصر من الورثة (الاسم والعمر والمرحلة الدراسية ومحل الإقامة والملاحظات)
· حالة السكن (حيث أومتوسط، قديم أو يحتاج إلى ترميم).
· نوع العقار (ملك أو إيجار أو وقف أو مشترك، الخ).
· حالة الأثاث (ممتازة أو جيدة أو متوسطة أو رديئة).
· حالة الملابس (المظهر) (ممتازة أو جيدة أو متوسطة أو رديئة).
· مرافق المنزل (غرف النوم والمطبخ والصالة وغرف الجلوس والمخزن والحمام..الخ) مع الملاحظات.
· الأجهزة الموجودة في المنزل (مكيفات وثلاجات وتلفزيونات وسخانات وهواتف..الخ).
· السيارات (نوعها وموديلها وحالتها).
· ميزانية الأسرة الشهرية (مأكل ومشرب وراتب خادمة وبدل إيجار وكهرباء وماء وفاتورة الهاتف ومصاريف هاتف نقال وأقساط سيارة وأقساط أثاث وملابس ونفقات نقل...الخ).
· دخل الأسرة (تقاعد شهري أو مساعدات وإعانات أو إيجار عقار..الخ)
· أية بيانات أخرى ضرورية
· التوصية.
- يدرس المشرف على التركات تقرير وحدة البحث الاجتماعي ويبين رأيه بشأن التوصية الواردة وإذا كانت لديه أية إيضاحات أو استفسارات فأنه يقوم بمناقشة ذلك مع الباحثة وقد يتطلب الأمر استكمال بعض البيانات.
- يحال الموضوع إلى أمانة سر المجلس الولاية مع توصية المدير وتعد به استمارة عرض على المجلس.
- يناقش المجلس الموضوع ليتخذ قرارً بتحديد المبلغ المطلوب صرفه شهرياً في ضوء التوصية .
- تتولى أمانة سر المجلس إبلاغ قسمي التركات والحسابات بقرار المجلس لغرض التنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات تحديد طريقة الصرف بناءً على طلب ذوي العلاقة، فأما أن يتم الصرف من خلال إصدار تخويل شهري إلى المصرف أو أن يتم الصرف نقداً من صندوق النثرية أو بشيك عند مراجعة ذوي العلاقة شهرياً.
- يتولى قسم الحسابات إعداد كشف شهري بهذه النفقات التي تبلغ إلى المصرف لغرض التخويل بالدفع.
- عندما يرغب أصحاب العلاقة بزيادة مبالغ النفقات الشهرية أو تخفيضها تتبع نفس الإجراءات المشار إليها سابقاً.
- يتولى قسم التدقيق الداخلي تدقيق الكشوف الشهرية للنفقات مع إجراء مطابقات بطريقة العينة مع الملفات ومع أستاذ فرعي التركات.
3/5/2 النفقات التعليمية
- تشمل هذه النفقات كل ما يتعلق بمصاريف الدراسة للقاصر سواء في الداخل أو الخارج منها :
· أجور الدورات الدراسية التي تستوفيها الجامعات وأية رسوم أخرى ذات العلاقة.
· مصاريف السفر للذهاب إلى بلد الدراسة والعودة منه.
· نفقات السكن.
· تأمين مستلزمات الدراسة من كتب وقرطاسية ومصرف جيب وتنقلات وما شابه.
· تكاليف الدراسة في المدارس الخاصة والمعاهد.
· تكاليف الدروس الخصوصية لمن يحتاجها.
· تكاليف إجراء البحوث وطباعتها ونسخها وتكاليف التجارب وما شابه.
- يتولى من ينوب عن القاصر تقديم طلب إى الإدارة يبين فيه مقدار المبلغ المطلوب صرفه بصورة دورية ومستمرة (شهرياً أو فصلياً أو سنوياً) أو المبلغ المطلوب صرفه كدفعة واحدة، مع بيان كافة الإيضاحات المتعلقة بالدراسة (اسم الجامعة أو الكلية أو المعهد أو المدرسة وطبيعتها ومدة الدراسة والشهادة التي تمنحها وتفاصيل الكلف المطلوبة...الخ)، ويرفقمع الطلب الوثائق والمستندات المتعلقة بالقبول والتسجيل ومبالغ أجور الدراسة والرسوم والكلف الأخرى (إذا كانت بالعملة الأجنبية ينبغي بيان معادلها بالعملة الوطنية البحرينية).
- يسلم الطلب إلى قسم التركات ويوضع عليه رقم متسلسل إضافة إلى رقم ملف التركة بعد التحقق من أن مقدم الطلب مخول بذلك قانوناً.
- يحال الموضوع إلى قسم الحسابات لبيان رصيد التركة ومستحق القاصر ذي العلاقة منها ومدى كفاية رصيده لسداد النفقات المطلوبة علاوة على نفقات المعيشية وغيرها، ومدى توافر موارد مالية مستمرة للتركة تسهم في تغطية النفقة المطلوبة.
- يحال الموضوع إلى البحث الاجتماعي حيث تتولى وحدة البحث الاجتماعي دراسة موضوع الطلب مع مقدمه وإذا تطلب الأمر القيام بزيارة ميدانية إلى الأسرة وإعداد تقرير بذلك تبين فيه ما يأتي :
· البيانات الأولية عن التركة وأفراد الأسرة وحالتهم الدراسية.
· ميزانية الأسرة ومدخولاتها.
· ما تمتلكه الأسرة من عقارات وسيارات ونشاطات تجارية وغير ذلك.
- يدرس المشرف على التركات تقرير البحث الاجتماعي ويبين رأيه بشأن التوصية الواردة فيه، ومناقشة أية استفسارات أو إيضاحات مع الباحثة واستكمال بعض البيانات إذا لزم الأمر.
- يحال الموضوع إلى أمانة سر المجلس مع توصية المدير وتعد به استمارة عرض على المجلس.
- يناقش المجلس الموضوع ليتخذ قراراً بتحديد المبلغ المطلوب صرفه أما بصورة مستمرة لحين استكمال الدراسة أو كدفعة واحدة في ضوء التوصية.
- تتولى أمانة سر المجلس إبلاغ قسمي التركات والحسابات بقرار المجلس بغرض التنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة وإبلاغ مقدم الطلب بالقرار هاتفياً أو بواسطة البريد الالكتروني أو تحريرياً.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ، أما بتحويله شهرياً إذا كان ذا طبيعة مستمرة، أو صرفه نقداً إلى الجهة ذات العلاقة (كالجامعة المعنية) مباشرة، أو إلى الشخص المخول إذا كان هو قد قام بصرف المبلغ مع تقديمه المستندات المؤيدة لذلك وطلب استراده.
- تخضع المعاملة قبل الصرف النهائي إلى التدقيق من قبل قسم التدقيق الداخلي.
3/5/3 العلاج والنفقات الطبية :
- تتضمن هذه النفقات فقرات عديدة منها :
· أجور المستشفيات وإجراء العمليات ومراجعة العيادات الخاصة والمراكز الصحية وأثمان الأدوية والفحوصات والتحليلات المخبرية.
· تكاليف العلاج خارج البحرين مع نفقات السفر ذهاباً وعودة للقاصر ومرافقه ان تطلب الأمر ونفقات الإقامة في البلد المعين ومصرف الجيب والمعيشة هناك.
· شراء الأجهزة المعينة للمعوقين و الذين يعانون من العاهات كالكراسي المتحركة وسماعات الأذن والنظارات الطبية والمعينات الأخرى.
· صرف أجور ورواتب للأشخاص الين يقومون بخدمة العاجزين أو المعوقين أو المرضى الذين تتطلب حالتهم الجسمية والصحية ذلك.
- يستلم قسم التركات الطلب المقدم ممن ينوب عن القاصرين أو المحجور عليهم يبين فيه موضوع الطلب ونوع النفقة ومقدارها، وهل أن ذلك يتعلق بحالة طوارئ مستعجلة أو غير ذلك واسم الشخص المطلوب معالجته ومكان العلاج ومدته الزمنية والبيانات الأخرى ذات العلاقة ويرفق مع الطلب التقارير الطبية والفواتير...الخ.
- يوضوع رقم متسلسل على الطلب مع رقم ملف التركة.
- يبين قسم الحسابات مقدار رصيد التركة ونصيب القاصر ذي العلاقة منها ومدى وجود مدخولات مستمرة للتركة تكفي لتغطية النفقة المطلوبة. ويقدم توصية بالمبلغ المقترح صرفه.
- إذا كان يتعلق بحالة طوارئ مستعجلة كدخول مستشفى نتيجة حادث، يحال الطلب بصورة عاجلة إلى المدير للموافقة على مفاتحة المستشفى ذات العلاقة لإجراء المعالجة اللازمة وتقدم الفواتير إلى الإدارة لصرفها لاحقاً.
- أما إذا كان الطلب يتعلق بحالة أخرى فيحال إلى وحدة البحث الاجتماعي لدراسته مع مقدم الطلب ومع من يستلزم أخذ رأيهم، وقد تقوم الباحثة بزيارة ميدانية للأسرة إذا وجد أن ذلك ضرورياً ويقوم بذلك تقرير يحتوي على البيانات الأولية عن التركة وعن الأسرة وميزانيتها ومصادر دخلها وما إذا كانت النفقة المطلوبة مشمولة بغطاء تأميني أو بصدر تمويل خاص ومدى إماكنية إجراء العلاج أو العملية المطلوبة في مكان أو بديل آخر بكلفة أقل مع ضمان نوعية العلاج...الخ. ومن تقديم التوصية.
- يقدم التقرير إلى المشرف على التركات لبيان الرأي ومن ثم يحال إلى قسم الحسابات.
- يعرض الموضوع على مدير الإدارة لاتخاذ القرار بشأنه حسب الصلاحيات، أو إحالته إلى أمانة سر المجلس مع بيان الرأي.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد طلب عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار اللازم بشأنه.
- يحال القرار إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة واتخاذ الإجراءات لمطالبة شركة التأمين بالتعويض إن كانت الحالة مغطاة بالتأمين.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ إلى المستشفى أو الجهة ذات العلاقة أو أن يصرف إلى الشخص الذي قام بدفع المبلغ بعد تقديمه المستندات والفواتير المؤيدة لذلك، أو أن يصرف المبلغ له كسلفة مع أخذ إقرار منه بتقديم المستندات والفواتير لاحقاً .وفي حالة كون المبلغ الذي يصرف ذات طبيعة مستمرة مثل رواتب المعينين فأنه يصرف حسب السياق المعتمد بخصوص النفقات المعيشية.
3/5/4 الديون المستحقة على التركة :
- عند ظهور ديون مستحقة على التركة موثقة ومعترف بها، عند جرد وتحديد التركة، فإنها تخصم وتسدد من أصل التركة وقبل إجراء عملية التوزيع على الورثة ، أما الأقساط فتؤشر وتسدد في مواعيدها.
- في حالة ظهور من يدعي بدين على صاحب التركة في مرحلة جرد وتحديد التركة لكن هذا الدين غير مؤكد أو غير موثق ، فعلى مدعي الدين التقدم إلى المحكمة المختصة لإثبات الدين ، وتقوم الإدارة بحجز مبلغ استناداً إلى نسخة من أوراق الدعوى يكفي لتسديد الدين . وعند استلام قرار المحكمة يتم تنفيذه أما بتسديد الدين فورا أو مقسطا أو برفع الحجر إذا كان قرار المحكمة بالضد.
- في حالة الديون التي تظهر بعد استلام التركة من قبل الإدارة فعلى المدعي بالدين تقديم طلب بذلك إلى الإدارة يبين فيه مقدار الدين وطبيعته والوثائق والمستندات المؤيدة له وتاريخ نشوئه وتاريخ استحقاقه وإذا كان متأخر السداد بيان أسباب عدم المطالبة به في حينه ...الخ.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم متسلسل مع بيان رقم ملف التركة، ويتولى المشرف على التركات مناقشته مع المدعي بالدين والاستيضاح منه أو طلب أيه وثائق أو سجلات إضافية مع الاتصال بمن ينوب عن الورثة أو أحد الرشد منهم لأخذ إقرار الاعتراف بالدين.
- يحال الطلب بعد ذلك إلى قسم الحسابات لبيان رصيد التركة ومدى إمكانية تغطية الدين المطلوب منها أو من الموارد المستمرة التي تأتي لاحقاً.
- يقدم بعد ذلك المشرف على التركات إفادة يوضح بها كافة البيانات المتعلقة بالدائن والمدين والدين، مع مقترح بتسوية الدين من حيث تسديده مرة واحدة أو على دفعات أو تسديده نقداً أو بموجودات أخرى، مع إمكانية تخفيضه مراعاة لظروف الورثة . ويحال المقترح إلى المدير.
- يدرس المدير الموضوع ويبين رأيه ويحيله إلى أمانة سر المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج طلب عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ القرار اللازم وله أن يطلب حضور المدعي بالدين أو غيره للتحقق من صحة الدين والتفاوض لتخفيض جزء من الدين أو فوائده. وقد يقرر المجلس إحالة الموضوع إلى المحكمة المختصة للفصل فيه إذا وجد ما يدعو إلى ذلك.
- تتولى أمانة سر المجلس إحالة القرار بشأن الموضوع إلى قسمي التركات والحسابات و/ أو الشؤون القانونية للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة وإبلاغ مقدم الطلب به أما هاتفياً أو بالبريد الالكتروني أو تحريرياً.
- في حالة الموافقة على سداد الدين دفعة واحدة أو عدة دفعات يتولى قسم الحسابات إعداد مستند الصرف والشيك بذلك في تاريخ المعين مع ربط الوثائق المعززة للصرف مع المستند. وينزل المبلغ من حساب التركة المعينة حسب الفريضة الشرعية.
- في حالة إحالة الموضوع إلى المحكمة، يتخذ قسم الشؤون القانونية الإجراءات اللازمة لإقامة الدعوى لدى المحاكم والترافع بشأن القضية والطعن في قرار المحكمةإن كان هناك ما يدعو لذلك، ومن تحويل قرار الحكم للتنفيذ من قبل قسمي التركات والحسابات. وقد تتم العملية من خلال إبلاغ مدعي الدين نفسه بإقامة الدعوى على الإدارة لدى المحكمة المختصة باعتباره هو المستفيد .
- في النهاية عند تسوية الدين، يجب الحصول على إقرار من الدائن باستلام مبلغ الدين وإسقاط ماله من حقوق ومطالبات بصورة نهائية ويحفظ هذا الإقرار في ملف التركة.
3/5/5 شراء العقارات وتشييدها
- يتقدم النائب عن القصر أو من في حكمهم بطلب إلى الإدارة لغرض شراء عقار (أرض أو بناء) للقصر أو تشييد عقار على أرض تعود لهم، وطلب تسديد المبلغ المطلوب من حساب التركة الخاصة بهم على أن يعزز الطلب بالوثائق اللازمة بموجب دليل إدارة العقارات.
- يحال الطلب إلى قسم الشؤون الفنية لمعالجته وفق السياسات والإجراءات الواردة في دليل إدارة العقارات.
- يبين قسم الحسابات رصيد التركة أو القصر ذوي العلاقة، ومدى غمكانية توفير المال المطلوب من ارصدتهم دون التأثير على المتطلبات الأخرى.
- يحال الموضوع إلى وحدة البحث الاجتماعي لغرض تقديم البحث الاجتماعي .
- يدرس المدير الموضوع ويبين توصياته.
- يحال الموضوع إلى أمانة سر المجلس لإعداد نموذج عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول أعمال المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب في ضوء التوصيات المتوفرة ورأي مدير الإدارة.
- تبلغ أمانة سر المجلس القرار إلى أقسام العقارات والتركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون الفنية اتخاذ الإجراءات اللازمة بموجب دليل إدارة العقارات.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار والوثائق في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات تسديد المبلغ المستحق إلى بائع العقار (في حالة الشراء) طبقاً للعقد الموقع معه بعد انجاز معاملة تسجيله بأسماء القصر ذوي العلاقة، أو تسديد المبلغ على دفعات بموجب عقد تشييد العقار للشخص أو الجهة ذات العلاقة (المقاول أو شركة المقاولات أو المشرف على التشييد، الخ).
3/5/6 صيانة العقارات
- يقدم طلب حصول الموافقة على صيانة عقار يعود للقاصرين ومن في حكمهم مبيناً فيه نوع الصيانة المطلوبة وكلفتها من قبل أما:
· قسم الشؤون الفنية في الإدارة.
· مستأجر العقار.
· من ينوب عن القصر.
· أطراف أخرى كالمجاورين في حالة تضررهم أو إدارة البلدية.
- يحال الطلب إلى قسم الشؤون الفنية لمعالجته وفق السياسات والإجراءات الواردة في دليل إدارة العقارات ورفع التوصية بشأنه إلى المدير.
- يبين قسم الحسابات مقدار الرصيد المتوفر في حساب التركة المعينة، ومدى إمكانية استخدامه للغرض المحدد دون التأثير على المتطلبات الأخرى.
- يدرس الموضوع من قبل المدير ويتخذ القرار بشأنه في حالة كون المبلغ المطلوب من صلاحيته، وإلا فأنه يحيله إلى مجلس الولاية.
- إذا ما أحيل الموضوع إلى المجلس تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس وإدراجه في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب وقد يكون ذلك بتحميل المستأجر أو مسبب الضرر تكاليف الصيانة إذا كان هناك ما يدعو إلى ذلك أو الموافقة على صرف المبلغ المطلوب من حساب التركة.
- يحال القرار من قبل أمانة سر المجلس إلى أقسام الشؤون الفنية والتركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم الشؤون الفنية اتخاذ ما يلزم بشأن موضوع الصيانة وفقاً لدليل إدارة العقارات، ويتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- بعد انجاز أعمال الصيانة بشكل نهائي والحصول على شهادة مهندس الإدارة، يتم صرف المبلغ من قبل قسم الحسابات إلى الشخص أو الجهة ذات العلاقة.
3/5/7 شراء السيارات :
- يتقدم القاصر الذي يزيد عمره عن ( 18) سنة أو من ينوب عنه بطلب إلى الإدارة لغرض صرف مبلغ معين من تركته لشراء سيارة له على أن يبين في الطلب نوع السيارة ومديلها، وهل هي جديدة أم مستعملة، واسم الجهة أو الشخص البائع، وسعر البيع وبيان طبيعة الحاجة إلى السيارة وطريقة التسديد ويرفق مع الطلب عرض السعر وصورة رخصة القيادة . وأحياناً تتقدم والدة القصر بطلب شراء سيارة تستخدمها لخدمة القاصرين على أن يسدد المبلغ من حسابات القصر.
- يستلم الطلب من قبل التركات ويوضع عليه رقم وتاريخ التقديم مع رقم ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات بيان رصيد التركة المستحق للقاصر أو القاصرين المعينين ، ومدى إمكانية استخدامه للغرض المطلوب دون التأثير على بقية المتطلبات.
- يتولى المشرف إحالة الطلب، إلى البحث الاجتماعي لدراسة الحالة.
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي دراسة الطلب وتقديم تقرير تبين فيه البيانات الأولية عن الأسرة (أسماءهم وأعمارهم ومهنهم ومحلات الإقامة والحالة الاجتماعية والدخل الشهري للأسرة) إضافة إلى بيانات ميزانية الأسرة، وتبين الرأي بشأن مدى وجود حاجة ضرورية للسيارة مع بيان رأي الولي أو الوصي إن وجد .
- في حالة شراء سيارة مستعملة ينبغي الحصول على ثلاثة عروض سعر لتثمين السيارة من معارض السيارات المعروفة.
- يعرض الطلب على المدير لبيان الرأي، وطلب أية إيضاحات أو وثائق بشأنه، ومن ثم إحالته إلى أمانة سر المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يناقش الموضوع، وقد يستدعى القاصر، ومن يمثله لمناقشته مثلاً بشراء سيارة بسعر أقل أو أي بديل آخر، ويتخذ القرار المناسب.
- يحال القرار من قبل أمانة سر المجلس إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة في ملف التركة، ويتولى قسم الحسابات صرف المبلغ المستحق إلى البائع دفعة واحدة أو على عدة دفعات بموجب عقد الشراء.
- في حالة شراء السيارة من حسابات القاصرين وتسجيلها باسم والدتهم ، يكتب لإدارة المرور بوضع إشارة عدم التصرف عليها إلا بموافقة الإدارة.
3/5/8 نفقات الزواج
- يتقدم القاصر أو من ينوب عن بطلب إلى الإدارة لغرض صرف مبلغ معين من مستحقه من التركة لغرض سد نفقات الزواج على أن يرفق بالطلب ما يثبت الشروع بإجراءات الزواج الشرعي مبيناً فيه الصداق المتفق عليه والمقدم والمؤخر ، ويبين في الطلب تفاصيل المبلغ المطلوب من تكاليف مستلزمات الزواج كالمهر والحفلة وشراء الأثاث وتكاليف شهر العسل. وكذلك يبين ما إذا كانت لديه مدخولات أخرى كالراتب الشهرية إذا كان القاصر لديه عمل أو مساعدات أو غيرها.
- يستلم الطلب من قبل قسم التركات، ويوضع عليه رقم وتاريخ التقديم مع تثبيت رقم ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات بيان رصيد التركة المستحق للقاصر ومدى وجود أية التزامات عليه، ومدى إمكانية صرفه دون التأثير على المتطلبات الأخرى.
- يقدم الطلب إلى مشرف التركات لمناقشة مقدم الطلب والتحقق منه، ومن ثم يحيل الطلب إلى وحدة البحث الاجتماعي.
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي دراسة الطلب مع مقدمه، وبيان البيانات الأولية عن الأسرة وميزانيتها ومصادر دخلها وبيان الرأي والتوصية بشأن المبلغ المطلوب.
- يدرس الطلب من المدير ولبيان أية إيضاحات بشأنه، والموافقة عليه إذا كان ذلك من صلاحيته وإلا إحالته إلى المجلس مع بيان الرأي.
- تستلم أمانة سر المجلس الطلب وتعد به نموذج عرض على المجلس وتضعه في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الطلب لغرض الموافقة على المبلغ المطلوب أو تقليله.
- تبلغ أمانة سر المجلس القرار إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار مع نسخة من عقد الزواج في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ المطلوب بشيك إلى القاصر أو من ينوب عنه
- يوقم قسم التركات بالمتابعة مع الشخص المعني ومطالبته بتقديم نسخة من عقد الزواج لغرض الحفظ في ملف التركة.
3/5/9 بدلات الكسوة
3/5/9/1 كسوة العيدين (الفطر والأضحى المباركين)
- يحدد مبلغ الكسوة لكل عيد من قبل المجلس من خلال إعداد جدول يبين فيه الفئة العمرية والجنس ومبلغ الكسوة.
- يتولى قسما الحسابات والتركات إعداد جدول بأسماء المشمولين بالكسوة من الحاسب الآلي، يبين فيه الاسم ورصيد التركة لكل قاصر.
- في ضوء الجدول السابق وقرار المجلس، يتولى قسم الحسابات إعداد كشف صرف مستحقات الكسوة يبين فيه اسم القاصر ورقم ملف تركته والمبلغ الذي يصرف له، وذلك بالنسبة للذين تتحمل أرصدة تركاتهم صرف هذه المبالغ.
- توضع نسخة من الجدول لدى قسم التركات وأخرى لدى قسم الحسابات.
- يصرف المبلغ المستحق لكل قاصر حين مراجعته هو أو من ينوب عنه من قبل قسم الحسابات.
- بالنسبة للقاصرين الذين لا تتحمل أرصدة تركاتهم أو أن هذه الأرصدة تقل عن مبلغ معين يحدده المجلس، أو لا توجد لهم أرصدة أصلاً، فيتم إعداد جدول مستق لهم لصرف بدل الكسوة من سجل التركات في ملف الحاسب الآلي، أو سجل القاصرين الذين ليس لهم تركات. وتصرف المبالغ لهم من حساب المساعدات المختلفة لدى الإدارة بموافقة المجلس ، وتسدد لهم حين المراجعة.
- يجب أن تصرف بدلات كسوة العياد قبل عشرة أيام من تاريخ العيد في الحد الأدنى.
3/5/9/2 الكسوتين الصيفية والشتوية
- تصرف مبالغ هذه الكساوي في 1/4 و1/10 من كل سنة.
- يتم الصرف بناءً على طلب من ذوي العلاقة يقدم إلى قسم التركات حيث يستلم الطلب ويدون عليه رقم وتاريخ التقديم، مع رقم ملف التركة، على أن يبين في الطلب أسماء القاصرين المطلوب صرف الكسوة لهم والمبلغ المطلوب لكل منهم والعمر.
- يدرس الطلب من وحدة البحث الاجتماعي لبيان التوصية.
- يحال الطلب من قبل مشرف التركات إلى قسم الحسابات لبيان الرصيد المستحق للتركة، وإمكانية صرف المبلغ المطلوب دون التأثير على المتطلبات الأخرى.
- يعرض الطلب على المدير مشفوعاً برأي قسمي الحسابات والتركات لاتخاذ القرار اللازم بشأنه.
- تجمع هذه الطلبات وتدرج في كشف موحد لصرف المبالغ في الموعد المحدد من قبل قسم الحسابات.
- يكتفي بتقديم طلب واحد سنوياً للكسوتين الصيفية و الشتوية أو أحدهما.
3/5/9/3 كسوة المدارس
- تصرف هذه الكسوة مع بداية عام دراسي جديد.
- يتم الصرف بناءً على طلب من ذوي العلاقة يقدم إلى قسم التركات حيث يستلم الطلب ويدون عليه رقم وتاريخ التقديم، مع رقم ملف التركة، على أن يبين في الطلب أسماء القاصرين المطلوب صرف الكسوة لهم والمبلغ المطلوب لكل منهم.
- تتخذ بقية الإجراءات كما ورد في الفقرة (3/5/9/2) أعلاه.
3/5/10 نفقات السفر
- يقوم القاصر أو من ينوب عنه بإملاء نموذج طلب صرف نفقات يطلب فيه صرف نفقات سفر ويحدد فيه مبلغها وطبيعتها (سعر تذاكر الطيران ــ مصرف جيب ــ نفقات إقامة، الخ) والغرض من السفر ( سياحة ــ زيارة ــ غيرها) وتاريخ السفر والعودة وأية بيانات أخرى ويرفق مع الطلب أية وثائق كعرض السعر مثلاً.
- يستلم الطلب ويوضع عيه رقم وتاريخ مع تثبيت رقم ملف التركة.
- يحال الموضوع إلى قسم الحسابات لبيان الرصيد المستحق للتركة، ومدى كفايته لتسديد المبلغ المطلوب دون التأثير على بقية المتطلبات.
- يحال الطلب من قبل مشرف التركات إلى وحدة البحث الاجتماعي لتقديم تقرير يبين فيه البيانات الأولية عن التركة وأفراد الأسرة وميزانية الأسرة ومدخولاتها والرأي.
- يبين المشرف على التركات رأيه، ويحال الموضوع إلى المدير.
- يدرس المدير الطلب مع أية إيضاحات أو بيانات إضافيه، ويتخذ القرا إذا كان من صلاحيته أو يحيله إلى المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس عرض الموضوع بموجب النموذج المعتمد، وإدراجه في جدول أعمل المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ القرار المناسب الذي يحدد فيه المبلغ الذي حصلت الموافقة على صرفه.
- يحال قرار المجلس من قبل أمانة سر المجلس إلى قسمي التركات والحسابات.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ الموافق عليه إلى المستفيد بموجب شيك وسند صرف بعد تدقيقه من قبل قسم التدقيق الداخلي.
3/5/11 الاستثمارات المالية
- يتقدم من ينوب عن القصر ، أو الإدارة ، بطلب يبين فيه رغبته باستثمار الأموال الخاصة بالتركة أو بعضها في مجال استثماري معين (شراء أسهم ــ شراء سندات ــ وديعة ثابتة ــ شراء حصة في رأسمال شركة .... الخ) ويبين فيه جدوى الاستثمار، ومقدار المبلغ المطلوب، مشفوعاً بأية وثائق أو دراسات.
- يستلم الطلب ويوضع له رقم وتاريخ ، مع بيان رقم ملف التركة ويحال إلى قسم الحسابات.
- يبين قسم الحسابات رصيد التركة المعينة،ومدى إمكانية استخدامه للغرض المحدد.
- يحال الموضوع إلى قسم الاستثمار حيث يتخذ القسم الإجراءات بشأنه وفق دليل الاستثمار، ومن ثم يقدم التوصية بشأنه.
- يحال الموضوع من قبل المدير بعد بيان رأيه إلى أمانة سر المجلس.
- تعد أمانة السر نموذج عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب بعد التحقق من جدوى الاستثمار ومن عدم وجود مخاطر على أموال التركة بخصوصه.
- يحال القرا من أمانة سر المجلس إلى أقسام التركات والاستثمار والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ المطلوب بالتنسيق مع قسم الاستثمار.
- في حالة شراء أسهم وسندات يسجل بها قيد نظامي بالقيمة الاسمية (راجع الدليل المالي والمحاسبي).
3/5/12 شراء موجودات أخرى
- وتشمل هذه النفقات شراء الأثاث وأجهزة التكييف وأجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها وأيه أجهزة أو موجودات أخرى.
- يتقدم من ينوب عن القاصرين بنموذج طلب صرف نفقات من التركة يبين فيه طبيعة الموجودات المطلوب شراؤها مع عروض السعر ، وطبيعة الحاجة لها والمبلغ المطلوب.
- يستلم الطلب ويدون عليه الرقم والتاريخ، إضافة إلى رقم ملف التركة.
- يبين قسم الحسابات مقدار رصيد التركة ولكل قاصر على حدة، ومدى إمكانية توفير المبلغ المطلوب دون التأثير على بقية المتطلبات.
- يحال الطلب من مشرف التركات إلى وحدة البحث الاجتماعي و / أو وقسم الشؤون الفنية لدراسته وبيان الرأي.
- تدرس وحدة البحث الاجتماعي الطلب وتقدم تقريرا يبين فيه البيانات الأولية عن الأسرة وميزانيتها ومدخولاتها ومدى الحاجة إلى الموجودات المطلوب شراؤها والتوصية. وقد تتم الاستعانة بقسم الشؤون للكشف على بيت العائلة لتحديد الاحتياجات وأسعارها وحينئذ يقدم تقرير مشترك بشأن الموضوع.
- يحال الموضوع من قبل مشرف التركات بعد بيان رأيه إلى المدير ليتولى دراسته واتخاذ القرار إذا كان من صلاحيته، وإلا إحالته إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس، وإدخال الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب بشأنه.
- تتولى أمانة سر المجلس إبلاغ القرار إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة ، وتضاف إلى موجودات التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ للمستفيذ.
3/5/13 الزكاة والخمس والخيرات والمساعدات
3/5/13/1 الزكاة
- يتقدم من ينوب عن القصر أو من في حكمهم بطلب إلى الإدارة بشأن إخراج مبلغ الزكاة على الأموال المودعه بعهدة الإدارة ( أو تتولى الإدارة إخراج الزكاة على المشمولين) على أن يتضمن الطلب مقدار مبلغ الزكاة حسب القواعد الشرعية وكيفية احتسابه وأسلوب التصرف فيه. ويجب أن يرفق مع الطلب وثيقة من جهة معترف بها شرعاً تؤيد فيها أن الأموال مشمولة بالزكاة وتبين كيفية الاحتساب ويرفق كذلك قوائم بالمستحقين الذين تصرف لهم.
- يسلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع تثبيت رقم ملف التركة.
- يسلم الطلب إلى مشرف التركات لغرض مناقشة مقدم الطلب بشأن كيفية التصرف بمبلغ الزكاة وإمكانية تحويله إلى حساب مساعدات الإدارة للقاصرين المحتاجين أو الذين ليس لهم مورد دخل محدد.
- يبين قسم الحسابات الرصيد المستحق من التركة ومواردها ومدى إمكانية صرف المبلغ المطلوب الزكاة ، وكذلك حساب مبلغ الزكاة المستحقة.
- قد يتم الحصول على رأي مراقب ومستشار شرعي بخصوص حساب الزكاة إذا تطلب الأمر.
- يحال الطلب بعد ذلك إلى وحدة البحث الاجتماعي لتقديم البيانات الأولية عن الأسرة والقاصرين فيها وسكنها وميزانيتها الشهرية ومدخولاتها وبيان التوصية بشأن الموضوع.
- يعرض بعد ذلك الموضوع على المدير للنظر به والموافقة عليه حسب الصلاحيات، أو إحالته إلى مجلس الولاية.
- في حالة الإحالة إلى المجلس تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدخال الموضوع في جدول الأعمال.
- يناقش المجلس الموضوع وله أن يقرر طريقة التصرف بالمبلغ حسب الأوجه الشرعية.
- يحال قرار المجلس من أمانة السر إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ إلى الجهة التي يتقرر صرفه إليها أو تحويله إلى حساب مساعدات الإدارة للقاصرين.
3/5/13/2 الخمس
- يتقدم النائب عن القصر بطلب صرف الخمس من التركة مبيناً مبلغه والجهة التي يصرف إليها.
- يستلم الطلب ويوضع له رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة.
- يبين قسم الحسابات الرصيد المستحق من التركة ومواردها ومدى إمكانية صرف المبلغ المطلوب لهذا الغرض ، وكذلك حساب مبلغ الخمس المستحق.
- يحال الطلب إلى وحدة البحث الاجتماعي لدراسة الحالة ميدانياً وبيان الأثر على الحالة المعيشية للقصر وتقديم التوصية المناسبة.
- يعرض الموضوع من مشرف التركات بعد بيان رأيه على المدير لبيان رأيه وإحالته بدوره إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول أعمال المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن الموضوع.
- يحال قرار المجلس إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات إبلاغ مقدم الطلب بحصول الموافقة من عدمها، وحفظ نسخة القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات في حال حصول الموافقة صرف المبلغ لمن ينوب عن القاصرين لغرض تسليمه بدوره إلى الجهة ذات العلاقة.
3/5/13/3 الخيرات
- عند اتخاذ إجراءات حصر وتحديد التركة تفحص وصية المتوفى من ناحية الايصاء بتقديم جزء من مال التركة مرة واحدة أو بصورة مستمرة لأغراض الخيرات ويؤشر ذلك في المحضر.
- يتقدم من ينوب عن القصر بطلب إلى الإدارة حول إخراج الخيرات ، وفي حالة وجود نص في الوصية حول ذلك تقدم نسخة من الوصية مع الطلب.
- يستلم الطلب ويوضع له رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة.
- يبين قسم الحسابات الرصيد المستحق من التركة ومواردها ومدى إمكانية صرف المبلغ المطلوب لهذا الغرض.
- يحال الموضوع إلى وحدة البحث الاجتماعي إذا تطلب الأمر.
- يدرس المدير الموضوع ويبين رأيه إلى المجلس .
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ قراره بالموافقة من عدمها . ويحال قرار المجلس إلى قسمي الحسابات والتركات للتنفيذ.
- إذا كان قد جاء في الوصية أن يتم دفع مبلغ معين مرة واحدة فعندئذ يحتجز المبلغ من أصل التركة ويجري تسليمه مباشرة إلى الجهة الموصى لها بإشراف من مدير الإدارة .
- في حالة التوصية بتسديد مبلغ معين أو نسبة من عائد الأموال سنوياً أو عند حلول ميعاد معين إلى جهة معينة لغرض الخيرات فيتم تأشير ذلك في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ.
3/5/13/4 المساعدات
- يتقدم من ينوب عن الورثة أو أحد الرشد فيها يطلب إلى الإدارة لغرض تقديم مساعدة إلى جهة خيرية أو إنسانية أو غيرها ويحدد فيه الغرض من ذلك والمبلغ المطلوب وطريقة الدفع وأية تفاصيل أخرى.
- يستلم الطلب ويوضع عيه رقم وتاريخ مع بيان رقم ملف التركة.
- يتولى مشرف التركات مقابلة مقدم الطلب للوقوف على الدوافع ومن ثم يحيل الطلب إلى قسم الحسابات
- يتولى قسم الحسابات بيان رصيد التركة وما إذا كانت هناك سعة مالية تمكن من تقديم المساعدة.
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي دراسة الحالة وبيان البيانات الأولية للأسرة وحالتها المعيشية وميزانيتها ومصادر دخلها والتوصية .
- يحال الطلب إلى المدير لبيان رأيه، ومن ثم إحالة الموضوع إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بالموافقة على صرف المبلغ كلاً أو جزءاً أو عدم الموافقة.
- يحال قرار المجلس إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ بشيك إلى الجهة المعنية .
3/5/14 أجر أو مكافأة الوصي أو المشرف أو القيم أو الوكيل
- تكون الوصاية بغير أجر إذا كان رأي المجلس بناءً على طلب الوصي ان يعين له أجراً أو أن يمنحه مكافأة عن عمل معين م/34 .
- يتقدم الوصي أو القيم أو الوكيل بطلب إلى الإدارة لغرض منحة أجراً أو مكافأة عن القيام بأعماله مبيناً فيه طبيعة الأعمال والجهد المطلوب منه لإدارتها والأعباء والكلف التي يتحملها.
- يبين قسم الحسابات مقدار التركة وطبيعتها (أعمال تجارية أو صناعية أو غيرها).
- يدرس الطلب من مدير الإدارة ومشرف التركات لاقتراح مبلغ معين للأجر أو المكافأة.
- يحال الطلب إلى أمانة سر المجلس لإعداد نموذج عرض بشأنه وإدراجه في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب بشأنه.
- يحال القرار إلى قسمي التركات والحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات معالجة الموضوع أما بإجراء تحويل المبلغ شهرياً أو فصلياً إلى حساب الوصي أو القيم أو الوكيل أو بتخويل أي منهم استلام المبلغ من موارد التركة التي يريدها وإشعار الإدارة بذلك.
- أما بالنسبة للمشرف على الوصي أو القيم أو الوكيل فأن تحديد أجره أو مكافأته يتم في نفس قرار تعيينه الذي يصدر من المجلس بناءً على اقتراح مدير الإدارة وينفذ بنفس الإجراءات المشار إليها في الفقرة السابقة.
3/5/15 النفقات الأخرى
- وهذه تشمل النفقات الأخرى التي يطلبها القاصرون ومن في حكمهم ومن الأمثلة عليها :
· نفقات الحج والعمرة.
· مصرف منقطع لمرة واحدة .
· مصاريف العطلة الصيفية.
· مصروف تصليح سيارة.
· أجور خادمة.
· مصروفات خاصة أو طارئة.
· نفقات الحج نيابة عن المتوفى أو العاجز.
· شراء الأضاحي.
- تستلم الطلبات بهذا الشأن ممن ينوب عن القصر أو ذوي العلاقة على أن يبين فيها كافة التفاصيل المطلوبة . ويوضع على الطلب رقم وتاريخ مع بيان رقم ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات بيان رصيد التركة المستحق لإمكانية صرف المبلغ المطلوب دون التأثير على المتطلبات.
- تحال هذه الطلبات إلى وحدة البحث الاجتماعي إذا تطلب الأمر لدراستها وفق الآليات المشار إليها سابقاً وبما ينطبق على الحالة مع تقديم التوصية.
- يتولى مشرف التركات بيان رأيه وإحالة الموضوع إلى المدير لبيان رأيه ومن ثم إحالة الموضوع إلى مجلس الولاية إن كان خارج صلاحيته.
- تتولى أمانة سر المجلس إجراءات عرض الموضوع.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب بصدد كل حالة.
- يحال قرار المجلس إلى قسمي التركات والحسابات وأية أقسام أخرى ذات علاقة للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات التأشير في ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ الذي حصلت الموافقة عليه.
3/6 حسابات تركات الراشدين
- يتم استخراج جدول شهري بأسماء القاصرين الذين بلغوا من العمر ( 21) عاماً فأصبحوا راشدين من نظام الحاسب الآلي.
- يحال الجدول إلى قسم التركات لغرض إبلاغهم عن طريق الهاتف أو البريد الالكتروني أو بإرسال رسائل على العنوان البريدي لمراجعة الإدارة لاستلام مستحقاتهم.
- يتقدم القاصر الذي أصبح راشداً بطلب إلى الإدارة لغرض تسليمه مستحقاته من التركة كاملة.
- يحال الطلب من مشرف التركات إلى وحدة البحث الاجتماعي لإعداد تقرير يتضمن البيانات الأولية عن الأسرة وعن مقدم الطلب (المهنة أو الوظيفة والتحصيل الدراسي والحالة الاجتماعية....الخ) ومدخولاته الشهرية ويبين في التقرير الرأي بشأن أهليته لاستلام أموال في ضوء العوامل السابقة الذكر.
- إذا تولد شك بنقص أهلية مقدم الطلب، أو لبلاغ من يقوم على شؤونه، فأنه يحال إلى لفحص الطبي للتأكد من قواه العقلية والذهنية والجسمية. فإذا أيد التقرير الطبي عدم أهليته تبقى أمواله بعهدة الإدارة لحين زوال عوارض الأهلية.
- إذا تأيد أهلية مقدم الطلب، ولم يوجد ما يدعو إلى استمرار الوصاية عليه يحال الطلب إلى قسم الحسابات لغرض بيان رصيده من التركة وأيه موقوفات بشأنها له أو عليه.
- يعرض الطلب على المدير أو على رئيس المجلس للموافقة على تسليم التركة حسب الصلاحية.
- في حلة التوجه نحو استمرار الوصاية على الشخص المعين ، يعرض الموضوع على المجلس لغرض الموافقة على استمرار الوصاية .
- كذلك في حالة ثبوت نقص أهلية الشخص أو ثبوت غيبته بقرار من المحكمة المختصة ، يعرض الموضوع على المجلس لغرض إصدار قرار بالقيمومة أو الوكالة عليه.
- بعد حصول الموافقة على تسليم التركة للراشد ، يقوم قسم الحسابات بصرف الرصيد النقدي المستحق له بعد أخذ إفادة مخالصة منه بأنه استلم كافة مستحقاته المالية من الإدارة ، وتعد هذه الإفادة بنسختين تحفظ نسخة مع سند الصرف وترسل الثانية إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- كذلك يتم تسليم الموجودات والعقارات العائدة للراشد ، أما في حالة العقارات التي مازال فيها قصر فإنها تسلم عند التصفية النهائية للتركة.
- إذا استحقت للراشد بعد تاريخ استلامه مستحقاته مدخولات أخرى مثل عوائد الاستثمار أو بدلات إيجار أو غيرها، فيجري إبلاغه لاستلامها وتصرف له حين مراجعته وتقديمه طلباً بذلك يوافق عليه المدير. أما إذا استحقت عليه مبالغ كعمولات أو مصاريف أخرى فأنه يبلغ أيضاُ بالحضور لدفعها إلى الإدارة.
- في حالة عدم الحضور لاستلام التركة لغاية نهاية السنة المالية، تحول تركة الراشد إلى حساب الأمانات، إلا إذا تقرر استمرار الوصاية عليه أو ثبت نقص أهليته أو غيبته بحكم قضائي، فعندئذ تبقى تركته ضمن حساب التركات الأصلية وتستمر وصاية الإدارة عليه أو تحول إلى قيمومة أو وكالة.
- في حالة وجود استثمارات خاصة أو عقارات تعود للتركة ذاتها، لكن فيها حقوق لقصر ، وتقوم الإدارة بتحصيل عوائد الاستثمار وبدلات الإيجار ، فأن الإدارة تستمر بالقيام بمهنتها وإضافة المبالغ المستحقة إلى حسابات المعنيين من أفراد التركة من القصر والرشد مع استقطاع النسبة التي يقررها المجلس من الرشد فقط والتي تضاف إلى حساب الاحتياطي.
- في حالة وجود عقارات وبلوغ جميع أفراد التركة سن الرشد القانوني تقوم الإدارة برفع دعوى في المحاكم من قبل قسم الشؤون القانونية، ولا تحول العقارات إلا بعد صدور الحكم.
3/7 الهبات والتبرعات إلى حساب التركات
3/7/1 الهبات والتبرعات إلى تركة معينة أو قاصر معين أو مجموعة قاصرين معينين
- تستلم الإدارة البلاغات والطلبات من الأولياء والأوصياء عن التبرعات والهبات المقدمة للقاصرين المسؤولين عنهم، أو من المتبرعين أنفسهم بشأن تقديم مثل هذه التبرعات والهبات للقاصرين الذين هم تحت إشراف الإدارة أو وصايتها.
- تستلم هذه الطلبات والبلاغات من قسم التركات، ويدرسها المشرف على التركات للتحقق مما يأتي:
· إذا كانت هذه التبرعات والهبات مخصصة لقاصر معين أو مجموعة قاصرين أو لفئة منهم.
· إذا كان هناك شرط أو شروط حول طبيعة الصرف من هذه التبرعات والهبات وحدود ذلك وما هي الحالات التي تصرف لأجلها إلى غير ذلك.
· إذا ما قام المتبرع أو الواهب بتعيين وصي لاستلام التبرع أو الهبة والإنفاق منه. ويعد المشرف تقريراً بكل حالة، مع بيان توصياته برفض أو قبول الهبة أو التبرع ومبررات القبول أو الرفض، وكذلك التوصية بشأن اعتماد الوصي المقترح أو تسليم الأموال للولي إن وجد، أو وضعها تحت تصرف الإدارة . وقد يتطلب الأمر الاستعانة بوحدة البحث الاجتماعي إن وجدت ضرورة لذلك.
- يدرس المدير التقرير ويبين رأيه، ويحيله إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإضافة الموضوع إلى جدول الأعمال .
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأنه، وقد يكون ذلك بحضور المتبرع والولي أو الوصي المقترح.
- يحال قرار المجلس إلى قسم التركات وقسم الحسابات للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات التأشير في ملف التركة، أو فتح ملف جديد إن تطلب الأمر ، وإعداد قرار بتعيين الوصي أو إبلاغ الولي بالموافقة على قبول التبرع أو الهبة أو رفضها..الخ، وذلك حسب قرار المجلس.
- يتولى قسم الحسابات استلام مبلغ التبرع أو الهبة إذا كان نقداً بموجب مستند قبض ويسجل به قيد حسب الحال لحساب التركة المعينة أو لحساب أموال التبرعات المقيدة ويظهر الحساب الأخير في الميزانية في الجانب الدائن، والمبالغ المصروفة تحته
مطروحة منه، أو يقوم باستلام المبلغ وتسليمه إلى الولي أو الوصي إذا أقر المجلس تعيين الوصي.
- إذا كان المال المتبرع به عقاراً أو ممتلكات أو موجودات أخرى، فأنها تجرد وتستلم سندات الملكية والوثائق الأخرى بشأنها، وتسلم إلى الوصي إذا تم تعيين وصي من قبل المجلس. أما في حالة عدم وجود وصي فأنها تدار من قبل قسم الشؤون الفنية وفق دليل إدارة العقارات.
- يطالب الولي أو الوصي المعهودة إليه الأموال بتقديم كشف حساب سنوي بشأنها إلى الإدارة، ويخضع هذا الحساب إلى الفحص من قبل قسم التدقيق الداخلي وتتخذ بشأنه الإجراءات الملائمة الواردة في الفقرة (3/7) من هذا الدليل.
- تضاف الموارد السنوية المتحققة من المال المتبرع به إلى حساب التركة المعينة أو القاصر المعين.
3/7/2 الهبات والتبرعات إلى مجموع القاصرين المقيدة بشروط
- تستلم الإدارة الطلبات من الأشخاص الطبيعيين أو الجهات المعنوية بشأن الرغبة في تقديم تبرع أو هبة بصورة نقدية لمجموع القاصرين الذين تتولاهم الإدارة لكن المتبرع أو الواهب يضع شروطاُ معينة على الصرف مثل :
· تحديد الغرض من الصرف ( تعليم القاصرين ـ الكساوي ـ هدايا بمناسبة الأعياد ـ تزويج ـ العلاج ـ السكن...الخ).
· تحديد الفئة العمرية (مثلاً للصرف على الأيتام الذين تقل أعمارهم عن عشر سنوات).
· تحديد الجنس (مثلاً صرف المبلغ لتعليم الإناث).
· تحديد النشاط (مثلاً إنشاء مدرسة أو مأوى للأيتام ....الخ).
- يستلم الطلب من قسم التركات ويدرس ويرفع بشأنه مقترح إلى المجلس بقبول أو رفض التبرع، وبكيفية استخدام المبلغ وآلية التصرف فيه، وبشأن مدى وجود ضرورة لتعيين مشرف على صرف المبلغ، وبشأن مدى وجود حاجة للتنسيق مع جهات أخرى بشأن الموضوع...الخ.
- يتولى المدير دراسة المقترح، وبيان رأيه فيه، ومن ثم رفعه إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس، وإدراج الموضوع في جدول الأعمال .
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأنه وقد يطلب تحديد أسماء المستفيدين من التبرع وعرضها في جلسة لاحقة.
- تبلغ أمانة سر المجلس القرار إلى قسمي التركات والحسابات وأي قسم آخر ذي علاقة للتنفيذ.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من القرار مع أوليات الموضوع لديه في ملف خاص بالتبرعات.
- يتولى قسم الحسابات استلام المبلغ المتبرع به بموجب مستند قبض ولحساب أموال التبرعات المقيدة، ويفرد في سجل الأستاذ الفرعي حساب معين لكل تبرع على حده، ويظهر هذا الحساب في الميزانية.
- يتم تحديد أسماء المستفيدين إن تطلب الأمر بالتعاون بين قسمي الحسابات والتركات ويرفع الموضوع إلى المجلس للتصديق عليه.
- يتم الصرف من المال المتبرع به اعتياديا بجعل حساب المال ذاته مديناً في كل مرة.
- في نهاية السنة يظهر حساب المال المتبرع به في الأصل دائناً في الميزانية والمبالغ التي صرفت منه منزلة منه تحته في نفس الجهة.
- يدور المبلغ المتبقي إلى ميزانية السنة التالية.
- حينما يكون المال المتبرع به غير نقدي (عقارات أو استثمارات مثلاً) وتستخدم العوائد منها لغرض الصرف على القاصرين بشروط معينة فأنها تستلم وتسجل باسم الإدارة وتظهر مع بقية الموجودات في الميزانية في الجانب المدين بالقيمة التقديرية لكن عوائدها حينما تقبض تسجل ضمن حـ/ أموال التبرعات المقيدة وتعالج وفق ما سبق. وتتخذ الإجراءات بشأن العقارات والاستثمارات ذاتها وفق دليل إدارة العقارات ودليل الاستثمار.
- يقوم قسم الحسابات بفتح ملف خاص لكل تبرع أو هبة على حدة تحفظ فيه كافة المتعلقات بشأنه وذلك في حالة التبرعات النقدية، أما في حالة العقارات فيمسك الملف من قبل قسم الشؤون الفنية، وفي حالة الاستثمارات بمسك الملف في قسم الاستثمارات.
3/7/3 التبرعات والهبات غير المقيدة
- تستلم البلاغات والطلبات من الأشخاص الطبيعيين أو الجهات المعنوية والتي يبينون فيها الرغبة بتقديم تبرعات أو هبات لمصلحة عموم القاصرين الذين تتولاهم الإدارة وغير مقيدة بشرط معين، أي يترك التصرف فيها لمشيئة المجلس والإدارة.
- يرفع الطلب من المدير إلى مجلس الولاية، مبيناً فيه التوصية بقبول التبرع أو رفضه ومبررات ذلك، وكذلك بيان مقترح بشأن كيفية الاستفادة من التبرع وأسلوب وآلية الاستخدام.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس، وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس التقرير ويقرر بشأن قبول أو رفض التبرع، وتحديد كيفية استخدام التبرع، أو إضافة التبرع إلى التبرعات العمومية واستخدامه لمواجهة ما يستجد من حالات.
- يحال قرار المجلس إلى قسم الحسابات و الأقسام الأخرى ذات العلاقة للتنفيذ.
- يتولى قسم الحسابات استلام المبلغ المتبرع به وإضافته إلى حساب أموال التبرعات غير المقيدة إن لم تحدد طريقة لاستخدامه أما في حال قرر المجلس استخدام المبلغ للإنفاق على غرض محدد فأنه يضاف على حساب الأموال المقيدة.
- عندما يكون المال المتبرع به عقاراً أو استثماراً فأنه يسجل لدى الجهات المختصة باسم الإدارة ويدخل في الحسابات ضمن موجودات الإدارة، وتسجل العوائد المتحققة منه ضمن أموال التبرعات المقيدة أو غير المقيدة حسب الحال.
- إذا قرر المجلس طلب تحديد قائمة بالمستفيدين، فأنها تحدد وتعرض على المجلس مرة ثانية للتصديق عليها، أو قد تعرض على المدير للمصادقة في حالة تخويله من المجلس بذلك.
- يتولى قسم الحسابات أو الشؤون الفنية أو الاستثمارات فتح ملف خاص بكل تبرع لغرض حفظ جميع المتعلقات الخاصة به.
3/8 صرف المساعدات للقاصرين
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي في قسم التركات مسك سجل أو نظام خاص بالمستحقين للمساعدات للقاصرين الذين لا مورد أو تركة لهم أو أصحاب التركات القليلة . ويتم تغذية هذا السجل من المصادر الآتية:
· الطلبات التي ترد للإدارة بخصوص صرف المساعدات وتقارير البحث الاجتماعي بشأنها.
· الزيارات الميدانية التي تقوم بها وحدة البحث الاجتماعي لأسر القاصرين.
· البلاغات الأخرى التي ترد بخصوص مستحقي المساعدة.
ويتم تحديث هذا السجل سنوياً في ضوء البيانات المستجدة.
- في حالة صرف مساعدات في المناسبات كالأعياد يعد جدول بالمستحقين من قبل الإدارة ويعرض بفترة ملائمة قبل حلول المناسبة على مجلس الولاية للمصادقة. ويتولى بعد ذلك قسم الحسابات صرف المبالغ للمستحقين عند مراجعتهم.
- في حالة صرف نفقات معيشية مستمرة، فأنها أما أن تصرف من الإدارة شهرياً أو يتم تحويلها إلى المصارف بناءً على طلب ذوي العلاقة.
- في حالة طلب مساعدة خاصة لغرض محدد يقدم طلب من النائب عن القصر ، ويعد بشأنه تقرير البحث الاجتماعي، ومن ثم يعرض على المدير للموافقة إذا كان المبلغ من صلاحيته أو يحيله إلى مجلس الولاية لطلب الموافقة، وبعد ذلك يتولى قسم الحسابات صرف المبلغ اعتياديا.
3/9 التصفية النهائية للتركة
3/9/1 التركات التي بعهدة الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء
- يتقدم الوصي أو القيم أو الوكيل بطلب إلى الإدارة يبين فيه انتهاء وصايته أو قيمومته أو وكالته ، ويطلب الموافقة على تسليم الأموال التي في عهدته إلى صاحب المال، مبيناً تفاصيل هذه الأموال.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع تثبيت رقم ملف التركة.
- يتولى قسم التركات مطابقة تفاصيل الأموال مع ملف التركة و البيانات الأخرى المتوفرة لديه، ومناقشة النائب عن نتائج استثمار الأموال وما إلى ذلك، وطلب أيه مستندات معززة.
- في ضوء ما سبق يتم إعداد محضر تسليم الأموال والحساب النهائي للتركة.
- يتولى قسم شؤون الأوصياء تدقيق المحضر والحساب المشار إليهما.
- بعد ذلك يرفع المحضر والحساب إلى المدير الذي يحيلهما بدوره إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض على المجلس وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس المحضر والحساب ويتولى المصادقة عليهما أو طلب أية إيضاحات وقد يكون ذلك بحضور النائب عن القصر أو من في حكمهم ولإدارة للتوقيع على التسليم والاستلام، ويعد المحضر بثلاث نسخ، تسلم الأولى إلى النائب والثانية إلى صاحب المال وتحفظ الثالثة مع كشف الحساب في ملف التركة.
- عند تسليم آخر قاصر أو من في حكمه أمواله يتم غلق ملف التركة، ويحول إلى مجموعة الملفات المغلقة.
3/9/2 التركات زالأموال التي بعهدة الإدارة
- يتقدم القاصر الذي بلغ سن الرشد ومن ينوب عنه، والعائد من الغيبة والمرفوع الحجر عنه إلى الإدارة بطلب استرداد الأموال الخاصة بهم مع تقديم الإثباتات المطلوبة.
- يستلم الطلب من قسم التركات ويوضع عليه رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة.
- يتولى قسم الحسابات بيان الأموال النقدية والذهب والمجوهرات وما شابه التي تعود لصاحب المال وإعداد كشف بها.
- يتولى قسم الشؤون الفنية بيان العقارات التي بعهدة الإدارة والتي تعود لصاحب المال.
- يتولى قسم الاستثمار بيان الاستثمارات التي بعهدة الإدارة والتي تعود لصاحب المال.
- يتم إعداد كشف الحساب النهائي للتركة ومحضر التسليم من واقع البيانات ومن ملف التركة حيث يعد محضر التسليم في حالة تسليم القاصر الأخير حصته من التركة بخصوص حالات القاصرين.
- يتولى قسم التدقيق الداخلي تدقيق المحضر والحساب المذكورين.
- يرفع الحساب والمحضر إلى المدير ليتولى إحالتهما بدوره إلى مجلس الولاية.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يناقش المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن المصادقة على الحساب النهائي والمحضر وله طلب أية إيضاحات واستدعاء ذوي العلاقة إن وجدت ضرورة لذلك.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام الحسابات والتركات والاستثمار والعقارات للتنفيذ.
- يتولى قسم الحسابات تسليم المبالغ النقدية بموجب شيك وتسليم بقية الموجودات الذهبية وما شابه ويتولى قسما الاستثمارات والعقارات تسليم وثائق الاستثمارات والعقود ووثائق التسجيل العقاري وغيرها إلى صاحب المال بعد إطلاعه عليها ميدانياً وجردها ويوقع محضر التسليم والاستلام من الأقسام المختصة في الإدارة وصاحب المال.
- ويعد المحضر بعدة نسخ حيث تسلم النسخة الأولى إلى صاحب المال المستلم وتحفظ الثانية في ملف التركة وتعد نسخ إضافية لكل قسم من الأقسام ذات العلاقة (العقارات، الاستثمارات....الخ).
- يتم غلق ملف التركة وتأشير ذلك في سجل الملفات، وينقل إلى مجموعة الملفات المغلقة كما يتم تأشير غلق الحساب الخاص بالتركة في نظام الحاسب الآلي.
- في حالة وجود عقارات أو موجودات أخرى وبلوغ جميع أفراد التركة سن الرشد ، يتم تبليغهم لاستلامها فإن لم يحضروا مدة ثلاثة أشهر يحال الموضوع للمحكمة لاتخاذ القرار المناسب ، وتستمر الإدارة بإدارة العقارات لحين صدور قرار المحكمة ، ولها أن تستوفي النسبة التي يقررها المجلس من بدلات الإيجار وعوائد الاستثمار على أن تضاف إلى حساب الاحتياطي العام . وتطبق هذه الحالة على المرفوع الحجر عنهم والعائدين من الغياب.
3/9/3 التصفية عند تسليم كامل أموال التركة بمناسبة سفر الورثة للخارج
- يتم تقديم طلب من النائب عن القاصرين ومن في حكمهم يطلب فيه تسليمه كامل أموال التركة للرغبة في مغادرة البحرين نهائياً إلى بلد آخر ويرفق مع الطلب توكيل رسمي موثق من كاتب العدل، وكتاب أو حكم من المحاكم الشرعية أو إدارة القاصرين المختصة في البلد الآخر مصدق من وزارة الخارجية في ذلك البلد وسفارة البحرين فيه، ومن سفارة ذلك البلد لدى البحرين ووزارة خارجية البحرين يوضع اسم الشخص المتولي على إدارة الأموال أو الوصاية عليها.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع رقم ملف التركة
- يحال الطلب إلى قسم الحسابات لبيان رصيد التركة وأية مستحقات لها أو عليها وأية متعلقات.
- يتولى المدير إحالة الموضوع إلى مجلس الولاية للموافقة على تسليم التركة.
- تتولى أمانة سر المجلس إعداد نموذج عرض وإدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بالموافقة على تسليم الأموال.
- يتم تسليم الأموال بشيك باسم الوصي أو النائب بعد أخذ براءة ذمة موثقة من كاتب العدل باستلام كامل مستحقات التركة.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من الإقرار في ملف التركة وتحويل الملف إلى الملفات المغلقة.
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
|
اسم الدليل
|
|
|
|
|
|
|
|
|
نموذج : 2
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
|
3. خلاصة الموضوع |
|
|
|
|
|
4. إفادة الحسابات |
|
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|
نموذج : 3
محضر تسليم الأموال إلى الوصي / القيم / الوكيل
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1. اسم صاحب التركة/المال..................... |
رقم ملف التركة/............................ |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. اسم الوصي/القيم/الوكيل...................... |
عنوانه/...................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
علاقته بأصحاب التركة أو المال............. |
رقم الاتصال/............................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رقم جواز السفر/ |
رقم البطاقة السكانية/....................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. تفاصيل الأموال المسلمة:
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/1 النقود : |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/2 الذهب والمجوهرات : |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3/3 شهادات أسهم الشركات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/4 شهادات السندات |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/5 العقارات (بعد محضر تفصيلي)
3/6 السيارات :
3/7 المحلات التجارية
3/8 أموال أخرى (تذكر) |
|
|
|
||
|
4. إقرار الوصي/القيم/الوكيل |
|
||
|
إني .............. الموقع أدناه أقر بأنني استلمت الأموال المذكورة في أعلاه كأمانة وسأتولى إدارتها حسب توجيهات إدارة أموال القاصرين. |
|||
|
|
|
||
|
|
الاسم/...................................... |
||
|
رئيس قسم التركات |
مدير إدارة أموال القاصرين |
التوقيع/.................................... |
|
|
|
التاريخ.................................... |
||
نموذج :4
تقرير البحث الاجتماعي
|
1. اسم صاحب التركة/.................... |
رقم ملف التركة/......................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الجنسية الحالية/............................. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الجنسية السابقة/............................. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. البيانات الأولية عن الأسرة |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. الحالات المرضية في الأسرة والاحتياجات الخاصة: |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. زوجات المتوفى صاحب التركة |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
9. مرافق المنزل: 10. الاجهزة الموجودة في المنزل :
11. السيارات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
12 ميزانية الأسرة الشهرية
13. الملاحظات الأخرى |
نموذج :5
كشف عام عن التركة والقاصرين
|
اسم المتوفى/ صاحب المال |
|
الجنس |
|
|
رقم السجل السكاني |
|
رقم الهاتف |
|
|
تاريخ الوفاة |
|
أسباب الوفاة |
|
|
مهنة المتوفى |
|
مكان العمل |
|
|
جنسيته |
|
رقم جواز السفر |
|
|
محل الولادة |
|
تاريخ صدور الجواز |
|
|
تاريخ الميلاد |
|
الحالة الاجتماعية للمتوفى |
|
|
اسم والد المتوفى |
|
رقم السجل السكاني |
|
|
اسم والدة المتوفى |
|
رقم السجل السكاني |
|
زوج المتوفاة / زوجات المتوفى :
|
ت |
اسم الزوج /الزوجة |
رقم السجل السكاني |
أسماء أولادها من المتوفى / أولاده من المتوفاة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
القصر من الورثة :
|
ت |
الاسم |
السجل السكاني |
ت |
الاسم |
السجل السكاني |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
الراشدون من الورثة :
|
ت |
الاسم |
السجل السكاني |
ت |
الاسم |
السجل السكاني |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
الحالة المالية للمتوفى :
1. النقود الموجودة في جيبه عند وفاته :
2. النقود الموجودهة في منزله :
3. الأمانات والديون الموجودة لدى الغير ( حسب التفاصيل أدناه ) :
|
ت |
الاسم |
الرقم الشخصي / السجل التجاري |
نوع الدين |
رقم سند الإثبات |
مقدار الدين |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
الملاحظات :
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
الديون والطلبات التي على المتوفى :
|
ت |
الاسم |
الرقم الشخصي / السجل التجاري |
نوع الدين |
رقم سند الإثبات |
مقدار الدين |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- الملاحظات :
...............................................................................................................................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................
الحسابات في البنوك :
|
ت |
اسم البنك |
المبلغ |
نوع الحساب |
رقم الحساب |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
الأسهم في الشركات :
|
ت |
اسم الشركة |
عدد الأسهم |
القيمة الاسمية |
رقم الشهادة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
العقارات :
|
ت |
الوثيقة |
رقم المقدمة/ التسجيل |
نوع العقار |
عنوان العقار |
القيمة التقديرية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
السيارات :
|
ت |
رقم المركبة |
شركة الصنع |
الطراز |
نوع اللوحة |
نوع المركبة |
اسم المستخدم |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
المحلات التجارية:
|
ت |
الاسم التجاري |
نوع النشاط |
رقم وقيد السجل التجاري |
العنوان |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
مستندات أخرى :
الوصايا / الهبات / التنازلات / الوقف
|
ت |
نوع المستندات |
تاريخ التسجيل |
المستفيد |
المقدار |
رقم التسجيل |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ملاحظات عامة عن التركة
هل توجد للمتوفى موجودات يستدعي جردها :
هل توجد معلومات أخرى حول التركة أو القاصرين :
اسم المبلغ الذي أعطى المعلومات المدونة بهذا الكشف :
رقمه الشخصي :
هاتف رقم :
المهنة :
صلة القرابة :
أقر أنا الموقع أدناه ................................... بأن البيانات أعلاه صحيحة وعلى مسؤوليتي وأنني أتحمل أية مخالفة بشأنها .
التوقيع
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لاستخدام إدارة أموال القاصرين
أسماء القائمين بالكشف ووظائفه م وتوقيعاتهم :
|
ت |
الاسم |
الوظيفة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
توقيع المشرف |
توقيع مدير الإدارة |
كشف عام عن التركة والقاصرين
|
اسم المتوفى / صاحب المال.....................................................ذكر أنثى |
|||||||||
|
رقم السجل السكاني................................ |
هاتف رقم........................................... |
||||||||
|
تاريخ الوفاة......................................... |
أسباب الوفاة........................................ |
||||||||
|
مهنة المتوفى....................................... |
مكان العمل......................................... |
||||||||
|
جنسيته.............................................. |
رقم جواز السفر.................................... |
||||||||
|
محل الولادة........................................ |
تاريخ صدور الجواز.............................. |
||||||||
|
تاريخ الميلاد....................................... |
|
||||||||
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
|
اسم والد المتوفى.................................. |
رقم السجل السكاني............................... |
|||
|
اسم والدة المتوفى................................. |
رقم السجل السكاني............................... |
|||
|
*إذا كان والدي المتوفى/المتوفاة على قيد الحياة |
|
|||
|
زوج المتوفاة...................................... |
زوجات المتوفى حسب التفاصيل أدناه:-
|
|||
|
الرقم |
اسم الزوج/الزوجة |
رقم السجل السكاني |
الاسم |
|
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
القصر من الورثة كالتالي :..................................................................
|
الرقم |
الاسم |
رقم السجل السكاني |
الرقم |
الاسم |
رقم السجل السكاني |
|
1 |
|
|
11 |
|
|
|
2 |
|
|
12 |
|
|
|
3 |
|
|
13 |
|
|
|
4 |
|
|
14 |
|
|
|
5 |
|
|
15 |
|
|
|
6 |
|
|
16 |
|
|
|
7 |
|
|
17 |
|
|
|
8 |
|
|
18 |
|
|
|
9 |
|
|
19 |
|
|
|
10 |
|
|
20 |
|
|
الراشدون من الورثة حسب التفصيل أدناه :-
|
الرقم |
الاسم |
رقم السجل السكاني |
الرقم |
الاسم |
رقم السجل السكاني |
|
1 |
|
|
13 |
|
|
|
2 |
|
|
14 |
|
|
|
3 |
|
|
15 |
|
|
|
4 |
|
|
16 |
|
|
|
5 |
|
|
17 |
|
|
|
6 |
|
|
18 |
|
|
|
7 |
|
|
19 |
|
|
|
8 |
|
|
20 |
|
|
|
9 |
|
|
21 |
|
|
|
10 |
|
|
22 |
|
|
|
11 |
|
|
23 |
|
|
|
12 |
|
|
24 |
|
|
الحالة المالية للمتوفى :
1- النقود الموجودة في جيبه عند وفاته...................................................................
2- النقود الموجودة في منزله.............................................................................
3- الأمانات والديون الموجودة عند الغير.......................................حسب التفاصيل أدناه :-
|
الرقم |
الاسم |
الرقم الشخصي/ السجل التجاري |
نوع الدين |
رقم المستند/ ثابت بموجب |
مقدار الدين |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
الملاحظات :
..............................................................................................................................................................................................................................
الديون والطلبات التي على المتوفى :
|
الرقم |
الاسم |
الرقم الشخصي/ السجل التجاري |
نوع الدين |
رقم المستند/ ثابت بموجب |
مقدار الدين |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
الملاحظات :
..............................................................................................................................................................................................................................
الحساب في البنوك :
|
الرقم |
اسم البنك |
المبلغ |
نوع الحساب |
رقم الحساب |
الرقم |
اسم البنك |
المبلغ |
نوع الحساب |
رقم الحساب |
|
1 |
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
الأسهم في الشركات:
|
الرقم |
الاسم الشركة |
عدد الأسهم |
رقم الشهادة |
الرقم |
اسم الشركة |
عدد الأسهم |
رقم الشهادة |
|
1 |
|
|
|
7 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
8 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
9 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
10 |
|
|
|
|
5 |
|
|
|
11 |
|
|
|
|
6 |
|
|
|
12 |
|
|
|
العقارات :
|
الرقم |
الوثيقة |
رقم المقدمة/التسجيل |
نوع العقار |
عنوان العقار |
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
14 |
|
|
|
|
السيارات :
|
الرقم |
رقم المركبة |
شركة الصنع |
الطراز |
نوع اللوحة |
نوع المركبة |
اسم المستخدم |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
المحلات التجارية :
|
الرقم |
الإسم التجاري |
نوع النشاط |
رقم وقيد السجل التجاري |
العنوان |
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
مستندات أخرى :
الوصايا/الهبات/التنازلات/الوقف
|
الرقم |
نوع المستندات |
تاريخ التسجيل |
المستفيد |
المقدار |
رقم التسجيل |
الملاحظات |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
ملاحظات عامة عن التركة
هل يوجد للمتوفى موجودات يستدعى جردها.............................................................
هل يوجد معلومات أخرى حول التركة أو القاصرين.....................................................
اسم المُبلغ الذي أعطى المعلومات المدونة بهذا الكشف................... الرقم الشخصي..............
هاتف رقم ........................المهنة ............................صلة القرابة..........................
أقر أنا الموقع أدناه ....................................................بأن البيانات أعلاه صحيحة وعلى مسئوليتي وأتحمل أية مخالفة في ذلك.
التوقيع
.................................
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
خاص باستخدام الإدارة : اعتمد بتاريخ : .......................
الاسم ...................................وظيفته.............................. توقيعه.......................
ملاحظة الإدارة.............................................................................................
توقيع المشرف: ..................................... توقيع مدير الإدارة: ..............................
نموذج : 1
استمارة عرض طلب على المجلس
|
5. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
6. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
7. خلاصة الموضوع |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
8. إفادة الحسابات |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. الرأي والتوصيات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
أمين سر المجل
نموذج : 2
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
 |
|
 |
|
 |
|
 |
نموذج : 3
كشف الحساب السنوي
|
1.اسم صاحب التركة/ المال................ |
2.رقم الملف/.............................. |
|
3.طبيعة التركة / المال..................... |
4.اسم الوصي/القيم/الوكيل/الولي/المدير المؤقت/القاصر المأذون/المحجور عليه المأذون/................................... |
|
5.رصيد التركة/المال كمت في1/1/ 200...................................................... |
|
|
6.تفاصي موجودات ومطلوبات التركة /المال كما في 31/12/ 200..........................
|
|
|
الموجودات |
المصروفات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. رصيد التركة/المال كما في 31/12/ 200................................................................. |
|
|
8. تفاصي الإيرادات والمصروفات لسنة 200
|
|
|
الإيرادات |
المصروفات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. صافي الوافر لسنة 200........................................................................ |
|
|
10. تقرير إدارة التركة/ المال (بورقة مرفقة): |
|
|
11. إقرار أقر بعدم إخفاء معلومات تتعلق بموجودات أو مطلوبات أو موارد أو مصروفات التركة/المال ولأجله وقعت بتاريخ........................... |
|
|
|
الاسم /....................................... |
|
|
التوقيع /...................................... |
نموذج : 4
محضر تسليم الأموال إلى الوصي / القيم / الوكيل
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1.اسم صاحب التركة/المال..................... |
رقم ملف التركة/............................ |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2.اسم الوصي/القيم/الوكيل...................... |
عنوانه/...................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
علاقته بأصحاب التركة أو المال............. |
رقم الاتصال/............................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
رقم البطاقة السكانية/....................... رقم جواز السفر/ |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. تفاصيل الأموال المسلمة: |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/1 النقود : |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/2 الذهب والمجوهرات : |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3/3 شهادات أسهم الشركات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/4 شهادات السندات |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3/5 العقارات (يعد محضر تفصيلي)
3/6 السيارات :
3/7 المحلات التجارية
3/8 أموال أخرى (تذكر) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. إقرار الوصي/القيم/الوكيل |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
إني .............. الموقع أدناه أقر بأنني استلمت الأموال المذكورة في أعلاه كأمانة وسأتولى إدارتها حسب توجيهات إدارة أموال القاصرين. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
الاسم/...................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رئيس قسم التركات |
مدير إدارة أموال القاصرين |
التوقيع/.................................... |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
التاريخ.................................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
نموذج :5
تقرير البحث الاجتماعي
|
1. اسم صاحب التركة/.................... |
رقم ملف التركة/......................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الجنسية الحالية/............................. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الجنسية السابقة/............................. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. البيانات الأولية عن الأسرة |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. الحالات المرضية في الأسرة والاحتياجات الخاصة: |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. زوجات المتوفى صاحب التركة |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
9. مرافق المنزل: 10. الاجهزة الموجودة في المنزل :
11. السيارات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
12 ميزانية الأسرة الشهرية
13. الملاحظات الأخرى
|
وزارة العدل و الشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
الدليل المالي و المحاسبي
(السياسات و الإجراءات)
1. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف علىأعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعايرة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
أ. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و علو على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و على وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ب. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من التتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
1. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
2. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
3. الوكالة عن الغائب
4. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
فيما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 أهداف الدليل ونطاقه
1/2/1 يهدف هذا الدليل إلى توفير فهم واضح للسياسات والإجراءات التي يعتمدها قسم التدقيق الداخلي في إدارة أموال القاصرين في مراقبة وتدقيق التصرفات المالية وغير المالية للإدارة في نطاق قانون الولاية على المال رقم ( 7) لسنة 1986 وبما يؤمن انجاز مهام القسم على أكمل وجه وبطرقة كفوءة وفاعلة .
1/2/2 من الهدف العام المشار إليه في الفقرة السابقة يمكن اشتقاق الأهداف الفرعية الآتية:
- تدقيق المعاملات المالية للإدارة التي تجريها على القاصرين باعتبارها أمينة على هذه الأموال بما في ذلك معاملات الصرف والقبض والاستثمار والشراء والبيع والعقود والمقاولات وغيرها.
- تدقيق الوثائق والسجلات والملفات وموازين المراجعة والبيانات المالية والحسابات الختامية والتحقق من النقود والموجودات الأخرى.
- القيام بتدقيق محاضر جرد وتحديد الأموال الخاصة بالتركات وما في حكمها عند وضع اليد عليها لأول مرة وعند تسليمها للأوصياء أو القيمين أو الوكلاء وكذلك محاضر تسليم الأموال لأصحابها عند انتهاء الولاية أو الوصاية أو القوامة أو الوكالة.
- القيام بالتدقيق المفاجئ والدوري لأي من الأنشطة والفعاليات المالية والمحاسبية للإدارة لضمان الاستقامة والكفاءة في أداء هذه الأنشطة والفعاليات.
- الاشتراك في التحقيق في المخالفات المالية والشكاوي والتظلمات.
- تنفيذ أية أعمال للتدقيق والتحقق بتوجيه من مجلس الولاية أو لجنة المراقبة والمحاسبة أو مدير إدارة أموال القاصرين.
- إبداء الرأي في تطوير الإجراءات المعتمدة، مالية وغيرها، وجميع الأدلة المعتمدة من قبل الإدارة وذلك اعتماداً على تطور الأعمال والخبرة وأفضل الممارسات العالمية والإقليمية لانجاز مهام التدقيق الداخلي.
1/2/3 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل قسم التدقيق الداخلي في إدارة أموال القاصرين بخصوص الأموال التي يشملها نطاق الولاية على المال رقم (7) لسنة 1986 التي بعهدة الإدارة ويعد هذا الدليل جزءاً مكملاً للسياسات والإجراءات الأخرى المالية وغير المالية التي ستفرد لها أدلة أخرى على وجه التخصيص.
1/2/4 لا يشمل نطاق هذا الدليل ما يتعلق بإعداد برامج التدقيق والرقابة وبرامج الجرد والتحقق التي يتم إعدادها من قبل موظفي القسمين وتنقيحها باستمرار في ضوء المهام التي يقوم بتنفيذها.
1/2/5 لا يغطي نطاق هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات أو إجراءات ذات طبيعة تقنية خاصة .
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بموجب نظام الحاسوب.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة مستحدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، و تعد هذه النسخة هي النسجة المعمول عليها و المعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (دليل التدقيق الداخلي/1) و إذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطى رمز (دليل التدقيق الداخلي/2)، وهكذا.
1/3/3يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986 ، و في حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل ، يقدم مقترح بذلك و يدرس من الإدارة و من ثم يعرض على مجلس اللاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة و المحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، و لا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القراران أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ، و تتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام و السياسات و الإجراءات و النماذج. أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 الغرض من التدقيق الداخلي
التدقيق الداخلي هو نشاط انتقادي تقييمي استشاري مستقل لنشاطات وفعاليات الإدارة وأقسامها المختلفة لإضافة قيمة لهذه النشاطات والفعاليات وذلك بهدف مساعدة الإدارة وموظفيها على تحمل مسؤولياتهم بصورة فاعلة من خلال تقديم المعلومات والاستشارات والتحليلات والتقييمات والتوصيات ومن خلال تعزيز الرقابة الداخلية الفاعلة والكفوءة.
2/2 الاستقلال
يجب ضمان استقلالية مناسبة لقسم التدقيق الداخلي وبخاصة :
- ارتباط القسم بمدير الإدارة مع إمكانية قيام رئيس القسم بتقديم تقارير إلى لجنة المراقبة والمحاسبة المنبثة عن مجلس الولاية في أي وقت يراه وحيثما تدعو الضرورة لذلك.
- حرية القسم في وضع وتنفيذ خططه وبرامجه وفي إبلاغ تقاريره إلى المستوى التنظيمي الذي يراه.
- عدم جواز معاقبة موظفي القسم والتحقيق معهم أو نقلهم إلى الأقسام الأخرى إلا بعلم وموافقة معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية.
- ضمان الموارد المناسبة لعمل القسم.
- عدم جواز التدخل في أعمال القسم من قبل أي كان من موظفي الإدارة.
2/3 الصلاحيات والمسؤوليات
- للقسم الصلاحية والاختصاص للوصول الكامل والمطلق لأية سجلات، يدوية أو إلكترونية، والموجودات المادية والوثائق والأفراد ذوي الصلة بالتدقيق،وكذلك توجيه الاستفسارات الشفوية والخطية واستلام المعلومات والبلاغات والقيام بأعمال الفحص والتقييم والتحري والجرد التي يراها ضرورية.
- لا يتحمل القسم أيه مسؤولية مباشرة، وليس له أيه صلاحية، عن النشاطات والعمليات التي يقوم بتدقيقها، وكذلك فأن القسم لا يتولى إعداد وتطوير الإجراءات ومسك السجلات أو الدخول في نشاطات تقع عادة ضمن نطاق التدقيق.
- لا يتولى القسم التوجيه والأمر بتنفيذ نشاطات معينة، وإنما يقوم توصياته للإدارة أو لجنة المراقبة أو المجلس في تقارير خطية، وللإدارة أو المجلس النظر في هذه التقارير والإيعاز باتخاذ الإجراء المناسب بشأنها.
2/4 نطاق العمل
يشمل نطاق عمل القسم جميع النشاطات المالية والإدارية والفنية للإدارة،ويمتد ذلك إلى :
- فحص وتقييم كفاية وفاعلية أنظمة الرقابة الداخلية ومراجعة مصداقية واستقامة المعلومات المالية والتشغيلية والوسائل المستخدمة لتحديد وقياس وتبويب المعلومات والإبلاغ عنها.
- التحقق من مدى الالتزام بالقوانين والأنظمة والسياسات والاستراتيجيات والخطط والإجراءات المرسومة.
- مراجعة وسائل حماية الموجودات، والتحقق من وجودها.
- تقييم الأداء الدوري.
- مراجعة العليمات والبرامج للتحقق من ان النتائج والمخرجات متطابقة مع الأهداف والغايات والخطط والمعايير المعتمدة سلفاً.
2/5 الكفاءة المهنية
ينبغي العمل على رفد قسم التدقيق الداخلي بموظفين يمتلكون المعرفة والمهارات الضرورية لممارسة المهنة وبالخصوص في استخدام معايير التدقيق الداخلي وإجراءاته وأساليبه، وكذلك العمل على التطوير المستمر لهؤلاء الموظفين من خلال التدريب والتعليم.
2/6 السلوك القويم
على إدارة وموظفي قسم التدقيق الداخلي الالتزام بمعايير السلوك القويم والسياسات الموضوعة من قبل المجلس ولجنة المراقبة، وعلى وجه الخصوص عليهم مراعاة القيم الآتية على نحو مستمر:
- الاستقامة والموضوعة في إعداد الخطط وتنفيذ الواجبات وتقديم التقارير، وعدم التحيز، والمصداقية في العلاقات.
- التميز ومراعاة أعلى المعايير في الخدمة والارتقاء بنوعية العمل المنجز.
- الالتزام بتنفيذ المسؤوليات وأداء الواجبات واضعين نصب أعينهم التوجه لخدمة القاصرين ومن في حكمهم والمحافظة على أموالهم.
- توفير المثل والقدوة للآخرين بالالتزام بالمعاير الأخلاقية والقانونية والمعنوية.
- التعامل مع بقية الموظفين وذوي العلاقة بطريقة مهنية حصيفة وتجنب إقامة أية علاقات تؤثر على مصداقيتهم.
- عدم التدخل في نشاطات وفعاليات الأقسام الأخرى وبالأخص في وضع الإجراءات أو تحضير السجلات، إلا أن هذا لا يمنع من تقديم الاستشارات والتوصيات لتحسين الرقابة الداخلية وتطوير الأداء، أو تقديم المساعدة الفنية التي تحتاجها الإدارة من خلال التحليل النظامي للعمليات والنشاطات.
2/7 السرية
- تعد كافة المعلومات التي يحصل عليها موظفو القسم من خلال عملهم وأوراق عمله بحكم السرية ما لم توجد تعليمات بالعكس.
- تعد تقارير التدقيق الداخلي سرية للغاية، ويجب أن لا توزع إلا للأفراد داخل الإدارة الذين لديهم مسؤولية مباشرة عن النشاطات تحت المراجعة، والمدير ولجنة المراقبة، والمجلس. وإذا ما رغب أي من الأفراد الحصول على معلومات تتعلق بهذه التقارير فيجب أن يكون ذلك بموافقة المدير.
2/8 العناية المهنية
يجب على موظفي قسم التدقيق الداخلي بذل العناية المهنية الواجبة عند أداء واجباتهم وعند إعداد خطط العمل والتقارير، ويجب أن يؤدي العمل التدقيقي من قبل الأشخاص ذوي المعرفة والمهارات التي تتناسب مع طبيعة النشاط الخاضع للتدقيق، وأن تكون لديهم القدرة على مناقشة النتائج بموضوعية ووضوح، وكذلك متابعة التقارير للتحقق من اتخاذ الإجراءات التصحيحية الملائمة.
2/9 التوجه البناء
ينبغي بموظفي قسم التدقيق الداخلي أن يحتفظا دوماً بالتوجه الإيجابي البناء من خلال وضع تسحين الأداء وتقليل فرص التلاعب والغش كهدف أساسي لديهم والابتعاد عن تصيد الأخطاء وتضخيمها أو الإيقاع بالموظفين المسؤولين .
2/10 إدارة الخطر
على إدارة القسم الداخلي العمل بنحو مستمر على تحديد وتقييم مخاطر النشاط وتحديد فرص التلاعب والغش وسوء الاستخدام للأموال والموجودات التي بعهدة الإدارة،
وذلك من خلال فحص وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية ومن خلال استلام المؤشرات والبلاغات عن وجود المخالفات والتحري عنها ومن خلال إعداد خطط العمل وبرامج التدقيق التي تكفل تشخيص مناطق الضعف والخطر في الرقابة الداخلية وفحص مناطق الخطر بمزيد من التعمق والتركيز.
2/11 رقابة الجودة
على إدارة التدقيق الداخلي ضمان وجود نظام مناسب لرقابة الجودة يضمن على وجه الخصوص التخطيط للعمل بصورة مناسبة، والإشراف عليه، والاحتفاظ بأوراق العمل المدعمة للنتائج، وإعداد التقارير في الوقت المناسب، ومتابعة هذه التقارير.
2/12 العلاقة مع التدقيق الخارجي
على إدارة التدقيق الداخلي تنسيق جهودها مع التدقيق الخارجي لضمان التكامل والتغطية وتوفير الدعم والمساندة لأعمال التدقيق الخارجي. وكذلك فأن لإدارة التدقيق الداخلي حرية الاتصال بالتدقيق الخارجي وتقديم المعلومات له.
2/13 تقارير التدقيق الداخلي
- على رئيس القسم أو النشاط المختص الذي يستلم تقارير التدقيق الداخلي الإجابة عليها في غضون (15) يوماً من تاريخ استلامها مبيناً الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ بخصوص الملاحظات والتوصيات الواردة في هذه التقارير والجدولة الزمنية للتنفيذ إذا كان ذلك ضرورياً.
- على قسم التدقيق الداخلي إعداد تقارير تفصيلية بنتائج التدقيق والتوصيات للأقسام ذات العلاقة في الإدارة مع إبلاغ المدير ولجنة المراقبة بنسخ من هذه التقارير.
- كذلك على القسم إعداد تقرير نصف سنوي يتضمن ملخص بأعمال التدقيق التي قام بها مع تسليط الضوء على القضايا المهمة التي قام بتشخيصها في التقارير التفصيلية للإدارة.
- وكذلك يجب إعداد تقرير سنوي للمجلس ولجنة المراقبة بتضمن تفاصيل نشاطات التدقيق للسنة المالية مقارنة مع السنة السابقة.
2/14 التوقيت
تؤدى أعمال التدقيق الداخلي أساساً بصورة لاحقة للعمليات والنشاطات، إلا أنه يحق للقسم في أي وقت يراه ولأي مدى أو لأي نشاط القيام بأعمال التدقيق السابقة للصرف أو القبض
أو التعاقد، وحينئذ لا يجوز إتمام أية عملية صرف أو قبض أو تعاقد إلا بعد الحصول على توقيع المدقق الداخلي.
2/15 أحكام عامة
- عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة في الدليل، وعلى أن يكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين.
- تعد كافة المعلومات الخاصة بالقاصرين ومن في حكمهم بحكم السرية ولا يجوز إباحتها للغير ، ويكون الإطلاع عليها والوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم.
- ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات واستلام الطلبات بخصوص القاصرين ومن في حكمهم إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
- لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مدير الإدارة حسب مقتضيات الحال.
3. الإجراءات
3/1 خطة التدقيق السنوية
- يقوم قسم التدقيق الداخلي بإعداد خطة التدقيق السنوية التي تتضمن :
§ تحديد أهداف التدقيق.
§ خلفية معلومات عن النشاطات الخاضعة للتدقيق.
§ تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة.
§ الموضوعات المهمة التي ستخضع للتدقيق المكثف.
§ تحديد تقارير التدقيق ولم يتم توجيهها، ومتى يتم إعدادها.
- تتم مناقشة خطة التدقيق بعد وضعها بصيغتها الأخيرة مع موظفي القسم ومع رؤساء الأقسام ذات العلاقة.
- ترفع خطة التدقيق إلى لجنة المراقبة لإقرارها.
- ثم ترفع إلى مجلس الولاية للمصادقة عليها.
3/2 إعداد برامج التدقيق وتطويرها
- بعد المصدقة على الخطة يتولى القسم إعداد وتحديث وتطوير برامج التدقيق والمراجعة بحيث تضمن التغطية المناسبة لأهداف الخطة ومحاورها الرئيسية والفرعية.
- يتم تقسيم العمل بين الموظفين بحسب الخطة وبرامج التدقيق، مع ضمان الإشراف على عمل المساعدين وتوجيههم ومراجعة أعمالهم.
3/3 الاتصالات مع الأقسام والجهات الخاضعة للتدقيق
- يتولى قسم الاتصال مع بقية الأقسام في الإدارة لغرض تنفيذ برامج التدقيق وتهيئة مستلزمات تنفيذ خطة التدقيق، ويتم التنسيق في هذا الشأن من قبل رئيس قسم التدقيق الداخلي.
3/4 تنفيذ أعمال التدقيق
- يتولى الموظفون المختصون في قسم التدقيق الداخلي تنفيذ فقرات برامج التدقيق حسب التوجهات المعطاة لهم من رئيس القسم أو رئيس المجموعة المشرف عليهم.
- يقوم المدققون المختصون بتنظيم أوراق عمل بالفقرات التي قاموا بتدقيقها بحيث تتضمن تفاصيل العمل المنجز وتوقيتاته واسم وتوقيع القائم بالعمل والملاحظات المشخصة.
- بعد انجاز جميع الفقرات يتولى المشرف أو رئيس القسم التنسيق وتجميع الملاحظات والمواءمة بينها، واستخلاص النتائج تمهيداً لإعداد التقارير.
- قد يتطلب الأمر نتيجة لمراجعة أوراق العمل المزيد من التدقيق المكثف في موضوعات أو مناطق معينة.
3/5 إعداد التقارير
- تتم إعداد مسودة التقرير من قبل المشرف على المجموعة أو رئيس القسم
- تتم مناقشة الملاحظات المكتشفة من قبل رئيس قسم التدقيق الداخلي مع رئيس القسم المختص للحصول على تأييده لها.
- يعد التقرير بصيغته النهائية ويتم إبلاغه حسب ما جاء في قسم السياسات من هذا الدليل.
3/6 المتابعة
- بعد صدور التقرير يتم إعداد ملف خاص له ويتضمن حفظ أوراق العمل ذات العلاقة.
- يتولى القسم إعداد نموذج متابعة التقرير يتضمن النتائج والتوصيات وتوقيتات التنفيذ والجهة المسؤولة عن ذلك.
- يستلم القسم الإجابات والردود على التقرير.
- يقوم القسم بعد ذلك بالتحقق مكتبياً أو ميدانياً من تنفيذ التوصيات بصورة فاعلة، ومناقشة الردود مع الجهة ذات العلاقة.
- ثم يقوم بعد ذلك بالتأشير حول التوصيات المنفذة وغير المنفذة ورفع تقرير نتائج المتابعة إلى المدير ولجنة المحاسبة والمراقبة.
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
|
اسم الدليل
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف علىأعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعايرة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
أ. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و علو على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها و على وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ب. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من التتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
1. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
2. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
3. الوكالة عن الغائب
4. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
فيما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 أهداف الدليل ونطاقه
1/2/1 لقد أعد هذا الدليل ليكون مرشداً لموظفي إدارة أموال القاصرين في استثمار وتنمية أموال القاصرين ومن في حكمهم والتي هي بعهدة الإدارة بما يعود عليهم بالنفع والفائدة، وكذلك في إدارة الاستثمار المالية المملوكة للقاصرين أنفسهم ومن التركات التي آلت إليهم، وتوفير المعلومات المطلوبة عن الاستثمارات إلى مجلس الولاية والإدارة والجهات ذات العلاقة وأصحاب الأموال لغرض القرارات المناسبة وبطريقة فاعلة وكفوءة واقتصادية.
1/2/2 ومن الهدف العام السابق يمكن اشتقاق الأهداف الفرعية الآتية :
- توجيه الاستثمارات نحو المجالات التي تحقق أفضل العوائد الممكنة.
- تقليل المخاطر المحتملة على الاستثمار إلى أدنى حد ممكن.
- إيجاد أفضل السبل لإدارة الاستثمارات المملوكة من القاصرين أو من الإدارة وتحصيل عوائدها في الأوقات المناسبة.
- الاحتفاظ بالسجلات والحسابات الملائمة للمحاسبة عن الاستثمارات والإبلاغ عنها.
- إعداد التقارير والمعلومات المطلوبة عن الاستثمارات لغرض استخدامها في اتخاذ القرارات بشأنها، وتأمين الإفصاح اللازم عنها.
- المساعدة في تقييم الاستثمارات في نهاية السنة المالية لغرض إعداد البيانات المالية السنوية للإدارة.
- انجاز معاملات بيع وشراء الاستثمارات المالية بطريقة كفوءة
- تأمين عرض كشف حساب أية تركة أو أي مال بعهدة الإدارة في أي وقت من الأوقات خلال السنة مع بيان كافة الإضافات والتنزيلات والمدفوعات من الحساب المعين وأنصبة الأشخاص المستفيدين كالورثة وغيرهم.
- تأمين الإفصاح اللازم والضروري عن كل ما يتعلق بحسابات أموال القاصرين ومن في حكمهم من حيث إدارة هذه الأموال واستثمارها والمحافظة عليها والخطط المستقبلية بشأنها.
1/2/3 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل قسم الاستثمار والأقسام الأخرى ذات العلاقة بخصوص إدارة الاستثمارات المالية المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم أو المملوكة من قبل الإدارة والممولة من أموال القاصرين ومن في حكمهم، والاحتفاظ ببياناتها ومسك السجلات اللازمة لها، وإعداد التقارير المطلوبة عنها في الفقرات المحددة.
1/2/4 لايشمل نطاق هذا الدليل ما يتعلق بإدارة الاستثمارات العقارية للقاصرين أو للإدارة، والتي سيتم تناولها في دليل إدارة العقارات، إلا بقدر ما يتعلق الأمر باتخاذ القرار الاستثماري في الاستثمار العقاري
1/2/5 إن المقصود بالاستثمارات التي يتناولها هذا الدليل هو :
أ. الاستثمارات المالية التي تعود لأصحاب التركات وتؤول إلى القاصرين ومن في حكمهم بتاريخ الوفاة أو الحجر أو الغيبة و/أو التي تقتنى لصالحهم بعد ذلك التاريخ.
ب. الاستثمارات التي تقوم بها الإدارة نيابة عن مجموع القاصرين ومن في حكمهم باستخدام أموالهم المعهودة إلى الإدارة وبهدف تنمية هذه الأموال.
1/2/5 لا يغطي نطاق هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات أو إجراءات ذات طبيعة تقنية خاصة.
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات وللموظفين والوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بمقتضى نظام الحاسب الآلي.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة مستحدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، و تعد هذه النسخة هي النسجة المعمول عليها و المعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (الدليل الاستثمار/1) و إذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطى رمز (الدليل الاستثمار/2)، وهكذا.
1/3/3يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986 ، و في حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل ، يقدم مقترح بذلك و يدرس من الإدارة و من ثم يعرض على مجلس اللاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة و المحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، و لا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القراران أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ، و تتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام و السياسات و الإجراءات و النماذج. أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2.السياسات
2/1 عام
2/1/1 أهداف السياسة الاستثمارية
تسعى الإدارة إلى استثمار الأموال المتاحة التي تعود للقاصرين ومن في حكمهم لتحقيق الأهداف الآتية:
§ تحقيق أكبر عائد ممكن على الأموال المستثمرة .
§ تقليل المخاطر والخسائر المحتملة عن نشاط الاستثمار إلى أقل قدر ممكن.
§ توزيع المحفظة الاستثمارية على المجالات المتاحة للاستثمار بشكل يقلل من مخاطر تمركز الاستثمارات في مجال معين دون غيره.
§ المحافظة على السيولة اللازمة لمواجهة التزامات الإدارة النقدية تجاه القاصرين ومن في حكمهم وتجاه غيرهم .
2/1/2 الإطار العام للسياسة للاستثمارية
- يحدد الإطار العام للسياسة الاستثمارية سنوياً من قبل لجنة الاستثمار ويخضع لمصادقة مجلس الولاية، ويتضمن تحديد مجالات الاستثمار وأنواعه، وأنواعه، وأنوع العملات التي يستثمر فيها وما إلى ذلك مع تحديد المؤشرات أو الحدود القصوى المطلوبة .
- يقتصر الاستثمار في عملة الدينار البحريني وعملات دول مجلس التعاون الخليجي الأخرى، والدولار الأمريكي، اليورو، والجنيه الإسترليني . ويجوز الاستثمار بعملة أخرى بموافقة استثنائية من مجلس الولاية.
- لا يجوز الاستثمار إلا في المجالات المقبولة من ناحية الشريعة الإسلامية.
2/1/3 إظهار قم الاستثمارات في البيانات المالة
يتم إظهار الاستثمارات المالية في السجلات والبيانات المالية وتقييمها في ضوء الدليل المالي والمحاسبي بخصوص المحاسبة عن الاستثمارات.
2/1/4 إدارة المخاطر وتقييم الأدارء
- يجب التحسب لأنواع المخاطر المحتملة المحدقة بالاستثمارات وأهمها :
§ مخاطر العملة
وهي مخاطر تقلب قيمة الأدوات المالية نتيجة لتغير أسعار العملات الأجنبية.
§ مخاطر هاش الربحية
وهي مخاطر تقلب قيمة الأدوات المالية نتيجة تغير معدل هامش الربح.
§ مخاطر الائتمان
وهي مخاطر عجز أحد طرفي الأداة المالية عن الوفاء بالتزامات متفق عليها مما يسبب خسارة مالية للطرف الآخر.
§ مخاطر التسوق
وهي مخاطر تغير قيمة الأدوات المالية نتيجة تقلبات تلأسعار في السوق سواء كانت هذه التغيرات متعلقة بأداة مالية معينة أو الجهة المصدرة لها أو عوامل تؤثر في تداول الأوراق المالية بالسوق بشكل عام.
§ مخاطر السيولة
وهي مخاطر عدم قدرة الإدارة في الحصول على الأموال اللازمة لسداد الالتزامات المالية.وهي مخاطر عدم قدرة الإدارة في الحصول على الأموال اللازمة لسداد الالتزامات المالية.
§ مخاطر التشغيل
وهي المخاطر الناتجة عن عدم كفاءة الإدارة أو نتيجة العوارض والمعوقات الفنية والقانونية.
2/1/5 إدارة المحافظ الاستثمارية
- يمكن للإدارة توكيل إحدى الشركات أو الجهات المتخصصة لإدارة محافظها الاستثمارية وفقاً لشروط معينة تحددها لجنة الاستثمار وتخضع لموافقة مجلس الولاية مع مراعاة مايلي:
§ أن يكون مدير المحفظة مؤهلا مهنياً لإدارة المحفظة .
§ أن يكون أداء مدير المحفظة جيداً على مدار السنوات السابقة ولا شائبة عليه .
§ وجود أنظمة رقابة جيدة تمكن الإدارة ومجلس الولاية من الحصول على تأكيدات معقولة عن سلامة واستقامة إدارة المحفظة.
§ أن يكون مدير المحفظة مرخصاً له بمزاولة أعمال إدارة الأموال في مملكة البحرين.
- بخصوص الاستثمارات قصيرة الأجل التي يتم اقتناؤها لغرض تحقيق مردود مالي سريع عن طريق إعادة البيع ، تقوم لجنة الاستثمار بدراسة تفويض رئيس قسم الاستثمار اتخاذ القرارات السريعة بالشراء والبيع ضمن سقف مالي محدد مع عرض تقارير دورية بذلك على اللجنة.
2/1/6 الاستثمارات الخارجية
ينبغي توجيه الاستثمارات أساساً في داخل مملكة البحرين، وفي حالة توفر فرصة استثمارية ملائمة وذات مردود مجزي خارج مملكة البحرين فعندئذ يجب عرض الموضوع بشكل مدعم ينبغي توجيه الاستثمارات أساساً في داخل مملكة البحرين، وفي حالة توفر فرصة استثمارية ملائمة وذات مردود مجزي خارج مملكة البحرين فعندئذ يجب عرض الموضوع بشكل مدعم بالمعلومات الكافية على لجنة الاستثمار ومجلس الولاية للموافقة كإجراء اسستثنائي .
2/1/7 الاحتفاظ بشهادات ووثائئق الاستثمار
- تحفظ شهادات ووثائق الاستثمار في خزانة آمنة لدى قسم الاستثمار، وتحفظ نسخ مصورة منها ففي ملفات التركات وذلك بالنسبة للاستثمارات العائدة لأصحاب التركات .
- يتم جرد هذه الشهادات والوثائق كل نصف سنة.
- يتم فتح ملف مستقل يضم جميع الاستثمارات الخاصة بجهة استثمارية معينة.
- عند إجراء أية معاملة استثمارية يتم تحرير سند معاملة Deal Slip يدون فيه تفاصيل المعاملة ويعتمد من قبل المدير ، ويتم تحديث النظام المحاسبي به الكترونيا ، ويحفظ في ملف خاص بالتسلسل .
2/1/8 أحكام عامة
- في هذا الدليل، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في الدليل، وعلى أن يكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين.
- تعد كافة المعلومات الخاصة بالقاصرين ومن في حكمهم بحكم السرية ولايجوز إباحتها للغير، ويكون الإطلاع عليها والوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم.
- ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات واستلام الطلبات بخصوص القاصرين ومن في حكمهم إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
- لا يجاوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف آخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مدير الإدارة حسب مقتضيات الحال.
2/2 الاستثمارات العائدة لأصحاب التركات
2/2/1 وضع اليد على هذه الاستثمارات
عند جرد وتحديد التركة بتاريخ الواقعة ينبغي التحقق من وجود استثمارات مالية للشخص المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب، والحصول على الوثائق المتعلقة بهذه الاستثمارات من شهادات أسهم أو سندات دين أو شهادات ودائع أو غيرها . ويجب سحب هذه الوثائق والاحتفاظ بها لدى قسم الاستثمار، بموجب محضر استلام، لغرض إدارتها ومتابعة تحصيل عوائدها في الأوقات المناسبة.
2/2/2 اقتناء استثمارات جديدة
ينبغي عدم اقتناء أية استثمارات جديدة تخص تركة معينة بحد ذاتها إلا بموافقة من ينوب عن القاصرين ومن في حكمهم أو بمقترح من الإدارة ، والتحقق من وجود جدوى استثمارية ملائمة وبموافقة مجلس الولاية.
2/2/3 بيع الاستثمارات
يجوز بموافقة مجلس الولاية، وبناء على طلب أحد الرشد من التركة أو من ينوب عن القاصرين ومن في حكمهم أو بمقترح من الإدارة بيع الاستثمارات المالية وتسييلها وإضافة نصيب القصر إلى التركة .
2/2/4 تحصيل عوائد الاستثمار
تتولى الإدارة مسؤولية تحصيل عوائد الاستثمارات من أرباح أو فوائد وإضافتها إلى رصيد التركة في الأوقات المناسبة.
2/2/5 تسليم الاستثمارات في نهاية الفترة
عند بلوغ القاصرين جميعهم سن الرشد أو رفع الحجر عن المحجور عليه أو عودة الغائب تسلم لهم الوثائق الخاصة باستثماراتهم بموجب محضر تسليم ( راجع دليل التركات ) .
2/3 الاستثمارات الخاصة بالإدارة والممولة من أموال القاصرين ومن في حكمهم
2/3/1 الجدوى الاستثمارية
ينبغي عدم الدخول في استثمار جديد إلا بعد توفر الجدوى الاستثمارية الملائمة وفق مقترح أو دراسة تعد لهذا الغرض .
2/3/2 خطة الاستثمار والموازنة السنوية
ينبغي وضع خطة سنوية وموازنة للاستثمار تتضمن توجهات الاستثمار والقطاعات التي سيتم الاستثمار فيها ومقدار الأموخال التي سيتم استثمارها وما إلى ذلك، وتعرض هذه الخطة والموازنة على لجنة الاستثمار ومجلس الولاية للمصادقة عليها.
2/3/3 اقتناء الاستثمارات الجديدة
ينبغي تحديد الفرص الاستثمارية الجديدة والجيدة بناءً على متابعة السوق وفي ضوء الخطة والموازنة الاستثمارية، وتعرض على مجلس الولاية للمصادقة عليها.
2/3/4 بيع الاستثمارات القائمة
يتم بيع الاستثمارات القائمة في حالة وجود مخاطر محدقة أو الحاجة إلى السيولة أو كون البيع مبرمجاً ضمن خطة الاستثمار أو عقد الاستثمار إن وجد، ويراعي السعي لتحقيق أقصى عائد من عملية البيع مع تفويض رئيس قسم الاستثمار بيع الاستثمارات قصيرة الأجل التي تقتنى بقصد تحقيق مردود مالي سريع (راجع الفقرة 2/1/5 من هذا الدليل) .
2/3/5 تحصيل عوائد الاستثمار
تعمل الإدارة على تحصيل عوائد الاستثمار وإضافتها إلى حساب الإيرادات الخاص بكل استثمار في الأوقات المحددة . وقد يتم تفويض إحدى الشركات المختصصة بالوساطة المالية بتحصيل العوائد مقابل عمولة.
2/3/6 الجرد والتقييم السنوي
يتم جرد وتقييم الاستثمارات سنوياً على وفق ما جاء في الدليل المالي والمحاسبي.
3. الإجراءات
3/1 الاستثمارات العائدة لأصحاب التركات
3/1/1 وضع اليد على الاستثمارات
- عند اتخاذ إجراءات جرد وتحديد التركة، يتم التحقق من وجود أية استثمارات مالية تعود لصاحب التركة سواء كانت أسهم أو سندات أو ودائع ثابتة أو شهادات إيداع أو صناديق استثمار أو غيرها وتستلم الوثائق الخاصة بها. ويمكن مفاتحة أحد الجهات المختصة بتسجيل الاستثمارات للحصول على المعلومات بشأنها.
- تحول الوثائق المشاار إليها إلى قسم الاستثمار، وتحفظ نسخ مصورة منها في ملف التركة.
- يتولى قسم الاستثمار إدخال البيانات المتعلقة بالوثائق في ملف الاستثمارات في نظام الحاسب الآلي . وتحفظ الوثائق الأصلية في ملفات حيث يفتح ملف لكل شركة أو بنك أو جهة مصدرة للأسهم أو السندات؟
- عندما يتم التحقق من وجود استثمارات إلا أن الوثائق الخاصة بها غير موجودة يتولى قسم الاستثمار مفاتحة الجهة المصدرة للاستمارات لإصدار شهادات بدل فاقد .
3/1/2 اقتناء استثمارات جديدة
- يتقدم أحد الورثة الرشد أو من ينوب عن القصر بطلب إلى الإدارة لاستثمار جزء من أموالهم المودعة بعهدة الإدارة لغرض شراء استثمارات مالية لهم ويبين الطلب ميدان الاستثمار المقترح وسعر الشراء والسعر السائد في السوق والعوائد المتوقع تحققها والبيانات الخاصة بالشركة والنشاط المستثمر فيه. أو قد يتم الطلب من الإدارة باستثمار مبلغ معين بمعرفتها .
- يستلم الطلب من قسم التركات حسب دليل إدارة التركات ويحال إلى قسم الحسابات لتأييد توفر الرصيد المالي في التركة .
- بعد ذلك يحال الطلب إلى قسم الاستثمار.
- يتولى قسم الاستثمار تحليل المعلومات الخاصة بالاستثمار المقترح من قبل صاحب الطلب وتحليل المخاطر والفرص، أو اقتراح مجال معين للاستثمار وترفع توصية بذلك إلى المدير.
- يتولى المدير دراسة تقرير قسم الاستثمار، ويبين رأيه، ويحيل الموضوع إلى لجنة الاستثمار.
- تقوم لجنة الاستثمار بدراسة التقرير وترفع توصية بشأنه إلى مجلس الولاية .
- تتولى أمانة سر المجلس عرض الموضوع بموجب النموذج الخاص بذلك، وإدراج الموضوع في جدول أعمال المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب بالموافقة أو عدمها وتحديد السعر المعتمد ومجال الاستثمار.
- يحال القرار إلى قسمي الحسابات والاستثمار للتنفيذ.
- يتولى قسم الاستثمار اتخاذ الإجراءات لاقتناء الاستثمار وتسجيله باسم أصحاب التركة ومن ثم إحالة قوائم الشراء إلى قسم الحسابات لصرفها.
- يتولى قسم الحسابات تسديد المبلغ المطلوب مع العمولات والرسوم من حساب التركة.
- يتولى قسم الاستثمار متابعة الحصول على وثائق الاستثمار.
- بعد استلام الوثائق تحفظ في ملفات الاستثمار، وترسل نسخ مصورة منها إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة المعينة.
3/1/3 بيع الاستثمارات
- يتقدم أحد الورثة الرشد أو من ينوب عن القصر ، أو تتقدم الإدارة ، بطلب بيع الاستثمارات المالية القائمة العائدة لصاحب التركة يبين فيه اسم الجهة المستثمر فيها وعدد الأسهم أو السندات ونوعها وقيمتها الاسمية وأسباب البيع.
- يستلم الطلب ويوضع عليه رقم وتاريخ مع بيان رقم ملف التركة.
- يحال الطلب إلى قسم الاستثمار، حيث يتولى القسم إعداد تحليل مالي بشأن الاستثمار المراد بيعه مبيناً فييه القيمة الاسمية والقيمة السوقية للاستثمار ، ومعدل العوائد وامخاطر ..الخ.
- يحال تقرير قسم الاستثمار إلى المدير لدراسته وبيان رأيه، ومن ثم إحالته إلى لجنة الاستثمار.
- تقوم لجنة الاستثمار بدراسة الموضوع وتقديم توصية بشأنه إلى مجلس الولاية.
- تنظم أمانة سر المجلس استمارة عرض مع إدراج الموضوع في جدول الأعمال.
- ينظر المجلس بالطلب ويتخذ القرار بشأن الموافقة من عدمها.
- يحال قرار المجلس إلى أقسام الحسابات والاستثمار والتركات للتنفيذ.
- يتولى قسم الاستثمار عرض الاستثمار للبيع للحصول على أفضل الأسعار ، ويقوم كذلك بانجاز إجراءات البيع ودفع العمولات والرسوم، وتحصيل بدل البيع.
- يرسل المبلغ المتحقق من البيع مع قوائم الرسوم والعمولات إلى قسم الحسابات.
- يتولى قسم الحسابات تسجيل المبلغ المتحقق من عملية البيع بعد معالجة الرسوم والعمولات إلى حساب التركة ويضاف نصيب القصر فقط، أما نصيب الرشد فيسجل في حساب الأمانات لصرفه لهم عند المطالبة.
- يتولى قسم الاستثمار التأشير في ملف الاستثمارات في قسم الحاسب الآلي وإبلاغ قسم التركات للتأشير في ملف التركة.
3/1/4 تحصيل عوائد الاستثمار ومتابعة الاستثمارات
- يتولى قسم الاستثمار متابعة استثمارات القاصرين لدى الجهات المستثمر لديها والحصول على مواعيد اجتماعات الجمعيات العمومية للشركات، وإنابة ممثل عن القسم لحضور الاجتماعات التي تكون للقاصرين نسبة من الاستثمار في الشركة ذات العلاقة وذلك نيابة عن القاصرين، أو إنابة أحد الرشد من الورثة لحضور هذه الاجتماعات. وفي حالة بلوغ نسبة الاستثمار لمجموع القاصرين ومن في حكمهم نسبة (10% )فأكثر من رأس مال الشركة ذات العلاقة تتولى الإدارة ترشيح ممثل عنها لعضوية مجلس إدارة الشركة تطبيقاً للمادة رقم (175) من قانون الشركات التجارية.
- يتولى من يحضر الاجتماعات تزويد الإدارة بملخص عن الاجتماع والقرارات المتخذة وكيفية التصويت على القرارات.
- ثم يتولى القسم متابعة تحصيل العوائد المتحققة عن الاستثمارات من فوائد أو أرباح أو استرداد أصل قيمة السندات في المواعيد المحددة، وفق جدول يعده القسم مسبقاً لهذا الغرض.
- عندما يستلم الشيك الخاص بالفوائد أو الأرباح يحرر به أمر قبض ويرسل إلى قسم الحسابات.
- يتولى قسم الحسابات استلام مبالغ الفوائد والأرباح وإضافتها إلى حساب التركة المعينة.
- في حالة حصول ممثل الإدارة المعين كعضو مجلس إدارة في إحدى الشركات على مكافأة نظير العضوية أو حضور الاجتماعات فعليه إعداد تقرير بذلك إلى المدير مع توريد المبلغ إلى الإدارة ، حيث يستلم من قبل قسم الحسابات لصالح التركة / التركات المعينة أو إلى حساب الاحتياطي العام .
3/1/5 تسليم الاستثمارات في نهاية الفترة
- عند انتهاء فترة الولاية أما لبلوغ آخر قاصر سن الرشد أو لرفع الحجر عن المحجور عليه أو عودة الغائب تسلم الوثائق الخاصة بالاستثمارات ضمن محضر التسليم النهائي ، ويؤشر ذلك في الاستثمارات ( راجع دليل التركات ) .
3/2 الاستثمارات الخاصة بالإدارة والمملولة من أموال القاصرين ومن في حكمهم
3/2/1 خطة الاستثمار وموازنة الاستثمار
- يتولى قسم الاستثمار وضع خطة الاستثمار وموازنة الاستثمار لسنة قادمة .
- تتضمن خطة الاستثمار تحديد الأهداف الاستثمارية، واتجاهات الاستثمار، وأولويات الاستثمار، والقطاعات التي سيتم الاستثمار فيها، وتقييم مخاطر المحفظة الاستثمارية ومراجعة الاستثمارات الحالية، وإعداد التوقعات والتنبؤات الاستثمارية .
- أما الموازنة الاستثمارية فتتضمن مصادر الأموال المتاحة للاستثمار في سنة قادمة، وتوزيع الاستثمارات المقترحة على القطاعات الاقتصادية وقنوات الاستثمار ( راجع الدليل المالي والمحاسبي) .
- تعد كلاً من خطة وموازنة الاستثمار بمعرفة قسم الاستثمار في ضوء البيانات المحفوظة لدى القسم أو التي يحصل عليها من خلال متابعة حركة السوق أو التي يحصل عليها من الأقسام الأخرى أو المقترحات المقدمة من أعضاء مجلس الولاية ولجنة الاستثمار.
- تدرس خطة وموازنة الاستثمار في لجنة الاستثمار ، وترفع اللجنة توصية بشأنها إلى مجلس الولاية .
- يتولى مجلس الولاية المصادقة على الخطة والموازنة.
- بعد المصادقة تحال الخطة والموازنة إلى قسم الاستثمار للعمل على تنفيذها .
3/2/2 اقتناء الاستثمارات الجديدة
- في ضوء خطة وموازنة الاستثمار يتولى قسم الاستثمار تحديد الفرص الاستثمارية الجيدة من خلال متابعته لحركة السوق، أو من خلال استلامه المقترحات من أعضاء مجلس الولاية أو لجنة للاستثمار أو موظفي الإدارة.
- يتم إجراء التحليل الاستثماري من قبل أأخصائي الاستثمار والتحليل المالي في قسم الاستثمار، وإعداد دراسة جدوى اقتصادية بشأن الاستثمار المقترح .
- يجب أن تتضمن دراسة الجدوى الاقتصادية لاستثمار المقترح :
§ الهدف من الاستثمار.
§ نوع الاستثمار .
§ اسم الجهة المقترح الاستثمار فيها .
§ معلومات عن الجهة المستثمر فيها (رأسمالها، احتياطياتها، مجلس إدارتها، معدل أرباحها السنوية، القيمة السوقية للسهم..الخ).
§ مزايا الاستثمار من عوائد فوائد وأرباح وغيرها.
§ مدة الاستثمار.
§ كلفة الاستثمار والتدفقات النقدية المتوقعة.
§ تقييم الاستثمار باستخدام المعايير المعتمدة مثل معدل العائد وفترة استرداد الكلفة ومعدل العائد الداخلي وتحليل الحساسية والقيمة الحالية.
§ تقييم المخاطر المحدقة بالاستثمار.
§ المسائل القانونية إن وجدت.
§ الرأي والتوصية.
ويجب أن يحدد في الدراسة اسم مقدم المقترح الاستثماري ومدى انسجام المقترح مع الخطة والموازنة الاستثمارية وما هي الخطوات اللاحقة الواجب القيام بها
- في حالة الاستثمارات ذات المبالغ المهمة، يمكن الاستعانة بأحد المكاتب المتخصصة لإجراء دراسة الجدوى الاقتصادية.
- تعرض دراسة الجدوى الاقتصادية بواسطة المدير على لجنة الاستثمار لإقرارها .
- وبعد ذلك تعرض الدراسة على مجلس الولاية للحصول على المصادقة.
- بعد المصادقة يتولى قسم الاستثمار تنفيذ عملية اقتناء الاستثمار الجديد وتسديد المبلغ المستحق إضافة إلى الرسوم والعمولات والحصول على وثائق الاستثمار.
- يتولى قسم الحسابات صرف المبالغ المستحقة وفق الدليل المالي والمحاسبي.
- تحفظ وثائق الاستثمار الجديد في الملف الخاص بكل جهة استثمارية، ويتم إدخال البيانات المطلوبة في ملف الاستثمارات في نظام الحاسب الآلي.
- في حالة اقتناء استثمار خارج إطار الخطة والموازنة الاستثمارية ينبغي عرض الموضوع على مجلس الولاية للحصول على موافقة استثنائية قبل الشروع بالإجراءات المشار إليها سابقاً ، مع بيان مدى توفر السيولة النقدية اللازمة.
- في حالة اقتناء استثمارات عقارية والتي قد تكون بصيغة :
§ شراء ارض غير مستغلة بقصد تحقيق مكاسب رأسمالية على المدى القصير.
§ شراء ارض مستغلة بغرض تقسيمها وفرزها ثم بيعها.
§ شراء ارض غير مستغلة لغرض تطويرها وإنشاء مباني عليها ومن ثم بيعها أو امتلاكها لغرض الاستفادة من بدلات الإيجار.
§ شراء مباني لأغراض استثمارية.
§ الاتفاق مع الغير على تشييد بناء على أرض تعود له ومن ثم بيع البناية له بعد اكتمال الإنشاء.
- يتولى قسم الاستثمار بالتعاون مع قسم الشؤون الفنية إعداد دراسة جدوى اقتصادية بشأن الاستثمار العقاري المقترح وفق ما ذكر آنفاً ويجب أن تتضمن الدراسة وصف الأملاك وحالتها وموقعها وطبيعة استغلالها الحالي (مستأجرة مثلاً) والمسائل القانونية بشأن الملكية ورخص البناء والتراخيص الفنية الأخرى.
- تطبيق بعد ذلك الإجراءات الواردة في دليل إدارة العقارات.
3/2/3 بيع الاستثمارات القائمة
- يتم الشروع بعملية بيع الاستثمارات القائمة :
§ في ضوء خطة الاستثمار، إذا كان الاستثمار أصلاً قد تم بقصد بيعه إلى الغير والحصول على ربح (كما في حالة شراء استثمارات عقارية ومن ثم بيعها).
§ في ضوء تقرير يقدم من رئيس قسم الاستثمار في حالة وجود مخاطر محدقة بالاستثمار.
§ بناء على وجود صفقة مربحة.
§ أن شراء الاستثمار أصلاً قد تم بقصد تحقيق مردود مالي سريع في الأمد القصير.
§ بناء على توجيه من مجلس الولاية.
§ بناء على الحاجة إلى السيولة النقدية.
- يتولى قسم الاستثمار إعداد (مقترح بيع استثمارات) يتضمن :
§ اسم الجهة المستثمر فيها.
§ نوع الاستثمار
§ عملة الاستثمار.
§ تاريخ اقتناء الاستثمار.
§ الكلفة الأصلية للاستثمار.
§ السعر السائد في السوق للاستثمار.
§ سعر البيع المتوقع .
§ الربح/ الخسارة المتوقعة من جراء عملية البيع.
§ أسباب عملية البيع.
§ طريقة البيع (عن طريق السوق المالية، مزاد، مباشر ، عروض .. الخ).
§ أسلوب تحصيل بدل البيع (دفعة واحدة،تقسيط...الخ).
§ بيانات الأداء السابق للاستثمار.
§ مقارنة الربح المتوقع من عملية البيع مع الربح المتوقع لو تم الاستمرار بامتلاك الاستثمار (يمكن استخدام أسلوب القيمة الحالية).
§ الرأي التوصية .
- يعرض مقترح الاستثمار بواسطة المدير بعد بيان رأيه على لجنة الاستثمار.
- تدرس لجنة الاستثمار المقترح بحضور رئيس قسم الاستثمار ومن ترى الاستعانة به من المختصين ، وترفع توصية بذلك إلى مجلس الولاية.
- يناقش المجلس المقترح ويقرر الموافقة أو عدم الموافقة على بيع الاستثمار.
- يحال قرار المجلس في حالة الموافقة إلى قسم الاستثمار.
- يتولى قسم الاستثمار تنفيذ عملية البيع بالتعاون مع بقية الأقسام إن تطلب الأمر ذلك، ومن ثم تحصيل بدل البيع وإحالته إلى الحسابات بموجب (أمر قبض).
- يتولى قسم الحسابات استلام بدل البيع ومعالجته في ضوء الدليل المالي والمحاسبي.
- يتم التأشير في ملف لاستثمارات في الحاسب الآلي.
3/2/4 تحصيل عوائد الاستثمار ومتابعة الاستثمارات
- يتولى قسم الاستثمار إعداد جدول بالاستثمارات المملوكة ومواعيد تحصيل العوائد من فوائد أو أرباح، ومواعيد اجتماعات الجمعيات العمومية للجهات المستثمر فيها.
- يرشح قسم الاستثمار من ينوب عنه لحضور اجتماعات الجمعيات العمومية بعد الحصول على جدول الأعمال المقترح للجهة والبيانات المالية لها، ويخضع الترشيح لموافقة المدير، ويزود المرشح بالتوجيهات من قبل المدير ورئيس القسم و/أو لجنة الاستثمار.
- بعد حضور الاجتماع، يقدم الموظف الذي حضر الاجتماع تقريراً يبين فيه ملخص بأهم القرارات المتخذة. ويعرض التقرير على المدير ونسخة منه إلى لجنة الاستثمار.
- كذلك يتولى القسم متابعة تحصيل عوائد الاستثمار أما من قبل شركة الوساطة المالية المتعاقد معها أو مباشرة وتحال الشيكات المستلمة مع (أمر قبض) إلى قسم الحسابات.
- يتولى قسم الحسابات استلام العوائد وإضافتها إلى حسابات الإيرادات العمومية.
- في حالة استلام عضو مجلس الإدارة / ممثل الإدارة على مكافأة نظير عضوية مجلس الإدارة أو نظير حضور الاجتماعات فعليه تقديم تقرير بذلك إلى المدير مع توريد المبلغ كاملا إلى قسم الحسابات لغرض تسجيله في حساب الاحتياطي العام.
3/2/5 تقييم المخاطر ومراقبة الاستثمارات
- على رئيس قسم الاستثمار متابعة حركة الاستثمارات من خلال :
§ متابعة سوق البحرين للأوراق المالية.
§ متابعة الصفحات الاقتصادية في الجرائد المحلية.
§ متابعة البيانات المالية للجهات المستثمر فيها وتقاريرها السنوية والدورية.
§ متابعة النشرات التي تصدرها الجهات المتخصصة مثل غرفة تجارة وصناعة البحرين ومصرف البحرين المركزي وغيرها.
§ أيه مصادر أخرى.
- يتولى قسم الاستثمار إعداد تقرير أداء عن كل استثمار بصيغة ربع سنوية، مع الاستعداد لتقديم تقارير استثنائية عند وجد حالة مستعجلة ومستجدة.
- يجب أن يتضمن تقرير الأداء :
§ اسم الجهة المستثمر فيها.
§ نوع الاستثمار ونوع العملة ووصف مختصر له.
§ قيمة الاستثمار الأصلية.
§ الحدود العليا والدنيا للأسعار ومعدل إقفال سوق البحرين للأوراق المالية ووسطاء الأسهم.
§ قيمة الاستثمار الحالية
§ أسعار الفائدة في السوق وأثارها على الاستثمارات الحالية المستقبلية.
§ مؤشرات الأداء (مقارنة الأداء المالي للمدة الحالية التي يغطيها التقرير بآخر مدة ومع نفس المدة من السنة السابقة، وكذلك المقارنة مع المستهدف).
§ تقييم المخاطر المحتملة والأداء المتوقع للفترة القادمة.
§ التوصيات
- تعرض تقارير الأداء على المدير ومن ثم على لجنة الاستثمار.
- تدرس لجنة الاستثمار التقارير وتصدر التوجيهات بشأنها أو تحيلها إلى مجلس الولاية.
- في نهاية كل سنة يتم الحصول على الأسعار السائدة للاستثمارات المملوكة من قبل الإدارة ويتولى قسم الاستثمار إعداد جدول تقييمي يتضمن :
§ اسم الاستثمار والجهة المستثمر فيها.
§ الكلفة الأصلية للاستثمار.
§ القيمة السوقية للاستثمار كما في نهاية السنة.
- ومن ثم يتم تحديد الفارق بين الكلفة والقيمة السوقية لمحفظة الاستثمارات ككل، وفي حالة وجود انخفاض في القيمة السوقية عن الكلفة، يتم إبلاغ قسم الحسابات لعمل المخصص اللازم في البيانات المالية السنوية.
4. النماذج
نموذج : 1
نموذج تعديل الدليل
|
اسم الدليل
|
|
|
|
|
|
|
|
|
نموذج : 2
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تاريخ تقديم الطلب: ..................... |
علاقته بأصحاب التركة: ..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3. خلاصة الموضوع |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4. إفادة الحسابات |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
رصيد التركة أو المال: ..................... |
دينار كما في / / 200 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
الوارد الشهري للتركة: ..................... |
الإنفاق الشهري من التركة/..................... |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أية التزامات أخرى على التركة/..................... |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. الرأي والتوصيات
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
نموذج : 3
نموذج طلب استثمار
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
|
3. اسم مقدم الطلب :.............................. |
علاقته بأصحاب التركة : ........................ |
|
4.خلاصة الطلب مبلغ الاستثمار المقترح / ميدان الاستثمار المقترح / سعر الشراء / السعر السائد في السوق العوائد المتوقعة البيانات الخاصة بالشركة أو النشاط ميدان الاستثمار /
ملاحظات أخرى /
5. إفادة الحسابات:
|
|
|
رصيد التركة أو المال : ......................... |
دينار كما في / / 200 |
|
الوارد الشهري للتركة :.......................... |
الإنفاق الشهري من التركة/....................... |
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة موضوع البحث
6. دراسة المقترح الاستثماري من قبل قسم الاستثمار :
(تحليل المعلومات والفرص والمخاطر أو اقتراح مجال معين للاستثمار )
|
|
|
7. رأي مدير الإدارة :
8. توصية لجنة الاستثمار :
9. قرار مجلس الولاية :
رقم الجلسة التاريخ خلاصة القرار
|
نموذج : 4
نموذج طلب استثمار
|
1. رقم ملف التركة: ..................... |
اسم صاحب التركة: ..................... |
|
2. رقم الطلب: ..................... |
اسم مقدم الطلب: ..................... |
|
1. اسم مقدم الطلب :.............................. |
علاقته بأصحاب التركة : ........................ |
|
4. خلاصة الطلب مبلغ الاستثمار المقترح / ميدان الاستثمار المقترح / سعر الشراء / السعر السائد في السوق العوائد المتوقعة البيانات الخاصة بالشركة أو النشاط ميدان الاستثمار /
ملاحظات أخرى /
5. إفادة الحسابات:
|
|
|
رصيد التركة أو المال : ......................... |
دينار كما في / / 200 |
|
الوارد الشهري للتركة :.......................... |
الإنفاق الشهري من التركة/....................... |
|
أنصبة ذوي العلاقة من التركة موضوع البحث
6. دراسة المقترح الاستثماري من قبل قسم الاستثمار :
(تحليل المعلومات والفرص والمخاطر أو اقتراح مجال معين للاستثمار )
7. رأي مدير الإدارة :
|
|
|
8. توصية لجنة الاستثمار :
9. قرار مجلس الولاية :
رقم الجلسة التاريخ خلاصة القرار
|
نموذج :5
تقرير أداء استثمار
1. اسم الاستثمار /
2. نوعه /
3. تاريخ اقتناء الاستثمار /
4. عدد الأسهم / السندات / الخ /
5. كلفة الاقتناء /
6. القيمة السوقية كما في / / 200
7. العوائد السنوية المتحققة /
8. نسبة العوائد إلى كلفة الاستثمار /
9. الفرص المتوقعة /
10. تحليل المخاطر/
11. التوصيات
وزارة العدل و الشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
الدليل المالي و المحاسبي
(السياسات و الإجراءات)
1. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف علىأعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
أ. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها وعلى وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
ب. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
1. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
2. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
3. الوكالة عن الغائب
4. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
في ما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 أهداف الدليل ونطاقه
1/2/1 لقد أعد هذا الدليل كإطار عام لقيادة وتوجيه نشاطات وفعاليات إدارة أموال القاصرين، واتخاذ القرارات بشأنها ، وتنفيذ هذه القرارات، ومن ثم المراقبة وتقييم أداء الإدارة والأقسام والوحدات التابعة لها وموظفيها بما يضمن النهوض بمسؤولياتها على أكمل وجه وبفاعلية وكفاءة.
1/2/2 وعليه فأن هذا الدليل يهدف إلى ضمان :
- تحقيق الأهداف التي تسعى إليها إدارة أموال القاصرين بموجب القانون والسياسات المعتمدة على أفضل نحو ممكن.
- استخدام الموارد المتاحة لدى الإدارة بكفاءة واستثمارها لتحقيق أقصى العوائد.
- الالتزام بالقوانين والأنظمة ومعايير وقواعد الأداء الجيد والسلوك القويم عند تنفيذ المهام والواجبات الموكلة للإدارة.
1/2/3 يشمل نطاق هذا الدليل على ما يلي :
- تحديد المبادئ العامة التي تحكم وتوجه نشاط إدارة أموال القاصرين وفعالياتها.
- توصيف اختصاصات ومسؤوليات مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم وآليات عمله.
- توصيف عمل اللجان المرتبطة بمجلس الولاية وسبل تنفيذ مهامها.
- تحديد الأسس التي تعتمد في الهيكل التنظيمي للإدارة والمكونات الأساسية للهيكل ومهامها ومسؤولياتها.
- تحديد آليات التفاعل والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة بعمل الإدارة والمستفيدين من خدماتها ومن يهمهم شأنها بما يضمن الشفافية والعدالة.
- تحديد آليات تحقيق المساءلة عن أعمال الإدارة وموظفيها والإبلاغ عنها للجهات ذات العلاقة.
- وضع الإطار العام للتطوير المستمر لأعمال الإدارة والنهوض بمسؤولياته.
1/2/4 لا يشمل نطاق هذا الدليل تحديد تفاصيل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل الأقسام المختلفة في الإدارة لانجاز مسؤوليات، والتي ستفرد لها أدلة أخرى على وجه التخصيص، وهي :
- دليل التركات وما في حكمها.
- دليل إدارة العقارات.
- دليل الاستثمار.
- الدليل المالي والمحاسبي.
- دليل التدقيق الداخلي
- دليل الشؤون القانونية.
- دليل محاسبة الأوصياء ومن في حكمهم.
وان هذا الدليل يعد جزءاً مكملاً لتلك الأدلة.
1/2/5 لا يغطي نطاق هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات أو إجراءات ذات طبيعة تقنية خاصة.
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف.
ج. التوثيق المطلوب بموجب نظام الحاسوب.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة مستحدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، و تعد هذه النسخة هي النسجة المعمول عليها و المعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (الدليل المالي و المحاسبي/1) و إذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطى رمز (الدليل المالي و المحاسبي/2)، وهكذا.
1/3/3يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986 ، و في حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل ، يقدم مقترح بذلك و يدرس من الإدارة و من ثم يعرض على مجلس اللاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة و المحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، و لا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القراران أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ، و تتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام و السياسات و الإجراءات و النماذج. أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. المبادئ العامة التي تحكم وتوجه نشاط الإدارة
تعد المبادئ الآتية بمثابة الموجهات الأساسية الحاكمة لعمل الإدارة ونشاطها في تنفيذ مهامها الموكلة لها :
2/1 المساءلة
- إن إدارة أموال القاصرين وجميع الأقسام والوحدات التنظيمية التابعة لها وموظفيها مسؤولون عن قراراتهم وأفعالهم، ومدى التزامهم بالقوانين والأنظمة والسياسات المعتمدة، ومدى النجاح في تحقيق الأهداف الموكلة لهم، واستخدام الموارد المتاحة لديهم، بشكل جماعي أو فردي، وفي أي وقت كان. وان عليهم تأمين مستلزمات الإبلاغ عن كيفية النهوض بمسؤولياتهم وبصورة عادلة ومتوازنة ودون لبس أو غموض أو مواربة.
- أن مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم، هو الجهة الأساسية المختصة بالمساءلة كما إن الجهات الآتية تمارس حق المساءلة على نشاطات وفعاليات الإدارة بالحدود المرسومة لكل منها:
§ صاحب الجلالة، ملك مملكة البحرين، باعتباره السلطة العليا في المملكة، وسمو ولي العهد.
§ مجلس الوزراء باعتباره السلطة التنفيذية الحاكمة.
§ مجلسي الشورى والنواب باعتبارهما السلطة التشريعية.
§ معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية وسعادة الوكيل المختص وسعادة الوكيل المساعد لشؤون القاصرين.
§ ديوان الرقابة المالية، الذي ينوب عن الدولة والمجتمع في ممارسة وظيفة الرقابة العامة.
§ السلطة القضائية بحدود اختصاصاتها.
§ منظمات المجتمع المدني ذات العلاقة، بحدود اختصاصاتها و أهدافها المنصوص عليها قانوناً.
- إن الوسائل الأساسية لتحقيق عملية المساءلة، متعددة، ومن أهمها :
§ البيانات المالية السنوية والدورية التي تعدها الإدارة للإفصاح عن مدى سلامة تصرفاتها المالية والنتائج المالية المتحققة.
§ التقارير السنوية التي تعدها الإدارة للإفصاح عن كيفية النهوض بمسؤولياتها وتحقيق أهدافها واستخدام الموارد المتاحة لها ومؤشرات الأداء المستخلصة عن نشاطها للفترة ذات العلاقة.
§ الخطط والموازنات السنوية التي تعرض تفاصيل ما تزمع الإدارة القيام به لفترة قادمة.
§ الفحص والتحري والتحقق واختبار السجلات والحسابات الذي يتم من قبل الجهات المختصة، كديوان الرقابة المالية أو المحاسب القانوني الخارجي، والتقارير التي تعد من قبلهم بهذا الخصوص .
§ أعمال تدقيق الأداء التي يجريها ديوان الرقابة المالية أو أية جهة يعهد لها بذلك.
§ عمليات الاستجواب وتوجيه الأسئلة من قبل السلطة العليا أو السلطة التشريعية أو السلطة التنفيذية أو اللجان المنبثقة عنها.
§ التقارير والآراء التي تعدها منظمات المجتمع المدني ذات العلاقة والصحافة في إطار المصلحة العامة.
§ الاجتماع السنوي الذي تعقده الإدارة والمناقشات التي تتم خلاله.
§ اللجان التحقيقية التي يتم تشكيلها من قبل مختلف السلطات ولمختلف الأغراض.
2/2 الشفافية والانفتاح
- وتعني ضمان إطلاع أصحاب المصالح في عمل الإدارة على المعلومات التي يحتاجها كل منهم، وبالقدر المعين، والتوقيت المناسب، وبما يؤدي إلى توفير الثقة المتبادلة والمصداقية في عمل الإدارة وقراراتها وسلوك الأفراد الذين يعملون فيها، وان تكون هذه المعلومات دقيقة وواضحة ومتكاملة.
- إن أصحاب المصالح في عمل الإدارة يتكونون من فئت متعددة أهمها:
§ أصحاب الأموال الموكلة بعهدة الإدارة ومن ينوب عنهم.الجهات المركزية في الدولة ذات العلاقة والاختصاص.
§ منظمات المجتمع المدني ذات العلاقة.
§ وسائل الصحافة والأعلام.
§ الجامعات ومراكز البحث العلمي والباحثين
§ المتبرعون والواهبون لدعم الإدارة.
§ الجمهور بشكل عام.
- إن وسائل تحقيق عملية الشفافية والانفتاح متعددة، ومن أهمها :
§ تزويد أصحاب الأموال التي بعهدة الإدارة بكشوف سنوية عن أرصدة أموالهم وما جرى عليها من إضافات وتنزيل خلال السنة.
§ نشر خلاصة البيانات المالية والتقارير السنوية في الصحف ووسائل الأعلام.
§ الإجابة عن تساؤلات أصحاب الأموال ومن ينوب عنهم، وتلقي الشكاوي والتظلمات منهم والتحقيق فيها والإجابة عليها.
§ تزويد الصحافة ووسائل الأعلام بالمعلومات التي يحتاجونها، والتفاعل مع ما ينشر فيها من معلومات تتعلق بنشاط الإدارة.
§ نشر المعلومات الكافية عن الإدارة ووسائل عملها في موقع الإدارة على الشبكة الدولية للمعلومات (الانترنيت)، وتأمين الإجابة على الأسئلة والاستفسارات التي تتم من خلال الشبكة.
§ تزويد منظمات المجتمع المدني ذات العلاقة بالبيانات التي تحتاجها.
§ الأفكار والآراء والمناقشات التي تتم أثناء الاجتماع السنوي.
§ تزويد الواهبين والمتبرعين ومقدمي المساعدات لصالح القاصرين ومن في حكمهم بكشوف سنوية عن استخدامات الأموال المقدمة منهم ، مع ضمان الإجابة على تساؤلاتهم بخصوصها والتفاعل معهم.
§ تزويد الجهات المختصة في الدولة بالبيانات والإحصاءات التي تحتاجها لممارسة مهامها.
2/3 النزاهة
- وتعني الموضوعية والحياد والاستقامة والمساواة في التعامل والالتزام بالمعايير الأخلاقية والوظيفية ومعايير السلوك القويم من جانب موظفي الإدارة والمسؤولين فيها والابتعاد عن أية محاباة أو تمييز والأفعال غير الحميدة، والسعي للحصول على رضا المستفيدين من خدمات الإدارة وثقتهم.
- إن المسؤول عن تحقيق جانب النزاهة هم :
§ مجلس الولاية باعتباره السلطة المهيمنة على الإدارة.
§ معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية وسعادة الوكيل والوكيل المساعد.
§ مدير إدارة أموال القاصرين.
§ رؤساء الأقسام في الإدارة.
§ اللجان المرتبطة بمجلس الولاية بحكم اختصاصاتها.
§ ديوان الرقابة المالية.
§ قسم التدقيق الداخلي.
- إن أهم وسائل تحقيق النزاهة في العمل هي :
§ اختيار الموظفين الذين يقومون بأداء الواجبات بموجب معايير الأمانة والنزاهة والسلوك القويم.
§ استلام الشكاوي من المستفيدين، بصورة مباشرة أو غير مباشرة، وإخضاعها للتحقيق الدقيق والمساءلة.
§ ضمان توصيف وظيفي ملائم للوظائف والموظفين ومستلزمات أداء الوظائف.
§ المراقبة المستمرة لعمل الموظفين وأدائهم من جانب رؤسائهم.
§ ضمان الالتزام بقواعد وأنظمة الرقابة الداخلية السليمة.
§ ضمان عدم استفادة الموظفين وأقربائهم حتى الدرجة الرابعة من خدمات الإدارة ونشاطاتها مثل استئجار العقارات أو بيعها وشرائها، أو شراء أو بيع الاستثمارات المالية.. الخ.
§ اتخاذ الإجراءات العقابية الرادعة بحق الموظفين المقصرين والمسيئين وفق القوانين والأنظمة، إذا استلزم الأمر ذلك، ومكافأة الموظفين المجدين والمتميزين.
§ ضمان انجاز أعمال التعاقدات والمناقصات والمزايدات وغيرها من قبل لجان وبإشراف مجلس الولاية والإدارة.
§ ضمان انجاز المعاملات المختلفة بموجب القوانين والأنظمة وأدلة العمل الموضوعة دون أية استثناءات أو تأخير أو مماطلة.
§ إخضاع حسابات وأعمال الإدارة للتدقيق الخارجي والتدقيق الداخلي، مع التحري والتحقيق بشأن أية معلومات أو مؤشرات عن حدوث تلاعب أو تزوير أو اختلاس أو غش إلى ذلك.
2/4 الأمانة
- يمارس موظفو إدارة أموال القاصرين والمسؤولون فيها، وكذلك الأوصياء أو القيمون أو الوكلاء صلاحياتهم ومسؤولياتهم نيابة عن آخرين، وان الأموال التي يتولون إدارتها هي عهدة أو أمانة لدى هؤلاء من قاصرين ومن في حكمهم. وبالتالي فأن عليهم النهوض بهذه المسؤوليات بأعلى مستويات الأمانة والحرص والمسؤولية، وأنهم ليسوا سوى حراس وأمناء على هذه الأموال.
- وعليه، فأن هناك ثلاثة أطراف أساسية في العملية هم :
§ أصحاب الأموال، سواء كانوا قاصرين ومن في حكمهم، أو متبرعين وواهبين وما إلى ذلك.
§ القائمون بإدارة هذه الأموال واستثمارها نيابة عن أصحابها. وهم الأوصياء على القاصرين والقيمون على المحجور عليهم والوكلاء عن الغائبين والمساعدون القضائيون الذين يتولون مهام مباشرة، أو إدارة أموال القاصرين وموظفيها التي تتولى مهام إدارة الأموال في غياب من ذكروا سابقاً. وبالتالي يقع على عاتق هؤلاء جميعاً ضمان النهوض بمسؤولياتهم بما يضمن المحافظة على الأموال والتصرف بها بحدود الأحكام والقواعد والشرعية ، واستثمارها وتنميتها وإعادتها إلى أصحابها عند انتهاء الفترة المحددة أو انتفاء الغرض .
§ الأطراف الثالثة، التي تتولى التحقق من النهوض بواجب الأمانة، وبالأخص مجلس الولاية والجهات التي لها حق المساءلة والتي ذكرت سابقاً.
- إن من أهم الوسائل التي تضمن تحقيق واجب الأمانة، هو :
§ الالتزام بمبدأ مصلحة القاصرين ومن في حكمهم أولاً عند تنفيذ جميع الإجراءات الخاصة بالأموال.
§ استثمار الأموال في الأوجه الشرعية المقبولة والتي تحقق أعلى العوائد الممكنة وتجنب الوقوع في المخاطر.
§ التحقق من توافر شروط الأمانة والموضوعية والاستقامة في الأشخاص الذين يتم توليتهم كأوصياء أو قيمين أو وكلاء أو مدراء مؤقتين أو مساعدين قضائيين ، وسلب هذه الصفة منهم عند إخلالهم بأي من هذه الشروط.
§ ضمان نظام لمحاسبة الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين ، ومطالبتهم بتقديم الحسابات والإقرارات والمستندات اللازمة عند نهاية كل سنة مالية للتحقق من مدى نهوضهم بمسؤولياتهم وفق المعايير والقواعد المعتمدة.
§ وضع ضوابط صارمة على الإنفاق من أموال التركات وما في حكمها بما يضمن المحافظة عليها من التبذير والهدر والإسراف وسوء الاستخدام والضياع.
§ تسليم أموال القاصرين ومن في حكمهم في نهاية فترة الولاية لهم كاملة غير منقوصة وبعد إطلاعهم على ما جرى عليها خلال فترة الأمانة .
2/5 القيادة والتوجيه
- وتعني النمط الذي يباشره مجلس الولاية ومدير الإدارة ورؤساء الأقسام في إدارة أموال القاصرين لقيادة وتوجيه فعالياتها صوب تحقيق الأهداف المنشودة لها والسياسات المعتمدة بأقصى درجة من الفاعلية.
- إن الأشخاص التي تقع عليهم مسؤولية قيادة وتوجيه فعاليات الإدارة هم :
§ معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية وسعادة الوكيل والوكيل المساعد المختص.
§ مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم.
§ مدير إدارة أموال القاصرين.
§ رؤساء الأقسام في الإدارة.
- إن أهم الوسائل المستخدمة في القيادة والتوجيه هي :
§ تحديد الأهداف والمسؤوليات لكل مستوى تنظيمي ولكل موظف والتي يقع عليه انجازها ضمن الوقت المحدد.
§ إعداد الخطط والبرامج السنوية لأعمال الإدارة وأقسامها المختلفة وإخضاعها للمراجعة والمصادقة .
§ إعداد الموازنات السنوية لبرمجة عمل الإدارة وترجمة النشاطات بصورة مالية.
§ توزيع الخطط والموازنات على فصول وأشهر لسنة، ومتابعة تنفيذها.
§ توفير الموظفين البدلاء عن الموظفين الذين يتمتعون بالإجازات أو يتغيبون عن العمل لأي سبب كان لضمان استمرارية انجاز الواجبات.
§ تحديد الصلاحيات اللازمة لانجاز الأعمال والمهام، وضمان الالتزام بها.
§ مراقبة التزام الموظفين بانجاز الواجبات والمعاملات المحالة عليهم دون تأخير.
§ تقييم الأداء الوظيفي الفردي لكل الموظفين الفترات المحددة.
2/6 الكفاءة
- وتعني الاستخدام الأفضل للموارد المتاحة لتحقيق الأهداف بأقصى ما يمكن ضمن المدى الزمني المحدد، والعمل على تحسين ذلك باستمرار.
- إن المقصود بالموارد المتاحة لدى الإدارة هي :
§ الموارد المالية الموضوعة بعهدة الإدارة والتي يقع عليها مسؤولية استخدامها في الأغراض المحددة واستثمارها وتنميتها.
§ الموارد البشرية لدى الإدارة.
§ الموارد المالية الأخرى المتاحة من أبنية ومعدات وموجودات.
§ نظم المعلومات والاتصالات.
§ الموارد المعنوية والتنظيمية.
- إن أهم الوسائل التي تؤدي إلى رفع الكفاءة هي :
§ إعداد الاستراتيجيات والخطط والبرامج والموازنات التي تساعد في تعبئة الموارد المتاحة وحشدها لتحقيق الأهداف المعتمدة.
§ وضع السياسات والأهداف وتوصيفها وتحديثها باستمرار مع تفصيلها بالشكل الذي يسهل من إمكانية تنفيذها.
§ تدريب وتطوير الموظفين لرفع قدراتهم ومعارفهم ومهاراتهم باستمرار.
§ تأمين الموارد المالية المناسبة التي تؤمن انجاز الواجبات بصورة أفضل وبأسرع ما يمكن.
§ تأمين نظم معلومات واتصالات باستخدام الأجهزة الحديثة والتي تساعد في انجاز الواجبات بصورة أفضل وأدق وأسرع ، وتوفير المعلومات التي تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات الصائبة.
§ تأمين نظام ملائم للتوصيف الوظيفي ، وتقييم أداء الموظفين ، وتحفيزهم بما يزيد من الدافعية والرغبة الذاتية في انجاز الواجبات والحرص على أداء المسؤوليات.
§ وضع الهيكل التنظيمي الملائم وتوضيح خطوط السلطة والمسؤولية والاتصالات الرأسية والأفقية وبما يساعد في تسهيل انجاز المهام والواجبات.
§ إيجاد نظام لتقييم الأداء المؤسسي بما يحتويه من معايير ومؤشرات ووسائل لقياس الأداء والإبلاغ عنه.
3. مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
3/1 تعريف وتشكيل المجلس
هو المجلس المشكل بموجب الفصل الأول من الباب الأول من قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986. وهو هيئة ‘دارية اختصاص قضائي، ويشكل على الوجه الآتي (م/2) :
أولاً : وزير العدل والشؤون الإسلامية رئيساً
ويحل محله عند غيابه وكيل وزارة العدل والشؤون الإسلامية
ثانياً : ثمانية من المواطنين لا تقل سنهم عن ( 30) سنة ممن عرفوا بالخبر والأمانة يعينون بقرار من رئيس مجلس الوزراء بناءً على ترشيح وزير العدل والشؤون الإسلامية لمدة سنتين قابلة للتجديد.
ثالثاً : يحضر مدير إدارة أموال القاصرين ومن في حكمهم أو من ينوب عنه جلسات المجلس ولا يكون له صوت معدود في المداولات.
3/2 اجتماعات المجلس : (م/ 4)
- يجتمع المجلس بصفة دورية مرة على الأقل كل أسبوعين.
- يجوز للرئيس دعوة المجلس للانعقاد كلما دعت الحاجة لذلك.
- تكون اجتماعات المجلس صحيحة إذا حضرها خمسة من الأعضاء على الأقل ، بينهم رئيس المجلس، وتكون مداولات المجلس سرية ، وتصدر القرارات بالأغلبية المطلقة لعدد الأعضاء الحاضرين فإذا تساوت يرجح الجانب الذي فيه الرئيس .
3/3 اختصاصات المجلس
يحتص المجلس بما سأتي :
1. رسم السياسة العامة لإدارة أموال القاصرين ، واعتماد الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذها.
2. متابعة أعمال الإدارة ومراقبتها ووضع التعليمات اللازمة لتحقيق أهدافها.
3. تدقيق ومراجعة مشاريع الموازنات السنوية لعمل الإدارة وإقرارها.
4. تعيين مدقق حسابات قانوني لحساب وأعمال الإدارة وتحديد أتعابه.
5. الموافقعة على التصرفات التي تجري بخصوص أموال القاصرين ومن في حكمهم ، وله تخويل بعض الصلاحيات في هذا الشأن لرئيسه أو لمدير أموال القاصرين.
6. الموافقة على العقود والعطاءات والمقاولات التي تتم بواسطة الإدارة مع أية جهة أخرى.
7. الموافقة على إقامة الدعاوي والتوكيل فيها وإجراء التحكيم والمصالحات في المنازعات أو إسقاطها.
8. تحديد أسلوب التصرف بصافي الدخل المتحقق نتيجة لاستثمار الإدارة وتعيين النسبة التي توزع منه على أموال التركات وما في حكمها وأسس التوزيع ، وتحديد أسلوب التصرف بالاحتياطي العام.
9. تحديد أسلوب التصرف بأموال المساعدات والتبرعات والهبات المقيدة وغير المقيدة التي ترد للإدارة.
10. الموافقة على تعيين الأوصياء والقيمين والوكلاء والمساعدين القضائيين والمدراء المؤقتين والمشرفين وتحديد واجباتهم ومسؤولياتهم ، وسلب الولاية عن الأولياء أو سلب الوصاية أو القوامة أو الوكالة أو تحديدها ، أو عزل أي منهم أو قبول استقالته أو استبداله ، وكذلك تحديد أتعاب أي من هؤلاء إذا استلزم الأمر ذلك ، والأذن لهم بالتصرفات المقيدة في القانون.
11. الأذن للقاصر الذي بلغ الثامنة عشرة من العمر والمحجور عليه بإدارة أمواله كلاً أو جزءاً بصورة مباشرة.
12. النظر في حسابات الأولياء والأوصياء والقيمين والوكلاء والمدراء المؤقتين ، وكذلك حسابات القاصرين والمحجور عليهم المأذون لهم بإداة أموالهم ، والمصادقة على هذه الحسابات.
13. الموافقة على مقترحات الاستثمار المختلفة للأموال ، وعلى مقترحات بيع هذه الاستثمارات .
14. الموافقة على البيانات المالية والحسابات الختامية السنوية للإدارة.
15. إقرار اللوائح والتعليمات والأدلة والأنظمة الإدارية والمالية للإدارة.
16. تشكيل اللجان لأغراض دائمة أو مؤقتة.
17. المصادقة على تسليم الأموال إلى أصحابها عند انتهاء الفترة.
3/4 أمانة سر المجلس
3/4/1 التشكيل
- يكون المجلس أمانة سر من عدد من الموظفين الفنيين والإداريين يصدر بتعيينهم قرار من وزير العدل والشؤون الإسلامية.
- يجوز أن يكون موظفو أمانة السر من بين موظفي إدارة أموال القاصرين أو من غيرهم.
- لوزير العدل والشؤون الإسلامية إنهاء عمل أي من موظفي أمانة السر ، كما له انتداب من يراه للعمل في أمانة السر بصورة مؤقتة.
- يجب أن يكون موظفو أمانة السر متفرغين لأداء مهامهم وخاضعين لسلطة رئيس المجلس مباشرة
3/4/2 آلية عمل أمانة السر
- تستلم أمانة سر المجلس ما يأتي :
§ طلبات عرض المواضيع على مجلس الولاية محالة من رئيس المجلس أو من مدير إدارة أموال القاصرين.
§ الطلبات من الجهات الخارجية كالمحاكم وغيرها، والتي تطلب فيها عرض مواضيع على المجلس لاتخاذ القرار بشأنها أو بيان الرأي.
§ الشكاوي والتظلمات من أصحاب العلاقة التي تقدم إلى رئيس مجلس الولاية مباشرة.
§ المواضيع والتقارير المحالة من اللجان المرتبطة بمجلس الولاية أو اللجان المؤقتة التي يتم تشكيلها بقرار من المجلس ويطلب منها تقديم التقارير إلى المجلس مباشرة.
§ تقارير ديوان الرقابة المالية ومدققي الحسابات الخارجيين بخصوص حسابات وأعمال الإدارة.
§ البلاغات والأوامر التي ترد من الجهات والسلطات العليا في المملكة.
§ المقترحات المقدمة من خارج الإدارة بخصوص النهوض بمهام ومسؤوليات المجلس والإدارة وتطويرها وما يتعلق بشؤون القاصرين ومن في حكمهم.
§ الطلبات بشأن تقديم المساعدات والهبات والتبرعات للإدارة أو القاصرين ومن في حكمهم.
- تتولى أمانة السر القيام بما يأتي:
§ استكمال المعلومات الناقصة في الطلبات المعروضة بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة في الإدارة.
§ أخذ رأي الأقسام ذات العلاقة بشأن الطلبات الواردة من جهات وتحديد الموقف بشأنها.
§ إحالة الشكاوي والتظلمات إلى الأقسام ذات العلاقة لبيان الرأي مع مراعاة جانب السرية.
§ الطلب من الإدارة إعداد الردود والإجابات على تقارير الرقابة الخارجية تمهيداً لعرضها سوية مع التقارير في اجتماع المجلس.
§ إحالة المقترحات الخارجية إلى الإدارة لبيان الرأي بشأنها.
- بعد استكمال المعلومات، تتولى أمانة السر إعداد نموذج عرض الموضوع على المجلس الذي يتضمن ما يأتي :
§ خلاصة موجزة بالموضوع يراعى فيها الإحاطة بالموضوع والتسلسل في السرد وإبراز الجوانب القانونية والوضوع والاختصار.
§ بيان رأي الأقسام المختلفة واللجان بشأن الموضوع، مع رأي الإدارة والتوصية المعروضة على المجلس أو البدائل المعروضة.
§ الجوانب الشكلية مثل رقم ملف التركة ورقم الحساب واسم مقدم الطلب وتاريخه...الخ.
§ يرفع مع الطلب كافة الوثائق والأولويات المتعلقة بالموضوع، وترقم ويشار إليها في الخلاصة (مرفق/1 ، مرفق/2...وهكذا).
- تحال بعد ذلك المواضيع إلى معالي رئيس المجلس للحصول على الموافقة على عرضها في اجتماع المجلس القادم أو تأجيلها إلى اجتماع آخر، أو أي توجيه آخر كأن يكون طلب استكمال معلومات أو البت بها من قبله وفقاً لصلاحياته ورؤيته، أو عدم الحاجة إلى عرض الموضوع.
- تتولى أمانة السر إعداد جدول أعمال المجلس متضمناً :
§ المواضيع التي تعرض على الاجتماع مبوبة حسب النوع والأهمية.
§ تاريخ ومكان انعقاد الاجتماع، والتوقيت.
§ رقم الجلسة.
- ترقم المواضيع بشكل متسلسل من بداية السنة إلى نهايتها بحث يتكون الرقم من (رقم الموضوع/ رقم الجلسة/ السنة).
- تتولى أمانة السر طباعة المواضيع وجدول الأعمال استنساخها بعدد اعضاء المجلس مع نسخة لأمانة السر مع ومراعاة السرية بعدم إطلاع أي أحد عليها من غير أعضاء المجلس وأمانة السر. وتوزيع على أعضاء المجلس بوقت كافي ومناسب قبل موعد انعقاد الجلسة موضوعة في ملف التداول ومرفقة برسالة من أمانة السر تتضمن الدعوة لحضور
الاجتماع. وكذلك يمكن تزويد موظفي الإدارة الذين يطلب رئيس المجلس حضورهم بالفقرة التي تخص كل منهم إن لم توجد لديهم أولويات الموضوع أصلاً.
- يحضر جلسات المجلس أحد موظفي أمانة السر يندبه رئيس المجلس لهذا الغرض ويتولى تدوين محاضر جلسات اجتماع المجلس.
- يكون حضور الأشخاص الذين يتقرر استدعاؤهم من غير أعضاء المجلس يقدر تعلق الأمر بالفقرة ذات العلاقة ولا يحق لهم الحديث إلا بقدر الإجابة على الأسئلة التي توجه لهم.
- يمسك سجل خاص لمحاضر اجتماعات المجلس تدون فيه المواضيع والآراء، والتصويت ، والتحفظات، ومن ثم القرارات النهائية التي يتخذها المجلس بصدد الموضوع.
- يوقع سجل محاضر الاجتماعات من قبل رئي المجلس وموظف أمانة السر الذي حضر الجلسة. ويعرض السجل قبل بداية الجلسة القادمة على أعضاء المجلس للاطلاع عليه . ومن ثم يعرض محضر الجلسة السابقة في بداية الجلسة الحالية للمصادقة.
- تتولى أمانة السر إعداد القرارات التي تصدر عن المجلس ويذكر في القرار رقم الموضوع كما ذكر سابقاً إضافة إلى رقم متسلسل سنوي للقرارات مع تاريخ صدور القرار، ونص القرار واضحاً، والأقسام والجهات المكلفة بالتنفيذ. وتوقع القرارات من رئيس المجلس وموظف أمانة السر الذي حضر اجتماع المجلس.
- تتولى أمانة سر المجلس إبلاغ القرارات إلى الأقسام والجهات ذات العلاقة لتنفيذها ، مع إعطاء نسخ من كافة القرارات إلى مدير إدارة أموال القاصرين.
- تحفظ نسخ من القرارات الصادرة عن كل جلسة في ملف خاص بتلك الجلسة مرفقاً بها نسخ من كافة الأولويات.
- تتولى أمانة السر متابعة تنفيذ القرارات بعد صدورها، ومن ثم تعد تقرير متابعة بذلك لإطلاع رئيس المجلس مع بيان معوقات التنفيذ إن وجدت.
3/4/3 التقرير السنوي للمجلس
تتولى أمانة السر في نهاية كل سنة إعداد تقرير سنوي عن أعمال المجلس يتضمن النقاط الآتية:
§ أسماء رئيس وأعضاء مجلس الولاية.
§ اللجان المرتبطة بالمجلس ونشاطاتها.
§ عدد الجلسات والاجتماعات التي عقدها المجلس خلال السنة.
§ عدد المواضيع التي عرضت على المجلس خلال السنة وتبويبها حسب النوع.
§ عدد القرارات التي اتخذها المجلس ، مع خلاصة الأهم القرارات.
§ عدد المواضيع المؤجلة.
§ نشاطات المجلس الأخرى.
3/5 اللجان المرتبطة بالمجلس
3/5/1 عام
- إن المهمة الأساسية للجان هي تقديم التوصيات إلى المجلس لمساعدته في ممارسة اختصاصاته ومسؤولياته بكفاءة وفاعلية ، حيث تتناول هذه اللجان القضايا بمزيد من التركيز والتحليل.
- يراعي في عضوية اللجانى التخصص و الخبرة والحياد.
- يتم تشكيل اللجان بقرار من مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم ، وللمجلس إعفاء أو استبدال أي عضو من أعضاء اللجان ، والاستعانة بالخبراء ، وتحديد مكافأة لقاء المشاركة في أعمال اللجان حسبما يراه ووفقاً للأنظمة المعمل بها ، ويصدر بشكل اللجان قرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية.
- يكون لكل لجنة مقرر من بين موظفي إدارة الأموال القاصرين تتم تسميته في أمر تشكيل اللجنة ، ويتولى المقرر تنظيم اجتماعات اللجنة وضبط محاضر الاجتماعات ومتابعتها، ومسك الملفات الخاصة بعمل اللجنة ووثائقها.
- تكون اللجان دائمة ، أو مؤقتة.
- تشكل اللجان المؤقتة بقرار من المجلس أو رئيسه ويحدد في القرار تشكيلة اللجنة ونطاق عملها ومسؤوليتها، والمدة المطلوبة لانجاز عملها، والتفاصيل الأخرى المهمة.
- سيتم في الفقرات الآتية تناول اللجان الدائمة وهي :
1. لجنة الاستثمار.
2. لجنة المراقبة والمحاسبة.
3. لجنة العقارات.
3/5/2 لجنة الاستثمار
- تتولى اللجنة المهام الأساسية التالية :
§ دراسة إستراتيجية وسياسات استثمار أموال القاصرين ومن في حكمهم للعمل على تنميتها.
§ دراسة الخطة الاستثمارية والموازنة الاستثمارية، وتقديم الاقتراحات بشأن ذلك.دراسة المقترحات المقدمة لشراء وبيع الاستثمارات وتقديم المقترحات بشأن ذلك .
§ مراجعة محفظة الاستثمارات القائمة بصورة دورية وتقديم الاستثمارات التي تساعد على تنمية الاستثمارات وزيادة العوائد وتجنب المخاطر، ومراجعة أداء مدراء المحافظ الاستثمارية إن وجدوا.
§ دراسة القضايا التي تحال إليها من المجلس ضمن نطاق عملها وتقديم الاقتراحات بشأنها.
- تتكون اللجنة من عدد من أعضاء مجلس الولاية أو من خارجه لا يقل عن ثلاثة إضافة إلى رئيسي قسمي الاستثمار والحسابات في إدارة أموال القاصرين. ويجوز الاستعانة ببعض الخبراء وبيوت الخبرة في هذا المجال بعد أخذ موافقة المجلس.
- تجتمع اللجنة بصورة دورية مرة واحدة كل شهرين على الأقل، وتجتمع كذلك كلما دعت الحاجة بناءً على دعوة من رئيسها.
- تقدم اللجنة تقاريرها وتوصياتها إلى مجلس الولاية، مبيناً فيها الاختلافات في الرأي بين الأعضاء إن وجدت.
3/5/3 لجنة المراقبة والمحاسبة
- تتولى اللجنة المهام الأساسية التالية :
§ دراسة الحسابات الدورية التي يقدمها الأولياء والأوصياء والقيمون والوكلاء والمدراء المؤقتون ، وكذلك القصر والمحجور عليهم المأذون لهم بإدارة أموالهم، وبيان الرأي بشأنها.
§ دراسة التقارير التي يقدمها قسم التدقيق الداخلي ومتبعة تنفيذ التوصيات.
§ رفع توصية إلى مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بشأن تعيين مدقق داخلي.
وزير العدل والشئون الإسلامية والأوقاف
قرار رقم (2) لسنة 2011
بشأن إصدار الأدلة الإجرائية المنظمة لأعمال
إدارة أموال القاصرين ومن في حكمهم
وزير العدل والشئون الإسلامية والأوقاف:
بعد الاطلاع على قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم بقانون رقم (7) لسنة 1986،
وبعد موافقة مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم،
وبناءً على عرض وكيل الوزارة لشئون العدل،
قرر الآتي:
المادة الأولى
يُعمل بالأدلة الإجرائية الموافقة لهذا القرار في شأن تنظيم العمل بإدارة أموال القاصرين ومن في حكمهم.
المادة الثانية
على وكيل الوزارة لشئون العدل تنفيذ هذا القرار، ويُعمل به من اليوم التالي لتاريخ نشره في الجريدة الرسمية.
وزير العدل والشئون الإسلامية والأوقاف
خالد بن علي عبدالله آل خليفة
صدر بتاريخ:6 صفر 1432هـ
الموافق: 10يناير2011 م
وزارة العدل و الشؤون الإسلامية
إدارة أموال القاصرين
الدليل المالي و المحاسبي
(السياسات و الإجراءات)
7. النماذج
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
|
|
 |
|
|
|
|
|
 |
1. ملخص عام
1/1 مقدمة
1/1/1 إدارة أموال القاصرين هي إحدى الإدارات المرتبطة بوزارة العدل و الشؤون الإسلامية، وان القانون الأساسي الذي ينظم أعمالها و مهامها هو قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 و اللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل و الشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986.
1/1/2 يشرف على أعمال الإدار، فيها يخص أموال القاصرين و من في حكمهم، و هو هيئة إدارية ذات اختصاص قضائي تم اختصاص قضائي تم إنشاؤه بموجبإنشاؤه بموجب الباب الأول من قانون الولاية على المال المشار إليه آنفاً. ويرأسه معالي وزير االعدل و الشؤون الإسلامية.
1/1/3 الهدف الأساسي لإدارة أموال القاصرين هو رعاية أموال عديمي الأهلية وناقصيها و الغائبين و الإشراف على إدارتها (م/9) و تنفذ الإدارة هدفها المشار إليه من خلال:
ج. الإشراف على ولي القاصر أو وصيه و على وصي الحمل المستكن و على القيم على ناقص الأهلية أو فاقدها وعلى وكيل الغائب و المساعد القضائي (م/10).
د. تتولى الإدارة في حالة عدم وجود من ذكروا في (أ) أعلاه وبناء على قرار يصدر من المجلس بتعيينها:
5. الوصاية على القاصر و الحمل المستكن.
6. القوامة على ناقصي الهلية و فاقديها ، بمن فيهم المسجونين.
7. الوكالة عن الغائب
8. المساعدة القضائية لمن يعاني من عاهتين أو أكثر بصورة مشتركة من العمى أو الصم أو البكم (م/11).
1/1/4 تناط عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسة و المسؤوليات بشأنها إلى الأطراف الآتية:
في ما يلي ملخص لما جاء أعلاه:
- يتولى مجلس الولاية على أموال القاصرين و من حكمهم الإشراف الكلي على أعمال إدارة أموال القاصرين ، فيما يخص أموال القاصرين و من في حكمهم ، ورسم الأهداف و السياسات العامة و البت في القضايا المتعلقة بالأموال واتخاذ القرارات بشأنها و له تخويل بعض الصلاحيات إلى رئيسه أو مدير إدارة أموال القاصرين
- يتوالى أموال القاصرين تنفيذ السياسات و القرارات التي يصدرها المجلس ، كما أنه مسؤول عن اتخاذ القرارت الاعتيادية اليومية بحدود الصلاحيات المخولة له.
- يتولى رؤساء الأقسام توفير التوصيات الخاصة بانجاز المعاملات المختلفة و مراقبة الأداء و الإبلاغ إلى مدير إدارة القاصرين.
1/1/5 الهيكل التنظيمي لقسم الحسابات:
1/2 هدف الدليل ونطاقه
1/2/1 لقد أعد الدليل بهدف تسهيل مهام موظفي إدارة أموال القاصرين بتنفيذ قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 وقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (1) لسنة 2005 بشأن صيانة عقارات التركات التي تتولى إدارة أموال القاصرين رعايتها ، والقوانين والقرارات والأنظمة المرعية الأخرى ، والسياسات التي يقرها مجلس الولاية على المال وذلك بخصوص إدارة العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم والعقارات المملوكة للإدارة الناتجة عن استثمار أموال القاصرين ومن في حكمهم، وبما يضمن المحافظة عليها وحفظ حقوق القاصرين ومن في حكمهم فيها . وضمان استلام عوائدها ومراقبة وإدارة التصرفات الناقلة للملكية فيها من بيع وشراء وفرز وتسويات رضائية وغيرها وإعداد التقارير اللازمة عنها إلى مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم والجهات المسؤولة الأخرى .
1/2/2 يشمل نطاق هذا الدليل السياسات والإجراءات الواجب إتباعها من قبل مختلف الأقسام في إدارة أموال القاصرين بخصوص العقارات المشار إليها، وهو يعد جزءاً مكملاً للسياسات والإجراءات الأخرى المالية وغير المالية التي تفرد لها أدلة أخرى.
1/2/3 فيما يلي العقارات المشمولة بهذا الدليل :
أ. العقارات التي تتولى الإدارة الإشراف عليها أو إدارتها بصورة مباشرة والتي تعود إلى :
- القاصرين والحمل المستكن
- ناقصي الأهلية وفاقديها
- الغائبين
- من لديه عاهتين بصورة مشتركة وأكثر من العمى أو الصم أو البكم .
- المسجونين.
ب. العقارات المسجلة باسم إدارة أموال القاصرين والتي يتم تمويلها من أرصدة أموال القاصرين ومن في حكمهم التي تعود ريعها إليهم.
1/2/4 لا يشمل نطاق هذا الدليل العقارات التي تعود للقاصرين الذين لديهم ولي (الأب أو الجد الصحيح) إلا بقدر ما يتعلق الأمر بالتصرفات الناقلة للملكية.
1/2/5 لا يغطي هذا الدليل ما يأتي :
أ. أية سياسات وإجراءات تقنية متخصصة .
ب. الأوصاف الوظيفية للأقسام والتشكيلات والموظفين والوظائف .
ج. الأمور المتعلقة بالصلاحيات .
د. التوثيق بموجب نظام الحاسب الآلي.
1/2/5 يشمل نطاق الدليل أيضا السياسات والإجراءات الخاصة بتأجير أرقام السيارات العائدة للأشخاص المتوفين أو المحجور عليهم أو الغائبين.
1/3 إدارة الدليل
1/3/1 يتم حفظ نسخة مستحدثة باستمرار من هذا الدليل في الحاسب الآلي في مستودع خاص يمكن الوصول إليه من قبل جميع موظفي إدارة أموال القاصرين ، و تعد هذه النسخة هي النسجة المعمول عليها و المعتمدة.
1/3/2 سيتم إعطاء النسخة الأولى من الدليل بعد اعتمادها رمزاً خاصاً هو (الدليل المالي و المحاسبي/1) و إذا ما تم تنقيح أي فقرة منها لاحقاً ستعطى رمز (الدليل المالي و المحاسبي/2)، وهكذا.
1/3/3يخضع هذا الدليل إلى مصادقة مجلس الولاية على أموال القاصرين و من في حكمهم ويصدر بقرار من وزير العدل و الشؤون الإسلامية استنادا إلى المادة (12) من القانون رقم 7 لسنة 1986 ، و في حالة الحاجة إلى إجراء أي تعديل عليه أو تنقيح الدليل ، يقدم مقترح بذلك و يدرس من الإدارة و من ثم يعرض على مجلس اللاية للمصادقة عليه ، وبعد ذلك يحدث الدليل في مستودع الحاسب الآلي.
1/3/4 في حالة طبع نسخة من الدليل فعلى من يستخدمها التأكد من أنها موافقة للنسخة المعتمدة و المحدثة الموجودة في مستودع الحاسب الآلي ، و لا يجوز التعلل بالنسخة المطبوعة لوحدها حين اتخاذ القراران أو تنفيذ الإجراءات.
1/3/5 يمثل جدول المحتويات نقطة البداية للبحث الإلكتروني في الدليل ، و تتكون الفصول الرئيسية في الدليل من ملخص عام و السياسات و الإجراءات و النماذج. أما إذا استخدمت نسخة مطبوعة منه فيمكن الاستدلال على محتوياته من جدول المحتويات.
1/3/6 ينبغي تقييد الوصول إلى الدليل الإلكتروني (بالقراءة فقط) ولكل الموظفين وذلك لمنع التعديلات غير المصرح بها عليه.
2. السياسات
2/1 عام
2/1/1 ينبغي على جميع موظفي الإدارة مراعاة مصلحة القاصر ومن في حكمه أولاً عند تنفيذ جميع الإجراءات الواردة في هذا الدليل .
2/1/2 على جميع موظفي الإدارة التقيد التام بالأحكام الواردة في قانون الولاية على المال الصادر بالمرسوم رقم (7) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية الصادرة بقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم (73) لسنة 1986، وقرار وزير العدل والشؤون الإسلامية رقم ( 1) لسنة 2005 ، والقوانين والقرارات والأنظمة الأخرى ذات العلاقة والسياسات الصادرة عن المجلس مع مراعاة الأحكام والقواعد الشرعية ذات العلاقة بالقاصر أو صاحب المال، وعند عدم وجود القاعدة القانونية أو الإدارية أو الشرعية الكافية والملائمة يتم الاسترشاد بأفضل الممارسات في المجال المعين والتي تضمن مصلحة القاصر أو صاحب المال المعهود إدارته على أفضل نحو ممكن.
2/1/3 إن الاستثناء من تطبيق أي إجراء في هذا الدليل أو تكييفه بما يناسب مع خصوصية الحالة موضوع البحث، يجب أن يكون بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين، أو مجلس الولاية إن تطلب الأمر ذلك وعلى أن يكون ذلك معللاً وفي مصلحة القاصر ومن في حكمه ولا يخل بقواعد الرقابة والتوثيق الملائمة.
2/1/4 عند ظهور حالة معينة لم تتم تغطيتها بالسياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل، فيمكن التعامل معها من خلال القياس على الحالات المماثلة الواردة، في الدليل، وعلى أن يكون ذلك بمعرفة وموافقة مدير إدارة أموال القاصرين.
2/1/5 تعد كافة المعلومات الخاصة بعقارات القاصرين ومن في حكمهم وعقارات الإدارة بحكم السرية ولا يجوز إباحتها للغير ، ويكون الإطلاع عليها والوصول إليها من قبل موظفي الإدارة بحكم اختصاص ومسؤولية كل منهم.
2/1/6 ينبغي التقيد بعدم السماح بالمراجعات واستلام الطلبات بخصوص عقارات القاصرين ومن في حكمهم وعقارات الإدارة إلا للأشخاص والأطراف الذين يحق لهم ذلك قانوناً وبموجب الفقرات الواردة في هذا الدليل.
2/1/7 لا يجوز القيام بواجبات موظف معين من قبل موظف أخر إلا بموافقة مسبقة من رئيس القسم أو مدير الإدارة حسب مقتضيات الحال.
2/1/8 تتولى إدارة أموال القاصرين سنويا القيام بمسح العقارات التابعة لها أو للقاصرين ومن في حكمهم لغرض الكشف عليها وتحديد مدى حاجاتها لأعمال الصيانة.
2/2 العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم
2/2/1 ينبغي على قسم التركات اتخاذ الإجراءات السريعة والملائمة لوضع اليد والتحفظ على العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم كلاً أو جزءاً حال حدوث واقعة الوفاة أو الحجر أو الغيبة، بما فيها العقارات المخصصة لسكن العوائل ، مع الاحتفاظ بسندات ملكية هذه العقارات وأية وثائق تتعلق بها ( راجع الفقرتين 3/2/3 و 3/4/1 من دليل التركات )
2/2/2 ينبغي فتح ملف لكل عقار من العقارات المشار إليها أعلاه تحفظ فيه جميع الوثائق المتعلقة به.
2/2/3 لا يجوز إجراء أي تصرف من التصرفات الناقلة للملكية على العقارات موضوع البحث إلا بموافقة مجلس الولاية وبإشرافه.
2/2/4 في حالة وجود وصي أو قيم أو وكيل، تتولى الإدارة مباشرة إدارة العقارات موضوع البحث وتأجيرها وتحصيل بدلات إيجارها وإضافة مبالغها إلى حساب تركات القاصرين. أما في حالة وجود وصي أو قيم أو وكيل، فلمجلس الولاية الأذن لأي منهم مباشرة إدارة العقارات وتأجيرها وتحصيل بدلات إيجارها والتصرف بمبالغها . ويجوز توكيل أحد الرشد من الورثة للقيام بالمهام المذكورة على أن يقوم بتوريد نصيب القصر إلى الإدارة .
2/2/5 عند وجود عقار مسجل باسم قاصر له ولي (الأب أو الجد الصحيح) فلا يجوز للولي بيع العقار أو استبداله أو مقايضته بعقار آخر أو رهنه إلا بموافقة مجلس الولاية، وللمجلس أن يأمر بإيداع بدل بيع العقار أو الفارق من جراء عملية الاستبدال أو المقايضة لدى الإدارة لحين بلوغ القاصر سن الرشد إذا وجد أن مصلحته تقتضي ذلك.
2/2/6 ينبغي فتح ملف في نظام الحاسب الآلي باسم العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم يتضمن كافة البيانات المطلوبة عنها وتحديث المعلومات فيه باستمرار ليكون مرجعاً لمختلف الأقسام في الإدارة عند اتخاذ القرارات المتعلقة بهذه العقارات.
2/2/7 تكون جميع العقود الخاصة بتأجير العقارات مدار البحث باسم الإدارة، باستثناء العقود التي أبرمت قبل حدوث واقعة الوفاة أو الحجر أو الغيبة والتي ترى الإدارة الاستمرار بها لحين انتهاء أجلها ، وباستثناء العقود التي يبرمها الأوصياء والقيمون والوكلاء .
2/2/8 يجوز للإدارة بموافقة مجلس الولاية، توكيل إحدى الشركات أو الوكالات المتخصصة بالعقارات، القيام بمهام إدارة وتأجير العقارات المملوكة للقاصرين ومن في حكمهم التي تتولاها الإدارة وتوريد بدلات إيجارها إلى الإدارة مقابل عمولة بنسبة معينة يتفق عليها .
2/2 الولاية
2/2/1 لمن تكون الولاية
- تكون الولاية على مال القاصر للأب ثم للجد الصحيح، أي من جهة الأب، إذا لم يكن الأب قد اختار وصياً، وعليه القيام بها ولا يجوز له أن يتنحى عنها إلا بأذن المجلس (م/14).
- لا يحتاج الولي الأب إلى قرار تعيين بمهمة الولاية، بينما يحتاج الولي الجد إلى ذلك إلا أنه في حالة أيلولة مال إلى القاصرين بطريق الإرث أو التبرع أو غيره فيجوز تعيين وصي لإدارة المال والتصرف فيه أو تعيين الإدارة للقيام بهذه المهمة بالرغم من وجود الأب.
2/2/2 نطاق الولاية
- تشمل الولاية كافة الأموال المنقولة وغير المنقولة للقاصر، باستثناء ما يؤول للقاصر من مال بطريق التبرع إذا اشترط المتبرع عدم شمول ذلك بولاية الولي (م/16).
- تكون الولاية على مال القاصر مطلقة باستثناء التصرفات الآتية التي لا يجوز للولي مباشرتها بغير إذن من المجلس (م/18).
§ التصرف في عقار القاصر أو المحل التجاري أو الأوراق المالية.
§ التصرف في الأموال التي آلت للقاصر ميراثاً إذا كان المورث قد أوصى بأن لا يتصرف وليه في هذه الأموال.
§ إقراض مال القاصر أو اقتراضه.
§ تأجير عقار القاصر لمدة تزيد على سنتين.
§ قبول هبة أو وصية للقاصر محملة بالتزامات معينة أو رفضها.
§ رهن مال القاصر أو التبرع به.
- لا يجوز للولي مباشرة حق من حقوق الولاية إلا إذا توافرت له الأهلية اللازمة لمباشرة هذا الحق فيما يتعلق بماله هو (م/15).
- لا يسأل الولي إلا عن خطئه الجسيم (م/22).
- لا يحاسب الولي على ما تصرف فيه من ريع مال القاصر، ومع ذلك يحاسب عن ريع المال الذي وهب للقاصر لغرض معين كالتعليم أو القيام بحرفة أو مهنة (م/22).
2/2/3 سلب الولاية أو وقفها أو الحد منها
- للمجلس سلب الولاية أو الحد منها إذا أصبحت أموال القاصر في خطر بسبب سوء تصرف الولي أو لأي سبب آخر يراه المجلس (م/13).
- يقرر المجلس وقف الولاية إذا اعتبر الولي غائباً أو قيدت حريته تنفيذاً لحكم بعقوبة مدة تزيد على سنة (م/19) وعندئذ يقوم المجلس بتعيين وصي مؤقت (الإدارة أوغيرها) ما لم يكن للقاصر ولي آخر (م/27).
- إذا سلبت الولاية أو حد منها أو أوقفت فلا تعود إلا بقرار من المجلس بعد التثبت من زوال الأسباب (م/20). وإذا قرر المجلس رفض طلب إعادة الولاية أو استردادها فلا يحوز تقديم طلب جديد بإعادتها إلا بعد انقضاء ستة أشهر من تاريخ القرار النهائي بالرفض (م/83).
2/2/4 تمديد الولاية
يتم تمديد مدة الولاية بعد بلوغ سن الرشد بقرار من المجلس إذا ما رأي موجباً لذلك أو طرأ على القاصر عارض من عوارض الأهلية (م/21).
2/2/5 واجبات الولي
- رعاية القاصر والمحافظة على أمواله وإدارتها وتنميتها ومسك السجلات والحسابات اللازمة عنها إذا تطلب الأمر ذلك.
- رد أموال القاصر إليه عند بلوغه سن الرشد.
- إجابة المجلس والإدارة عن أية تساؤلات بخصوص التصرفات بأموال القاصر وفي أي وقت.
- على الولي الجد الصحيح تقديم الحسابات السنوي عن أموال القاصر إلى الإدارة.
- إبلاغ الإدارة عن أية تغيرات مهمة في حالة القاصر أو أمواله والظروف والمخاطر المحيطة بها.
- تقديم الإيضاحات والبيانات للإدارة عن كيفية التصرف بالمال الذي وهب للقاصر لغرض معين كالتعليم أو القيام بحرفة أو مهنة وكيفية التصرف بريع هذا المال.
2/3 الوصاية
2/3/1 أنواع الأوصياء
أ. الوصي المختار: هو الوصي الذي يقيمه الأب لولده القاصر أو للحمل المستكن، أو الوصي الذي يقيمه المتبرع بمال إلى القاصر لغرض التصرف بالمال المتبرع به. ويخضع تعيين الوصي المختار إلى مصادقة مجلس الولاية الذي له تعيين غيره بدلاً منه.
ب. الوصي العام: هو الوصي الذي يقرر المجلس تعيينه لإدارة أموال القاصر أو الحمل المستكن.
ج. الوصي الخاص: هو الوصي الذي يقيمه المجلس للقاصر أو الحمل المستكن بمهمة محددة، وذلك في الأحوال الآتية:
- إذا تعارضت مصلحة القاصر مع مصلحة الولي أو زوجته أو أحد أصوله أو فروعه أو مع مصلحة قاصر آخر مشمول بولايته.
- إبرام عقد من عقود المعارضة أو تعديله أو إبطاله أو إلغائه بين القاصر وبين أحد المذكورين في أعلاه.
- إذا آل إلى القاصر مال بطريق التبرع وشرط المتبرع ألا يتولى الولي إدارة هذا المال.
- إذا استلزمت الظروف دراية خاصة لأداء بعض الأعمال.
- إذا كان الولي غير أهل لمباشرة حق من حقوق الولاية.
د. الوصي المؤقت: هو الوصي الذي يقيمه المجلس للقاصر أو الحمل المستكن عند صدور قرار بوقف الولي ولم يكن للقاصر ولي آخر، وكذلك إذا أوقف الوصي أو حالت ظروف مؤقتة دون أدائه لواجباته.
ه. وصي الخصومة: هو الوصي الذي يقيمه المجلس لمباشرة خصومه معينة أو نزاع أو دعوى رغم وجود ولي أو وصي آخر للقاصر.
2/3/2 أنوع الوصاية
أ. وصاية مطلقة: وذلك حينما يقرر المجلس تعيين وصي لقاصر أو حمل مستكن دون ذكر محددات للوصاية، وهنا فأن الوصي يكون مطلق التصرف بأموال القاصر في حدود القانون.
ب. وصاية مقيدة: وذلك حينما يقرر المجلس تعيين وصي لقاصر أو حمل مستكن بمهمة محددة أو صلاحيات محددة تذكر في قرار المجلس.
2/3/3 مواصفات الوصي
أ. أن يكون الوصي عدلاً ويتسم بالأمانة والصدق والنزاهة.
ب. أن يكون كفواً في إدارة المال المعهود إدارته.
ج. أن يكون ذا أهلية كاملة، ولم يطرأ عليه أي عارض من عوارض الأهلية.
د. أن يكون من دين القاصر.
ه. أن لا يكون قد حكم عليه في جريمة من الجرائم المخلة بالشرف أو الماسة بالأمانة أو النزاهة، ومع ذلك إذا رد إليه اعتباره بحكم نهائي جاز عند الضرورة التجاوز عن هذا الشرط.
و. أن لا يكون قد حكم عليه بجريمة كانت تقتضي قانوناً سلب ولايته على نفس القاصر لو أنه كان في ولايته.
ز. أن لا يكون مشهوراً بسوء السيرة والسلوك.
ح. أن لا يكون قد حكم عليه في جريمة من جرائم الإفلاس إلى أن يحكم برد اعتباره.
ط. أن لا يكون سبق أن سلبت ولايته أو عزل من الوصاية على قاصر آخر.
ي. أن لا يكون قد قرر الأب قبل وفاته حرمانه من التعيين كوصي متى بني هذا الحرمان على أسباب قوية يرى المجلس بعد تحقيقها أنها تبرر ذلك ويثبت الحرمان بورقة موثقة لدى جهة التوثيق المختصة أو عرفيه مصدق على توقيع الأب عليها أو مكتوبة بخطه وموقعة بإمضائه.
ك. ألا يكون ممن كان بينه هو أو أحد أصوله أو فروعه أو زوجه وبين القاصر نزاع قضائي أو من كان بينه وبين القاصر أو عائلته عداوة إذا كان يخشى من ذلك كله على مصلحة القاصر.
2/3/4 واجبات الوصي
أ. تسلم أموال القاصر والقيام برعايتها وإدارتها تحت إشراف الإدارة، وعليه أن يبذل في ذلك من العناية ما يطلب من الوكيل. مع مراعاة التصرفات المقيدة بإذن من المجلس والمذكورة في الفقرة (2/3/5).
ب. أن يعرض على المجلس بغير تأخير ما يرفع على القاصر من دعاوي وما يتخذ قبله من إجراءات التنفيذ وأن يتبع في شأنها ما يأمر به المجلس.
ج. أن يودع باسم القاصر في المصرف الذي يشير به المجلس كل ما يحصله من نقود بعد استبعاد النفقة المقررة والمبلغ الذي يقدره المجلس إجمالياً لحساب مصروفات الإدارة وكذلك ما يرى المجلس لزوماً لإيداعه من أوراق مالية ومجوهرات ومصوغات وغيرها وذلك خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ تسلمها. وليس له أن يسحب شيئاً مما ذكر بغير إذن المجلس.
د. أن يقدم حساباً مؤيداً بالمستندات عن إرادته قبل أول يناير من كل سنة إذا كانت أموال القاصر تزيد على خمسة آلاف دينار. وكذلك أن يقدم الحساب المذكور خلال ثلاثين يوماً من تاريخ إنتهاء وصايته.
ه. تسليم الأموال التي في عهدته إلى القاصر خلال الثلاثين يوماً التالية لإنتهاء الوصاية وبموجب محضر بإشراف الإدارة، وذلك عند بلوغ القاصر سن الرشد، وتسليم الأموال إلى ورثة القاصر عند وفاته، أو إلى الولي عند عودة الولاية له، أو إلى الوصي المؤقت عند تعيين وصي مؤقت.
2/3/5 التصرفات المقيدة بإذن من المجلس
لا يجوز للوصي مباشرة التصرفات الآتية إلا بإذن من المجلس:
أ. جميع التصرفات التي من شأنها إنشاء حق من الحقوق العينية العقارية، الأصلية أو التبعية، أو نقله أو تغييره أو زواله. وكذلك جميع التصرفات المقررة لحق من الحقوق المذكورة.
ب. التصرف في المنقولات أو الحقوق الشخصية أو الأوراق المالية فيما عدا ما يدخل في أعمال الإدارة.
ج. الصلح والتحكيم إلا فيما يتصل بأعمال الإدارة.
د. حوالة الحقوق والديون وقبول الحوالة.
ه. استثمار الأموال وتصفيتها.
و. اقتراض المال وإقراضه.
ز. إيجار عقار القاصر لمدة أكثر من سنة في المباني ولمدة أكثر من ثلاث سنوات في الأرض الزراعية وإيجار العقار لمدة تمتد لما بعد بلوغ القاصر سن الرشد بأكثر من سنة.
ح. قبول التبرعات المقترنة بشرط أو رفضها.
ط. الوفاء الاختياري بالالتزامات التي تكون على التركة أو على القاصر.
ي. رفع الدعاوى إلا ما يكون في تأخير رفعه ضرر أو ضياع حق له على أن يعرض على المجلس بغير تأخير ما رفعه من دعاوي وأن يتبع في شأنها ما يأمر به المجلس.
ك. التنازل عن الحقوق والدعاوى وقبول الأحكام القابلة للطعون العادية والتنازل عن هذه الطعون بعد رفعها ورفع الطعون غير العادلة في الأحكام.
ل. التنازل عن التأمينات أو إضعافها.
م. إيجار أموال القاصر لنفسه أو لزوجته أو لأحد أقاربها إلى الدرجة الرابعة أو لمن يكون الوصي نائباً عنه.
ن. تعليم القاصر إذا احتاج للنفقة والإنفاق اللازم لمباشرة القاصر لمهنة معينة.
س. قسمة مال القاصر بالتراضي إذا كانت له مصلحة في ذلك فإذا أذن المجلس عين الأسس التي تجري عليها القسمة والإجراءات الواجبة الإتباع. وعلى الوصي أن يعرض على المجلس عقد القسمة للتثبت من عدالتها. وللمجلس في جميع الأحوال أن يقرر اتخاذ إجراءات القسمة القضائية.
ع. ما يصرف على تزويج القاصر.
ف. التبرع بمال القاصر.
2/3/6 انتهاء الوصاية
تنتهي مهمة الوصي:
أ. ببلوغ القاصر سن الرشد ما لم يقرر المجلس قبل بلوغه هذا السن باستمرار الوصاية عليه بناءً على طلب الإدارة أو ذوي الشأن.
ب. بعودة الولاية للولي.
ج. بعزله أو قبوله استقالته.
د. بفقد أهليته، أو ثبوت غيبته، أو موته، أو موت القاصر.
2/4 القوامة
2/4/1 الحالات المشمولة بالحجر
أ. الجنون.
ب. العته.
ج. السفه.
د. الغفلة.
ويحكم بالحجر على الشخص بالبالغ ممن تنطبق عليه الحالات المذكورة بقرار من المحكمة المختصة ولا يرفع إلا بحكم منها.
2/4/2 لمن القوامة
تكون القوامة للابن البالغ للمحجور عليه، وإذا لم يكن له ابن بالغ أو كان هذا الابن غير مؤهل أو لا تتوفر فيه المواصفات فيتم تعيين الإدارة للقيام بمهمة القوامة.
2/4/3 مواصفات القيم
هي نفس مواصفات الوصي (الفقرة 2/3/3).
2/4/4 واجبات القيم
هي نفس واجبات الوصي (الفقرة 2/3/4).
2/4/5 التصرفات المقيدة بإذن المجلس.
نفس ما جاء في الفقرة (الفقرة 2/3/5).
2/4/6 انتهاء القوامة
تنتهي مهمة القيم:
أ. يرفع الحجر عن المحجور عليه بموجب حكم من المحكمة.
ب. بعزل القيم أو قبول استقالته.
ج. بفقد أهليته (القيم) أو ثبوت غيبته، أو موته.
د. بموت المحجور عليه.
2/5 الوكالة عن الغائب
2/5/1 تعريف الغيبة
هي اختفاء أو فقد شخص معين وعدم معرفة مصيره ومحل إقامته، وما إذا كان حياً أم ميتاً. ويكون إثبات الغيبة بقرار من المحكمة المختصة.
2/5/2 لمن تكون الوكالة عن الغائب
أ. للوكيل العام الذي عينه الغائب قبل غيبته بشرط موافقة المجلس عليه وتوافر الشروط الواجب توفرها في الوصي فيه.
ب. الوكيل الذي يتم تعيينه بقرار من مجلس الولاية.
2/5/3 مواصفات الوكيل عن الغائب
هي نفس مواصفات الوصي (الفقرة 2/3/3).
2/5/4 واجبات الوكيل على الغائب
هي نفس واجبات الوصي (الفقرة 2/3/4).
2/5/5 التصرفات المقيدة بإذن من المجلس
هي نفس ما جاء في الفقرة (2/3/5).
2/5/6 انتهاء الوكالة
تنتهي مهمة الوكيل:
أ. بعودة الغائب.
ب. بثبوت وفاة الغائب.
ج. بصدور قرار من المحكمة المختصة باعتبار الغائب ميتاً
د. بعزل الوكيل أو قبول استقالته.
ه. بفقد أهلية الوكيل، أو ثبوت غيبته، أو موته.
2/6 المساعدات القضائية
2/6/1 الحالات المشمولة بالمساعدة القضائية
يشمل الأشخاص الذين يعانون من عاهتين أو أكثر وتعذر عليهم بسبب ذلك التعبير عن إرادتهم، فأما أن يكون الشخص:
أ. أعمى أصم.
ب. أصم أبكم.
ج. أعمى أبكم.
د. الذي يعاني من عجز جسماني شديد من شأنه أن يصعب عليه الإلمام بظروف التعاقد.
2/6/2 تعريف المساعد القضائي
هو الشخص الذي يعينه المجلس لمعاونة من ذكروا في الفقرة السابقة في التصرفات المذكورة في المادة (30) من قانون الولاية على المال، وهي نفسها المذكورة في الفقرة (2/3/5) من هذا الدليل.
ويمكن تعيين المساعد القضائي بناءً على طلب شخص المطلوب مساعدته أو ذوي الشأن.
2/6/3 واجبات المساعد القضائي
- يشترك المساعد القضائي مع المشمول بالمساعدة في التصرفات المشار إليها في الفقرة (2/3/5) من هذا الدليل.
2/6/4 مواصفات المساعد القضائي
هي نفس مواصفات الوصي (الفقرة 2/3/3).
2/6/5 انتهاء المساعدة القضائية
تنتهي مهمة المساعد القضائي:
أ. بعزله وتعيين شخص آخر للمساعدة بدلاً عنه، أو بقبول استقالته.
ب. بزوال الأسباب التي دعت للمساعدة.
ج. بوفاة الشخص الذي تقررت مساعدته.
د. بفقد أهلية المساعد القضائي، أو ثبوت غيبته، أو وفاته.
2/7 الإشراف
2/7/1 تعريف المشرف
هو الشخص الذي يعينه المجلس للإشراف على الوصي أو القيم أو الوكيل عندما يجد أن لذلك مقتضى.
2/7/2 مواصفات المشرف
هي نفس مواصفات الوصي (الفقرة 2/3/3).
2/7/3 واجبات المشرف
أ. مراقبة الوصي أو القيم أو الوكيل في إدارته للمال المعهود إليه.
ب. إبلاغ الإدارة عن أية أمور تخص إدارة الأموال والتي يرى أن المصلحة تقتضي رفعها للإدارة.
ج. رعاية مال القاصر أو المحجور عليه أو الغائب وذلك عند شغور مكان الوصي أو القيم أو الوكيل إلى أن يعين المجلس بديلاً عنهم. وفي هذه الحالة يحوز للمشرف أن يجري التصرفات التي يكون في تأجيلها ضرر.
2/7/4 انتهاء الإشراف
تنتهي مهمة المشرف:
أ. بعزله أو قبول استقالته.
ب. انتهاء المهمة المسندة إليه، أو بزوال دواعيها.
ج. بفقد أهلية المشرف، أو ثبوت غيبته، أو وفاته.
2/8 الوكالات
2/8/1 تعريف الوكالات
هي التخويلات الرسمية التي تصدرها الإدارة بموافقة المجلس أو بموجب صلاحية المدير لاصدارها لأشخاص معينين من ذوي القاصرين أو المحجور عليهم أو الغائبين أو المشمولين بالمساعدة القضائية لإنجاز مهام أو تصرفات معينة والتمثيل لدى الجهات الرسمية وغير الرسمية، ويحدد في الوكالة اسم الوكيل أو الشخص المخول والغرض من الوكالة وحدودها.
2/8/2 أغراض الوكالات
تصدر الوكالات لأغراض مختلفة، منها:
- انجاز المعاملات العقارية من بيع وشراء وتخارج وتسويات ورهن وغيرها.
- استلام القروض الخاصة بالقاصرين أو المحجور عليهم أو الغائبين، مثل قروض الإسكان.
- استلام الرواتب والمكافآت التقاعدية.
- استلام الأموال المودعة في بنوك خارجية وتسليمها بعد ذلك للإدارة.
- تصفية الأموال والاستثمارات الموجودة خارج مملكة البحرين وتسليم الحصيلة بعد ذلك للإدارة.
- انجاز المعاملات الرسمية المختلفة أمام إدارات الدولة.
- إدارة السجل التجاري أو المحلات التجارية.
- إدارة العقارات وتحصيل بدلات إيجارها.
- التمثيل في اجتماعات الجمعيات العمومية للشركات عن أسهم القاصرين أو المحجور عليهم أو الغائبين.
- الإذن للقاصر الذي يبلغ من العمر(18) عاماً أو للمحجور عليه بإدارة أمواله بصورة مباشرة أو جزء منها.
- الوكالات للأوصياء أو الورثة الرشد برفع دعاوى الفرز والتعويض مع الحق بتوكيل المحامين.
- الوكالات للمحامين للترافع عن القصر ومن في حكمهم.
2/8/3 متى تصدر الوكالات
تصدر الوكالات في حالة قيام الإدارة بمهام الوصاية أو القوامة أو الوكالة على الأموال، أما في حالة وجود وصي أو قيم أو وكيل غير الإدارة فأنه بعد في نفس الوقت وكيلاً عمن يتولى إدارة أمواله.
2/9 الدعاوى والمرافعات
2/9/1 أنواع الدعاوى والقضايا
يتولى قسم الشؤون القانونية متابعة الدعاوى المتعلقة بالقاصرين ومن في حكمهم والترافع بشأنها أمام المحاكم، أو توكيل محامين خارجيين لهذه المهام، إضافة إلى مسك الملفات والسجلات الخاصة بها.
وتشتمل هذه الدعاوى على:
أ. الدعاوى التي تقيمها الإدارة على الغير باعتبارها نائبة عن القاصرين ومن في حكمهم.
ب. الدعاوى التي يقيمها الغير على القاصرين ومن في حكمهم والمتعلقة بأموالهم.
ج. الدعاوى التي يقيمها الرشد من الورثة على الغير والتي فيها مساس بأموال القاصرين من الورثة.
د. الدعاوى المقامة من القاصر على وليه أو وصيه ومن المحجور عليه على قيمه ومن الغائب على وكيله ومن المشمول بالمساعدة القضائية على المساعد القضائي.
ه. الدعاوى التي يقيمها الأوصياء أو القيمون أو الوكلاء بناءً على تخويل من المجلس أو التي تقام من قبلهم بما لا يحتمل التأخير.
2/9/2 فترة التقادم (م/58)
- كل دعوى للقاصر على وصيه أو للمحجور عليه على قيمه أو للغائب على وكيله تكون متعلقة بأمور الوصاية أو القوامة أو الغيبة تسقط بمضي خمس سنوات من تاريخ بلوغ القاصر رشيداً أو رفع الحجر أو عودة الغائب أو موت القاصر أو المحجور عليه أو الغائب.
- ومع ذلك فأن انتهت الوصاية والقوامة والوكالة بالعزل أو الاستقالة أو الموت فلا تبدأ فترة التقادم المذكورة إلا من تاريخ تقديم الحساب الخاص بالوصاية أو القوامة أو الوكالة.
3/1 الولاية
3/1/1 تعيين الولي
- لا يحتاج الولي الأب إلى قرار تعيين لتكليفه بمهمة الولاية على القاصر، وإنما يعد ذلك أمراً قانونياً مفروغاً منه.
- عند وفاة الأب ووجود الجد الصحيح (أي من جهة الأب) على قيد الحياة يتم النظر في تعيينه لمهمة الولاية على القصر أو الحمل المستكن متى توفرت الشروط القانونية فيه من حيث الأهلية والمقدرة، وإذا كان الأب لم يعين أثناء حياته وصياً على القاصر غيره، وولاية الجد الصحيح وجوبية ولا يجوز له أن يتنحى عنها إلا بأذن من المجلس.
- تبدأ الإجراءات بإملاء نموذج تعيين ولي (نموذج/ ملحق - 1) يتضمن المعلومات الشخصية عن الولي وعمره وتحصيله الدراسي وحالته الصحية، والمعلومات الشخصية عن القاصرين والحمل المستكن المشمولين بالولاية وأموالهم التي ستكون موضوع الولاية. ويوقع الجد على نموذج بعدم ممانعته من ممارسة مهام الولاية. وتربط مع النموذج شهادة وفاة الأب.
- تتولى وحدة البحث الاجتماعي في قسم التركات إعداد البحث الاجتماعي عن الأسرة، مع التوصية بإسناد الولاية للجد أو عدم إمكانية لك وبيان الأسباب.
- يبين قسم الشؤون القانونية رأيه بتوفر الشروط القانونية في الجد لممارسة الولاية من عدمها.
- يحال الموضوع من المدير إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ قراراً بتعيين الجد لمهام الولاية أو عدم الموافقة وللمجلس أن يستدعي الولي المقترح لمناقشته قبل إصدار القرار.
- في حالة موافقة المجلس يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار تعيين لمهمة الولاية) يوقع من رئيس المجلس وأمين السر ويبين في القرار اسم الولي وأسماء القاصرين المشمولين بالولاية وحدود الولاية.
- يفتح قسم الشؤون القانونية ملفاً لكل حالة من حالات الولاية إضافة إلى مسك نظام على الحاسب الآلي بهذا الخصوص.
3/1/2 جرد الأموال وخطة الولاية
- لا تتولى الإدارة مهمة جرد الأموال عند تعيين الولي الجد، وإنما يكلف الولي بتحرير قائمة تتضمن ما للقصر أو القصر المشمولين بولايته من أموال أو ما يؤول إليهم ما عليهم وإيداع هذه القائمة إلى الإدارة في مدى شهر من بدء الولاية أو من أيلولة المال إلى القاصر.
- كذلك يقوم الولي بإعداد خطة الولاية متضمنة رؤيته وأسلوبه لإدارة الأموال التي بعهدته وكيفية المحافظة عليها وتنميتها.
- يستلم محضر الجرد وخطة الولاية من قسم الشؤون القانونية ويتحقق منهما ويبين ملاحظاته بعد التداول مع بقية الأقسام إذا ما تطلب الأمر ذلك.
- يرفع الموضوع من المدير بعد بيان رأيه إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس المحضر والخطة ويتولى التصديق عليهما بعد التحقق من صحتهما.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إبلاغ الولي بالمصادقة.
- تحفظ نسخة من المحضر والخطة في ملف الولاية.
3/1/3 الحساب السنوي
- يكلف الولي الجد بأن يودع لدى الإدارة حساب سنوياً مؤيداً بالمستندات عن إدارة الأموال المشمولة بالولاية.
- يتم التعامل مع الحساب السنوي على وفق ما جاء في دليل التركات.
3/1/4 المعاملات الخاصة بالولاية
- يتقدم الولي الأب أو الجد الصحيح بالطلبات بشأن التصرفات في أموال القاصر المقيدة بالحصول على موافقة مجلس الولاية بشأنها والمشار إليها في الفقرة (2/2/2) من هذا الدليل، على أن يبين في الطلب نوع التصرف المطلوب والمعلومات المتعلقة به كاملة ومرفقاً بالطلب المستندات والوثائق الداعمة له.
- تستلم الطلبات من قسم الشؤون القانونية، ويوضع عليها رقم ملف الولاية في حالة كون الولي هو الجد.
- يدرس قسم الشؤون القانونية الطلبات بالتنسيق مع الأقسام الأخرى ذات العلاقة، مع بيان رأي وحدة البحث الاجتماعي أن تطلب الأمر ذلك.
- تحال الطلبات بعد ذلك إلى مدير إدارة أموال القاصرين، الذي يبين رأيه ويحيله بدورها إلى المجلس.
- تناقش الطلبات في المجلس لاتخاذ القرار اللازم بشأنها.
- بعد صدور قرار المجلس يتولى قسم الشؤون القانونية تنفيذ القرار، بالتعاون مع أي قسم آخر إن تطلب الأمر ذلك.
3/1/5 سحب الأموال
- عندما ينظر المجلس في المعاملات الخاصة بالولاية، قد يقرر سحب بعض الأموال مثل المبالغ المتأتية من بيع عقار القاصر، أو الأموال التي آلت للقاصر ميراثاً أو بطريق التبرع والاحتفاظ بهذه الأموال لدى الإدارة أو تعيين وصي خاص عليها.
- إذا ما تم تعيين وصي خاص على الأموال تتبع الإجراءات الواردة في هذا الدليل (الفقرة 3/2).
- إذا ما قرر المجلس سحب الأموال من الولي وإيداعها لدى الإدارة، فيتولى قسم الحسابات فتح حساب خاص للقاصر أو القاصرين المعنيين ضمن حسابات التركات المودعة بعهدة الإدارة. وتستلم الأموال وتسجل في ذلك الحساب وفق الدليل المالي والمحاسبي. كما أنها تخضع للاستثمار أسوة ببقية أموال القاصرين وفق دليل الاستثمار.
3/1/6 سلب الولاية أو الحد منها
- يستلم قسم الشؤون القانونية الطلبات والبلاغات من ذوي الشأن حول طلب سلب الولاية من الولي (الأب والجد) أو الحد منها على أن يبين في الطلب الأسباب مثل سوء تصرف الولي بالأموال أو فقد أهليته أو غير ذلك.
- يدرس الطلب من قسم الشؤون القانونية بالتعاون مع وحدة البحث الاجتماعي ويقدم بذلك تقريراً إلى المدير.
- يدرس المدير الموضوع، وله أن يستدعي الولي وبقية ذوي الشأن لمناقشة الموضوع ومن ثم يبين رأيه ويحيل الموضوع إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن سلب الولاية من الولي بصورة كاملة أو الحد منها بذكر محددات على تصرفاته في أموال القاصر. وإذا ما قرر المجلس سلب الولاية فعليه تعيين وصي خاص على القاصر أو إناطة هذه المهمة للإدارة.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار سحب الولاية) أو (قرار الحد من الولاية) ويبلغه إلى الولي، وكذلك إصدار (قرار تعيين وصي خاص) حسب ما يقرره المجلس على أن تكون هذه القرارات بتوقيع رئيس المجلس وأمين السر.
- إذا ما تمت إناطة مهمة الولاية للإدارة يتولى قسم الحسابات سحب الأموال من الولي وإيداعها لديه والتعامل معها وفق دليل التركات ووفق الدليل المالي والمحاسبي.
3/1/7 وقف الولاية
- يستلم قسم الشؤون القانونية البلاغات بخصوص:
· غيبة الولي أو اعتباره غائباً.
· تقييد حريته تنفيذاً لحكم بعقوبة سالبة للحرية مدتها تزيد عن سنة واحدة.
- كما يستلم القسم طلب من ذوي الشأن بخصوص تعيين وصي مؤقت على القاصرين وإملاء نموذج خاص يطلب الوصاية.
- يدرس قسم الشؤون القانونية موضوع وقف الولاية، ويحيله إلى المدير الذي يحيله بدوره إلى المجلس
- يتولى المجلس دراسة الموضوع لاتخاذ قرار بوقف الولاية وتعيين وصي مؤقت أو تعيين الإدارة للقيام بهذه المهمة.
- بعد صدور قرار المجلس، يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار وقف الولاية) وقرار (تعيين وصي مؤقت) بتوقيع رئيس المجلس وأمين السر أو بكتابة خطاب لكاتب العدل لتوثيقه.
- يتم التعامل مع موضوع الوصي المؤقت وفق هذا الدليل (الفقرة 3/2).
3/1/8 إعادة الولاية
- يستلم قسم الشؤون القانونية الطلبات من الأولياء والتي تتضمن:
· إعادة الولاية إلى الولي الذي سبق أن سلبت منه.
· إلغاء قرار الحد من الولاية.
· إلغاء قرار وقف الولاية وإعادتها إلى الولي.
على أن يبين في هذه الطلبات المبررات مثل زوال أسباب وقف الولاية أو عودة الحالة الصحية للولي بقرار طبي... الخ.
- تدرس الطلبات بالتعاون مع وحدة البحث الاجتماعي ويقدم بذلك تقريراً بتضمن التوصية بالموافقة على إعادة الولاية من عدمها.
- يحال التقرير إلى المدير الذي قد يطلب إحضار الولي و/ أو ذوي الشأن لمناقشتهم ومن ثم يبين رأيه ويحيل الموضوع إلى مجلس الولاية.
- يناقض المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن إعادة الولاية من عدمها.
- يستلم قسم الشؤون القانونية قرار المجلس ويصدر (قرار إعادة الولاية) أو (قرار إلغاء الحد من الولاية) في ضوء قرار المجلس.
- إذا كانت الإدارة قد استلمت سابقاً أموال القاصرين ذوي العلاقة، فيتم إشعار قسم الحسابات لاتخاذ ما يلزم بشأن صرفها للولي الذي أعيدت له الولاية.
- في حالة قرار المجلس رفض إعادة الولاية، وقيام الولي بتكرار الطلب مرة ثانية بعد مرور ستة أشهر على الأقل، فينبغي بيان ذلك للمجلس مع مبررات الرفض لأول مرة، ومدى زوال هذه المبررات من عدمها.
3/1/9 تمديد الولاية
- قبل بلوغ القاصر سن الرشد، يستلم قسم الشؤون القانونية الطلبات من الولي أو ذوي الشأن بشأن تمديد مهمة الولاية على أن يبين في الطلب الأسباب الداعية لذلك مثل وجود عارض من عوارض الأهلية أو الخشية من إساءة استخدام القاصر لأمواله مع إرفاق الوثائق الداعمة للطلب كالتقارير الطبية وغيرها.
- يدرس الطلب من قسم الشؤون القانونية ووحدة البحث الاجتماعي، وتقدم توصية بشأن الموافقة على تمديد الولاية من عدمها.
- يحال الموضوع إلى المدير، حيث يقوم باستدعاء القاصر موضوع البحث والولي للتحقق من مبررات الطلب. ويقدم رأيه بعد ذلك إلى المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن تمديد الولاية واستمرارها إلى ما بعد بلوغ سن الرشد.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار تمديد مهمة الولاية على القاصر) مبيناً فيه اسم الولي واسم القاصر ومدة التمديد إن وجدت.
3/1/10 إنهاء الولاية
- تنتهي ولاية الأب تلقائياً ببلوغ القاصر سن الرشد ولا يحتاج الأمر إلى إصدار قرار إنهاء الولاية.
- أما في حالة الولي الجد، فأنه يتقدم عند بلوغ القاصر سن الرشد بطلب إنهاء ولايته وتسليم الأموال إلى القاصر مع تقديم الحساب النهائي للولاية.
- يستلم قسم الشؤون القانونية الطلب، ويحيل الحساب النهائي إلى قسم شؤون الأوصياء مع محضر تسليم الأموال لغرض التدقيق.
- يرفع طلب إنهاء الولاية ومحضر تسليم الأموال والحساب النهائي من المدير إلى مجلس الولاية.
- يتولى المجلس التصديق على المحضر والحساب النهائي ويتخذ القرار بشأن إنهاء الولاية.
- يراجع دليل التركات بشأن تسليم الأموال والحساب النهائي.
- يصدر قسم الشؤون القانونية (قرار إنهاء ولاية) على القاصر المعين.
- إذا انتهت الولاية على شخص فلا تعود إلا إذا طرأ عليه عارض من عوارض الأهلية (م/21).
3/2 الوصاية
3/2/1 تعيين الوصي
- في حالة قيام الأب أو المتبرع بتعيين وصي مختار لأولاده القصر، يتقدم هذا الوصي بطلب إلى الإدارة مع نسخة من الورقة المصدقة لدى مكتب التوثيق أو ورقة عرفية مصدقة على توقيع الأب أو المتبرع عليها أو مكتوبة بخطه وموقعة بإمضائه. ويبين في الطلب رغبته واستعداده للوصاية على القصر و/ أو الحمل المستكن.
- أما في حالة عدم وجود وصي مختار فيتقدم ذوي الشأن بطلب تسمية شخص معين من أقارب المتوفى كوصي على القصر و/ أو الحمل المستكن.
- يملأ الوصي المختار أو غير المختار نموذج معلومات يتضمن البيانات الشخصية للوصي ومؤهلاته والبيانات الخاصة بالقصر.
- تستلم طلبات تعيين الوصي من قبل قسم التركات.
- يدرس طلب تعيين الوصي من قبل قسم التركات / وحدة البحث الاجتماعي بالتعاون مع قسم الشؤون القانونية ويقدم القسمان تقريراً متضمناً التوصية بالموافقة على تعيين الوصي المقترح، سواء كان مختاراً أو غير مختار، من عدمه.
- يرفع طلب تعيين الوصي مع التقرير المشار إليه سوية مع محضر جرد وتحديد التركة الأولي إلى مجلس الولاية بواسطة المدير بعد بيان رأي المدير.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن تسمية الوصي وحدود الوصاية بعد التحقق من توفر المواصفات المشار إليها في الفقرة (2/3/3) من هذا الدليل.
- بعد صدور القرار بالموافقة على تسمية الوصي من المجلس، يحضر الوصي في الجلسة القادمة للمجلس لأداء القسم قبل مباشرة مهمة الوصاية على النحو الآتي:
((أقسم بالله العظيم أن أرعى مصالح القاصرين الذين سأكون وصياً عليهم وأن أحافظ على أموالهم بكل أمانة وأن أعمل على تنميتها وأتجنب كل هدر أو إسراف أو ضياع أو تبذير فيها والله على ما أقول شهيد)).
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار وصاية) يوقع من رئيس المجلس وأمين السر يتضمن تسمية شخص الوصي وأسماء القاصرين المسؤول عنهم وحدود ومحددات الوصاية.
- يبلغ الوصي بواجباته ومسؤولياته وما هي التصرفات التي يجب الحصول على موافقة المجلس عليها قبل مباشرتها.
- تحفظ نسخة من قرار الوصاية في ملف التركة في قسم التركات. كما يتولى قسم الشؤون القانونية مسك ملف يتضمن قرارات الوصاية بصورة متسلسلة.
3/2/2 تسلم الأموال للوصي
بعد صدور قرار تعيين الوصي، يتم تسليم الأموال العائدة للقاصرين إليه بموجب محضر تسليم وبإشراف المجلس (راجع دليل التركات).
3/2/3 خطة الوصاية
- خلال (30 يوماً من صدور قرار الوصاية يتقدم الوصي بخطته للوياة متضمنة مقترحاته بشأن إدارة الأموال المعهودة إليه ورعاية مصالح القاصرين.
- تستلم الخطة من قسم التركات وتدرس بالتنسيق مع أقسام الاستثمار والحسابات والشؤون القانونية، وتقدم التوصية بشأن الموافقة عليها من عدمه.
- ترفع الخطة إلى المدير لبيان رأيه وإحالتها إلى المجلس.
- يدرس المجلس الخطة ويتخذ القرار بشأن الموافقة عليها أو تعديلها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية بعد صدور قرار المجلس إبلاغ الوصي بالموافقة و/ أو التعديلات على الخطة.
- يتولى قسم الحسابات إشعار الوصي بفتح الحساب في البنك الذي يتم اختياره لإيداع أموال القاصرين (راجع الدليل المالي والمحاسبي).
3/2/4 التقرير والحساب السنوي
- يتقدم الوصي في نهاية كل سنة مالية بتقرير يتضمن فيه ما قام بإنجازه من خطة الوصاية، وكذلك الحساب السنوي للوصاية.
- يستلم قسم التركات التقرير والحساب السنوي ويتخذ الإجراءات بشأنهما وفق دليل التركات.
3/2/5 المعاملات الخاصة بالوصاية
- يتقدم الوصي بالطلبات بأن التصرفات في أموال القاصر المقيدة بالحصول على موافقة مجلس الولاية بشأنها والمشار إليها في الفقرة (2/3/5) من هذا الدليل، على أن يبين في الطلب نوع التصرف المطلوب والمعلومات كاملة ومرفقاً بالطلب المستندات والوثائق الداعمة له.
- تستلم الطلبات من قسم الشؤون القانونية ويوضع عليها رقم وملف التركة.
- يدرس قسم الشؤون القانونية الطلبات بالتنسيق مع الأقسام الأخرى ومع بيان رأي وحدة البحث الاجتماعي إن تطلب الأمر ذلك.
- تحال الطلبات بعد ذلك إلى المدير لبيان رأيه وإحالتها إلى المجلس.
- يدرس المجلس الطلبات لاتخاذ القرارات اللازمة بشأنها.
- بعد صدور القرارات، يتولى قسم الشؤون القانونية /لتركات / القسم المختص تنفيذها وإبلاغ الوصي بها.
- يتبع بشأن التفاصيل الخاصة بكل طلب الفقرات الواردة في الأدلة ذات العلاقة (دليل التركات – دليل العقارات – دليل الاستثمار – الدليل المالي والمحاسبي).
3/2/6 تمديد الوصاية
- قبل بلوغ القاصر سن الرشد، وحينما يجد الوصي أن هذا القاصر غير مؤهل لاستلام أمواله إما بسبب عارض من عوارض الأهلية أو خوفاً من طيشه وتبذير أمواله بحيث لم يأنس منه الرشد المطلوب، فإن الوصي يتقدم بطلب إلى الإدارة لتمديد الوصاية مبيناً فيه الأسباب بشكل تفصيلي ومعززاً الطلب بأية وثائق كالتقارير الطبية والنفسية وغيرها، ويمكن أن يقدم الطلب من ذوي الشأن من غير الوصي.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية ويحال إلى البحث الاجتماعي لغرض دراسة حالة القاصر ميدانياً.
- يعرض الطلب مع تقرير البحث الاجتماعي والتقرير الطبي والنفسي على المدير لبيان رأيه وإحالة الموضوع إلى المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع، وقد يكون ذلك بحضور الوصي والقاصر، لاتخاذ قرار بشأن تمديد الوصاية من عدمها.
- في حالة موافقة المجلس على تمديد الوصاية، يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار تمديد وصاية)، وتعطى نسخة منه إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
3/2/7 استقالة الوصي
- يتقدم الوصي بطلب إلى الإدارة يبين فيه رغبته بالاستقالة من مهمة الوصاية مع ذكر الأسباب بشكل تفصيلي وإرفاق أية وثائق ذات علاقة.
- تتم مقابلة الوصي من قبل مدير الإدارة و/ أو رئيس قسم الشؤون القانونية لمناقشة أسباب طلب الاستقالة ومدى إمكانية تجاوزها. وقد يوجه المدير بدراسة حالة القصر ميدانياً من قبل وحدة البحث الاجتماعي إذا رأي ذلك مفيداً.
- في ضوء تقرير البحث الاجتماعي والمناقشات، إذا ما توفرت القناعة بقبول استقالة الوصي، يرفع المدير الطلب إلى مجلس الولاية، مع بيان الوصي المقترح كبديل.
- يناقش المجلس الموضوع لاتخاذ القرار بشأن الموافقة على قبول استقالة الوصي من عدمها، وتعيين الوصي البديل المقترح.
- في ضوء قرار المجلس، يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار قبول استقالة الوصي) السابق، وقرار (تعيين الوصي الجديد) وتعطى نسخة من هذين القرارين إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- يتولى قسم الشؤون القانونية مطالبة الوصي المستقيل بتقديم الحساب والتقرير النهائي عن أعمال الوصاية، ويقوم بإعداد محضر تسليم الأموال إلى الوصي الجديد.
3/2/8 عزل الوصي
- تستلم الإدارة الشكاوي والطلبات من ذوي العلاقة (القاصرين الذين تتجاوز أعمارهم 15 سنة أو أخوانهم الرشد أو أقاربهم) بشأن الطعن في الوصاية، أو أن القسم المختص في الإدارة (مثل قسم التركات) يقدم طعناً في الذمة المالية أو مدى نهوض الوصي بمهام الوصاية على الوجه المطلوب أو إخلاله بواجبات الوصاية أو عدم تقديمه الحساب السنوي وما إلى ذلك.
- يستلم الطلب من قبل قسم الشؤون القانونية.
- يحال الطلب إلى وحدة البحث الاجتماعي لدراسة الحالة ميدانياً مع كافة الأطراف ذوي العلاقة وتقديم تقرير بذلك.
- يدرس الموضوع بعد ذلك بصورة مشتركة من قسمي الشؤون القانونية والتركات لتقديم رأي محدد.
- يبين المدير رأيه ويحيل الموضوع إلى مجلس الولاية.
- يدرس مجلس الولاية الموضوع لاتخاذ قرار بشأن عزل الوصي، وتعيين بديل له.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار عزل الوصي) السابق، وقرار (تعيين الوصي) الجديد، وتعطى نسخ من القرارين إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- يتولى قسم الشؤون القانونية مطالبة الوصي المعزول بتقديم الحساب والتقرير النهائي عن أعمال الوصاية، وكذلك إعداد محضر لتسليم الأموال إلى الوصي الجديد.
3/2/9 انتهاء الوصاية بسبب وفاة الوصي أو فقد أهليته أو غيبته
- عندما يتوفى الوصي أو يطرأ عليه عارض من عوارض الأهلية، أو تثبت غيبته ويرد إشعار أو معلومة بذلك إلى الإدارة سواء من ذوي الشأن أو المحكمة المختصة أو الجهة الصحية ذات العلاقة فتبادر الإدارة إلى اتخاذ الإجراءات العاجلة لحماية الأموال القصر اليد على السجلات والمستندات الخاصة بهذه الأموال وحليتها للإدارة، ومطالبة ورثة الوصي أو من يتوب عنه إن وجدوا بتقديم الحساب النهائي للوصاية.
- يتم إحالة السجلات والمستندات والمحضر والحساب النهائي للوصاية إلى قسم التدقيق الداخلي لغرض التدقيق وإعداد تقرير بشأن الموضوع.
- تدرس الحالة بعد ذلك من قبل أقسام الشؤون القانونية والتركات وشؤون الأوصياء وبإشراف المدير لإعداد تقرير يرفع إلى مجلس الولاية يتضمن مدى إبراء ذمة الوصي المتوفي أو وجود أموال ينبغي مطالبة ورثته بها، وكذلك اقتراح تعيين وصي جديد أو وصي مؤقت حسب الحالة.
- يحال التقرير إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن المصادقة على الحساب النهائي للوصاية وتعيين وصي جديد أو وصي مؤقت.
- في ضوء قرار المجلس، يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار إنهاء وصاية) الوصي السابق، وقرار تعيين الوصي الجديد بشكل دائم أو مؤقت، وتعطى نسخ من القرارات إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- يتولى قسم التركات حفظ نسخة من الحساب النهائي للوصاية المصادق عليه من المجلس في ملف التركة أيضاً.
3/2/10 تعيين الوصي الخاص أو المؤقت أو وصي الخصومة
- في حالة تحقق أي من الحالات المشار إليها في الفقرات (2/3/1/ج-د-هـ) من هذا الدليل يتقدم ذوي الشأن إلى الإدارة بطلب تعيين وصي خاص أو وصي مؤقت أو وصي خصومة، أو قد تبادر الأقسام المختصة في الإدارة من تلقاء نفسها وفي ضوء المعلومات والإشعارات التي ترد إليها بتقديم مقترح بهذا التعيين.
- يدرس الموضوع من قبل قسم الشؤون القانونية لتقديم محدد مع تسمية الوصي المقترح سواء كان خاصاً أو مؤقتاً أو وصي خصومة. وقد يتطلب الأمر الطلب من وحدة البحث الاجتماعي بدراسة الحالة وتقديم تقرير بذلك.
- يحال الموضوع إلى المدير لبيان رأيه ومن ثم يحيله بدوره إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بشأن بتسمية الوصي الخاص أو الوصي المؤقت أو وصي الخصومة مع تحديد مهمة كل منهم ومدة الوصاية إذا كان ذلك ممكناً وضروياً، وتحديد أجر أو أتعاب الوصاية إذا تطلب الأمر ذلك.
- في ضوء قرار المجلس، يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار القرار بتسمية الوصي الخاص أو المؤقت أو وصي الخصومة وتحديد المهمة والمدة والأتعاب.
3/2/11 إنهاء الوصاية الخاصة أو المؤقتة أو الخصومة
- عندما تنتهي المهمة المحددة لأي من المذكورين سابقاً (الوصي الخاص أو المؤقت أو وصي الخصومة)، يتقدم بطلب إلى الإدارة لغرض إنهاء وصايته، مع تقديم التقرير والحساب النهائي للوصاية في حالة الوصي الخاص والوصي المؤقت، وكذلك تقديم تقرير بشأن مجريات الخصومة والدعوى ونتائجها في حالة وصي الخصومة.
- يدرس طلب إنهاء الوصاية من قبل أقسام الشؤون القانونية والتركات وشؤون الأوصياء حسب اختصاص كل منهم، ويقدم تقرير بذلك إلى المدير.
- يدرس المدير التقرير ويبين رأيه إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع، لاتخاذ قرار بشأن:
· الموافقة على إنهاء الوصاية الخاصة أو المؤقتة أو الخصومةظو
· المصادقة على التقرير والحساب النهائي للوصاية الخاصة أو المؤقتة.
· التوجيه بشأن تقرير وصي الخصومة.
· إعادة الولاية إلى الولي إذا ما تطلب الأمر ذلك.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار إنهاء مهمة الوصاية الخاصة أو المؤقتة أو الخصومة، وقرار إعادة الولاية للولي. وتعطى نسخ إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- كذلك يتولى قسم التركات حفظ نسخ من الحسابات النهائية المصدقة في ملف التركة.
3/2/12 التغيرات على أحوال القاصر وأمواله
- يلتزم الوصي بإبلاغ الإدارة عن أية تغيرات أو تطورات في حالة الوصي أو أمواله ومن ذلك:
· موت القاصر.
· الحوادث والأمراض المهمة للقاصر.
· الزواج.
· الحالة التعليمية والدراسية.
· القضايا والدعاوى التي تقام من الغير أو التي يقيمها على الغير.
· التغيرات في حالة العقارات والموجودات.
· حوادث الحريق أو الضرر أو التلف للأموال أو السرقات.
· غيبة القاصر دون معرفة مصيره.
· الإضافات إلى أموال القاصر كالتبرعات والجوائز وغيرها.
· فقدان الأموال بسبب الخسارة أو السرقة أو غيرها.
- يتم الإبلاغ أما بصورة فورية في حالة التغيرات الجوهرية الطارئة، أو ضمن التقرير السنوي للوصاية الذي يقدم مع الحساب السنوي.
- تسلم البلاغات بهذا الخصوص إلى قسم الشؤون القانونية وتتم إحالتها إلى الأقسام ذات العلاقة إذا تطلب الأمر ذلك.
- تتولى الإدارة أو المجلس التوجيه حسب الحالة المعروضة، ومن ذلك:
· جرد أموال القاصر عند وفاته، ومتابعة إصدار الفريضة الشرعية بشأن أيلولتها للآخرين الذين يرثونه.
· متابعة الحالة الصحية أو التعليمية للقاصر، وصرف مساعدة له للعلاج إذا تطلب الأمر.
· متابعة الدعاوى المقامة لغاية انتهائها.
· متابعة شركات التأمين بشأن التعويضات.
· اتخاذ القرار بشأن الأموال المضافة إلى أموال القاصر.
3/2/13 تسليم الأموال والحساب عند انتهاء الوصاية
- عند بلوغ القاصر سن الرشد، وعدم وجود عارض من عوارض نقص الأهلية عليه، يتقدم الوصي بطلب إلى الإدارة لإنهاء مهمة الوصاية وتسليم الأموال إلى القاصر ويقدم معها الحساب والتقرير النهائي للوصاية مشفوعاً بالمستندات المؤيدة.
- يسلم الطلب إلى قسم التركات، ويحال الحساب النهائي إلى قسم شؤون الأوصياء للتدقيق.
- يقدم قسم شؤون الأوصياء تقريره بشأن الحساب إلى المدير ومن ثم يحال إلى لجنة المراقبة والمحاسبة.
- بعد ذلك يرفع تقرير التدقيق والحساب والتقرير النهائي للوصاية للمجلس.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بإنهاء مهمة الوصاية والمصادقة على الحساب النهائي وتسليم الأموال إلى القاصر الذي أصبح راشداً.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار مهمة الوصاية) ويبلغه إلى الوصي والقاصر، وتعطى نسخ منه إلى قسم التركات للحفظ في ملف التركة.
- يتم تسليم الأموال بموجب محضر تسليم يعد من قسم التركات ويوقع من الوصي والمستلم ورئيس قسم التركات، ويتم التسليم بإشراف المدير وتوقيعه.
- تحفظ نسخة من محضر التسليم والحساب النهائي والتقرير النهائي في ملف التركة.
- يتبع بشأن تفاصيل الموضوع ما ورد في الأدلة المتخصصة (التركات – العقارات – الاستثمارات – الدليل المالي والمحاسبي).
3/3 القوامة
3/3/1 تعيين القيم
- بعد صدور حكم من المحكمة المختصة بإيقاع الحجر وعدم تعيين المحكمة لقيم معين يتقدم الابن البالغ للأب المحجور عليه بطلب تعيينه قيماً على الأموال ويرفق مع الطلب قرار المحكمة المختصة بإيقاع الحجر ويستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية.
- يملأ مقدم الطلب نموذج معلومات يتضمن المعلومات الشخصية عنه ومؤهلاته وعن طبيعة ومقدار الأموال التي سيتولى القوامة عليها.
- يدرس الطلب والمعلومات من قسم الشؤون القانونية، فإذا ما توفرت القناعة به يتم رفع توصية بالموافقة على الطلب.
- يحال الطلب إلى المدير، الذي يقوم بمقابلة طالب القوامة للتأكد من توافر المواصفات المطلوبة فيه، وللمدير أن يحيل الموضوع إلى وحدة البحث الاجتماعي لإجراء دراسة ميدانية عن حالة الأسرة والمحجور عليه ومدى وجود تنازع مصالح وما إلى ذلك.
- يحال الطلب بعد ذلك مع تقرير البحث الاجتماعي إن وجد، إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع ويصدر الموافقة على تعيين القيم وحدود القوامة بعد التحقق من توافر المواصفات المطلوبة فيه بموجبه الفقرة (2/4/3) من هذا الدليل.
- بعد حصوله موافقة المجلس، يحضر القيم في الجلسة القادمة للمجلس لأداء القسم كما يأتي:
((أقسم بالله العظيم أن أرعى مصالح المحجور عليه الذي سأكون قيماً عليه وأن أحافظ على أمواله بكل أمانه وأن أعمل على تنميتها وأتجنب كل هدر أو إسراف أو ضياع أو تبذير فيها، والله على ما أقول شهيد)).
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار (قرار قوامة) بتضمن تسمية شخص القيم واسم المحجوز عليه وحدود ومحددات القوامة.
- يبلغ القيم بواجباته ومسؤولياته وما هي التصرفات التي يجب الحصول على موافقة المجلس عليها قبل مباشرتها.
- تحفظ نسخة من قرار القوامة في ملف التركة لدى قسم التركات، ويتولى قسم الشؤون القانونية مسك ملف يتضمن قرارات القوامة بصورة متسلسلة.
3/3/2 تسليم الأموال للقيم
بعد صدور قرار تعيين القيم، يتم تسليم الأموال العائدة للمحجوز عليه له بموجب محضر تسليم (راجع دليل التركات الفقرة 3/13/2).
3/3/3 خطة القوامة
- خلال (30) يوماً من صدور قرار القوامة يتقدم القيم بخطته للقوامة متضمنة مقترحاته بشأن إدارة الأموال المعهودة إليه ورعاية مصالح المحجوز عليه.
- تستلم الخطة من قسم الشؤون القانونية وتدرس بالتنسيق مع أقسام الاستثمار والحسابات والتركات، وتقدم التوصية بشأن الموافقة عليها من عدمه.
- ترفع الخطة إلى المدير لبيان رأيه وإحالتها إلى المجلس.
- يدرس المجلس الخطة ويتخذ القرار بشأن الموافقة عليها أو تعديلها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية بعد صدور قرار المجلس إبلاغ القيم بالموافقة و/ أو التعديلات على الخطة.
- يتولى قسم الحسابات إشعار القيم بفتح الحساب في البنك الذي يتم اختياره لإيداع أموال المحجور عليه (راجع الدليل المالي والمحاسبي).
3/3/4 التقارير والحسابات السنوية
- راجع الفقرة (3/2/4) ودليل التركات.
3/3/5 المعاملات الخاصة بالقوامة
- راجع الفقرة (3/2/5) من هذا الدليل.
3/3/6 استقالة القيم
- تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/7) من هذا الدليل وفي حالة عدم وجود ابن بالغ آخر للمحجور عليه أو عدم توفر المؤهلات فيه أو عدم رغبته يتم تعيين الإدارة قيماً على المحجور عليه، وتتخذ إجراءات استلام الأموال والحساب النهائي بشأنها من القيم.
3/3/7 عزل القيم
- تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/8) من هذا الدليل مع مراعاة تعيين الإدارة قيماً في حالة عدم وجود أبن آخر بالغ للمحجور عليه.
3/3/8 انتهاء القوامة بسبب وفاة القيم أو فقد أهليته أو غيبته
- تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/9) من هذا الدليل مع مراعاة تعيين الإدارة قيماً على المحجور عليه في حالة عدم وجود ابن آخر بالغ له.
3/3/9 التغيرات على أحوال المحجور عليه وأمواله
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/12) من هذا الدليل.
3/3/10 انتهاء القوامة برفع الحجر عن المحجور عليه
- عند رفع الحجر عن المحجور عليه وصدور قرار بذلك من المحكمة المختصة يستلم القرار مع طلب من القيم بإنهاء القوامة وتسليم الأموال للمرفوع الحجر عنه ويقدم معها الحساب النهائي للقوامة.
- تتخذ بشأن الحالة نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/13) من هذا الدليل.
3/4 الوكالة عن الغائب
3/4/1 تعيين الوكيل
- يتقدم الوكيل العام الذي عينه الغائب قبل غيبته بطلب إلى المحكمة يطلب فيع تثبيت وكالته، ويرفق مع الطلب الوكالة المصدقة من جهة التوثيق المختصة، وقرار المحكمة بإثبات الغيبة.
- في حالة عدم قيام الغائب بتعيين وكيل عنه لإدارة أمواله، يتقدم ذوي الشأن بطلب الموافقة على الوكيل المقترح من قبلهم أو طلب قيام الإدارة بتعيين وكيل، أو قيام الإدارة نفسها بمهمة الوكيل، ويرفق مع الطلب حكم المحكمة الشرعية بإثبات الغيبة.
- يملأ الوكيل المقترح، سواء كان معيناً من الغائب أو مقترحاً من ذوي الشأن، نموذج معلومات يتضمن بياناته الشخصية ومؤهلاته وطبيعة ومقدار الأموال التي سيتولى إدارتها.
- يدرس الطلب من قبل قسم الشؤون القانونية، فإذا ما توفرت القناعة به يتم رفع توصية بالموافقة على الطلب.
- يحال الطلب إلى المدير، الذي يقوم بمقابلة الوكيل المقترح للتأكد من توافر المواصفات المطلوبة فيه، وللمدير أن يحيل الموضوع إلى وحدة البحث الاجتماعي لإجراء دراسة ميدانية عن أسرة الغائب ومدى القناعة بشخص الوكيل المقترح.
- يحال الطلب بعد ذلك، مع تقرير البحث الاجتماعي إن وجد إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بالموافقة على تثبيت وكالة الشخص الذي عينه الغائب قبل غيبته، أو تسمية وكيل آخر، وكذلك تحديد حدود الوكالة بعد التحقق من توافر المواصفات المطلوبة فيه.
- بعد حصول موافقة المجلس، يحضر الوكيل في الجلسة القادمة للمجلس لأداء القسم كما يأتي:
((أقسم بالله العظيم أن أرعى مصالح الغائب الذي سأكون وكيلاً عنه ومصالح أسرته وان أحافظ على أمواله بكل أمانة وأن أعمل على تنميتها وأتجنب كل هدر أو ضياع أو إسراف أو تبذير فيها، والله على ما أقول شهيد)).
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار وكالة عن الغائب يتضمن تسمية شخص الوكيل واسم الغائب وحدود ومحددات الوكالة.
- يبلغ الوكيل بالقرار وواجباته ومسؤولياته وما هي التصرفات التي يجب الحصول على موافقة المجلس عليها قبل مباشرتها.
- تحفظ نسخة من قرار الوكالة في الملف الخاص في قسم التركات، ويتولى قسم الشؤون القانونية مسك ملف يتضمن قرارات الوكالة بصورة متسلسلة.
3/4/2 تسليم الأموال للوكيل
بعد صدور قرار تعيين الوكيل، يتم تسليم الأموال العائدة للغائب له بموجب محضر تسليم (راجع دليل التركات الفقرة 3/13/2).
3/4/3 خطة الوكالة
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/3/3) من هذا الدليل.
3/4/4 التقرير السنوي
راجع الفقرة (3/2/4) ودليل التركات.
3/4/5 المعاملات الخاصة بالوكالة
راجع الفقرة (3/2/5) من هذا الدليل.
3/4/6 استقالة الوكيل
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/7) من هذا الدليل.
3/4/7 عزل الوكيل
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/8) من هذا الدليل.
3/4/8 انتهاء الوكالة بسبب وفاة الوكيل أو فقد أهليته أو غيبته
تطبق نفس الإجراءات في الفقرة (3/2/9) من هذا الدليل.
3/4/9 التغيرات على أحوال الغائب وأسرته وأمواله
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/2/12) من هذا الدليل.
3/4/10 انتهاء الوكالة بسبب عودة الغائب
- عند عودة الغائب يحضر شخصياً إلى الإدارة ويقدم طلباً بإنهاء الوكالة واسترداد أمواله بعد إرفاق قرار المحكمة الشرعية بذلك.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية، ويتم التحقق من شخصية العائد حسب الوثائق الرسمية (البطاقة السكانية و/ أو جواز السفر).
- بعد ذلك يتم استدعاء الوكيل إلى الإدارة ومطالبته بتقديم الحساب النهائي للوكالة.
- يتم تدقيق الحساب النهائي للوكالة من قبل قسم شؤون الأوصياء وترفع توصية بالمصادقة عليه.
- يتولى المدير إحالة الحساب النهائي للوكالة إلى المجلس للمصادقة عليه والموافقة على تسليم الأموال للعائد من الغياب.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ قراراً بالمصادقة على الحساب النهائي للوكالة، والموافقة على إعادة الأموال إلى صاحبها.
- يتولى قسم التركات وبإشراف المدير إعداد محضر تسليم الأموال يوقع من قبل العائد والوكيل ورئيس قسم التركات والمدير.
- تحفظ نسخة من الحساب النهائي ومحضر التسليم في الملف الخاص بذلك، ويغلق الملف.
3/5 المساعدة القضائية
3/5/1 تعيين المساعد القضائي
- يتقدم الشخص طالب المساعدة أو أحد ذوي الشأن بطلب إلى الإدارة يطلب فيه الموافقة على تعيين مساعد قضائي له ويذكر في الطلب اسم الشخص المقترح تعيينه وأسباب طلب المساعدة ويرفق مع الطلب التقارير الطبية التي تثبت الحالة، ويستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية.
- يملأ الشخص المقترح تعيينه كمساعد قضائي نموذج معلومات يتضمن المعلومات الشخصية والمؤهلات.
- يرفع قسم الشؤون القانونية الطلب والنموذج إلى المدير مع التوصية بشأن الموافقة أو عدم الموافقة على المساعد القضائي.
- يحيل المدير الطلب إلى مجلس الولاية، بعد بيان رأيه.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار بتسمية المساعد القضائي مع تحديد صلاحياته وواجباته، وذلك بعد التحقق من توفر المواصفات المطلوبة في المساعد القضائي، وكذلك تحديد أجر أو أتعاب للمساعد.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار بتعيين المساعد القضائي يوقع من رئيس المجلس.
- تحفظ نسخة من القرار في ملف مستقل لحالات المساعدة القضائية.
3/5/2 استقالة المساعد القضائي
- يتقدم المساعد القضائي بطلب إلى الإدارة يبين فيه رغبته بالاستقالة من المهمة مع ذكر الأسباب الداعية لذلك.
- تتم مقابلة المساعد القضائي من قبل مدير الإدارة و/ أو رئيس قسم الشؤون القانونية لمناقشة أسباب طلب الاستقالة ومدى إمكانية تجاوزها. بعد ذلك يرفع المدير الطلب إلى المجلس مع اقتراح بتسمية بديل له.
- يناقش المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بالموافقة على استقالة المساعد القضائي وتعيين بديل له.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار قبول استقالة المساعد القضائي وقرار تعيين مساعد قضائي جديد.
- تحفظ نسخ من القرارات في ملف المساعدة القضائية.
3/5/3 عزل المساعد القضائي
- يتقدم الشخص طالب المساعدة أو أحد ذوي الشأن بشكوى أو طلب بعزل المساعد القضائي مع بيان الأسباب بشكل واضح.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية، ويرفع إلى المدير.
- يتولى المدير استدعاء المساعد القضائي والشخص المشمول بالمساعدة لغرض الوقوف على حقيقة الأسباب الداعية لطلب العزل. ويحيل الطلب بعد ذلك إلى المجلس، مع مقترح بتسمية شخص بديل.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بشأن عزل المساعد القضائي وتعيين تبديل له.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار عزل المساعد القضائي وقرار تعيين مساعد قضائي جديد.
- تحفظ نسخ من القرارات في ملف المساعدة القضائية.
3/5/4 إنهاء مهمة المساعدة القضائية بسبب وفاة المساعد القضائي أو فقد أهليته أو غيبته
- عندما يتوفى المساعد القضائي أو يطرأ عليه عارض من عوارض الأهلية أو تثبت غيبته، يتقدم الشخص طالب المساعدة أو ذوي الشأن بطلب إلى الإدارة للموافقة على إنهاء مهمة المساعد وتعيين بديل له.
- يملأ المساعد المقترح نموذج المعلومات المطلوبة لتحديد مؤهلاته.
- يتولى قسم الشؤون القانونية دراسة الموضوع، والتوصية بشأن تعيين المساعد الجديد.
- يحال الموضوع إلى المدير حيث يبين رأيه، ويحيل الموضوع بدوره إلى المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بالموافقة على إنهاء مهمة المساعد القضائي المتوفى أو المحجور عليه أو الغائب، وتعيين مساعد قضائي جديد.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار إنهاء مهمة المساعد السابق، وقرار تعيين المساعد القضائي الجديد.
- تحفظ نسخ من القرارات في ملف المساعدة القضائية.
3/5/5 إنهاء مهمة المساعدة القضائية بوفاة الشخص المطلوب مساعدته
- يتقدم المساعد القضائي بطلب إلى الإدارة يطلب فيه إنهاء مهمته لوفاة الشخص الذي يقوم بمساعدته، ويرفق مع الطلب شهادة وفاة المتوفى والفريضة الشرعية، وكشف الحساب بأمواله.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية، وتتم إحالة كشف الحساب إلى قسم شؤون الأوصياء لغرض المراجعة وبيان الرأي.
- يتولى قسم شؤون الأوصياء تدقيق الحساب ورفع تقرير بشأنه.
- ترفع المعاملة كاملة إلى المدير الذي يتول بدوره إحالتها إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع ويتخذ قرار بإنهاء مهمة المساعد القضائي، والإيعاز بتسليم الأموال إلى ورثة المتوفى إذا كانوا جميعهم رشد، أما إذا كان فيهم قصر فيتخذ القرار بشأن الحالة في ضوء دليل التركات، وفي ضوء القسم الخاص بالوصاية في هذا الدليل.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار إنهاء مهمة المساعد القضائي، ويحال موضوع القصر إلى قسم التركات.
3/5/6 إنهاء مهمة المساعدة القضائية بزوال أسبابها
- عندما تزول أسباب المساعدة القضائية، مثل تماثل الشخص للشفاء من العاهة المحددة، فيتقدم المساعد القضائي والشخص المطلوب مساعدته بطلب إلى الإدارة حول إنهاء مهمة المساعدة القضائية، مع إرفاق التقارير الطبية التي تؤيد زوال الأسباب.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية، وتقدم بشأنه توصية إلى المدير.
- يتولى المدير إحالة الموضوع بدوره إلى مجلس الولاية.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ قرار بإنهاء مهمة المساعد القضائي
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار إنهاء مهمة المساعد القضائي.
3/6 الإشراف
3/6/1 تعيين المشرف
- في ضوء التقارير والحسابات السنوية التي يقدمها الأوصياء والقيمون والوكلاء عن مهمتهم، والملاحظات التي يبينها قسم التدقيق الداخلي، وفي ضوء المؤشرات والمعلومات الأخرى التي ترد للإدارة من ذوي الشأن والتي تظهر الحاجة إلى إيجاد مشرف مع الوصي أو القيم أو الوكيل لمساعدته في إدارة الأموال التي بعهدته بكفاءة نتيجة الحاجة إلى الخبرة والتخصص وما إلى ذلك، يتولى قسم الشؤون القانونية بالتنسيق مع الأقسام الأخرى ذات العلاقة تقديم مقترح بتعيين مشرف من ذوي الخبرة والاختصاص.
- يعرض المقترح على المدير الذي يقوم باستدعاء الوصي أو القيم أو الوكيل أو التشاور معه في الموضوع وتسمية مشرف معين.
- يملأ المشرف المقترح نموذج معلومات يبين فيه معلوماته الشخصية ومؤهلاته وخبراته واستعداده للقيام بالمهمة.
- يرفع المدير المقترح بتعيين المشرف وتحديد مهمته وأتعابه إلى المجلس.
- يدرس المجلس الموضوع لاتخاذ القرار المطلوب بتسمية المشرف وتحديد مهامه وأتعابه.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار قرار تعيين المشرف وتحديد مهامه وأتعابه.
3/6/2 خطة الإشراف
- بعد تعيين المشرف، يتولى خلال (30) يوماً من تاريخ التعيين تقديم خطة الإشراف تتضمن رؤيته حول إدارة الأموال وتنفيذ مهامه، مع توقيع الوصي أو القيم أو الوكيل عليها.
- تدرس الخطة من قبل قسم الشؤون القانونية وبقية الأقسام (الاستثمار – الحسابات – التركات – العقارات) ويرفع مقترح باعتمادها إلى المدير.
- يتولى المدير رفع الخطة إلى المجلس للمصادقة عليها.
- يدرس المجلس الخطة ويتخذ القرار بالموافقة عليها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إبلاغ المشرف والوصي أو القيم أو الوكيل بالموافقة على الخطة.
3/6/3 بلاغات المشرف للإدارة
- يتولى المشرف رفع تقرير سنوي للإدارة عن نتائج إشرافه وتنفيذ مهمته، ويرفق التقرير مع الحساب السنوي الذي يقدمه الوصي أو القيم أو الوكيل.
- كذلك يقدم المشرف بلاغاً إلى الإدارة عن كل أمر يتعلق بإدارة الأموال والذي يرى من الضرورة والمصلحة رفعه للإدارة مبيناً فيه مقترحاته.
- تستلم البلاغات من قسم الشؤون القانونية وتدرس بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة وترفع بشأنها توصية إلى المدير.
- يتولى المدير اتخاذ القرار المناسب بشأن كل حالة، أو إحالتها إلى المجلس.
3/6/4 شغور مكان الوصي أو القيم أو الوكيل
- عندما يشغر مكان الوصي أو القيم أو الوكيل لأي سبب، فأن المشرف يبلغ ذلك إلى الإدارة على وجه السرعة.
- يسلم البلاغ إلى قسم الشؤون القانونية، ويتولى اتخاذ الإجراءات لتعيين وصي أو قيم أو وكيل جديد، ويرفع الموضوع إلى المدير لغرض الموافقة على إشعار المشرف بالقيام بمهام أي من هؤلاء بصورة مؤقتة وضمان تسيير الأعمال بالشكل الملائم.
- يتولى قسم الشؤون القانونية توجيه رسالة إلى المشرف بالقيام بمهام الوصاية أو القوامة أو الوكالة بصورة مؤقتة.
3/6/5 استقالة المشرف
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/5/2) من هذا الدليل.
3/6/6 عزل المشرف
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/5/3) من هذا الدليل.
3/6/7 إنتهاء مهمة الإشراف بسبب وفاة المشرف أو فقد أهليته أو غيبته
تطبق نفس الإجراءات الواردة في الفقرة (3/5/4) من هذا الدليل.
3/6/8 انتهاء مهمة الإشراف لزوال دواعيها
- يتقدم المشرف إلى الإدارة ببلاغ يبين فيه انتهاء المهمة المسندة له وزوال دواعيها، ويقدم مع الطلب التقرير النهائي لمهمة الإشراف.
- يستلم الطلب من قسم الشؤون القانونية، ويرفع إلى المدير.
- يرفع المدير بدوره الطلب إلى رئيس مجلس الولاية.
- يتخذ رئيس مجلس الولاية القرار بالموافقة على إنهاء مهمة الإشراف.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إبلاغ المشرف بالموافقة على إنهاء مهمته.
3/7 الوكالات
3/7/1 طلبات الوكالات بشكل عام
- يتقدم طالب الوكالة من ذوي الشأن بالنسبة للقاصرين أو المحجور عليهم أو الغائبين ويبين في الطلب طبيعة الوكالة وموضوعها والجهة التي سيتم التعامل معها وما إلى ذلك.
- تستلم الطلبات من قسم الشؤون القانونية، وبعد بيان الرأي القانوني بشأنها ترفع إلى المدير.
- يتولى المدير اتخاذ القرار بالموافقة على الوكالة، أو إحالتها إلى المجلس حسب الصلاحيات.
- ينظر المجلس في الطلب ويتخذ القرار بالموافقة من عدمها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار الوكالة وتسمية شخص الوكيل والموكل عنه ويذكر تفاصيل التخويل المعطى للوكيل. مع أخذ إفادة تعهد من الوكيل بأمور معينة مثلاً تسليم الأموال التي سيقوم بتحصيلها بموجب الوكالة إلى الإدارة، وكذلك أخذ قرار موثق بتحمل الوكيل كامل المسؤولية وجلب كافة الأوراق والمستندات الخاصة بالوكالة.
3/7/2 وكالات القاصرين والمحجور عليهم المأذون لهم بإدارة أموالهم
- تتخذ الإجراءات بشأنها وفق دليل التركات.
- يتولى قسم الشؤون القانونية إصدار الوكالة إلى القاصر أو المحجور له المأذون له بإدارة أمواله مع بيان حدود الوكالة وواجبات القاصر أو المحجور عليه المأذون، مع إصدار خطاب إلى كاتب العدل لتوثيق الوكالة.
3/8 الدعاوى والمرافعات
3/8/1 الدعاوى التي تقيمها الإدارة
- يستلم قسم الشؤون القانونية المذكرات من بقية أقسام الإدارة والتي تطلب فيها إقامة دعوى على الغير نيابة عن القاصرين ومن في حكمهم للحصول على حقوق معينة مثل بدلات إيجار العقارات المتأخرة السداد وعوائد الاستثمار أو إزالة تجاوزات على العقارات وما إلى ذلك. مرفقاً بها الوثائق ذات العلاقة.
- يقوم قسم الشؤون القانونية بإعداد إفادة للمدير يبين فيها طبيعة الدعوى وتكييفها القانوني والمحكمة ذات العلاقة التي تقام لديها والتوصية بالموافقة على إقامة الدعوى وتسديد الرسوم الخاصة بها.
- يدرس المدير الموضوع، ويتخذ القرار بالموافقة، أو يرفع الموضوع إلى رئيس مجلس الولاية إذا وجد من الضرورة ذلك.
- بعد صدور الموافقة من المدير أو رئيس مجلس الولاية يتولى قسم الشؤون القانونية اتخاذ الإجراءات لتحويلها إلى المحكمة ذات العلاقة لإقامة الدعوى ومباشرة إجراءاتها وكذلك يقوم بفتح ملف الدعوى لديه للمتابعة وإدخالها في سجل الدعاوى.
- يخول قسم الشؤون القانونية أحد أعضائه من المحامين بمباشرة الدعوى والمرافعة بشأنها وعلى هذا الشخص الحصول على القرار القضائي بشأنها.
- يتولى قسم الشؤون القانونية بعد صدور القرار بشأن الدعوى اتخاذ الإجراءات اللازمة للتنفيذ بالتعاون مع بقية أقسام الإدارة.
- عندما تزول أسباب الدعوى وهي لازالت في مرحلة المرافعة، مثلاً قيام المستأجر المتاخر بدفع بدل الإيجار، فأن على قسم ذي العلاقة إشعار قسم الشؤون القانونية في الحال لغرض اتخاذ إجراءات إيقاف الدعوى.
- ترسل المستندات الخاصة بالرسوم إلى قسم الحسابات لغرض صرفها، وعند تحصيل أية مبالغ نتيجة الدعوى تحال إلى الحسابات لاستلامها.
3/8/2 الدعاوى المقامة على الإدارة
- يرد إلى الإدارة التبليغ من المحكمة المختصة بإقامة دعوى على الإدارة تتعلق بأموال القاصرين ومن في حكمهم.
- يتولى قسم الشؤون القانونية بالتنسيق مع بقية الأقسام اقتراح من يمثل الإدارة من المحامين ومن يساعده من غيرهم في الترافع بشأن الدعوى ويرفع الموضوع إلى المدير.
- يتخذ المدير القرار بتسمية ممثل الإدارة، ويبلغ رئيس المجلس بذلك لغرض الإطلاع.
- يتولى ممثل الإدارة متابعة حضور الجلسات والحصول على رأي الإدارة قبل حضور كل جلسة، ومن ثم متابعة القضية لحين القرار بشأنها.
- يستلم قرار الحكم بشأن القضية ويتولى قسم الشؤون القانونية تنفيذه بالتنسيق مع بقية الأقسام.
- يتم فتح ملف لكل دعوى تقام على الإدارة مع إدخالها في سجل الدعاوى.
3/8/3 متابعة الدعاوى التي يقيمها الأوصياء أو القيمون أو الوكلاء أو التي تقام عليهم
- يستلم قسم الشؤون القانونية الإشعارات من الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء عن الدعاوى التي تقام من قبلهم على وجه الاستعجال والمتعلقة بأموال القاصرين ومن في حكمهم والدعاوى التي تقام عليهم.
- يدرس القسم حيثيات الدعوى وأسبابها ويرفع بشأنها مطالعة إلى المدير.
- يتولى المدير اتخاذ القرار بشأن تخويل الأوصياء أو القيمين أو الوكلاء بمتابعة الدعاوى، أو مفاتحة المحكمة المختصة لتولي الإدارة مباشرة هذه الدعاوى وقد يقوم بالحصول على موافقة رئيس المجلس حسب الأهمية.
- يتولى قسم الشؤون القانونية متابعة الدعاوى حسب التوجيه لحين صدور القرار بشأنها.
3/9 الاستشارات القانونية
- يستلم قسم الشؤون القانونية طلبات الاستشارات القانونية من الأقسام التابعة للإدارة أو المدير أو من مجلس الولاية أو الجهات ذات العلاقة.
- تدون طلبات الاستشارات القانونية في سجل لدى قسم الشؤون القانونية.
- تحال الطلبات المستلمة إلى رئيس قسم الشؤون القانونية الذي يتولى مراجعتها، للتأكد ابتداء أن المعلومات الواردة في طلب بشأن الموضوع كافية وواضحة ومسندة. وفي حالة عدم الكفاية أو عدم الوضوح أو عدم الإسناد، يقوم بمطالبة القسم أو الجهة المعنية بإكمال المعلومات.
- يدرس رئيس قسم الشؤون القانونية الطلب، وفي حالة كون الموضوع قد صدرت بشأنه مشورة سابقة، يقوم باستخراج نص المشورة السابقة والتأكد من انطباق مضامينها مع الطلب، والتأكد من أن المشورة مازالت صالحة ولم يعد النظر بها، ثم تتم إجابة القسم أو الجهة المعنية بذلك مع الإشارة إلى رقم المشورة السابقة، ويفضل تزويد الجهة أو القسم بصورة منها. ويعتبر الموضوع منتهياً عند هذا الحد إلا إذا أبدت الجهة أو القسم المعنى رأياً مخالفاً وطلبت الاستمرار بإجراءات الاستشارة.
- إذا كان الموضوع يتعلق باستفسار قانوني بسيط ولا يحتاج إلى الدخول في إجراءات واسعة، يقوم رئيس قسم الشؤون القانونية بالإجابة على الاستفسار في ضوء المعلومات والمصادر المتوفرة لديه، مع إعطاء نسخة من الجواب إلى الأقسام والجهات ذات العلاقة. ويعتبر الموضوع منتهياً عند هذا الحد إلا إذا أبدى القسم أو الجهة المعنية عدم القناعة وطلب الاستمرار بإجراءات الاستشارة.
- إذا كان الموضوع يتعلق بطلب استشارة معقدة، يقوم رئيس قسم الشؤون القانونية باستكمال المعلومات بشأن الموضوع، وعرضه على المدير بمذكرة مع اقتراح الاستعانة بالمستشار القانوني للوزارة لدراسة الموضوع وتقديم المشورة. حيث يتولى المدير مراجعة الموضوع والتوجيه.
- يتم عرض الموضوع على المستشار القانوني للوزارة، ويتولى رئيس قسم الشؤون القانونية المتابعة، وعند استلام المشورة القانونية، يقوم رئيس قسم الشؤون القانونية بمراجعتها للتأكد من أنها وافية بالغرض وأنها تؤمن الإجابة الكافية في الموضوع. وفي حالة وجود نواقص أو عدم وضوح أو ما شابه، يقوم باستكمالها مع المستشار القانوني.
- بعد ذلك يتم تزويد القسم أو الجهة صاحبة طلب الاستشارة بالمشورة المقدمة، مع إعطاء نسخ منها إلى الأقسام ذات العلاقة، وتوثيق المشورة.
3/10 الشكاوي
- يستلم قسم الشؤون القانونية الشكاوي التي تحال إليه من أمانة سر المجلس أو المدير.
- تدون الشكاوي المستلمة في سجل لدى قسم الشؤون القانونية.
- تحال الشكاوي إلى رئيس قسم الشؤون القانونية الذي يتولى مراجعتها، والتأكد من المعلومات الواردة فيها.
- يقوم رئيس قسم الشؤون القانونية بمطالبة القسم أو الجهة المعنية بالإجابة على الشكوى خلال 48 ساعة كحد أقصى.
- يتولى القسم أو الجهة المعنية الإجابة على الشكوى ضمن الوقت المحدد.
- يدرس رئيس قسم الشؤون القانونية الإجابة على الشكوى، ويقدم الرأي والتوصية إلى المدير من حيث كفاية الإجابة أو الحاجة إلى إجراء تحقيق مستقل بشأن موضوع الشكوى.
- يتولى المدير دراسة الموضوع ويوجه بالاكتفاء بالإجراءات المتخذة أو تشكيل لجنة للتحقيق في الموضوع.
- في حالة تشكيل لجنة، يقوم قسم الشؤون القانونية بإعداد أمر تشكيل اللجنة.
- تقوم لجنة التحقيق باتخاذ الإجراءات اللازمة وإعداد محضر التحقيق مشفوعاً بالتوصيات.
- يقدم محضر اللجنة إلى المدير الذي قد يرى إحالة الموضوع إلى مجلس الولاية، حيث يدرس المجلس الموضوع ويتخذ القرار المناسب.
- في أي حال من الأحوال يجب تبليغ مقدم الشكوى بالنتائج حال إقرارها.
نموذج: 1
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
|
أعد المقترح للتعديل من قبل _____________ _____________
المصادقة/ الرفض من قبل _____________ _____________
المصادقة/ الرفض من قبل _____________ _____________
(الاسم) (التوقيع) |
|
القسم والفقرة المقترح تعديلها
|
|
أسباب التعديل
|
|
نص التعديل المقترح
(ترفق ورقة مستقلة إذا تطلب الأمر) |
|
أسباب الرفض
|
نموذج: 2
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ........................ اسم صاحب التركة: ........................ |
|
2. رقم الطلب: .............................. اسم مقدم الطلب: ............................ |
|
تاريخ تقديم الطلب: .......................... علاقته بأصحاب التركة: .................... |
|
3. خلاصة الموضوع
4. إفادة الحسابات:
رصيد التركة أو المال: ......................... دينار كما في / / 200 الوارد الشهري للتركة: ......................... الانفاق الشهري من التركة: ................. أية التزامات أخرى على التركة/ ............... أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|
الاسم |
العمر |
مقدراً السهام |
المبلغ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. الرأي والتوصيات
6. المرفقات 1. 4. 2. 5. 3. 6.
7. قرار المجلس: رقم الجلسة ............... رقم البند/ ................
أمين سر المجلس |
نموذج: 3
تعيين الولي الجد الصحيح
1. اسم الأب المتوفي صاحب التركة/ ......................... رقم ملف التركة: ................
تاريخ الوفاة/ ................................................. المهنة/ ............................
الجنسية/ ..........................
2. طبيعة التركة ومقدار الأموال/ .............................
3. أسماء أفراد عائلة المتوفي (الرشد والقصر) وأعمارهم ومهنهم: ...............................
|
ت |
الاسم الثلاثي |
اسم الأم |
الصلة بالمتوفي |
تاريخ الولادة |
المهنة والمرحلة الدراسية |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
هل يوجد حمل مستكن: نعم لا (يذكر العدد)
5. اسم الولي الجد الصحيح/ ............................... عمره/ ............................
مهنته/ .................................................... تحصيله الدراسي/ ...............
حالته الصحية/ ..........................................
6. هل أن المتوفي أوصى بتعيين وصي على القصر قبل مماته: نعم
لا
في حالة تعيين وصي تقدم الوصية ويذكر اسمه/ ....................................................
7.
هل أن المتوفي أوصى بحرمان الجد من الولاية: نعم لا
في حالة وجود وصية تقدم وتذكر الأسباب: .....................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
8.
هل ان الجد يرغب بالقيام بمهام الولاية: نعم لا
في حالة الرغبة يؤخذ توقيعه/ ........................................................................
في حالة عدم الرغبة تذكر الأسباب/ .................................................................
..........................................................................................................
9. هل يوجد اعتراض من أي من أفراد العائلة على ولاية الجد:
نعم لا
في حالة وجود اعتراضات، يذكر اسم المعترض وأسباب الاعتراض .........................
..........................................................................................................
10. هل ان الولي الجد مؤهل وقادر على إدارة أموال التركة:
نعم لا
11. هل ان الولي الجد سبق حرمانه من الولاية أو الوصاية على قاصرين آخرين؟
نعم
لا
في حالة الحرمان/ تذكر الحالات والأسباب.................................................
..........................................................................................................
12. هل توجد شائبة على سلوك الجد أو أنه حكم عليه بحكم مخل بالشرف أو الأمانة؟
نعم لا
تذكر طبيعة الأحكام والمؤشرات.............................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
_____________________________________________________
13. هل يوجد بين الجد وبين أفراد عائلة المتوفي نزاع قضائي أو عداوة أو ما شابه ذلك؟:
نعم لا
تذكر تفاصيل ذلك.............................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
14. تقرير البحثي الاجتماعي (يرفق)
15. التوصيات: .......................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
رئيس قسم التركات........... رئيس قسم الشؤون القانونية........... مدير إدارة أموال القاصرين ...........
نموذج: 4
قرار تعيين ولي
قرار مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته .............. المنعقدة بتاريخ .............
تعيين .......................،................... الجنسية ولياً على القاصرين المذكورين في أدناه اعتباراً من تاريخه ولاية مطلقة/ مقيدة على النحو المذكور لاحقاً على أن يلتزم الولي المذكور بمباشرة الولاية وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (7) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986 وتوجيهات المجلس وإدارة أموال القاصرين.
أسماء القاصرين تحت الولاية
|
الاسم |
اسم الأم |
تاريخ الولادة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
محددات الولاية
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 5
محضر جرد الأموال في حالة الولاية من قبل الجد الصحيح
1. اسم صاحب التركة/ ........................... رقم ملف التركة/ ...........................
المهنة/ ..........................................
2. النقود والحسابات المصرفية: .....................................................
نقود سائلة: .........................................................................
حسابات جارية لدى المصارف: ..................................................
ودائع توفير : ......................................................................
ودائع ثابتة: ........................................................................
نقود بالعملة الأجنبية: .............................................................
3. الذهب والمجوهرات والمعادن الثمينة:
|
النوع |
الوزن |
القيمة التقديرية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. العقارات والأراضي:
|
نوع العقار |
موقعه |
طبيعة الاستغلال |
القيمة التقديرية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. الاستثمارات المالية:
|
النوع واسم الشركة المصدرة |
العدد |
القيمة الاسمية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. الأموال التجارية والبضائع
7. أخرى
توقيع الولي
نموذج: 6
نموذج ترشيح وصي
1. اسم صاحب التركة/ ........................... رقم ملف التركة/ ...........................
المهنة/ ......................................... الجنسية/ .....................................
تاريخ الوفاة/ ................................... عنوان السكن/ ...............................
رقمه الشخصي/ .............................
2. طبيعة أموال التركة/ .........................................................
3. أسماء القاصرين
|
الاسم |
الجنس |
اسم الأم |
تاريخ الولادة |
المرحلة الدراسية أو المهنة |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. اسم الوصي المقترح: ......................... رقمه الشخصي: ...........................
العمر: ......................................... المهنة: ......................................
الحالة الاجتماعية/ ............................ صلته بالقاصرين/ ..........................
عنوان السكن/ ................................ الاتصال: صندوق البريد/ .................
فاكس/ .......................................
هاتف/ ........................................
الجنس: ذكر أنثى
الديانة: ........................................
5. هل أوصى الأب بتعيينه: نعم لا
6. الأشخاص الذين يعيشون مع القصر:
|
الاسم |
اسم الأم |
العمر |
صلة القرابة |
المهنة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. هل ان الوصي المقترح يعيش مع القاصرين في نفس السكن: نعم لا
8. هل سبق عزله من الوصاية على آخرين: نعم لا
في حالة الإجابة بلا تذكر الأسباب: ........................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
9. هل سبق ان سلبت ولايته على نفس القاصر: نعم لا
10. هل ان لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
الوصاية: نعم لا
11. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
12. هل قرر الأب حرمانه من التعيين كوصي: نعم لا
في حالة الإجابة بنعم، تذكر الأسباب؟ .......................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
وهل توجد وثيقة تثبت ذلك؟ ........................................................................
13. هل يوجد بينه أو أحد فروعه أو أصوله أو زوجه وما بين القاصرين أو عوائلهم نزاع قضائي أو عداوة؟
نعم لا
في حالة الإجابة بنعم يذكر موجز للموضوع .....................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
14. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوصي المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15. توصية الإدارة: ..............................................................................
.......................................................................................................
توقيع الوصي المقترح مدير أموال القاصرين
نموذج: 7
قرار وصاية
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ........... المنعقدة بتاريخ .../...../..200 تعيين ...........................،.................... الجنسية وصياً على القاصرين المذكورين في أدناه وصاية مطلقة/ مقيدة وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) بسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986
أسماء القاصرين
محددات الوصاية
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 8
نموذج ترشيح قيم
1. اسم الشخص المحجور عليه/ ........................... رقم الملف/ ..........................
عمره/ .................................................... جنسيته/ .............................
عنوان السكن/ ........................................... رقمه الشخصي/ ....................
مهنته/ ....................................................
رقم قرار المحكمة بالحجر/ ............. وتاريخه/........... اسم المحكمة/ .......................
2. أسماء أبناء المحجور عليه حسب العمر:
|
الاسم |
تاريخ الولادة |
اسم الأم |
التحصيل الدراسي |
المهنة |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. طبيعة الأموال التي ستكون محل القوامة/ ..............................................
4. اسم المرشح من الأبناء للقوامة/ ......................... رقمه الشخصي/ ....................
العمر/ ..................................................... المهنة/ ...............................
الحالة الاجتماعية/ ........................................ عنوان السكن/.......................
التحصيل الدراسي/ ....................................... الاتصال: ص.ب/ ..................
بريد الكتروني/ .....................
فاكس/ ...............................
هاتف/ ...............................
 |
5.
هل أن القيم المقترح يعيش مه المحجور عليه في نفس السكن: نعم لا
6.هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
القوامة: نعم لا
7. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
اختلاس؟ نعم لا
8. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين القيم المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. توصية الإدارة
توقيع القيم المقترح مدير أموال القاصرين
نموذج: 9
قرار قوامة
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية قيماً على المحجور عليه ( ) قوامة مطلقة/ مقيدة وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986.
محددات القوامة
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 10
نموذج ترشيح وكيل عن غائب
1. اسم الشخص الغائب/ ............................. رقم الملف/ .............................
عمره/ .............................................. جنسيته/ ................................
عنوان السكن/ ..................................... رقمه الشخصي/ .......................
مهنته/ .............................................
رقم وتاريخ قرار المحكمة بإثبات الغيبة........... اسم المحكمة/ ..........................
2. أسماء أفراد عائلة الغائب:
|
الاسم |
تاريخ الولادة |
اسم الأم |
صلته بالغائب |
المهنة أو المرحلة الدراسية |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. طبيعة الأموال العائدة للغائب/ .........................................................
4. اسم المرشح كوكيل عن الغائب/ .................... رقمه الشخصي/ .....................
العمر/ .................................................. المهنة/ ...............................
الحالة الاجتماعية/ ..................................... الجنسية/ .............................
الديانة/ ................................................. عنوان السكن/ .......................
التحصيل الدراسي/ ................................... الاتصال: ص.ب/ ...................
بريد الكتروني/ ......................
فاكس/ ...............................
هاتف/ ...............................
5.
هل أوصى الغائب بتعيينه قبل غيبته: نعم لا
6. هل أن الوكيل المقترح يقيم مع عائلة الغائب في نفس السكن: نعم لا
7. هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
البحث: نعم لا
8. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
9. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوكيل المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. التوصية
الوكيل المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 11
قرار تعيين وكيل عن غائب
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية وكيلاً عن الغائب ...........................،...................... الجنسية لإدارة أمواله على وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986 اعتباراً من تاريخه.
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 12
نموذج ترشيح مساعد قضائي
1. اسم الشخص طالب المساعدة/ .................... رقم الملف/ ...............................
عمره/ ............................................... جنسيته/ ...................................
عنوان السكن/ ...................................... رقمه الشخصي/ ..........................
سبب طلب المساعدة القضائية/ ................... مهنته/ ....................................
رقم التقرير الطبي/ ................................ الجهة المصدرة للتقرير/ ................
2. طبيعة الأموال المطلوب المساعدة في إدارتها ..........................................
3. اسم المرشح كمساعد قضائي/ ....................... رقمه الشخصي/ .......................
العمر/ ................................................. المهنة/ .................................
الحالة الاجتماعية/ .................................... الجنسية/ ...............................
صلته بالشخص طالب المساعدة/ .................... عنوان السكن/ .........................
التحصيل الدراسي/ ................................... الاتصال ص.ب/ ......................
بريد الكتروني/ ........................
فاكس/ .................................
هاتف/ .................................
4. هل المساعد المقترح يقيم مع الشخص طالب المساعدة في نفس المكان:
نعم لا
5.
هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال: نعم لا
6. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
7. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوكيل المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. التوصية
المساعد القضائي المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 13
قرار تعيين مساعد قضائي
بناءً على طلب ............................... قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته .................... المنعقدة بتاريخ ..../...../ 200 تعيين .......................، ...................... الجنسية لمساعدته قضائياً في إدارة أمواله على وفق أحكام قانون الولاية على المال رقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية رقم (73) لسنة 1986 بأجر مقداره .................... دينار بحريني شهرياً/ سنوياً.
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 14
نموذج ترشيح مشرف
1. اسم صاحب التركة والمال/ ............................... رقم الملف/ ........................
2. اسم الوصي أو القيم أو الوكيل/ ........................... تاريخ تعيينه/ .....................
3. طبيعة التركة أو المال/ ..................................................................
4. الأسباب التي تدعو إلى تعيين مشرف: .................................................
5. اسم المرشح المقترح/ ........................... رقمه الشخصي/ .......................
العمر/ ............................................ المهنة/ .................................
الحالة الاجتماعية/ ............................... الجنس/ ................................
عنوان السكن/ ................................... التحصيل الدراسي/ ...................
الاتصال ص.ب/ ......................
بريد الكتروني/ ........................
فاكس/ .................................
هاتف/ .................................
6. مؤهلات وخبرات المشرف المقترح: ...........................................
7. التوصية
المشرف المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 15
قرار تعيين مشرف
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية وكيلاً عن الغائب ...........................،...................... الجنسية مشرفاً مع ......................... الوصي/ القيم/ الوكيل ...................... على تركة/ مال ......................... اعتباراً من تاريخه وفق أحكام قانون الولاية على المال رقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية رقم (73) لسنة 1986 وتحديد أتعابه بمبلغ ( ) دينار بحريني شهرياً/ سنوياً على أن تحدد مهامه على النحو الآتي:
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 1
تعيين الولي الجد الصحيح
1. اسم الأب المتوفي صاحب التركة/ ......................... رقم ملف التركة: ................
تاريخ الوفاة/ ................................................. المهنة/ ............................
الجنسية/ ..........................
2. طبيعة التركة ومقدار الأموال/ .............................
3. أسماء أفراد عائلة المتوفي (الرشد والقصر) وأعمارهم ومهنهم: ...............................
|
ت |
الاسم الثلاثي |
اسم الأم |
الصلة بالمتوفي |
تاريخ الولادة |
المهنة والمرحلة الدراسية |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
هل يوجد حمل مستكن: نعم لا (يذكر العدد)
5. اسم الولي الجد الصحيح/ ............................... عمره/ ............................
مهنته/ .................................................... تحصيله الدراسي/ ...............
حالته الصحية/ ..........................................
6. هل أن المتوفي أوصى بتعيين وصي على القصر قبل مماته: نعم
لا
في حالة تعيين وصي تقدم الوصية ويذكر اسمه/ ....................................................
7.
هل أن المتوفي أوصى بحرمان الجد من الولاية: نعم لا
في حالة وجود وصية تقدم وتذكر الأسباب: .....................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
8.
هل ان الجد يرغب بالقيام بمهام الولاية: نعم لا
في حالة الرغبة يؤخذ توقيعه/ ........................................................................
في حالة عدم الرغبة تذكر الأسباب/ .................................................................
..........................................................................................................
9. هل يوجد اعتراض من أي من أفراد العائلة على ولاية الجد:
نعم لا
في حالة وجود اعتراضات، يذكر اسم المعترض وأسباب الاعتراض .........................
..........................................................................................................
10. هل ان الولي الجد مؤهل وقادر على إدارة أموال التركة: نعم
لا
11. هل ان الولي الجد سبق حرمانه من الولاية أو الوصاية على قاصرين آخرين؟
نعم
لا
في حالة الحرمان/ تذكر الحالات والأسباب.................................................
..........................................................................................................
12. هل توجد شائبة على سلوك الجد أو أنه حكم عليه بحكم مخل بالشرف أو الأمانة؟
نعم لا
تذكر طبيعة الأحكام والمؤشرات.............................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
_____________________________________________________
13. هل يوجد بين الجد وبين أفراد عائلة المتوفي نزاع قضائي أو عداوة أو ما شابه ذلك؟:
نعم لا
تذكر تفاصيل ذلك.............................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
14. تقرير البحثي الاجتماعي (يرفق)
15. التوصيات: .......................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
رئيس قسم التركات........... رئيس قسم الشؤون القانونية........... مدير إدارة أموال القاصرين ...........
نموذج: 2
استمارة عرض طلب على المجلس
|
1. رقم ملف التركة: ........................ اسم صاحب التركة: ........................ |
|
2. رقم الطلب: .............................. اسم مقدم الطلب: ............................ |
|
تاريخ تقديم الطلب: .......................... علاقته بأصحاب التركة: .................... |
|
3. خلاصة الموضوع
4. إفادة الحسابات:
رصيد التركة أو المال: ......................... دينار كما في / / 200 الوارد الشهري للتركة: ......................... الانفاق الشهري من التركة: ................. أية التزامات أخرى على التركة/ ............... أنصبة ذوي العلاقة من التركة أو العقار موضوع البحث |
|
الاسم |
العمر |
مقدراً السهام |
المبلغ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. الرأي والتوصيات
6. المرفقات 1. 4. 2. 5. 3. 6.
7. قرار المجلس: رقم الجلسة ............... رقم البند/ ................
أمين سر المجلس |
نموذج: 3
نموذج تعديل الدليل
 |
اسم الدليل
_____________________________________________________
|
أعد المقترح للتعديل من قبل _____________ _____________
المصادقة/ الرفض من قبل _____________ _____________
المصادقة/ الرفض من قبل _____________ _____________
(الاسم) (التوقيع) |
|
القسم والفقرة المقترح تعديلها
|
|
أسباب التعديل
|
|
نص التعديل المقترح
(ترفق ورقة مستقلة إذا تطلب الأمر) |
|
أسباب الرفض
|
نموذج: 4
قرار تعيين ولي
قرار مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته .............. المنعقدة بتاريخ .............
تعيين .......................،................... الجنسية ولياً على القاصرين المذكورين في أدناه اعتباراً من تاريخه ولاية مطلقة/ مقيدة على النحو المذكور لاحقاً على أن يلتزم الولي المذكور بمباشرة الولاية وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (7) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986 وتوجيهات المجلس وإدارة أموال القاصرين.
أسماء القاصرين تحت الولاية
|
الاسم |
اسم الأم |
تاريخ الولادة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
محددات الولاية
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 5
محضر جرد الأموال في حالة الولاية من قبل الجد الصحيح
1. اسم صاحب التركة/ ........................... رقم ملف التركة/ ...........................
المهنة/ ..........................................
2. النقود والحسابات المصرفية: .....................................................
نقود سائلة: .........................................................................
حسابات جارية لدى المصارف: ..................................................
ودائع توفير : ......................................................................
ودائع ثابتة: ........................................................................
نقود بالعملة الأجنبية: .............................................................
3. الذهب والمجوهرات والمعادن الثمينة:
|
النوع |
الوزن |
القيمة التقديرية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. العقارات والأراضي:
|
نوع العقار |
موقعه |
طبيعة الاستغلال |
القيمة التقديرية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. الاستثمارات المالية:
|
النوع واسم الشركة المصدرة |
العدد |
القيمة الاسمية |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. الأموال التجارية والبضائع
7. أخرى
توقيع الولي
نموذج: 6
نموذج ترشيح وصي
1. اسم صاحب التركة/ ........................... رقم ملف التركة/ ...........................
المهنة/ ......................................... الجنسية/ .....................................
تاريخ الوفاة/ ................................... عنوان السكن/ ...............................
رقمه الشخصي/ .............................
2. طبيعة أموال التركة/ .........................................................
3. أسماء القاصرين
|
الاسم |
الجنس |
اسم الأم |
تاريخ الولادة |
المرحلة الدراسية أو المهنة |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. اسم الوصي المقترح: ......................... رقمه الشخصي: ...........................
العمر: ......................................... المهنة: ......................................
الحالة الاجتماعية/ ............................ صلته بالقاصرين/ ..........................
عنوان السكن/ ................................ الاتصال: صندوق البريد/ .................
فاكس/ .......................................
هاتف/ ........................................
الجنس: ذكر أنثى
الديانة: ........................................
5. هل أوصى الأب بتعيينه: نعم لا
6. الأشخاص الذين يعيشون مع القصر:
|
الاسم |
اسم الأم |
العمر |
صلة القرابة |
المهنة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. هل ان الوصي المقترح يعيش مع القاصرين في نفس السكن: نعم لا
8. هل سبق عزله من الوصاية على آخرين: نعم لا
في حالة الإجابة بلا تذكر الأسباب: ........................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
9. هل سبق ان سلبت ولايته على نفس القاصر: نعم لا
10. هل ان لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
الوصاية: نعم لا
11. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
12. هل قرر الأب حرمانه من التعيين كوصي: نعم لا
في حالة الإجابة بنعم، تذكر الأسباب؟ .......................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
وهل توجد وثيقة تثبت ذلك؟ ........................................................................
13. هل يوجد بينه أو أحد فروعه أو أصوله أو زوجه وما بين القاصرين أو عوائلهم نزاع قضائي أو عداوة؟
نعم لا
في حالة الإجابة بنعم يذكر موجز للموضوع .....................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
14. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوصي المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15. توصية الإدارة: ..............................................................................
.......................................................................................................
توقيع الوصي المقترح مدير أموال القاصرين
نموذج: 7
قرار وصاية
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ........... المنعقدة بتاريخ .../...../..200 تعيين ...........................،.................... الجنسية وصياً على القاصرين المذكورين في أدناه وصاية مطلقة/ مقيدة وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) بسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986
أسماء القاصرين
محددات الوصاية
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 8
نموذج ترشيح قيم
1. اسم الشخص المحجور عليه/ ........................... رقم الملف/ ..........................
عمره/ .................................................... جنسيته/ .............................
عنوان السكن/ ........................................... رقمه الشخصي/ ....................
مهنته/ ....................................................
رقم قرار المحكمة بالحجر/ ............. وتاريخه/........... اسم المحكمة/ .......................
2. أسماء أبناء المحجور عليه حسب العمر:
|
الاسم |
تاريخ الولادة |
اسم الأم |
التحصيل الدراسي |
المهنة |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. طبيعة الأموال التي ستكون محل القوامة/ ..............................................
4. اسم المرشح من الأبناء للقوامة/ ......................... رقمه الشخصي/ ....................
العمر/ ..................................................... المهنة/ ...............................
الحالة الاجتماعية/ ........................................ عنوان السكن/.......................
التحصيل الدراسي/ ....................................... الاتصال: ص.ب/ ..................
بريد الكتروني/ .....................
فاكس/ ...............................
هاتف/ ...............................
|
5.
هل أن القيم المقترح يعيش مه المحجور عليه في نفس السكن: نعم لا
6.هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
القوامة: نعم لا
7. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
اختلاس؟ نعم لا
8. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين القيم المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. توصية الإدارة
توقيع القيم المقترح مدير أموال القاصرين
نموذج: 9
قرار قوامة
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية قيماً على المحجور عليه ( ) قوامة مطلقة/ مقيدة وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986.
محددات القوامة
وزارة العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 10
نموذج ترشيح وكيل عن غائب
1. اسم الشخص الغائب/ ............................. رقم الملف/ .............................
عمره/ .............................................. جنسيته/ ................................
عنوان السكن/ ..................................... رقمه الشخصي/ .......................
مهنته/ .............................................
رقم وتاريخ قرار المحكمة بإثبات الغيبة........... اسم المحكمة/ ..........................
2. أسماء أفراد عائلة الغائب:
|
الاسم |
تاريخ الولادة |
اسم الأم |
صلته بالغائب |
المهنة أو المرحلة الدراسية |
الملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. طبيعة الأموال العائدة للغائب/ .........................................................
4. اسم المرشح كوكيل عن الغائب/ .................... رقمه الشخصي/ .....................
العمر/ .................................................. المهنة/ ...............................
الحالة الاجتماعية/ ..................................... الجنسية/ .............................
الديانة/ ................................................. عنوان السكن/ .......................
التحصيل الدراسي/ ................................... الاتصال: ص.ب/ ...................
بريد الكتروني/ ......................
فاكس/ ...............................
هاتف/ ...............................
5.
هل أوصى الغائب بتعيينه قبل غيبته: نعم لا
6. هل أن الوكيل المقترح يقيم مع عائلة الغائب في نفس السكن: نعم لا
7. هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال موضوع
البحث: نعم لا
8. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
9. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوكيل المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. التوصية
الوكيل المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 11
قرار تعيين وكيل عن غائب
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية وكيلاً عن الغائب ...........................،...................... الجنسية لإدارة أمواله على وفق أحكام قانون الولاية على المال ذي الرقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية للقانون رقم (73) لسنة 1986 اعتباراً من تاريخه.
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 12
نموذج ترشيح مساعد قضائي
1. اسم الشخص طالب المساعدة/ .................... رقم الملف/ ...............................
عمره/ ............................................... جنسيته/ ...................................
عنوان السكن/ ...................................... رقمه الشخصي/ ..........................
سبب طلب المساعدة القضائية/ ................... مهنته/ ....................................
رقم التقرير الطبي/ ................................ الجهة المصدرة للتقرير/ ................
2. طبيعة الأموال المطلوب المساعدة في إدارتها ..........................................
3. اسم المرشح كمساعد قضائي/ ....................... رقمه الشخصي/ .......................
العمر/ ................................................. المهنة/ .................................
الحالة الاجتماعية/ .................................... الجنسية/ ...............................
صلته بالشخص طالب المساعدة/ .................... عنوان السكن/ .........................
التحصيل الدراسي/ ................................... الاتصال ص.ب/ ......................
بريد الكتروني/ ........................
فاكس/ .................................
هاتف/ .................................
4. هل المساعد المقترح يقيم مع الشخص طالب المساعدة في نفس المكان:
نعم لا
5.
هل أن لديه الخبرة والدراية والكفاءة لإدارة الأموال: نعم لا
6. هل سبق أن حكم عليه بقضية مخلة بالشرف أو الأمانة أو بقضية
إفلاس: نعم لا
7. أسماء ثلاثة من المصادر الموثوقين الذين يؤيدون تعيين الوكيل المقترح:
|
الاسم |
الرقم الشخصي |
المهنة |
التوقيع |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. التوصية
المساعد القضائي المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 13
قرار تعيين مساعد قضائي
بناءً على طلب ............................... قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته .................... المنعقدة بتاريخ ..../...../ 200 تعيين .......................، ...................... الجنسية لمساعدته قضائياً في إدارة أمواله على وفق أحكام قانون الولاية على المال رقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية رقم (73) لسنة 1986 بأجر مقداره .................... دينار بحريني شهرياً/ سنوياً.
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم
نموذج: 14
نموذج ترشيح مشرف
1. اسم صاحب التركة والمال/ ............................... رقم الملف/ ........................
2. اسم الوصي أو القيم أو الوكيل/ ........................... تاريخ تعيينه/ .....................
3. طبيعة التركة أو المال/ ..................................................................
4. الأسباب التي تدعو إلى تعيين مشرف: .................................................
5. اسم المرشح المقترح/ ........................... رقمه الشخصي/ .......................
العمر/ ............................................ المهنة/ .................................
الحالة الاجتماعية/ ............................... الجنس/ ................................
عنوان السكن/ ................................... التحصيل الدراسي/ ...................
الاتصال ص.ب/ ......................
بريد الكتروني/ ........................
فاكس/ .................................
هاتف/ .................................
6. مؤهلات وخبرات المشرف المقترح: ...........................................
7. التوصية
المشرف المقترح مدير إدارة أموال القاصرين
نموذج: 15
قرار تعيين مشرف
قرر مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم بجلسته ................... المنعقدة بتاريخ ..../....../ 200 تعيين ........................،..................... الجنسية وكيلاً عن الغائب ...........................،...................... الجنسية مشرفاً مع ......................... الوصي/ القيم/ الوكيل ...................... على تركة/ مال ......................... اعتباراً من تاريخه وفق أحكام قانون الولاية على المال رقم (26) لسنة 1986 واللائحة التنفيذية رقم (73) لسنة 1986 وتحديد أتعابه بمبلغ ( ) دينار بحريني شهرياً/ سنوياً على أن تحدد مهامه على النحو الآتي:
وزير العدل والشؤون الإسلامية
رئيس مجلس الولاية على أموال القاصرين ومن في حكمهم